HubSpot Workflows - 12 Kniffe für effektive Marketing Automation

Im Marketing-Alltag gehen Regelbetrieb und Ausnahmefälle gerne Hand in Hand: Wiederkehrende Aufgaben gepaart mit endlosen Wenn-und-Abers sowie wechselnden Verantwortlichkeiten stellen eine wahre Herausforderung dar, wenn es darum geht, effektive Marketing Workflows zu etablieren. 

Eine wahre Erleichterung stellt hier das Workflow-Tool von HubSpot Marketing Hub dar: Es ermöglicht Teams, sowohl einfache als auch komplexe Workflows zu erstellen und automatisiert ausführen zu lassen.

In diesem Artikel erklärt unser Gastautor Michael Kröner, welche Möglichkeiten HubSpot-Automation-Workflows bieten und wie du deine eigenen Workflows am besten aufsetzt. 

Was sind HubSpot Workflows und welche Vorteile bieten sie?

HubSpot ist eine der populärsten Marketing-Automation-Plattformen weltweit und wird von Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen genutzt, um Aufgaben aus Marketing und Vertrieb effektiver zu gestalten. Im Vordergrund steht hierbei das automatisierte Anstoßen und Ausführen von Tasks oder Workflows, wodurch Zeit und Kosten eingespart werden können. Als Allround-Software lässt sich mit HubSpot so ziemlich jeder Bereich optimieren: E-Mail-Marketing, Customer-Relationship-Management, Vertriebsautomatisierung und vieles mehr.

Bei durchdachter Nutzung - und optimalerweise in Kombination mit anderen Best-Practices für Marketing Automation, bringen HubSpot Workflows einige Vorteile mit sich. 

Ganz vorne mit dabei ist der Faktor Zeit: Indem wiederkehrende Aufgaben automatisiert erledigt werden, können Marketing & Sales Teams ihre Zeit und Energie in andere wichtige Projekte stecken. Zudem sinkt die Fehlerquote, da bestimmte Daten, Informationen & Co. nicht immer und immer wieder händisch eingegeben werden müssen, sondern einmalig und zentral erfasst werden. Bezüglich interner Workflows helfen Automatisierungen dabei, klare Zuständigkeiten und Deadlines zu schaffen und einzuhalten. Nicht zuletzt bringen formelle und inhaltliche Automatisierungen verlässliche Einheitlichkeit in jede Form der Marketingkommunikation, wodurch gleichbleibende Qualität erzielt werden kann sowie ein klares, wiedererkennbares Branding etabliert wird.

Step-by-Step zum eigenen Hubspot Workflow

#1 Klare Zielsetzung

Definiere spezifische Ziele, die du mit deinen Workflows erreichen möchtest. Ganz gleich, ob es um Lead-Nurturing, E-Mail-Marketing oder interne Abläufe geht: Die Klärung und das Festhalten deiner Ziele helfen dir, Arbeitsabläufe effektiver zu gestalten.

#2 Sinnvolle Automatisierungsarten

Basierend auf den jeweiligen Zielen deiner Automatisierungen solltest du auch deren “Art” definieren. So kann es beispielsweise Sinn ergeben, im Bereich Lead Management ausschließlich Deal- oder Pipeline-Automatisierungen anzuwenden, während für abteilungsübergreifende Aufgaben Workflows definiert werden sollten.

#3 Konsistente Benennung

Im Laufe der Zeit wirst du immer mehr Workflows erstellen und aktivieren. Um stets die Übersicht zu behalten und schnell wie einfach Anpassungen vornehmen zu können, solltest du die Workflows selbst sowie entsprechende Ordner sinnvoll und einheitlich benennen.

#4 Klare Befugnis

Überlege dir, wer Workflows erstellen und aktivieren kann. Auf diese Weise gibt es feste Ansprechpartner*innen bei Fragen und Problemen und es wird einheitlich und übersichtlich gearbeitet. Zudem lohnt es sich, ein 4 Augen-Review vor jedem Go-live einzuführen.

#5 Einfache Strukturen

Versuche deine Workflows immer so simpel wie möglich aufzusetzen und vermeide komplexe If / Then Branches. Oft ist es besser, umfangreiche und komplizierte Workflows in mehrere aufzuteilen, statt einen großen und unübersichtlichen Workflow fehlerfrei zum Laufen zu bringen.

#6 Frühzeitige Visualisierung

Solltest du doch mit komplexeren Workflows arbeiten wollen, lohnt es sich, sie vor der Umsetzung zu Visualisieren. Hierfür eignen sich Whiteboard-Tools wie zum Beispiel Miro

#7 Regeln für Ausnahmen

Je nach Workflow kann es notwendig sein, sog. Unenrollment-Trigger oder Supression-Lists zu definieren. Hierbei handelt es sich um festgelegte Aktionen, Stati oder Personen, die von einem Workflow ausgenommen sind. So werden beispielsweise Leads, deren Score unter einen bestimmten Schwellenwert fallen, automatisch aus einem bestimmten Workflow entfernt.

#8 Praktisches Copy-Paste

Um beim Aufsetzen einer neuen Automation Zeit zu sparen, bietet HubSpot seit Kurzem die Funktion, Actions zwischen typgleichen Workflows zu kopieren (zum Beispiel von Kontakt-zu-Kontakt- oder von Deal-zu-Deal-Automation). Öffne hierfür zwei Tabs innerhalb eines Browsers, kopiere die gewünschte Action und klicke anschließend auf das Menü der Action Card, die dem Zielort am nächsten ist.

