Checkliste für deine Eventplanung - So planst du das perfekte Event!

Adina Zimmermann 24.1.2024

Von der Idee bis zur Umsetzung des Events ist es ein weiter Weg, auf dem die Eventplanung gut durchdacht sein will - Entdecke hier deine Checkliste

Größer, imposanter, außergewöhnlicher - so lautet heute die Devise bei Veranstaltungen. Denn Events sind längst nicht mehr ‚nur‘ Events. Es sind Erlebnisse und Spektakel, die für den Kunden geschaffen werden müssen, um aus der Masse herauszustechen. Um sich von der Konkurrenz abzuheben, um im Gedächtnis zu bleiben und um sicherzustellen, dass die Kund*innen auch wirklich kommen und nicht zum sogenannten "No-Show" werden.

Besonders deutlich wurde mir das bei der letzten Roadshow des Unternehmens, für das ich derzeit tätig bin. Während die Anmeldungen schon Wochen vorher einen großen Andrang versprachen, war die tatsächliche Teilnehmerzahl zwar gut, aber für mich nicht gut genug. Noch während ich in den Seminarräumen der Hotels stand und auf unsere Veranstaltung blickte, begannen sich die Räder in meinem Kopf zu drehen. Statt der Tische mit den ausgestellten Produkten sah ich Kund*innen, die die Produkte ausprobierten. Die Räumlichkeiten um mich herum verwandelten sich nach und nach in eine Location, der niemand widerstehen konnte - und so entstand langsam die Idee für unsere gigantische Roadshow 2024.

Doch von der Idee bis zur Umsetzung ist es noch ein weiter Weg, auf dem die Eventplanung gut durchdacht sein will.

Warum ist eine Eventplanung wichtig?

Stell dir vor, du stehst am Eingang deiner Eventlocation, hast wahrscheinlich Wochen, wenn nicht sogar Monate mit der Planung deines Events verbracht, aber es ist noch niemand aufgetaucht. Du wirst nervös und gehst in Gedanken noch einmal alle Tasks der letzten Tage durch. Kalter Schweiß bricht auf deiner Stirn aus und langsam formt sich in deinem Kopf die Frage, ob du die Einladungen denn auch tatsächlich verschickt oder nur als Entwurf gespeichert hast.

Natürlich ist das ein extremes Beispiel, aber es soll unterstreichen, wie wichtig es ist, bei der Organisation eines Events, den Überblick zu behalten. Vor allem je größer das Event, desto mehr Aufgaben gilt es zu koordinieren und aufeinander abzustimmen. Unsere Roadshow beispielsweise ist eine Art Messe, die unseren Kund*innen im Sicherheitssektor die neuesten Produkte unserer Hersteller präsentieren soll, wobei hier vor allem der Austausch im Vordergrund steht. Letztes Jahr waren wir mit Sack und Pack in 8 Städten in knapp 3 Wochen in ganz Österreich unterwegs. Planungstechnisch eine ziemliche Herausforderung. In jeder Stadt brauchten wir ein Hotel, mit genau den richtigen Seminarräumen, Schlafmöglichkeiten für meine Kollegen und der perfekten Lage, in unserem Fall in der Nähe einer Autobahnabfahrt und einem großen Parkplatz.

Ohne eine richtige Eventplanung, wüsste keiner der Hersteller, wo er wann vor Ort sein muss, mit wie vielen Teilnehmer*innen wir ungefähr rechnen, was wir dementsprechend an Snacks und Getränken benötigen, wo wir welches Gewinnspiel machen wollen und welcher unserer Kollegen wann und wo vor Ort sein muss.

Damit die Organisation eines Events nicht in totalen Chaos und Unmut endet, ist es wichtig, die Herausforderungen der Eventplanung zu kennen, um bereits im Vorfeld auf alles vorbereitet zu sein.

Herausforderungen der Eventplanung

Der erste Schritt, der sich als Tricky erweisen kann, ist die Suche nach einer geeigneten Location. Hat man sie gefunden, ist sie in den meisten Fällen sehr beliebt und es kann sich als sehr schwierig erweisen, einen passenden Termin zu finden. Glaub mir, ich spreche aus Erfahrung.

