Erfolgreiche CMS-Implementierung: Schritt-für-Schritt erklärt

Unsere Gastautorin Katharina-Maria Röder erklärt Euch in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Euch eine erfolgreiche CMS-Implementierung gelingt. Dazu gibt sie Euch eine Übersicht an passenden Tools.

⁠Ohne ein Content-Management-System (CMS) kommen Unternehmen heutzutage kaum aus, wenn sie bei der Content-Erstellung und Verwaltung mit den Mitbewerber:innen schritthalten wollen. Ein CMS zu implementieren, kann eine heikle Angelegenheit werden. Viele Hindernisse tauchen während der CMS-Einführung auf und wollen gelöst werden. Wie Ihr Schritt-für-Schritt Euer CMS erfolgreich einführt und welche Stakeholder einbezogen werden sollten, erfahrt Ihr in diesem Artikel.

Welche Stakeholder sollten bei der CMS-Implementierung einbezogen werden?

Bei der Implementierung eines CMS sind zahlreiche Stakeholder beteiligt, die unterschiedliche Interessen und Bedürfnisse haben. Sie sollten bei der CMS-Auswahl und der Implementierung unbedingt einbezogen werden:

1. Key-User: Dies sind die Mitarbeiter*innen, die direkt von der CMS-Einführung betroffen sind und das System intensiv nutzen werden, wie Autor*innen, Redakteur*innen und Content-Manager*innen.

2. IT-Abteilung: Die IT-Mitarbeiter*innen, Entwickler*innen und Systemadministrator*innen, die die technische Implementierung und Wartung des CMS verantworten.

3. Management: Geschäftsführung und Abteilungsleiter*innen, die strategische Entscheidungen treffen und oft über das Budget entscheiden.

4. Software-Hersteller: Die Ansprechpartner*innnen des CMS-Herstellers sind wichtig für die Beratung und Unterstützung während der Implementierung und können mit ihrer Erfahrung wertvolle Lösungswege aufzeigen.

5. Mitarbeiter der Fachabteilungen: Sie sind die Endnutzer des CMS und müssen in ihrer täglichen Arbeit damit umgehen können. Dafür ist eine umfassende Schulung notwendig.

Jeder dieser Stakeholder spielt eine wichtige Rolle im Implementierungsprozess und sollte frühzeitig eingebunden werden, um sicherzustellen, dass das CMS den Bedürfnissen aller gerecht wird und effizient implementiert werden kann.

Wie wird ein CMS implementiert? 

Egal für welche CMS-Software Ihr Euch entscheidet, Ihr werde immer mit einigen Schwierigkeiten zu kämpfen haben und Einschränkungen in der Funktionalität in Kauf nehmen müssen. Denn es gibt nicht das perfekte CMS. Was letztendlich über Erfolg oder Niederlage entscheidet, ist die Implementierung. Wie Ihr diese am besten meistert, gehen wir jetzt Schritt-für-Schritt durch.

1. Schritt: Anforderungen an das CMS definieren 

Die erfolgreiche Einführung Eures CMS erfordert eine optimale Abstimmung zwischen dem System und den individuellen Anforderungen Eures Unternehmens an das Content-Management. 

Erstellt eine Anforderungsliste für das CMS und unterteilt diese in „Must-have“-Anforderungen und „nice-to-have“-Anforderungen. Überlegt Euch außerdem, welche zukünftigen Anforderungen es geben kann.

Die Anforderungen solltet Ihr nicht alleine festlegen. Nehmt von Anfang an Kolleg:innen mit ins Boot, die direkt von der CMS-Einführung betroffen sind und das System intensiv nutzen werden. Sie werden Eure Key-User.

Diese Fragen helfen Euch, Eure Anforderungen festzulegen:

• Können die Ziele und Strategien des Unternehmens mit dem CMS unterstützt werden?
• Was sind die Herausforderungen, die Ihr mit der Einführung des CMS lösen wollt?
• Wie können die Lösungen aussehen?
• Welche Technologie soll es sein? 
• Mit welchen anderen Systemen soll das CMS verbunden werden? Notiert Euch hierfür am besten den gesamten Prozess von der Content-Idee bis zur Publikation, um die Schnittstellen zu finden.
• Welche zukünftigen Anforderungen lassen sich aus der Unternehmens-Vision ableiten?
• Wie anpassbar muss das CMS sein?
• Wie hoch ist das Budget?

