Diese CRM-Remote-Softwares solltest du kennen

1. Wie CRM-Systeme dich bei Remote Work unterstützen
2. Die Vorteile von Remote Work mit CRM-Remote-Softwares
3. Diese CRM Softwares unterstützen dich bei Remote Work
4. Remote Work vor Corona, heute und in der Zukunft
5. Fazit: Früher oder später wird sich vermutlich jedes Unternehmen mit CRM-Remote-Softwares auseinandersetzen müssen

Zufriedene Mitarbeiter*innen haben eines gemeinsam: Sie beschreiben ihre Unternehmenskultur als „offene Feedbackkultur“ und „innovationsfreudig“. Sie loben die freie Zeiteinteilung, die virtuelle Zusammenarbeit innerhalb ihres Teams und das Work-Life-Blending. All diese Aspekte sind wesentliche New-Work-Merkmale.

Eine Statista-Umfrage ergab, dass Deutsche bereits 2021 und 2022 wöchentlich ca. 1,4 Tage aus dem Homeoffice arbeiteten. Inzwischen ist auch Remote Work bzw. das mobile Arbeiten etabliert. Neben den vielen Vorzügen dieses Trends – auf Arbeitgeber- sowie Arbeitnehmerseite – gibt es einige Herausforderungen, die es für Unternehmen zu meistern gilt, damit die perfekte Theorie erfolgreich umgesetzt werden kann. CRM-Remote-Software bildet das Herzstück dieser Transformation. In diesem Artikel erklären wir dir, wieso du nicht auf dieses geniale Werkzeug verzichten solltest.

Wie CRM-Systeme dich bei Remote Work unterstützen

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist dein digitaler Helfer bei allen Belangen rund ums Thema Kundenbeziehungen – in Bezug auf aktive, schlafende und potenzielle Kund*innen. Es wird in vier Felder gegliedert: analytisches CRM, operatives CRM, kommunikatives CRM und kollaboratives CRM. CRM-Remote-Softwares eignen sich für Remote Work, da Nutzer*innen nur eine Internetverbindung benötigen, um sich per Klick mit ihrem Team zu verbinden und auf ihr „Büro“ zuzugreifen.

Der Funktionsumfang hängt von der CRM-Remote-Software ab. Üblich sind diese Funktionen:

• Stammdatenpflege
• Korrespondenz
• Integration für Online-Präsentationen, Webinare und Meetings
• Benachrichtigungsmanagement
• E-Mail-Management
• Aufgabenmanagement
• Terminmanagement
• Projektzeiterfassung
• Interne Chat-Funktion und Video-Zusammenarbeit
• Angebote, Bestellungen, Buchungen, Aufträge
• Dokumentenmanagement
• Analyse-Funktionen

Die Vorteile von Remote Work mit CRM-Remote-Softwares

CRM-Remote-Softwares sind datenschutzkonforme Systeme, die eine reibungslose Kommunikation und Arbeit im Team von zuhause – oder sonst wo auf der Welt – ermöglichen. Remote Work wird sowohl aus Sicht der Arbeitgeber*innen als auch aus Sicht der Arbeitnehmer*innen einfach und effektiv.

1. Steigerung der Produktivität

Keine Zwischenfragen, kein Lärm und keine Ablenkung durch Kolleg*innen. Mitarbeiter*innen können produktiv bei der Sache bleiben, denn die typischen Störfaktoren eines Arbeitsplatzes im Büro entfallen. Der Report von FlexJobs.com zeigt:

• 85 % der befragten Unternehmen verzeichnen eine Produktionssteigerung durch flexible Arbeit.
• 90 % der befragten Mitarbeiter*innen berichten von einer Verbesserung der Arbeitsmoral durch flexible Regelungen und Arbeitszeiten.
• 77 % der befragten Unternehmen sind überzeugt, dass Teleworking die Betriebskosten senken kann.
• 65 % der befragten Mitarbeiter*innen sind im Homeoffice produktiver als im Büro.

2. Steigerung der Effektivität

Ob im Auto, am Flughafen, in der Warteschlange oder in der Bahn: CRM-Remote-Softwares sind browserbasiert und können sowohl am PC, Laptop, Handy oder über jedes beliebige mobile Endgerät aufgerufen werden, wodurch Mitarbeiter*innen jede Minute effizient nutzen können.

3. Zentrale Kommunikation und Koordination

Die CRM-Remote-Software ist ein System für alles – das Operative, die Kommunikation und die Koordination laufen zentral ab. Die Kommunikation mit Kund*innen, Agenturen und Kolleg*innen ist jederzeit möglich. Dafür haben Mitarbeiter*innen Zugriff auf aktuelle, duplikatfreie Daten.