Für unsere diesjährige Roadshow habe ich einen Ort gefunden, der für unsere Zwecke fast nicht perfekter sein könnte. Aber holla die Waldfee war es mühsam einen geeigneten Termin zu finden. Da bei gutem Wetter vieles Outdoor stattfinden soll, sollte der Termin dementsprechend am besten im Sommer liegen. Natürlich kommt es aber während der Sommerferien nicht in Frage. Da fallen dann hier in Österreich sage und schreibe ganze 8 Wochen zwischen Juli und September schon mal weg. Bliebt also gar nicht mehr so viel an Optionen übrig. Wichtig ist hier also vor allem, früh genug mit der Veranstaltungsplanung zu beginnen.

Hat man diese Hürde aber erfolgreich überwunden, besteht die größte Herausforderung beim Organisieren des Events sicherlich darin, den Überblick über jede noch so kleine Aufgabe zu behalten. Und das geht am besten mit einer Checkliste für die Eventplanung.

Welche Vorteile hat eine Checkliste für die Eventplanung

Hach, dieses herrliche Gefühl eine Aufgabe abhaken zu können, sobald sie erledigt worden ist. Doch wie bereits erwähnt, können sich je nach Größe des Events die Aufgaben stapeln und schnell zu einem unübersichtlichen Chaos führen.

Ruhe bewahren und eine Checkliste erstellen, lautet hier die Devise! Denn mit einer Checkliste für Veranstaltungen kannst du hervorragend einen genauen Plan erstellen und die Aufgaben je nach Prioritäten sortieren. So geht dir auch nichts verloren und du denkst sicher daran, die Einladung zu verschicken und nicht als Entwurf im digitalen Universum verschwinden zu lassen. Auf einen Blick weißt du also ganz genau, was bereits erledigt wurde und was noch auf deiner Agenda steht. So kannst du auch leichter Tasks oder ganze Aufgabenbereiche anhand von bestimmten Projektrollen an dein Team delegieren. Denn seien wir mal ehrlich! Organisieren macht vor allem gemeinsam Spaß.

Warte nicht bis zum Schluss, um eine Checkliste für die Eventplanung zu erstellen!

Das Beste kommt bekanntlich zum Schluss, aber das gilt nicht für die Checkliste. Sie ist eines der ersten Dinge, die du erstellen solltest. Im Idealfall hast du sogar ein grobes Gerüst, das du bei jeder Eventorganisation wieder hervorholen kannst und nur noch anpassen musst.

Das ist wie beim Backen. Da nimmst du auch nicht wahllos irgendwelche Zutaten aus dem Kühlschrank und wirfst sie in der Hoffnung zusammen, dass am Ende ein unwiderstehlich leckeres Ergebnis herauskommt. Nein, du orientierst dich von Anfang an am Rezept. Welche Zutaten brauchst du, wie viel und was fügst du wann hinzu? Nur so entsteht am Ende ein wunderbar leckerer Kuchen, der deine Gäste begeistern wird.

Dein perfektes ‚Rezept‘ - ähm, ich meine natürlich deine perfekte Checkliste für die Eventplanung

Am Anfang einer guten Checkliste sollte immer das Veranstaltungskonzept stehen. Was möchtest du mit deinem Event erreichen, was sind deine Ziele, wer ist deine Zielgruppe, wann sollte das Event stattfinden und welchen roten Faden wählst du, der sich durch die gesamte Veranstaltung zieht.

Dann solltest du dir Gedanken über dein Budget machen. Wie viel möchtest du insgesamt ausgeben?

Wenn du dir diese beiden Punkte gut überlegt hast, kannst du dich auf die Suche nach einer Location machen. Diese sollte allen Anforderungen deines Events gerecht werden und bestmöglich zu deinem Motto, deinem roten Faden, passen.

Ab jetzt geht es dann ans Eingemachte. Je ausführlicher du dir hier alles notierst, desto geringer ist die Gefahr, dass du etwas vergisst.

