Dokumentenmanagement (DMS)

ECM vs. DMS: Euer praktischer Guide, um den ECM-DMS-Dschungel durchzublicken

Pia Heßler4.5.2022

Wir erklären Euch, was DMS- und ECM-Systeme sind und stellen Euch Software-Lösungen vor, damit Ihr das passende Tool für Eure Bedürfnisse findet

Inhalt
  1. Wo liegt der Unterschied: ECM vs. DMS
  2. Wofür werden DMS- und ECM-Systeme eingesetzt?
  3. Diese 10 Tools unterstützen Euch bei der Verwaltung Eurer Dokumente und Inhalte
  4. Weitere DMS-Systeme auf OMR Reviews
ECM? DMS? Sobald Ihr Euch mit Lösungen zur Verwaltung von Dokumenten beschäftigt, stoßt Ihr auf diese zwei Kürzel. Doch was bedeuten sie überhaupt? Und wie unterscheiden sie sich voneinander? Wir erklären Euch, was DMS- und ECM-Systeme sind und stellen Euch Software-Lösungen vor, damit Ihr das passende Tool für Eure Bedürfnisse findet.
Ein Dokumenten-Management ist insbesondere wichtig, wenn Ihr schnell und unkompliziert auf Daten zugreifen müsst. Was früher anhand von Aktenordnern und Archivregalen gemacht wurde, wird heutzutage digital erledigt. So wird Platz und Papier gespart. Damit diese Dokumente jedoch nicht im digitalen Chaos verschwinden, braucht Ihr eine Struktur. Hier kommen ECM- und DMS-Lösungen ins Spiel! Wie das alles funktioniert, erfahrt Ihr hier.

Empfehlenswerte Dokumentenmanagement Software

Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Dokumentenmanagement-Software. Dort haben wir über 150 DMS für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereichen Dokumentenverwaltungsprozesse. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:

Wo liegt der Unterschied: ECM vs. DMS

Oft werden diese Begriffe für ein und denselben Prozess verwendet, nämlich für die elektronische Dokumentenverwaltung. Jedoch gibt es wesentliche Unterschiede zwischen den beiden, die wir Euch zeigen.
DMS ist das Akronym für Document-Management-System oder Dokumentenmanagement-System, wie man im Deutschen sagt. Diese Systeme verwalten Dokumente elektronisch. Die Dateien befinden sich also auf einer Plattform bzw. in einem Cloud-Speicher, damit sie wieder leicht auffindbar sind. Die unterschiedlichen Dokumenten-Versionen, die sich im Laufe der Zeit ansammeln, können im Nachhinein eingesehen und bei Bedarf erneut verwendet werden. Ein DMS beinhaltet oft Workflow-Module, oder aber es lässt sich in Workflow-Management-Tools integrieren.
Ganz einfach gesagt: Mit DMS-Softwares könnt Ihr Dokumente erstellen, bearbeiten, verteilen, suchen und archivieren. Dokumente könnt Ihr also einfach einscannen und digital ablegen, anstatt Belege in Ordnern abzuheften. 
Manchmal reicht ein System zum Verwalten der ganzen Dokumente nicht aus. Vielleicht braucht Ihr eine Lösung, mit der Ihr auch lose Inhalte managen könnt. Spätestens, wenn ein Compliance-Audit ansteht, bei dem Ihr die Einhaltung von Vorschriften nachvollziehen und nachweisen müsst: Genau dann kommen ECM-Systeme ins Spiel. 
ECM steht für Enterprise-Content-Management, also so viel wie Unternehmens-Content-Verwaltung. ECM-Systeme sind also Softwares, die Unternehmen dabei helfen, jegliche Art von Content zu verwalten. Dabei liegt der Fokus auf dem Managen von unstrukturierten oder schlecht strukturierten Inhalten. Das heißt, dass Strukturinformationen, Metadaten und Layouts getrennt vom eigentlichen Inhalt gespeichert werden, wodurch man den Inhalt leicht auf diverse Anwendungen und Kanäle anpassen kann. 
ECMs können neben dem Dokumenten-Management aus Modulen wie Personalakten, Vertrags- und Workflow-Managements, Teamrooms und dem Post- und Rechnungseingang bestehen.
Dokumenten-Management-Systeme können also Teil von Enterprise-Content-Management-Systemen sein. Diese können wiederum zu CRM- und ERP-Systemen gehören. Diese beiden Systeme sind noch umfangreicher. Mit CRM könnt Ihr Eure Kunden- und Kontaktdaten pflegen. ERP-Systeme decken alle Bereiche Eures Unternehmens ab.

