CMS-Auswahl: 20 Anforderungen an das richtige CMS für dein Unternehmen

1. Was ist ein CMS? – Definition und Funktion
2. Welche Arten und Anwendungsbereiche von CMS gibt es?
3. Welche Anforderungen und Funktionen muss ein CMS erfüllen?
4. Welches CMS eignet sich für welche Anforderungen? CMS-Beispiele
5. Was kostet ein CMS? Open-Source-CMS vs. kommerzielle CMS
6. Fazit für die Auswahl eines CMS

Du möchtest deine Website, deinen Blog oder deinen Online-Shop selbst verwalten? Dann ist ein Content-Management-System (CMS) genau das richtige für dich! Damit kannst du einen ansprechenden und strukturierten Online-Auftritt gestalten. Aber welches CMS passt zu dir und deinem Unternehmen? In diesem Artikel erfährst du, welche CMS es gibt, welche Anforderungen ein CMS erfüllen muss, um dich auf dem Weg zum Erfolg zu unterstützen und wie du das richtige CMS auswählst. Die CMS-Auswahl ist von zentraler Bedeutung dafür, dass die CMS-Implementierung ein Erfolg wird.

Was ist ein CMS? – Definition und Funktion

Ein Content-Management-System (CMS) ist eine Anwendung, mit der digitale Inhalte schnell und einfach strukturiert, bearbeitet und veröffentlicht werden können. Mit einem CMS kannst du – im Vergleich zu einer HTML-Seite – ohne tiefere Programmierkenntnisse deinen Online-Auftritt (Website, Blog, Landingpage, Online-Shop etc.) selbst verwalten. In einem weiteren Artikel erfährst du, warum CMS-Systeme für die meisten Websites die bessere Alternative sind.

Die Bearbeitung in einem CMS erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche im Backend, oft einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get), der es dir ermöglicht, Texte und Medien in einer Ansicht zu bearbeiten, die dem tatsächlichen Erscheinungsbild nach der Veröffentlichung im Frontend entspricht. Mit einem Content-Management-System nutzt du zahlreiche hilfreiche CMS-Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, um den unterschiedlichen Anforderungen von Benutzer*innen und Organisationen gerecht zu werden. Beliebte Beispiele für CMS sind WordPress (für Websites) und Shopify (für E-Commerce).

CMS-Beispiel Contao

Welche Arten und Anwendungsbereiche von CMS gibt es?

CMS lassen sich, je nach Anwendungsbereich und Funktionsweise, in verschiedene Arten einteilen:

• Website-CMS (z. B. WordPress, Wix

  (Direkt zum Anbieter)
  ): Hauptsächlich zur Erstellung und Verwaltung von Websites und Blogs.

• E-Commerce-CMS (z. B. Shopify): Spezialisiert auf die Erstellung und Verwaltung von Online-Shops und E-Commerce-Plattformen.

• Enterprise-CMS (z. B. Adobe Experience Manager): Richtet sich an große Unternehmen und Organisationen und bietet erweiterte Funktionen für umfangreiche Inhalte, Benutzerverwaltung und Integrationen.

• Blogging-CMS (z. B. Ghost): Auf Blogs und die Veröffentlichung von schlanken Textinhalten spezialisiert.

• Headless-CMS (z. B. Contentful): Trennt die Inhalte vom Frontend, was es ermöglicht, Inhalte über verschiedene Plattformen und Geräte hinweg zu verteilen.

• Community-CMS (z. B. Discourse): Auf die Erstellung von Online-Communities und sozialen Netzwerken ausgerichtet.

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• Dokumentations-CMS (z. B. Confluence): Ist auf die Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen und Handbüchern spezialisiert.

• Intranet-CMS (z. B. SharePoint): Wird für interne Unternehmensportale verwendet, um Mitarbeiterkommunikation und Dokumentenverwaltung zu erleichtern.

• Lernplattformen und Learning-Management-System (z. B. Moodle): Wird in Bildungseinrichtungen und Unternehmen für das Erstellen von Online-Lerninhalten und -Kursen eingesetzt.

• Micro-CMS (z. B. Netlify, Tina): Leichtgewichtig und einfach zu bedienen. Eignen sich für kleine Websites, Landingpages und Single-Page-Anwendungen.

• Static Site Generators (z. B. Jekyll, Hugo): Keine klassischen CMS, sondern Generatoren, die statische HTML-Seiten aus Textdateien erstellen. Effizient und sicher, aber weniger flexibel in Bezug auf dynamische Inhalte.

