Die 5 wichtigsten Funktionen für die Zeiterfassung

1. 3 Gründe für die Betrachtung der Leistungsfähigkeit von Zeiterfassungssoftware
2. Die 5 wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware
3. Fazit

Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im Jahr 2022 gehört die Zeiterfassung, bzw. Zeitwirtschaft zu den unverzichtbaren HR-Prozessen eines Unternehmens. Aber auch abseits der Regulation durch Gesetze und Gerichtsurteile ist die Arbeitszeiterfassung eine Notwendigkeit, die Vorteile für Arbeitnehmende und Arbeitgebende bieten kann. Arbeitgeber*innen ist zu raten, dieses Thema nicht als notwendiges Übel wahrzunehmen, sondern die Funktionalitäten in Win-Win-Szenarien für Führungskräfte und Mitarbeiter*innen zu nutzen.

Für viele Unternehmer*innen und Personalabteilungen hat die Entscheidung des EuGH im Jahr 2019 die Betrachtung der Prozesse rund um die Zeiterfassung auf den Plan gerufen. Damit du dich im Dschungel der möglichen Softwarelösungen zurechtfindest, fokussiert dieser Artikel zunächst die Frage, warum eine leistungsfähige Zeiterfassungssoftware überhaupt notwendig ist und stellt im Anschluss auf dieser Basis die wichtigsten Funktionen für dich dar. 

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3 Gründe für die Betrachtung der Leistungsfähigkeit von Zeiterfassungssoftware

Gehen wir also zunächst folgender Frage nach: Warum ist es notwendig, der Leistungsfähigkeit einer Zeiterfassungssoftware besondere Aufmerksamkeit zu schenken?

1. Zeiterfassung und -bewertung sind die Ausgangsbasis für viele Folgeprozesse in deinem Unternehmen

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2. Demografischer Wandel und gesellschaftliche Trends

Zwei zentrale Entwicklungen sprechen dafür, dass effiziente Prozesse rund um die Zeiterfassung deutlich wichtiger werden: Durch den demografischen Wandel nimmt die Anzahl der Erwerbstätigen immer weiter ab und zusätzlich treten die Generationen Y und Z mit einer völlig anderen Erwartungshaltung in den Arbeitsmarkt ein. Diese beiden Entwicklungen sollten zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit beim Kampf um Arbeitnehmer*innen auch in Prozessen rund um die Zeiterfassung berücksichtigt werden. Eine Zeiterfassungssoftware darf kein limitierender Faktor sein, wenn es um die Gestaltung von flexiblen Arbeitszeitmodellen geht. Hinzu kommt die Erwartungshaltung der jüngeren Belegschaft durch flexible Arbeitszeiten eine Work-Life-Balance zu realisieren und nicht mit einer starren Prozesslandschaft konfrontiert zu werden.

3. Mehr als eine Stempeluhr: Erfolg bei Zeitwirtschaftsprojekten nur durch einen ganzheitlichen Ansatz 

Eine ausschließliche Fokussierung auf die Frage, wie Zeiten erfasst werden können, ist nicht zielführend. Um eine ganzheitliche Zeiterfassungssoftware in deiner Zeitwirtschaft erfolgreich einzuführen, solltest du deine (HR-)Prozesslandschaft umfassend durchleuchten und zukünftige Entwicklungen antizipieren. Dadurch verlierst du das „große Ganze“ nicht aus den Augen und kannst weitere Mehrwerte für deine Organisation heben.  Zentrale Fragestellungen, die du Dir dabei stellen solltest, sind beispielsweise:

• Welche HR-Prozesse sollen zusätzlich über die gleiche Software erfolgen, z.B. Personaleinsatzplanung oder Skillmanagement?

• Wie binde ich die Mitarbeiter*innen und Führungskräfte in die Prozesse ein und wie können Freigabe-Workflows und Informationsflüsse gestaltet werden?

• Welche Datenflüsse mit anderen Systemen werden benötigt, um die Doppelpflege zu vermeiden?

Die 5 wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Nachdem du jetzt verschiedene Perspektiven kennst, aus denen Ansprüche an die Leistungsfähigkeit einer Zeitwirtschaftssoftware resultieren können, richten wir den Blick im Folgenden auf die wichtigsten Funktionalitäten, die ein Zeitwirtschaftssystem bieten sollte. 