Entwickelt gemeinsam mit Euren Key-Usern Use Cases mit Zielen, Anforderungen und Prioritäten. Die wichtigsten Use Cases müssen das CMS abbilden können. Nach und nach schränkt Ihr so die Auswahl der CM-Systeme ein. Die Software-Hersteller:innen bieten häufig einen kostenlosen Testzeitraum an. Nutzt diesen, um probeweise die wichtigsten Use Cases abzubilden und Eure Wahl zu treffen. Bezieht auch die Hersteller:innen mit ein, um Eure Fragen direkt klären zu können und den Support zu testen. 

2. Schritt: CM-Prozess mit den Key-Usern definieren

Stellt sicher, dass jede:r aus Eurem Implementations-Team weiß, welche Aufgabe er oder sie hat. Häufig werden Key-User und Stakeholder nicht intensiv genug in das Implementations-Projekt einbezogen. Das führt zu Konflikten und verzögert die CMS-Einführung. Der Content-Workflow-Prozess sollte gemeinsam mit Euren Key-Usern erstellt werden. Der Prozess und die Rollen müssen für alle klar sein. Achtet darauf, alle Beteiligten regelmäßig auf den neusten Stand zu bringen. Nutzt den Neustart und erstellt zudem Vorgaben für standardisierte Vorgehensweisen, bspw. bei der Content-Erstellung. Ein gutes CMS wird Euch dabei unterstützen, abteilungsübergreifend eine reibungslose Zusammenarbeit zu gestalten und effizienter zu arbeiten.

3. Schritt: Projekt-Planung für die CMS-Implementierung 

Als Nächstes erstellt Ihr einen Zeitplan für die Umsetzung der CMS-Einführung. Stimmt diesen Plan mit allen Key-Usern und Stakeholdern ab. Es ist nahezu unmöglich, zu Beginn alle Anforderungen zu kennen oder diese vollumfänglich zu beschreiben. Daher ist es empfehlenswert, die CMS-Implementierung mit einer agilen Projektmanagement-Methode wie Scrum durchzuführen. Wenn Euch Scrum noch kein Begriff ist: In diesem Video wird agiles Projektmanagement mit Scrum in knapp 5 Minuten erklärt. 

Die Key-User, wie Autor:innen, Redakteur:innen, IT-Mitarbeiter:innen und Manager:innen, sowie ihre Rollen und Zuständigkeiten habt Ihr bereits geklärt. Haltet die Informationen am besten auch schriftlich fest, damit jeder weiß, wer was macht und die Zusammenhänge versteht. Ihr beginnt nun, gemeinsam mit Euren Key-Usern, kleine Teil-Projekte zu planen. Stück für Stück wird so der gesamte Prozess abgebildet. Beginnt Ihr nach erfolgreicher Planung mit der Umsetzung, wird es immer wieder zu größeren und kleineren Hürden kommen. Was uns zum nächsten Punkt bringt. 

4. Schritt: Ansprechpartner:innen des Software-Herstellers

Es ist sinnvoll, Ansprechpersonen der Software-Hersteller möglichst früh in Euren Implementierungs-Prozess mit einzubeziehen. Sie lernen so Eure Anforderungen und Arbeitsweisen gut kennen. Dadurch ist eine sehr gute Beratung und Unterstützung möglich, wenn Ihr mit der Einführung beginnt. Solltet Ihr Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben, erhaltet Ihr eine kompetente und individuelle Beratung. Das spart Euch Zeit und Nerven. Eure Ansprechperson begleitet außerdem nicht zum ersten Mal eine CMS-Implementierung. Mit der Projekterfahrung ist sie eine wertvolle Hilfe in allen Belangen und sieht Lösungswege, auf die Ihr nicht kommt. Sie findet Wege, um Eure Anforderungen mit dem Tool abzubilden, auch wenn es dafür kein eigenes Feature gibt. 