Jede CMS-Art bietet Vor- und Nachteile, daher ist es wichtig, die Bedürfnisse deiner Website sorgfältig zu analysieren, bevor du dich für eine bestimmte CMS-Art entscheidest.

Welche Anforderungen und Funktionen muss ein CMS erfüllen?

Werfen wir einen Blick auf die konkreten Anforderungen für die Auswahl des richtigen CMS. Hier haben wir einen CMS-Anforderungskatalog zusammengestellt. Welche CMS-Kriterien für dich am wichtigsten sind, musst du individuell entscheiden:

1. Benutzerfreundlichkeit: Ein gutes CMS sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die es dir ermöglicht, Inhalte einfach zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Lernkurve sollte niedrig sein, um sowohl technisch versierten Benutzer*innen als auch Anfänger*innen gerecht zu werden.

2. Skalierbarkeit: Unternehmen wachsen und ändern sich ständig. Daher muss ein gutes CMS unbedingt Skalierbarkeit bieten, um mit den wachsenden Anforderungen an Inhalte und Besucherzahlen Schritt zu halten. Es sollte problemlos erweiterbar sein, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

3. Design-Anpassung: Jede Organisation hat ihre eigenen Anforderungen und Branding-Richtlinien. Ein CMS sollte die Möglichkeit bieten, das Design und die Funktionen an die spezifischen Bedürfnisse anzupassen (bspw. bei Templates, Farbschemata, Schriftarten).

4. Content-Editor und Veröffentlichung: Ein leistungsstarker und vielseitiger Content-Editor ist unerlässlich. Er sollte die Integration von Text und auch von Medien wie Bildern, Videos und interaktiven Elementen erleichtern. Außerdem sollte die Veröffentlichung von Inhalten flexibel sein (Inhalte planen, zu zeitgesteuerten Veröffentlichungen einrichten oder sofort veröffentlichen).

5. Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen: In großen Organisationen arbeiten verschiedene Benutzer*innen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen (z. B. Administrator*innen, Redakteur*innen, Autor*innen und Leser*innen). Ein CMS sollte die Möglichkeit bieten, Benutzerrollen festzulegen und den Zugriff auf Inhalte entsprechend zu steuern, um die Sicherheit zu gewährleisten.

6. Workflows: Wenn du komplexe Abläufe in deinem Unternehmen hast, in denen mehrere Personen an der Content-Erstellung und -Freigabe beteiligt sind, sollte die Integration von Workflow-Tools in dein CMS möglich sein.

7. SEO-Freundlichkeit: Die Sichtbarkeit deiner Seite in Suchmaschinen ist entscheidend. Ein CMS sollte grundlegende SEO-Funktionen wie die Anpassung von Meta-Tags, URL-Strukturen und die Möglichkeit zur Erstellung von SEO-freundlichem Content bieten.

8. Responsives Design: Angesichts der Vielzahl von Geräten und Bildschirmgrößen, auf denen Inhalte angezeigt werden, ist responsives Design ein Muss. Das CMS sollte sicherstellen, dass die erstellten Inhalte auf verschiedenen Geräten optimal dargestellt werden.

9. Mehrsprachigkeit: Für Organisationen mit globalem Publikum ist die Möglichkeit, Inhalte in mehreren Sprachen anzubieten, von großer Bedeutung. Ein gutes CMS sollte daher eine einfache Verwaltung von mehrsprachigen Inhalten ermöglichen.

10. Sicherheit: Die Sicherheit sensibler Daten und Inhalte hat höchste Priorität. Das CMS muss regelmäßige Sicherheitsupdates und Benutzerauthentifizierung bereitstellen sowie Schutz vor möglichen Angriffen bieten.

11. Unterstützung und Community: Ein starkes Netzwerk von Entwickler*innen, Support-Mitarbeiter*innen und Anwender*innen ist ein Zeichen für ein gutes CMS. Eine aktive Community sorgt dafür, dass Probleme schnell behoben werden, Updates regelmäßig erscheinen und bewährte Methoden ausgetauscht werden.

12. Anbindung von Drittanbieter-Tools: Unternehmen nutzen oft eine Vielzahl von Tools und Services. Ein CMS sollte nahtlose Integrationen mit gängigen Drittanbieter-Plattformen wie E-Commerce-Systemen, Marketing-Automation und Analyse-Tools ermöglichen.

13. Geschwindigkeit und Performance: Die Ladezeit deiner Website beeinflusst maßgeblich die Benutzererfahrung und das SEO-Ranking. Ein gutes CMS sollte optimierte Performance bieten, um schnelle Ladezeiten sicherzustellen.

