Rechnung erstellen leicht gemacht – so erstellt Ihr blitzschnell eine Rechnungen

1. Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
2. Unterschied in der Rechnungserstellung: Privatpersonen, Kleinunternehmer:innen und Ausland
3. Wie erstelle ich eine Rechnung? Der 5-Schritte-Leitfaden zur Rechnungserstellung
4. Empfehlenswerte Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftware zur Erstellung von Rechnungen
5. Das passiert nach der Rechnungserstellung – Storno, Versand, Mahnung, Eintreibung, Verzug
6. Müssen Rechnungen archiviert werden oder nicht?
7. Quittung, Gutschrift, Abschlagsrechnung – die wichtigsten Begriffe kurz erklärt

Wer die Welt der normalen Festanstellung verlässt und sich als Freelancer:in oder Kleinunternehmer:in selbstständig macht, muss eine Menge neue Skills lernen und Aufgaben bewältigen. Dazu gehört das Schreiben von Rechnungen für erbrachte Leistungen. Ohne geht es in Deutschland nicht. Die werden nämlich einerseits monatlich oder quartalsweise für Eure Buchhaltung und andererseits jährlich für Eure Steuererklärung gebraucht. Wenn zwischendurch die Krankenkasse Nachweise von Euch will, das Finanzamt Euch einer Prüfung unterzieht oder ihr Euch für die Künstlersozialkasse bewerbt, werden ebenfalls Eure Rechnungen angefordert.

Was Ihr unbedingt vermeiden solltet, sind fehlerhafte Rechnungen. Damit meinen wir nicht nur kleine Tippfehler oder verschobenen Designelemente, sondern gravierende Fehler wie die falsche Ausweisung der Mehrwertsteuer oder die Angabe inkorrekter Bankdaten. Das kann zu Strafen und teuren Nachzahlungen führen, die Ihr Euch besonders zu Beginn einer Selbstständigkeit bestimmt nicht leisten könnt.

Damit Ihr beim Thema „Rechnung erstellen“ auf der sicheren Seite seid, liefert dieser Artikel Euch die wichtigsten Informationen rund um Dos und Don’ts, kurze Erklärungen relevanter Begriffe sowie eine kurze Übersicht von Rechnungserstellung-Tools. 

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Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Das Umsatzsteuergesetz, genauer § 14 UstG, hält fest, dass es sich bei einer Rechnung um ein offizielles Dokument handelt. Sie muss deshalb eine Reihe von Pflichtangaben enthalten, um gültig zu sein. Ansonsten kann das für Euch oder Eure Kund:innen zu steuerrechtlichen Problemen führen. Das wäre ärgerlich, besonders da es sich bei den Pflichtangaben gar nicht um sonderlich komplexe Informationen handelt.

Im Detail sind dies die Pflichtangaben für eine GoB-Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift (und ggf. Firmenname) der empfangenden Partei
• Firma, Name und Anschrift von Euch/ der Person, die die Rechnung schreibt (z. B. ganz oben oder unten)
• Ausstellungsdatum der Rechnung und fortlaufende Rechnungsnummer
• Informationen bzgl. Art der Leistung/Ware und Umfang
• Steuersatz und Nettobetrag
• Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
• Zeitpunkt bzw. Zeitrahmen der Lieferung/Leistung
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Euch/ der Person, die die Rechnung erstellt
• Ggf. Begründung für die Befreiung von der Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)

Unterschied in der Rechnungserstellung: Privatpersonen, Kleinunternehmer:innen und Ausland

Wenn Ihr eine Rechnung erstellt, macht es einen gewaltigen Unterschied, ob Ihr das als Privatperson oder als Kleinunternehmer:in tut. Was es dabei zu beachten gibt, erfahrt Ihr jetzt.

Rechnung erstellen als Privatpersonen

Als Privatperson könnt Ihr z.B. dann eine Rechnung erstellen, wenn Ihr einmalig eine Leistung oder ein Produkt verkauft. Wie Eure Kund:innen bezahlen und ob es sich dabei um Unternehmen oder ebenfalls Privatpersonen handelt, ist in so einem Fall egal. Auch als Privatperson könnt Ihr übrigens mahnen, wenn das auf der Rechnung vermerkte Zahlungsziel nicht eingehalten wird.