#9 Mehrere Testfunktionen

Um noch vor dem Go-live zu testen, ob deine Workflows wie gewünscht funktionieren, bietet HubSpot zwei Testfunktionen. Du kannst entweder die Funktion “Kriterien testen” nutzen, um herauszufinden, welche Kriterien ein bestimmter Datensatz erfüllt. Oder du simulierst mithilfe der Testfunktion von HubSpot, ob der jeweilige Workflow fehlerfrei funktioniert. Eine zusätzliche Testmöglichkeit ist das Erstellen einer Liste mit Test-Kontakten, mit der die Enrollment-Trigger deines Workflows überprüft werden können.

#10 "Property is known" für Re-Enrollment

Innerhalb eines HubSpot Workflows besteht die Möglichkeit, einen Kontakt nicht nur einmal durch eine Automation laufen zu lassen, sondern mehrfach (“Re-Enrollment”). Nutze hierfür die Bedingung “property is known”, da so stets die Bedingung zum Triggern der Automation erfüllt ist, sobald ein Wert in der Property enthalten ist oder er aktualisiert wird.

#11 Funktionale Delays

Wenn Kontakte oder Deals in mehreren Workflows aktiv sind, kann es passieren, dass die jeweiligen Enrollment-Trigger einander stören. Um dies zu vermeiden, solltest du mit Delays arbeiten. Hierbei handelt es sich um festgelegte Verzögerungen, die definieren, wann die nächste Action ausgeführt wird. Du hast die Möglichkeit feste Daten, Uhrzeiten, Wochentage, Zeiträume oder Events zum Wiederanstoßen des Workflows festzulegen.

#12 Verzweigungen mit “Value equals branch”

Basierend auf bestimmten Bedingungen können Objekte innerhalb eines Workflows unterschiedliche Folge-Aktionen durchlaufen. Um Zeit zu sparen, können mithilfe der “Value equals branch”-Funktion mehrere Verzweigungen automatisch konfiguriert werden. Diese basieren auf der ausgewählten Property und den darin verfügbaren Werten.

Tipps zur Optimierung von bestehenden HubSpot Workflows

Wie bei allen Prozessmanagement-Aktivitäten sollten auch bereits laufende HubSpot Workflows regelmäßig auf ihre Sinnhaftigkeit und Funktionalität überprüft werden. Mit jedem Produktlaunch, jeder Kampagne und jedem neuen Lead ergeben sich Möglichkeiten, bestehende Automations anzupassen und zu verbessern. Auch hier gibt es einige gute Kniffe, die dir dabei helfen, aus jedem HubSpot Workflow das Beste herauszuholen:

#1 Relevanz überprüfen

Damit in deiner Liste aus aktiven Workflows Ordnung herrscht, solltest du sie regelmäßig auf deren Relevanz überprüfen. Gerade wenn nur wenige Personen an einer Automation beteiligt sind, deutet dies darauf hin, dass sie von geringem Nutzen ist und zugunsten der Übersichtlichkeit entfernt werden kann.

#2 Performance tracken

Auf den Detailseiten deiner Workflows erhältst du Einsicht in deren Historie und Performance. Dank der Insights kannst du erkennen, welche Workflows in Gänze durchlaufen oder wie oft sie aufgrund von Ausnahmeregeln “gestoppt" wurden. 

Werden Workflows zu oft unterbrochen und Ausnahmen zur Regel, sollten deren Effizienz und Sinnhaftigkeit hinterfragt werden.

#3 Lücken schließen

Am Anfang jedes HubSpot Workflows steht eine klare Zieldefinition. Bei lead-basierten Workflows bedeutet das Erreichen des Ziels nicht nur dessen Ende, sondern auch einen Kampagnen-Stop für den jeweiligen Lead. Damit dieser nicht “untertaucht” und weiterhin mit relevantem Content bespielt werden kann, sollten die Endpunkte deiner Workflows gleichzeitig den Beginn neuer Automations darstellen.

Viele Tools, viele Möglichkeiten! Marketing-Automation-Tools im Vergleich

Natürlich gibt es neben HubSpot noch eine Vielzahl anderer Tools, mit denen du deine Workflows automatisieren kannst. Um bei der Menge an Anbieter*innen die passende Software zu finden, solltest du im Vorfeld genau definieren, welches Ziel du mithilfe der Automatisierungen erreichen möchtest, zum Beispiel besseres Teamwork, effizientes E-Mail-Marketing, zentrale Datenerfassung und -segmentierung. Basierend auf deinem Vorhaben kannst du nun passende Tools heraussuchen und diese bezüglich ihres Leistungsumfangs und ihrer Kostenpunkte vergleichen. Einen Überblick über die beliebtesten Softwares sowie deren Funktionen, Preise und Bewertungen findest du in den Marketing-Automation-Tools bei OMR Reviews.

Brevo (ehemals Sendinblue)

Mailingwork

Mailchimp

Klaviyo

Smartsheet

n8n

Zapier

IFTTT

Microsoft Power Automate

Und natürlich: 

HubSpot Marketing Hub

Effizientes Arbeiten dank HubSpot-Workflow-Automation? Ja, bitte!

Unabhängig von Größe und Branche deines Unternehmens kann es sinnvoll sein, deine Workflows durch HubSpot Automatisierungen zu verbessern. Dabei können sowohl interne als auch externe Aufgaben erledigt oder angestoßen werden, wodurch Fehler vermieden und Effizienz gesteigert werden können. Natürlich geht dem automatisierten Marketing-Alltag einiges an Planung und Vorbereitung voraus: Ziele müssen definiert, Workflows erstellt und Teams gebrieft werden.

Nichtsdestotrotz lohnt sich der Aufwand: Es dauert nicht lange, bis sich ein völlig neuer Flow für dich und dein Team ergibt und sich euer Alltag produktiver und effizienter gestaltet.