1. Grundfunktionalitäten

Zunächst geht es um Grundfunktionen, die du voraussichtlich benötigen wirst und jede Zeitwirtschaftssoftware bieten sollte. Grundsätzlich sollte die Software wie bspw. Crewmeister

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Eine weitere Grundfunktionalität hinsichtlich der zeitwirtschaftlichen Prozesse ist die automatische Urlaubsanspruchsberechnung.  Die Software sollte in der Lage sein, automatisch den Urlaubsanspruch für jede Mitarbeiter*In zu berechnen und zu verfolgen, basierend auf den Unternehmensrichtlinien und den individuellen Arbeitsverträgen. Dies minimiert Fehler und erleichtert die Verwaltung von unterjährigen Ein- und Austritten. Des Weiteren sollte die Software einen automatischen Feiertagskalender enthalten, der die Feiertage für verschiedene Regionen und Länder berücksichtigt. Dies erleichtert die Planung von Arbeitszeiten und Urlauben und stellt so sicher, dass Mitarbeiter an Feiertagen angemessen kompensiert werden.

Wichtig ist außerdem, dass die Rückrechenfähigkeit der Software im Bedarfsfall systemübergreifend sichergestellt werden kann. Die Versionierung von Stammdaten sollte dabei Änderungen für ganze Mitarbeitergruppen zu einem spezifischen Stichtag möglich machen.

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2. Zeiterfassung und Zeitbewertung

Zum Kern eines Zeitwirtschaftssystems gehören verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen und diese im Anschluss auch nach definierten Regeln zu bewerten. Hinsichtlich der Zeiterfassung ist es wichtig, eine einfache Zugänglichkeit sicherzustellen. Dabei ist es sinnvoll nach Mitarbeitergruppen zu unterscheiden. Während beispielsweise Mitarbeiter*innen, die am (Produktions-)Standort arbeiten, Terminals und Desktop-basierte Self-Services nutzen können, braucht es für jene, die viel reisen oder keinen festen Arbeitsplatz haben, flexiblere Möglichkeiten, wie beispielsweise eine App-Lösung. 

Die Bewertung der erfassten Zeiten sollte in einer leistungsfähigen Zeiterfassungssoftware dann automatisch anhand von vordefinierten Regelungen erfolgen. Die Bedeutung flexibler Zeitbewertungsoptionen sollte dabei nicht unterschätzt werden, da sie eine entscheidende Rolle bei der effizienten Verwaltung von Arbeitszeiten und der Personalressourcenoptimierung spielen.  Die Möglichkeiten, Zeitregelungen ohne aufwändige Programmierung zu konfigurieren, unterstützen dabei sowohl die Standardisierung als auch die Individualisierung. Dies ist besonders wichtig, da moderne Arbeitswelten eine Vielzahl von Arbeitszeitmodellen erfordern, von Vollzeit bis hin zu unzähligen Teilzeitkombinationen. Ein flexibles Zeitwirtschaftssystem sollte daher in der Lage sein, diese verschiedenen Modelle mit vordefinierten Vorlagen zu unterstützen und gleichzeitig individuelle Anpassungen im Personalstamm zuzulassen, ohne manuelle Eingriffe im „Tagesgeschäft“ notwendig werden zu lassen. Neben der Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeitmodelle sollte ein weiteres Augenmerk auf die Konfigurierbarkeit von Zuschlägen, Zählern und Salden gelegt werden. Dabei sind Uhrzeit- und Tagesregeln von entscheidender Bedeutung, um die Entlohnung gerecht zu gestalten und betriebliche Anforderungen zu erfüllen. Zum Beispiel sollten Zuschläge an Feiertagen nach einer bestimmten Uhrzeit automatisch berechnet werden können. Zähler und konfigurierbare Abhängigkeiten ermöglichen es, Berechnungen mit beliebiger Komplexität, wie die Summierung von Office- oder Home-Office-Tagen für steuerliche Zwecke oder die Gewährung von zusätzlichen Urlaubstagen nach einer bestimmten Anzahl von Samstagsarbeitstagen durchzuführen.