4. Schnelle Umsetzung

Abläufe werden schneller und übersichtlicher. Ein Beispiel aus dem Marketing: Marketingteams können per Klick Freigaben von Vorgesetzten erhalten und so ohne lange Abstimmungen oder Wartezeiten Kampagnen aufsetzen und die Performance in Echtzeit beobachten. Die Ergebnisse sind direkt verfügbar. Bei Bedarf können Marketingteams ihre Kampagnen kurzfristig an neue Situationen anpassen.

5. Permanente Datenaktualität und zentrales Dashboard

Jede*r Mitarbeiter*in hat Zugriff auf die aktuellsten Versionen: Alle Daten wie Informationen zu Leads werden im Cloudspeicher abgelegt und in Echtzeit synchronisiert. Dadurch ist kein anderes Programm (z. B. Excel) notwendig. Alle Werkzeuge sind im CRM enthalten oder durch eine Schnittstelle im CRM integriert. Das beeinflusst auch den Zusammenhalt des Teams: CRMs sind nicht mehr nur noch Vertriebssache. Durch die gemeinsame Nutzung eines Tools verschmelzen die involvierten Abteilungen zu starken Teams.

6. Geringer IT-Aufwand

Die Systeme werden von Drittanbieter*innen gehostet. Das heißt, sie kümmern sich um alles Technische wie Fehlerbehebungen und Wartungen. Das läuft im Hintergrund, ob du im Büro arbeitest oder an einem anderen Ort.

7. Niedrige Kosten

CRM-Remote-Softwares sind cloudbasiert. Dadurch sind die Kosten für Updates, Rechenzentren und Büroausstattung gering. Dazu entfallen durch Remote Work sämtliche andere Kosten (z. B. für Bürogebäude und Mitarbeiterparkplätze).

8. Hohe Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiter*innen können mit einer CRM-Remote-Software den Tag nach ihren Bedürfnissen gestalten. Zum einen macht das einfach gute Laune und verbessert ihre Work-Life-Balance, zum anderen bindet sie das an ihr Unternehmen. Warum? Ihr Arbeitgeber unterstützt sie dabei, sich nicht nur beruflich, sondern auch persönlich zu verwirklichen. FlexJobs fand heraus, dass die Gefahr einer schlechten psychischen Gesundheit bei Mitarbeiter*innen mit mehr Flexibilität im Arbeitsalltag nur halb so hoch ist.

9. Hohe Kundenzufriedenheit

CRM-Remote-Softwares beeinflussen die Kundenzufriedenheit positiv: Zum einen kannst du Kund*innen schnell und rund um die Uhr betreuen. Zum anderen ist sichergestellt, dass jede*r Mitarbeiter*in Zugriff auf wichtige Daten – darunter fallen auch passende Ansprechpartner*innen inklusive Kontaktdaten – hat. Kundendaten kannst du schnell und einfach markieren, kategorisieren und bearbeiten.

10. Hohe Umweltfreundlichkeit

CRM-Remote-Softwares sind die Grundlage für mobiles Arbeiten bzw. Remote Work. Durch die Vermeidung von unnötigen Kilometern – etwa für die Fahrt zum Arbeitsplatz und unzählige Dienstreisen – tust du der Umwelt einen Gefallen.

Natürlich haben Homeoffice und Remote Work nicht nur Vorteile. Damit eine lebendige Kommunikation, kreatives Brainstorming und soziale Interaktionen nicht zu kurz kommen, ist oft auch die physische Präsenz der Mitarbeiter*innen am gleichen Ort nötig. Ebenfalls ist zu bedenken, dass für die Fernarbeit auch ein solides Vertrauensverhältnis als Basis gegeben sein muss, ohne welches sie nicht möglich ist.

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Diese CRM Softwares unterstützen dich bei Remote Work

Der Remote Work Boom hat den CRM-Remote-Software-Markt befeuert. Es gibt inzwischen einige starke Tools. Mit diesen Funktionen sollte dich dein CRM beim Remote Working unterstützen:

• CRM-Kundendatenbank: Speicherung deiner Kundendaten (z. B. persönliche Daten, Kontaktdaten, Transaktionen, Werbeerlaubnisse und Kennzahlen)
• Aufgabenmanagement: Verwaltung von Aufgaben (z. B. Status, Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Deadlines)
• Terminmanagement: Verwaltung von Terminen (z. B. Kalender, Terminbuchungen, Terminerinnerungen und Teilnehmerlisten)
• Telefonie (CTI-Software): Verwaltung und Auswertung von Telefongesprächen (z. B. Telefonate aus dem Kundendatensatz heraus einleiten, halten, weiterleiten, aufzeichnen und protokollieren)

Die CRM-Remote-Software ameax AkquiseManager

Eine CRM-Remote-Software, die wir dir empfehlen, ist der branchenunabhängige ameax AkquiseManager CRM-Software. Er unterstützt dich bei allem, was du für deine Akquise und für die Generierung neuer Aufträge benötigst. Du kannst sowohl Kundendaten als auch Vertriebsaktivitäten bequem verwalten, steuern und kontrollieren. Durch den modularen Aufbau kannst du dein cloudbasiertes CRM so zusammenstellen, wie es dich und dein Team ortsunabhängig am besten unterstützt.