14. Medienverwaltung: Bilder, Videos und andere Medien sollten einfach hochgeladen, organisiert und in Beiträgen oder Seiten eingefügt werden können.

15. Rechtliche Aspekte: Bei der Auswahl eines CMS solltest du sicherstellen, dass es Lizenzvereinbarungen einhält und Datenschutz- sowie Urheberrechtsbestimmungen beachtet. Zudem sind Sicherheit und Barrierefreiheit der Website entscheidend.

16. Preis: Die Kosten für ein CMS können stark variieren. Grundsätzlich gibt es Open-Source-CMS (kostenfrei) und kommerzielle CMS (kostenpflichtige Lizenzen/Abonnements). Mehr zu den Kosten eines CMS erfährst du weiter unten im Artikel.

17. Referenzen und Erfahrungen: Recherchiere, welche bekannten Websites oder Unternehmen das CMS verwenden und lies Erfahrungsberichte.

18. Updates und Entwicklung: Informiere dich über die Update-Politik des CMS und die Häufigkeit von neuen Versionen.

19. Migrationsoptionen: Informiere dich, wie einfach es ist, von einem CMS zu einem anderen zu wechseln, falls dies in der Zukunft notwendig wird.

20. Schulung und Dokumentation: Prüfe, welche Schulungsmaterialien und Dokumentationen für das CMS verfügbar sind, damit du die Nutzer*innen schnell und einfach an Bord holen kannst.

CMS: Beispiel Wordpress (Quelle: Pixabay)

Welches CMS eignet sich für welche Anforderungen? CMS-Beispiele

Jetzt kennst du die Arten, Anwendungsbereiche und Kriterien für CMS. Werfen wir einen Blick auf die Auswahl eines CMS je nach Anforderungen und Beispiele dafür. Hinweis: Wir beziehen uns hier auf Website-CMS, nicht auf E-Commerce-Systeme wie Shopify. Eine Übersicht über diese erhältst du in der OMR-Kategorie E-Commerce-Anbieter & Shop-Systeme.

Fall 1: Die klassischen CMS für Unternehmen

Du hast ein (mittel-) großes Unternehmen, eine umfangreiche Website mit komplexen Strukturen, hohen Datenmengen und vielen Besucher*innen? Dann sind klassische CMS gut für dich geeignet. Diese erfordern mitunter etwas mehr technisches Know-how oder die Unterstützung von Entwickler*innen, sind dafür aber anpassungsfähiger, bieten mehr SEO-Möglichkeiten und sind leistungsstärker.

Beispiele für klassische CMS (mit einem Klick darauf kommst du zur OMR-Übersicht des jeweiligen Tools):

• Joomla
• Drupal
• TYPO3
• Contao
• Magnolia
• Adobe Experience Manager
• Storyblok
• HubSpot ContentHub
• Contentful

Fall 2: Die CMS-Baukästen für Anfänger*innen

Wenn du möglichst eigenständig arbeiten möchtest, Einzelunternehmer*in bist oder ein kleines Unternehmen hast und Anfänger*in ohne Vorkenntnisse bist, dann ist das richtige CMS für dich ein Baukastensystem. Damit kannst du per Drag & Drop, vielen Website-Vorlagen und einfachen Tools arbeiten. Baukasten-CMS eignen sich besonders für Websites mit simplen Strukturen und wenigen Daten.

Beispiele für Baukasten-CMS (mit einem Klick darauf kommst du zur OMR-Übersicht des jeweiligen Tools):

• Wix
• Squarespace

Fall 3: WordPress – Der beliebte Allrounder

Laut Statista ist das meistgenutzte CMS mit Abstand WordPress (43 Prozent aller untersuchten Websites; Stand September 2023). WordPress ist auch komplett ohne Webdesigner*innen nutzbar – dieses CMS solltest du also in jedem Fall in Betracht ziehen.

Diese Empfehlungen sollen nur einen Überblick über CMS darstellen und sind nicht als abschließend anzusehen, da es viele weitere CMS-Optionen gibt, die je nach den individuellen Anforderungen und Vorlieben passen können. Die Wahl eines CMS hängt somit maßgeblich von den spezifischen Inhalten, dem technischen Wissen und dem Umfang deiner Website ab. Eine CMS-Übersicht gibt es in der CMS-Kategorie bei OMR Reviews. Hier findet ihr außerdem einen Artikel über die acht besten Content-Management-Systeme. 