5. Schritt: Training für Mitarbeiter:innen planen und durchführen

Die Schulung der Mitarbeiter:innen gehört zu den wichtigsten Schritten im Implementierungs-Prozess des CMS. Erstellt Lernmaterialien und Präsentationen für alle betroffenen Mitarbeiter:innen. Je nachdem, wie groß Euer Unternehmen ist, könnt Ihr die Key-User als Multiplikatoren nutzen. Für jede Benutzergruppe gibt es eigene Materialien. Plant genug Zeit ein, Materialien zu erstellen und Schulungen durchzuführen. Ihr müsst sicherstellen, dass zeitnah alle betroffenen Mitarbeiter:innen geschult werden. Nicht alle Mitarbeiter:innen sind Neuerungen gegenüber aufgeschlossen. Vor allem, wenn sie direkt in ihre tägliche Arbeit eingreifen. Eine umfassende Schulung kann die Bedenken ausräumen und ebnet den Weg für Eure erfolgreiche CMS-Einführung. 

6. Schritt: Tests und Qualitätskontrolle

Bevor das CMS unternehmensweit ausgerollt wird, solltet Ihr es gründlich testen und eine Zeit lang nur den Key-Usern zur Verfügung stellen. Lasst diese die Software nutzen und Feedback geben, ob das System funktioniert wie erwartet. Erst, wenn die Tests erfolgreich bestanden sind, solltet Ihr das CMS für alle im Unternehmen zugänglich machen. Das kann per Big Bang oder Schritt-für-Schritt erfolgen. 

Nach der Inbetriebnahme ist die Implementierung aber noch nicht ganz abgeschlossen. Richtet Qualitätskontrollen ein, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Dazu gehört z. B., ob Daten korrekt übertragen oder Beiträge auf allen Plattformen im richtigen Design veröffentlicht werden. 

Was sind die besten CMS? 

Jedes CMS hat Vor- und Nachteile. Wie diese zu bewerten sind, hängt davon ab, welche Anforderungen Ihr an das System habt. Open-Source-Software, Headless CMS, hybride Formen: Eine große Auswahl an Content Management Systeme (CMS) mit Bewertungen von echten Nutzer:innen könnt Ihr bei OMR Reviews finden. Weil es eine so große Auswahl gibt, ist es essenziell, dass Ihr Euch intensiv mit Euren Anforderungen auseinandersetzt. Um Euch den Einstieg zu erleichtern, haben wir für Euch eine Übersicht mit den 10 beliebtesten Tools aus der Kategorie Content Management Systeme (CMS) erstellt:

• WordPress
• Storyblok
• Contao
• Pimcore
• TYPO3
• Magnolia
• HubSpot CMS Hub
• Scrivito CMS
• Joomla
• Contentful

In diesem Beitrag auf OMR Reviews zu den besten Content-Management-Systemen findet Ihr viele der oben aufgelisteten CMS. Dort könnt Ihr im Detail nachlesen, welche Funktionen die CMS haben und wie viel sie Euch kosten. Mithilfe Eurer Anforderungen zu benötigten Funktionen und Budget, könnt Ihr bereits einige ausschließen. Habt Ihr ein größeres Unternehmen, seid Ihr mit einem Enterprise-CMS gut beraten. Schaut Euch dazu auf jeden Fall den Artikel „Die 6 besten Enterprise-Content-Management-Systeme“ an. 

Fazit

Eine CMS-Implementierung ist kein einfaches Unterfangen. Hier treffen viele unterschiedliche Bereiche, Prozesse, Persönlichkeiten und Anforderungen aufeinander. Hinzu kommt, dass solch große Änderungen nicht von allen willkommen geheißen werden. Es gilt also, viele Herausforderungen zu meistern. Beachtet Ihr die wesentlichen Schritte, die in diesem Beitrag genannt wurden, seid Ihr auf einem guten Weg. Holt Euch tatkräftige Unterstützung aus Eurem Unternehmen und extern durch Ansprechpartner:innen der CMS-Hersteller und es kann (fast) nichts mehr schiefgehen!