Dokumentenmanagement

ECM vs. DMS: Euer praktischer Guide, um den ECM-DMS-Dschungel durchzublicken

Pia Heßler 4.5.2022

Wir erklären Euch, was DMS- und ECM-Systeme sind und stellen Euch Software-Lösungen vor, damit Ihr das passende Tool für Eure Bedürfnisse findet

ECM? DMS? Sobald Ihr Euch mit Lösungen zur Verwaltung von Dokumenten beschäftigt, stoßt Ihr auf diese zwei Kürzel. Doch was bedeuten sie überhaupt? Und wie unterscheiden sie sich voneinander? Wir erklären Euch, was DMS- und ECM-Systeme sind und stellen Euch Software-Lösungen vor, damit Ihr das passende Tool für Eure Bedürfnisse findet.

Ein Dokumenten-Management ist insbesondere wichtig, wenn Ihr schnell und unkompliziert auf Daten zugreifen müsst. Was früher anhand von Aktenordnern und Archivregalen gemacht wurde, wird heutzutage digital erledigt. So wird Platz und Papier gespart. Damit diese Dokumente jedoch nicht im digitalen Chaos verschwinden, braucht Ihr eine Struktur. Hier kommen ECM- und DMS-Lösungen ins Spiel! Wie das alles funktioniert, erfahrt Ihr hier.

Wo liegt der Unterschied: ECM vs. DMS

Oft werden diese Begriffe für ein und denselben Prozess verwendet, nämlich für die elektronische Dokumentenverwaltung. Jedoch gibt es wesentliche Unterschiede zwischen den beiden, die wir Euch zeigen.

DMS ist das Akronym für Document-Management-System oder Dokumentenmanagement-System, wie man im Deutschen sagt. Diese Systeme verwalten Dokumente elektronisch. Die Dateien befinden sich also auf einer Plattform bzw. in einem Cloud-Speicher, damit sie wieder leicht auffindbar sind. Die unterschiedlichen Dokumenten-Versionen, die sich im Laufe der Zeit ansammeln, können im Nachhinein eingesehen und bei Bedarf erneut verwendet werden. Ein DMS beinhaltet oft Workflow-Module, oder aber es lässt sich in Workflow-Management-Tools integrieren.

Ganz einfach gesagt: Mit DMS-Softwares könnt Ihr Dokumente erstellen, bearbeiten, verteilen, suchen und archivieren. Dokumente könnt Ihr also einfach einscannen und digital ablegen, anstatt Belege in Ordnern abzuheften. 

Manchmal reicht ein System zum Verwalten der ganzen Dokumente nicht aus. Vielleicht braucht Ihr eine Lösung, mit der Ihr auch lose Inhalte managen könnt. Spätestens, wenn ein Compliance-Audit ansteht, bei dem Ihr die Einhaltung von Vorschriften nachvollziehen und nachweisen müsst: Genau dann kommen ECM-Systeme ins Spiel. 

ECM steht für Enterprise-Content-Management, also so viel wie Unternehmens-Content-Verwaltung. ECM-Systeme sind also Softwares, die Unternehmen dabei helfen, jegliche Art von Content zu verwalten. Dabei liegt der Fokus auf dem Managen von unstrukturierten oder schlecht strukturierten Inhalten. Das heißt, dass Strukturinformationen, Metadaten und Layouts getrennt vom eigentlichen Inhalt gespeichert werden, wodurch man den Inhalt leicht auf diverse Anwendungen und Kanäle anpassen kann. 

ECMs können neben dem Dokumenten-Management aus Modulen wie Personalakten, Vertrags- und Workflow-Managements, Teamrooms und dem Post- und Rechnungseingang bestehen.

Dokumenten-Management-Systeme können also Teil von Enterprise-Content-Management-Systemen sein. Diese können wiederum zu CRM- und ERP-Systemen gehören. Diese beiden Systeme sind noch umfangreicher. Mit CRM könnt Ihr Eure Kunden- und Kontaktdaten pflegen. ERP-Systeme decken alle Bereiche Eures Unternehmens ab.

Wofür werden DMS- und ECM-Systeme eingesetzt?

ECM- und DMS-Lösungen können mehr als rein archivarische Funktionen bieten – sie unterstützen ganze Unternehmensprozesse von der Erstellung bis hin zur Freigabe und Verbreitung von Dokumenten und Inhalten. 

Mitarbeiter:innen im Kundenservice können durch automatisierte Prozesse beispielsweise schneller die richtigen Informationen finden, um Fragen ihrer Kund:innen zu beantworten oder vorherige Ereignisse nachzuvollziehen. Diese Systeme verbessern also nicht nur Euren internen Workflow, sondern auch alle Prozesse im Unternehmen, die den Informationsfluss und die Korrespondenz mit Externen betreffen. 

Auch in kollaborativen Themen ist der Einsatz von ECM- und DMS-Lösungen sehr von Vorteil. Anstatt mit verschiedenen Kolleg:innen lange hin und her zu schreiben, könnt Ihr Feedback zentral an einer Stelle sammeln. Außerdem können mit diesen Tools Änderungen automatisch für alle Teammitglieder synchronisiert werden. Ein weiteres Feature von DMS- und ECM-Systemen ist, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten können. So einfach war Teamarbeit noch nie! Und das sogar über geografische Grenzen hinweg: Jedes Teammitglied kann über den PC, den Laptop, das Handy oder ein beliebiges anderes Endgerät auf Informationen zugreifen – im Büro, zu Hause oder auf Hawaii.

Zusammengefasst helfen Euch die DMS- und ECM-Systeme bei

  • der Erfassung und beim Import Eurer Daten.
  • der Verwaltung, Verarbeitung und Ablage Eurer Daten.
  • der Prozessautomatisierung.
  • der Übergabe und dem Export Eurer Daten.
  • Compliance-Themen.
  • der Zusammenarbeit im Team.
  • der Zusammenarbeit mit Kund:innen, Lieferant:innen und anderen Geschäftspartner:innen.

Diese 9 Tools unterstützen Euch bei der Verwaltung Eurer Dokumente und Inhalte

Wir stellen Euch die DMS- und ECM-Systeme mit den besten Bewertungen und Erfahrungen von verifizierten Nutzer:innen vor.

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Pia Heßler
Autor:In
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Pia Heßler

Pia war mehr als 10 Jahre im Vertrieb und Marketing verschiedenster Unternehmen aktiv. Danach gründete sie Ihr eigenes Unternehmen und betreibt dieses zusammen mit Ihrer Geschäftspartnerin.

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