Beim ameax AkquiseManager dreht sich alles um Schnelligkeit, Qualität, Sicherheit und Nachhaltigkeit. Die CRM-Software richtet sich vor allem an Kleinunternehmen und bietet u.a. Lead-, Kontakt- und Kundenpflege sowie die Interaktion mit Leads. Sie eignet sich damit für kollaborative Aktivitäten wie Terminmanagement, Vertriebskampagnen-Management oder Datenanalyse im Vertrieb, Kundenservice und Marketing. Die Software kann auch als mobile Version nutzen.

Das sind die weiteren Funktionen im Detail:

• Protokollierung von Anrufen und E-Mails
• Erstellung von Serienbriefen und Serien-E-Mails
• SMS-Versand
• Verwaltung von Wiedervorlagen
• Nutzung eines internen Messageboards mit integrierter Chat-Funktion
• Verwaltung von Kundendaten und Ansprechpartner*innen
• Erstellung von benutzerdefinierten Marketing-Workflows
• Individuelle Anpassung von Textvorlagen
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Dokumentationen
• Massenimport von Kundendaten, z. B. via CSV-Tabelle
• Verwaltung von rollenbezogenen Berechtigungen für das Rechtemanagement
• Objektbaukasten: Erstellung von individuellen Modulen zum Sammeln, Verwalten und Auswerten von Daten ohne Programmierkenntnisse und ohne zusätzliche Kosten

Du kannst mit der CRM-Remote-Software vor allem deine Kundendaten zentral verwalten, deinen Vertrieb und dein Marketing effektiv steuern sowie Dokumente und Prozesse digitalisieren – all das, was für erfolgreiche Remote Work essenziell ist.

Die wichtigsten Funktionen

Die wichtigsten Funktionen der ameax AkquiseManager CRM-Software für Remote Work stellen wir dir direkt vor. Diese kannst du ortsunabhängig über jedes beliebige Endgerät, das über einen Browser und eine Internetverbindung verfügt, nutzen.

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Aktivitäten

Durch Aktivitäten schaffst du logische und effiziente Arbeitsstrukturen in deinem Unternehmen. Sie sind nicht ohne Grund das Zentrum der CRM-Remote-Software: Hier werden Aktivitäten und Wiedervorlagen gemanagt sowie Kampagnen-Status verfolgt.

Aktivitätsstrom

Per Klick auf den Aktivitätsstrom siehst du, wie in einem Live-Ticker, wie fleißig du und deine Kolleg*innen gerade seid. Die Anlage von beispielsweise Aktivitäten, Terminen oder Wiedervorlagen wird protokolliert und schnell nachvollziehbar vor Augen geführt. Auch geführte Telefonate finden sich hier wieder. Somit wissen du und dein Team immer, was bei den anderen gerade Sache ist.

Timeline

Mit der Timeline hast du deine Abläufe permanent im Blick. Im Vergleich zum Aktivitätsstrom siehst du alle Prozesse, die zu einem speziellen Kundendatensatz/Lead gehören. Hier kannst du dir etwa alle abgeschlossenen und anstehenden Aktivitäten, Wiedervorlagen, Termine und verschickte Unterlagen in einem Zeitstrahl anzeigen lassen.

Message Board

Über das Message Board kannst du dich intern mit deinem Team austauschen. Die Übersicht zeigt dir alle aktuellen und einige alte Nachrichten an. Du kannst sie filtern und sortieren (z. B. nach Mitarbeiter*in, Archivstatus, Nachrichteninhalt und Datum). Irrelevante Nachrichten kannst du einfach ausblenden.

Anfahrtsermittlung und Kundenumkreissuche

Die Anfahrtsermittlung hilft dir bei der Routenplanung, indem sie Entfernungen, Fahrtzeiten und Routen ermittelt. Die Funktion unterstützt dich sowohl bei der Planung von Besuchsterminen als auch bei der Fahrtenplanung von Remote-Mitarbeiter*innen.

Geeignete Kombinationen

Es gibt weitere ameax-Module, die sich optimal als Ergänzung eignen: z.B. das ameax Aufgabenmanagement und die ameax Faktura. Die Schwerpunkte des Aufgabenmanagements sind die Prozessoptimierung bei der Aufgabenverteilung, Team-Organisation, Projektabwicklung und Kommunikation.