Wofür werden DMS- und ECM-Systeme eingesetzt?

ECM- und DMS-Lösungen können mehr als rein archivarische Funktionen bieten – sie unterstützen ganze Unternehmensprozesse von der Erstellung bis hin zur Freigabe und Verbreitung von Dokumenten und Inhalten. 
Mitarbeiter:innen im Kundenservice können durch automatisierte Prozesse beispielsweise schneller die richtigen Informationen finden, um Fragen ihrer Kund:innen zu beantworten oder vorherige Ereignisse nachzuvollziehen. Diese Systeme verbessern also nicht nur Euren internen Workflow, sondern auch alle Prozesse im Unternehmen, die den Informationsfluss und die Korrespondenz mit Externen betreffen. 
Auch in kollaborativen Themen ist der Einsatz von ECM- und DMS-Lösungen sehr von Vorteil. Anstatt mit verschiedenen Kolleg:innen lange hin und her zu schreiben, könnt Ihr Feedback zentral an einer Stelle sammeln. Außerdem können mit diesen Tools Änderungen automatisch für alle Teammitglieder synchronisiert werden. Ein weiteres Feature von DMS- und ECM-Systemen ist, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten können. So einfach war Teamarbeit noch nie! Und das sogar über geografische Grenzen hinweg: Jedes Teammitglied kann über den PC, den Laptop, das Handy oder ein beliebiges anderes Endgerät auf Informationen zugreifen – im Büro, zu Hause oder auf Hawaii.
Zusammengefasst helfen Euch die DMS- und ECM-Systeme bei
  • der Erfassung und beim Import Eurer Daten.
  • der Verwaltung, Verarbeitung und Ablage Eurer Daten.
  • der Prozessautomatisierung.
  • der Übergabe und dem Export Eurer Daten.
  • Compliance-Themen.
  • der Zusammenarbeit im Team.
  • der Zusammenarbeit mit Kund:innen, Lieferant:innen und anderen Geschäftspartner:innen.

Diese 10 Tools unterstützen Euch bei der Verwaltung Eurer Dokumente und Inhalte

Wir stellen Euch die DMS- und ECM-Systeme mit den besten Bewertungen und Erfahrungen von verifizierten Nutzer:innen vor.

Weitere DMS-Systeme auf OMR Reviews

Lust auf mehr? Schaut auf OMR Reviews vorbei! Dort findet Ihr mehr Dokumenten-Management-Software und Tools im Vergleich. Anhand verifizierter Nutzerbewertungen helfen wir Euch dabei, die richtige Software für Euer Business zu wählen.
Dokumentenmanagement
Pia Heßler
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Pia Heßler
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Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit ihrer Geschäftspartnerin.