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3. Selbsterklärende Self-Services und Automatisierung von Routine-Tätigkeiten

Wie eingangs in diesem Artikel beschrieben, sollte es bei der Einführung einer Zeitwirtschaftssoftware, wie MyTimeTracker auch darum gehen, Nutzen für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte in Win-Win-Szenarien zu schaffen. Ein großer Nutzen kann beispielsweise durch integrierte Self-Services geschaffen werden. Grundsätzlich ermöglicht ein Self-Service neben der reinen Zeiterfassung und -bewertung auch die Integration weiterer Zeitwirtschaftsfunktionen. Planung von Abwesenheiten, Workflows und Freigabeprozesse, individuelles Reporting und Projektzeiterfassung sind Beispiele für erweiterte Funktionen, die die Effizienz und Produktivität steigern. Die Verteilung der Arbeitszeit auf Kostenstellen ermöglicht darüber hinaus beispielsweise eine genauere Budgetierung und Ressourcenallokation. All die genannten Funktionalitäten sollten sich grundsätzlich dadurch auszeichnen, dass das System Falscheingaben nicht zulässt und proaktiv auf fehlende Eingaben hinweist. Die automatische Prüfung zur Einhaltung von Gesetzen und Vorgaben ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Proaktive Hinweise des Systems, bevor Arbeitszeitgesetze verletzt werden, schützen vor rechtlichen Konsequenzen und können beispielsweise für die Einhaltung von Ruhezeiten sorgen. 

Neben der Berücksichtigung innerhalb der Self-Services sollte das System auch die Zeitwirtschaftsadministrator*innen proaktiv unterstützen. Die Softwarephilosophie sollte demnach so ausgelegt sein, dass es nicht notwendig ist, Soll-Abweichungen in Listenform aufwändig manuell zu prüfen, um dann Maßnahmen einzuleiten. Vielmehr sollte das System proaktiv auf Soll-Abweichungen hinweisen und so für hohe Zeiteinsparungen in der Administration sorgen. Beispiele dafür sind proaktive Hinweise auf BEM (Betriebliches Eingliederungsmanagement)-Fälle oder die proaktive Information hinsichtlich unverplanten Resturlaubs am Jahresende für die Mitarbeiter*innen.

4. Performantes Reporting

Ein performantes und einfach zu bedienendes Reporting innerhalb einer Zeiterfassungssoftware ist aus verschiedenen Gründen von entscheidender Bedeutung. Führungskräfte können dadurch wichtige Erkenntnisse gewinnen, die ihnen bei der strategischen Entscheidungsfindung helfen. Diese Reports ermöglichen es beispielsweise, Trends in der Arbeitszeitverwendung zu identifizieren, Engpässe zu erkennen und Ressourcen entsprechend umzuverteilen, um die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus trägt ein solches Reporting zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Arbeitsgesetzen bei, indem es beispielsweise vor dem Zustandekommen einer 10-Stunden Überschreitung einen Hinweis gibt, um eine Arbeitszeit über diese Grenze hinaus zu vermeiden. Wichtige weitere Aspekte sind die Transparenz und Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit, ihre eigenen Arbeitszeiten zu überprüfen und zu verwalten, was die Zufriedenheit und die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen fördert.

Zusammengefasst ermöglicht leistungsfähiges Reporting in der Zeitwirtschaftssoftware eine bessere Planung, Verwaltung und Optimierung der Arbeitszeit, was zu höherer Effizienz und einem besseren Arbeitsklima führen kann. Es ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen.

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Bei Themen, die nicht über modulare Erweiterungen realisiert werden können, ist die Realisierung von Schnittstellen zu anderen HR-Systemen notwendig. Daher solltest du die Schnittstellenoffenheit und die Möglichkeiten, Datenimporte und -exporte zu realisieren vor der Einführung einer Zeitwirtschaftslösung hinterfragen. Im besten Fall gibt es zu gängigen Payroll- und HCM-Systemen standardisierte Schnittstellen. Technologisch sollte es verschiedene Möglichkeiten geben, Schnittstellen zu realisieren (z.B.: Webservices / REST-API oder klassische Dateischnittstellen), sodass gemeinsam mit deiner IT eine Abwägung stattfinden kann, welcher Weg der Beste für euer Unternehmen ist. 

Fazit

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Bedeutung einer leistungsfähigen Zeitwirtschaftssoftware nicht nur für die Zeiterfassung in deinem Unternehmen von hoher Relevanz ist. Neben der sicheren Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen kann eine gut durchdachte Lösung für effizientere Prozesse und damit für eine Entlastung derer, die mit den Systemen arbeiten, sorgen. Empfehlenswert ist, eine gute Best-Practice Beratung bei der Planung eines Projekts zur Einführung einer Zeitwirtschaftssoftware wahrzunehmen, um ein umfassendes Konzept aufstellen zu können.