Betreuungssoftware statt Trade Republic: Warum Gründer Jannis Gkatsopoulos mit Karedo jetzt das Sozialwesen digitalisiert

In einem alten Gewerbehinterhof in Prenzlauer Berg, wo Trade Republic einst zur größten deutschen Startup‑Geschichte wurde, entwickeln Jannis Gkatsopoulos und sein Mitgründer Clemente Serrano mit Karedo eine KI-Betreuungssoftware für Behörden und Rechtliche Betreuer*innen.

In Deutschland gibt es rund 16.000 Berufsbetreuer*innen mit einer besonderen gesellschaftlichen Verantwortung: Sie kümmern sich um mehr als 400.000 Menschen, die ihre Angelegenheiten nicht mehr selbst regeln können. Doch statt viel Zeit für die persönliche Betreuung zu haben, versinken viele von ihnen in Bürokratie. Jannis Gkatsopoulos will das ändern: Mit der Betreuungssoftware Karedo bringt er die Rechtliche Betreuung vom physischen Aktenordner in ein neues KI-Zeitalter.

Stell dir vor, du arbeitest bei einem der größten Fintech-Startups Deutschlands. Du bist Teil einer Erfolgsgeschichte, die viele Menschen kennen. Und dann entscheidest du dich, diese Welt zu verlassen, um Aktenordnern, manueller Belegführung und Faxgeräten im Sozialwesen den Kampf anzusagen. Ungefähr so hat es Jannis Gkatsopoulos getan. Zuvor war er Leiter für das Produktmanagement bei Trade Republic und Unternehmensberater für Banken bei PwC. Mit komplexen Prozessen kennt er sich deshalb aus. Heute nutzt Jannis Gkatsopoulos dieses Wissen, um mit Karedo eine moderne Software für Berufsbetreuer*innen zu bauen.

„Mein Fokus lag immer darauf, komplexe Prozesse durch Technologie so zu vereinfachen, dass sie für die Nutzer*innen intuitiv und bedienungsfreundlich werden“, sagt der Gründer. „Im Behördenumfeld gibt es noch extrem viel Papierkram, manuelle Arbeit und Medienbrüche, also einen Wechsel zwischen analogen und digitalen Inhalten oder unterschiedlichen Tools. Genau deshalb ist hier das Digitalisierungspotenzial so groß. Mit Karedo wollen wir Betreuer*innen Werkzeuge an die Hand geben, mit denen sie ihren Job gut machen können.“

Hinter Karedo steckt eine persönliche Geschichte: Jannis Gkatsopoulos hat die Hürden der Branche im eigenen Elternhaus miterlebt. Seine Mutter arbeitet als Rechtliche Betreuerin und kämpfte vor Karedo täglich mit ihrer Software für Berufsbetreuer*innen, die längst aus der Zeit gefallen war. „Etablierte Programme müssen meistens lokal auf dem Rechner installiert werden, sind wenig intuitiv und binden die Nutzer*innen an starre Jahresverträge ohne Testphase“, erklärt der Gründer. „Meine Mutter saß abends oft stundenlang am Schreibtisch, nur um Berichte zu schreiben oder Belege zu sortieren, weil die Software sie eher ausgebremst als unterstützt hat.“

Was dem Markt fehlte: eine moderne Cloud-Lösung, die überall funktioniert und intuitiv nutzbar ist. „Gesetze und Berichtspflichten ändern sich ständig und der Dokumentationsdruck steigt. Ohne moderne Betreuungssoftware wird es immer schwerer, viele Fälle sauber zu führen“, sagt Jannis Gkatsopoulos.

Berufsbetreuer*innen jonglieren im Schnitt 42 gleichzeitig. Jeder Fall bedeutet eine individuelle Lebenssituation, medizinische Notwendigkeiten und finanzielle Entscheidungen. Zudem sorgen Vereinsamung und demografischer Wandel dafür, dass immer mehr Menschen auf rechtliche Betreuung angewiesen sind.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Dokumentation: Seit der letzten großen Betreuungsreform 2023 müssen Berufsbetreuer*innen nicht mehr nur die finanzielle Rechnungslegung nachweisen, sondern auch den Willen der betreuten Person viel stärker in den Mittelpunkt stellen und dokumentieren. Das bedeutet, dass alle Hausbesuche, Telefonate und Entscheidungen im Sinne der Klient*innen schriftlich festgehalten werden sollten.