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Dokumentenmanagement (DMS)
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS-Software) unterstützen Unternehmen dabei, ihre Dokumente zu organisieren und abrufbar zu machen. Dafür bieten Dokumentenmanagement-Softwares Funktionen zum digitalen Erfassen, Verwalten und Archivieren von Dokumenten und helfen beim Automatisieren der Dokumentenverwaltungsprozesse. Durch das zentrale und strukturierte Ablegen der Dokumente finden Mitarbeiter:innen zudem die Dokumente, die sie benötigen, können diese zurückverfolgen, untereinander teilen und miteinander an diesen arbeiten. Mithilfe von Dokumentenmanagement-Software können Firmen Kosten und Aufwand einsparen, die Sicherheit von Dokumenten erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften, wie der DSGVO, einfacher gewährleisten und Dokumentenverlust vermeiden. Darüber hinaus bieten Dokumentenmanagement-Systeme einfache Integrationsmöglichkeiten zu weiteren Softwares, was die Weitergabe von Dokumenten vereinfacht und zusätzliche Prozessautomatisierungen ermöglicht. Solche Automatisierungen sowie unkomplizierter und schneller Dokumentenzugriff kann zu verbesserter Produktivität des ganzen Unternehmens führen. Meist werden DMS-Softwares in mittelständischen Unternehmen und Konzernen im Personalwesen, Finanzwesen, Marketing, Human Resources und im Vertrieb eingesetzt und bieten Schnittstellen zu Digital Asset Management Software, HR-Software, CRM-Tools, ERP-Systemen, Buchhaltungssoftwares und Wissensmanagement-Software.
CRM
Ein CRM-System unterstützt Mitarbeiter:innen in großen, mittelständischen und kleinen Unternehmen beim Customer Relationship Management (CRM). Dafür erfasst es alle relevanten Informationen zu Leads, Kund:innen sowie Unternehmen und sammelt sie übersichtlich an einem Ort. Zu den erfassten Kundendaten im CRM gehören unter anderem Stammdaten, Kontaktdaten, Touchpoints, die Kundenhistorie, Transaktionsdaten und weitere Informationen. Des Weiteren können CRM-Lösungen persönliche Präferenzen der Kund:innen und Leads speichern. Diese sind essentiell für die Analyse der Kundenbindung sowie zur Lead- und Bestandskundenpflege und können von Mitarbeiter:innen aus dem Vertrieb und Marketing genutzt werden. Welche Funktionen ein CRM-System beinhaltet, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab, in dem die Software eingesetzt werden soll. CRM-Systeme können sowohl für B2C als auch B2B eingesetzt werden, es gibt cloudbasierte Software oder serverbasierte on-premise Tools sowie Best-of-Breed- oder Komplettlösungen. Doch nicht nur die Eigenschaften, auch Kosten unterscheiden sich bei den CRM-Systemen stark. CRM-Softwares werden häufig separat von anderen Software-Lösungen wie ERP-Systemen, Marketing-Automation-Software, E-Mail-Marketing-Software oder Account-Management-Software angeboten, bieten aber häufig Schnittstellen und Integrationen zu diesen Anwendungen, um eine plattformübergreifende und verbesserte Customer Experience zu ermöglichen. Die CRM-Software-Reviews und -Erfahrungen ermöglichen es Euch die Stärken und Schwächen der jeweiligen Software-Anbieter zu erkennen und das geeignete CRM-System für Euer Unternehmen zu finden. Ihr wollt echte CRM-Profis werden? Im OMR Professional Guide to CRM für B2C und B2B warten 124 Seiten geballtes Expertenwissen auf Euch.
ERP-Systeme
ERP-Systeme (ausgeschrieben Enterprise-Resource-Planning-Systeme) wurden, wie der Name schon sagt, ursprünglich dafür entwickelt, alle betriebliche Ressourcen von Enterprise-Unternehmen in einem zentralen System zu verwalten, zu planen und zu steuern, vom Kapital über das Personal bis hin zur Warenwirtschaft. Mittlerweile sind ERP-Lösungen nicht mehr einzig und allein Großunternehmen vorbehalten und so finden sich bei der gelisteten Software auch ERP-Systeme für den Mittelstand oder Kleinunternehmen. Darüber lassen sich hier auch branchenspezifische ERP-Systeme finden sowie ERP-Software, die sich nur auf einen oder mehrere, aber nicht auf alle, Unternehmensbereiche spezialisiert hat. Dies sind im Einzelnen ERP-Systeme für Warenwirtschaft, Einkauf und Logistik, ERP-Systeme für Finanzen, Buchhaltung und Budgetierung, ERP-Software für Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, -controlling und Gehaltsabrechnungen sowie ERP-Lösungen für das Vertriebswesen inklusive Angebots- und Rechnungsabwicklung sowie Preismanagement. Ein ERP-System wird meist von Unternehmen aus Produktion und Handel genutzt. Obwohl die Geschlossenheit und das reibungslose Zusammenspiel der einzelnen Funktionen einer der Hauptgründe ist sich für ein ERP-System zu entscheiden, lassen sich einige ERP-Systeme auch mit anderen Software-Lösungen, wie z.B. CRM-Software, integrieren.

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