Tipp: 3 Möglichkeiten, wie du das CMS einer Website herausfindest

• Blick in den Quellcode: Öffne die Website im Webbrowser. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Seite und wähle "Quelltext anzeigen". Im Quellcode der Seite kannst du nach Hinweisen auf das verwendete CMS suchen (z. B. Ordnerstrukturen, Dateinamen oder Kommentare im HTML-Code).
• Verwendung von Online-Tools: Es gibt Online-Tools und Websites, die versuchen, das verwendete CMS einer Website automatisch zu erkennen. Beispiele hierfür sind "BuiltWith" und "Wappalyzer". Dort gibst du die URL der Website ein und erhältst dann Informationen über das verwendete CMS.
• Robots.txt-Datei: Besuche die Website und füge "/robots.txt" zur URL hinzu (z. B. "www.beispielwebsite.com/robots.txt"). Hier kannst du dann ggf. Informationen darüber sehen, welches CMS verwendet wird.

Was kostet ein CMS? Open-Source-CMS vs. kommerzielle CMS

Die Kosten für ein CMS können stark variieren und hängen von der Art des CMS, der Größe der entsprechenden Seite und der Funktionalitäten, die du benötigst, ab. Die Kosten können bei wenigen Euro bis tausende Euro monatlich liegen. Grundsätzlich gibt es Open-Source-CMS (kostenfrei) und kommerzielle CMS (kostenpflichtig):

• Open-Source-CMS kannst du kostenlos herunterladen und verwenden. Allerdings können zusätzliche Kosten für Hosting, Domain-Namen, Designanpassungen, Sicherheit oder die Unterstützung von Entwickler*innen anfallen.

• Lizenzgebühren: Einige CMS, insbesondere Enterprise-Systeme und bestimmte kommerzielle CMS, erfordern den Erwerb einer Lizenz oder eines Abonnements. Die Kosten können je nach Anbieter und den gewünschten Funktionen erheblich variieren. Bei Baukasten-Websites bekommst du z. B. alles ab ca. 12 € pro Monat.

Zusätzlich einberechnen musst du Wartung und Support, Hosting-Kosten, Design und Entwicklung, die über die Standardfunktionen des CMS hinausgehen, sowie kostenpflichtige Plugins und Erweiterungen. Die Gesamtkosten für ein CMS hängen von deinen individuellen Anforderungen und Ressourcen ab. Open-Source-CMS bieten oft eine kostengünstige Lösung, während kommerzielle CMS möglicherweise zusätzliche Funktionen und Support bieten, jedoch höhere Fixkosten haben.

Content in einem CMS erstellen (Quelle: Pixabay)

Fazit für die Auswahl eines CMS

In diesem Artikel haben wir dir die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl eines CMS vorgestellt. So findest du das richtige System, das deinen individuellen Anforderungen und Zielen entspricht. Es ist wichtig, sich ausreichend Zeit für die Recherche und Evaluierung des CMS zu nehmen, bevor du dich entscheidest.

1. Rahmenkriterien für die CMS-Auswahl

• Definiere den Anwendungsbereich, die Ziele und Umfang deiner Website.

• Definiere die Arten von Inhalten, die du verwalten musst (Texte, Bilder, Videos, Produkte usw.).

• Ermittle dein Budget für das CMS (einschließlich Hosting, Entwicklung und laufender Wartung).

• Entscheide dich für die CMS-Art und halte erste Optionen fest, die infrage kommen.

2. Dokumentation aller spezifischen Anforderungen für CMS und CMS-Vergleich

• Dokumentiere deine Anforderungen und gewichte diese. Als Vorlage kannst du die oben im Artikel beschriebenen 20 Anforderungen nutzen (plus ggf. weitere).

• Recherchiere, welche(s) CMS am besten zu deinen Anforderungen passt/passen.

• Wähle entweder direkt ein CMS aus oder vergleiche zwei bis drei Systeme, in dem du sie mit allen wichtigen Anforderungen direkt gegenüberstellst.

3. CMS-Auswahl und CMS-Testphase durchführen

• Wähle das am besten geeignete CMS für deine Website aus.

• Führe eine Testphase durch, um das ausgewählte CMS in einer realen Umgebung zu evaluieren, bevor du dich endgültig zur Nutzung entscheidest.

Das richtige CMS muss deinen individuellen Bedürfnissen gerecht werden und daher sorgfältig analysiert und geprüft werden. Achte auf Nutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Flexibilität und Sicherheit. Darüber hinaus ist die Integration von Drittanbieteranwendungen und ein ansprechendes Frontend wichtig. Ein CMS, das diese Anforderungen erfüllt, ermöglicht es dir, deine Inhalte effektiv zu verwalten, deine Zielgruppen besser zu erreichen und erfolgreich online zu agieren. Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Auswahl des richtigen CMS!