Das Modul Faktura optimiert dein Belegmanagement, deine Lagerbestandsverwaltung und dein Zahlungsmanagement. Durch weitere Schnittstellen zu anderen ameax-Modulen oder externer Software kannst du außerdem noch mehr Schritte deines Alltagsgeschäfts optimieren, an die du vermutlich noch nicht gedacht hast. So kannst du beispielsweise den Versand deiner Tagespost digitalisieren.

Wer möchte, kann sein CRM mit den Modulen Projektzeiterfassung, Verkaufschancen, Matching-System und Dokumentenportal schnell und einfach zu einem recht umfangreichen ERP-System ausbauen.

Remote Work vor Corona, heute und in der Zukunft

Entstehung der globalisierten digitalen Wirtschaft

Bereits im Jahre 1962 sprach der kanadische Medientheoretiker Marshall McLuhan von der Vernetzung digitaler Geräte ohne physische Grenzen („globales Dorf“). Noch im selben Jahr wurde das IT-Outsourcing-Unternehmen Electronic Data Systems gegründet. Dank des Geschäftsmodells IT-Outsourcing sparten Unternehmen wie die Muttergesellschaft von General Motors Unsummen. Dadurch konnten Produktionsprozesse von Externen durchgeführt werden, die sich sogar am anderen Ende der Welt befanden. Die günstigen Arbeitskräfte an diesen Standorten senkten die Produktionskosten wesentlich.

Vom notwendigen Übel zum modernen Arbeitsplatz

Etwa 60 Jahre später veränderte die Digitalisierung zunächst die Arbeitswelt vieler Hilfskräfte und gering qualifizierter Arbeiter*innen. Durch Corona – oder besser gesagt, durch die Coronamaßnahmen – traf es später auch die hoch qualifizierten Arbeitskräfte: Kontakt- und Reisebeschränkungen zwangen Mitarbeiter*innen ins Homeoffice.

Vor allem Städter*innen wollen Remote Work

Das Institut für Internet und Gesellschaft fand heraus, dass professionelle Arbeit nicht zwangsläufig überall möglich ist. Remote Work fordern größtenteils Unternehmen an der Ost- und Westküste der USA, in Westeuropa und Australien. Mitarbeiter*innen, die dies umsetzen, stammen häufig aus Osteuropa, Südasien und von den Philippinen. Daneben stellte das Institut fest, dass Online-Arbeit vor allem in die Stadt wandert. Jedenfalls haben mobile und flexible Arbeitsmodelle seit dem Jahr 2020 massiv zugenommen. Für viele Arbeitnehmer*innen sind Homeoffice und Remote Work gar nicht mehr wegzudenken.

Der Blick in die Glaskugel

Wir können nicht mit Sicherheit sagen, wie viele Mitarbeiter*innen in Zukunft remote arbeiten werden, aber diverse Studienteilnehmer*innen sind sich einig: Remote Work wird enorm wichtig für die Arbeitswelt. Das McKinsey Global Institute etwa erwartet in Deutschland branchenübergreifend einen Remote Work-Anteil von knapp 40 %. Das Capgemini Research Institute fand heraus, dass drei von zehn Arbeitgeber*innen in den nächsten Jahren mit einem Remote Work-Anteil in ihrer Belegschaft von über 70 % rechnen.

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Fazit: Früher oder später wird sich vermutlich jedes Unternehmen mit CRM-Remote-Softwares auseinandersetzen müssen

Laut Owl Labs Global State of Remote Work 2018 nutzen 40 % der Firmen ein hybrides Arbeitsmodell, während sich lediglich 16 % der Unternehmen schon vollständig remote ausgerichtet haben. Noch immer sträuben sich 44 % der Unternehmen weltweit gegen flexibles Arbeiten. Und das, obwohl ganze 97 % der Arbeitnehmer*innen in einer Umfrage sagen, dass sie mindestens zeitweise aus dem Homeoffice arbeiten würden. Die Frage ist also nicht ob, sondern wie lange sich Unternehmen noch davor drücken können.

Fakt ist auch, die Generation Z will Unabhängigkeit, Selbstbestimmung und sich sowie die eigenen Wertevorstellungen verwirklichen (laut New Work: die Generation Z in der Arbeitswelt von morgen” (2021)). All diese Merkmale sind typisch für New Work. Mit CRM-Remote-Softwares wie dem ameax AkquiseManager ist die Etablierung von New Work viel leichter als sich das vorsichtige Arbeitgeber*innen aktuell noch vorstellen. Schalte deine Testversion frei und überzeuge dich selbst – vollkommen kostenlos und unverbindlich!