Stelle dir hier Fragen wie: Brauchst du Sponsoren oder Partner, brauchst du Speaker, die gebucht werden müssen, wie willst du die Einladungen an deine Kund*innen verschicken, wie möchtest du dein Event vermarkten, welche Werbe-/Marketingmaterialien brauchst du, welches Catering, benötigst du zusätzliches Personal vor Ort, usw. Im Grunde genommen geht es ab jetzt um die gesamte Organisation. Schreibe alle Aufgaben genau auf und notiere dir jeweils, bis wann sie erledigt sein müssen und wer aus deinem Team diesen Task übernimmt. So hast du einen besseren Überblick und weißt sofort, an wen du dich bei Bedarf wenden musst.

Wenn du deine Veranstaltung erfolgreich über die Bühne gebracht hast, vergiss nicht, alle Abrechnungen zu machen, die Teilnehmer*innen zu befragen, Dankesbriefe zu schreiben und mit einer Zusammenfassung mit tollen Bildern und eventuell einem Event-Video alle neidisch auf Social Media und Co. zu machen.

Schließlich gilt: Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung! Nimm dir nach deinem Event auf jeden Fall die Zeit und gehe deine Checkliste noch einmal genau durch. Was kannst du ändern? Wo hast du noch etwas vergessen und passe dir so dein Rezept an, damit deine nächste Veranstaltung noch unvergesslicher und exklusiver wird.

Meine 3 Tipps für die Erstellung einer Checkliste für deine Eventplanung

Für die Erstellung einer Checkliste für deine Eventplanung gibt es ein paar Tipps, die ich dir gerne geben möchte, um dir die Arbeit so einfach wie möglich zu machen.

Tipp Nr. 1: Du musst das Rad nicht neu erfinden. Heutzutage gibt es bereits so viele tolle Tools und kostenlose Checklisten im Internet, dass du dir Vorlagen aus einem großen Pool herunterladen oder einfach selbst erstellen kannst. Das spart Zeit und Nerven
Tipp Nr. 2: Erstelle eine grobe Checkliste, die du nur noch an die jeweiligen Events anpassen musst. Wie bereits erwähnt, ist es sehr hilfreich, ein Gerüst einer Checkliste zu erstellen. Auf diese kannst du dann bei jedem deiner Events zurückgreifen und bei Bedarf entsprechend ergänzen und anpassen.
Tipp Nr. 3: Eine Checkliste ist nicht in Stein gemeißelt! Die perfekte Checkliste ist noch nicht vom Himmel gefallen. Versteife dich nicht auf eine Liste oder Vorlage und diese ist dann das Maß aller Dinge. Passe sie ruhig immer wieder an deine Anforderungen und Bedürfnisse an. Nur so kannst du Exklusivität schaffen und deinem Event eine persönliche Note verleihen.

Großartige Tools für deine perfekte Eventplanung

Mit OMR Reviews werden dir auch im Eventplanungsbereich richtig gute Tools an die Hand gelegt. Hier einige Vorschläge, mit denen du wirklich nichts falsch machen kannst und die dir die Arbeit erleichtern:

Meine Checklisten für Veranstaltungen erstelle ich z.B. auch sehr gerne mit Microsoft OneNote.

Nerven bewahren, Checkliste abarbeiten und das Ding rocken!

Während ich hier sitze und diese Zeilen schreibe, arbeite ich nebenher auch meine Checkliste für unsere Roadshow ab. Immer wieder kommen neue Punkte hinzu, denn anstatt 8 Orte in ganz Österreich anzufahren, habe ich mich entschlossen, uns dieses Jahr auf eine Location zu beschränken. Dafür aber um einiges größer und exklusiver. Die Latte ist dementsprechend hoch gesetzt. Die ersten Punkte meiner Checkliste konnte ich bereits abhaken. Als unseren roten Leitfaden und somit als perfekte Location habe ich den Red Bull Ring buchen können. Jetzt werden alle Einladungen und Marketingstrategien darauf abgestimmt und dementsprechend angepasst. Einen Eventmagneten, damit unsere Kund*innen auch auf jeden Fall kommen, habe ich in Form eines Highlights, dem Fahren auf der legendären Rennstrecke, gefunden und nun heißt es weiter Nerven bewahren, Checkliste abarbeiten und dann das Ding rocken!

Autor*In

Adina Zimmermann