Informationen würden häufig in Papierakten, Word-Dokumenten oder unübersichtlichen Excel-Listen liegen. Das klingt nicht nur ineffizient, sondern birgt auch Risiken: Werden Fristen für Anträge oder Berichte verpasst oder fehlen Nachweise, drohen Haftung und finanzielle Einbußen bei der Vergütung – ganz zu schweigen von den Auswirkungen auf die Klient*innen. Ohne eine zeitgemäße Software für Berufsbetreuer*innen würden sich diese komplexen Abläufe laut Jannis Gkatsopoulos heute kaum noch rechtssicher bewältigen lassen. „Das System kommt ans Limit.“

Die KI übernimmt Aufgaben, die bisher Stunden gekostet haben. Ein Beispiel sind laut Jannis Gkatsopoulos KI-gestützte Aktennotizen: Betreuer*innen nehmen nach einem Hausbesuch eine Sprachnotiz auf dem Smartphone auf und die Software erstellt automatisch einen strukturierten Eintrag in der Falldokumentation.

Auch die Erstellung von Jahresberichten werde durch die KI-Betreuungssoftware schneller: „Daten aus dem Jahr werden gebündelt und Entwürfe vorbereitet. Das spart pro Fall mehrere Stunden“, sagt der Gründer.

Gerade im Umgang mit sensiblen Gesundheits- und Finanzdaten sei aber Sicherheit das wichtigste Kriterium. Generische KI-Tools eignen sich laut Jannis Gkatsopoulos nicht für diesen Bereich. Die Gefahr, dass Daten auf fremden Servern landen oder für das Training öffentlicher Modelle genutzt werden, sei zu groß. „Es ist nicht empfehlenswert, für solche Aufgaben einfach generische KI-Tools wie ChatGPT zu verwenden. Ohne Fachkontext und Datenschutzmaßnahmen können Ergebnisse fachlich falsch oder datenschutzrechtlich heikel sein“, so der Gründer. Karedo setze daher auf einen Privacy-by-Design-Ansatz: „Die Daten unserer Kund*innen werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gesichert, welche höchste Compliance-Standards erfüllen. Wir stellen zudem sicher, dass die eingegebenen Informationen niemals zum Training für KI-Modelle verwendet werden.“

Die Vision von Jannis Gkatsopoulos und seinem Team geht weit über eine reine Betreuungssoftware hinaus. Langfristig wollen sie Karedo zu einer zentralen Plattform für die gesamte Behördenkommunikation im Sozialwesen weiterentwickeln. Ziel sei eine nahtlose Vernetzung zwischen Betreuer*innen, Gerichten, Jobcentern und privaten Einrichtungen. 

Dazu bietet Karedo seinen Nutzer*innen ein eBO-Postfach (elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach), welches einen sicheren, elektronischen Schriftverkehr mit Gerichten und Behörden ermöglicht. Das eBO-Postfach ist ab 2026 vielerorts verpflichtend für Berufsbetreuer*innen und bereits in die Plattform integriert. Dadurch lassen sich beispielsweise Anträge oder automatisch generierte Jahresberichte direkt an Gerichte weiterleiten.

Mittels Bankanbindung verfüge Karedo zudem über eine Schnittstelle zu allen Banken, über die sich die Konten der Klient*innen mit der Betreuungssoftware verknüpfen lassen. „So haben Betreuer*innen Einnahmen und Ausgaben jederzeit im Blick und können die Rechnungslegung auf Knopfdruck erstellen“, so der Gründer.

„Wir wollen Karedo zur digitalen Basis machen, auf der Fälle, Kommunikation und Dokumente endlich durchgängig zwischen Behörden und Bürger*innen funktionieren. Das betrifft nicht nur Betreuung, sondern perspektivisch auch Bereiche wie Jugendhilfe, Jobcenter, Migration oder Grundsicherung“, so der Gründer. Der Handlungsdruck sei groß: „Arbeit und Soziales ist einer der größten Posten im deutschen Bundeshaushalt und trotzdem ist die Softwarelandschaft dort extrem veraltet, teuer und voller Insellösungen. Was fehlt, sind Teams, die den Mut haben, diese Komplexität zu bändigen und moderne Cloud- und KI-Lösungen zu bauen.“

Schon jetzt würden neben Berufsbetreuer*innen auch Behörden und Betreuungsvereine mit Karedo arbeiten. „Wir merken auf jeden Fall, dass die Offenheit für Innovation deutlich größer ist, als viele denken“, so Jannis Gkatsopoulos.

Der Wechsel zu einer neuen Software kostet am Anfang Überwindung und Zeit für die Einarbeitung. Doch wer den Schritt wagt, wird mit einer enormen Zeitersparnis und Flexibilität belohnt. Jannis Gkatsopoulos rät allen Kolleg*innen seiner Mutter, nicht vor der Technik zurückzuschrecken: „Am Ende soll die Technologie den Menschen helfen, die sie nutzen. Dann bleibt auch wieder mehr Zeit für das Wesentliche.“