Was Ihr als Privatpersonen auf keinen Fall machen dürft, ist Steuern auf einer Rechnung ausweisen. Auch dann nicht, wenn Eure Rechnung an ein Unternehmen geht. Wer Steuern mitberechnet, muss diese nämlich auch wieder an das Finanzamt abführen.

Die Höhe einer Privatrechnung ist unbegrenzt. Einen Gewinn von über 730€ müsst Ihr allerdings bei der Steuer angeben und ggf. versteuern.

Als Privatverkäufer:in müsst Ihr kein Wiedergaberecht einräumen. Um auch hier rechtlich abgesichert zu sein, tragt am besten auf der Rechnung eine Anmerkung in dieser Art ein: “Da es sich um einen Privatverkauf handelt, entfallen jegliche Garantieansprüche.”.

Rechnung erstellen als Kleinunternehmer:innen

Sobald Ihr mehrfach in Folge bzw. regelmäßig Rechnungen schreibt, gilt das als anmeldepflichtiges Gewerbe und Ihr somit als Unternehmer:in. Im Zweifelsfall solltet Ihr Euch beim Finanzamt oder einer Steuerberatung rückversichern.

Auch als Kleinunternehmer:in müsst Ihr übrigens keine Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer auf Euren Rechnungen ausweisen. Ihr müsst aber den Grund für die fehlende Aufführung nennen. Den Begriff „Kleinunternehmerregelung“ könnt, müsst Ihr aber nicht anführen. Sinnvoll ist aber auf jeden Fall ein Verweis auf den einschlägigen Gesetzesparagrafen (§19 UstG).

Das könnt Ihr zum Beispiel so formulieren:

• „Nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) entfällt die Berechnung der Umsatzsteuer.”
• „Entsprechend § 19 UstG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“

Wir haben extra einen Artikel über Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen geschrieben. Schaut gern rein, wenn es Euch interessiert.

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Rechnungen ins Ausland stellen

Besonders in unserer digitalisierten und globalisierten Gesellschaft kann es schnell mal vorkommen, dass Ihr Aufträge aus dem Ausland erhaltet. Wenn für Euch die Kleinunternehmerregelung gilt, ändert sich auch hier nichts. Ihr seid weiterhin von der Ausweisung der Steuer befreit.

Seid Ihr stattdessen Regelunternehmer:in und erbringt Eure Leistung an Privatpersonen oder Kleinunternehmer:innen, stellt Ihr Rechnungen mit Steuern aus. Auch hier ändert sich nichts im Vergleich zur Rechnung im Ausland.

Knifflig wird es nur, wenn sowohl Ihr als auch die andere Partei Regelunternehmer:in seid. Bei Rechnungen ins EU-Ausland müsst Ihr Euch dann mit dem Reverse-Charge-Verfahren auseinandersetzen. Stellt Ihr Rechnungen in Drittländer wie die USA aus, müsst Ihr Euch sogar an die länderspezifischen Regelungen halten.

(Foto: Ken Teegardin / Flickr / CC BY-SA 2.0

Wie erstelle ich eine Rechnung? Der 5-Schritte-Leitfaden zur Rechnungserstellung

Am einfachsten ist es, wenn Ihr für die Rechnungserstellung ein Buchhaltungstool verwendet. Je nach Tool könnt Ihr darin nicht nur ganz einfach Rechnungen erstellen, sondern auch Angebote, Mahnungen, Rechnungskorrekturen etc. Das lohnt sich besonders dann, wenn Ihr regelmäßig Rechnungen schreibt und Eure Buchhaltung lernen und vereinfachen wollt. Erstellt Ihr nur gelegentlich Rechnungen, könnt Ihr auch einfach ein Texterstellungs-Tool wie Microsoft Word benutzen und in wenigen Steps eine rechtssichere Rechnung erstellen:

Schritt 1: Kundeninformationen

Oben links tragt Ihr wie bei einem Briefkopf alle wichtigen Daten Eurer Kund:innen ein:

• Unternehmensname/Name
• Adresse
• Kontaktinformationen
• Ggf. Steuernummer
• Ggf. Kundennummer

Schritt 2: Rechnungsdetails

Darunter oder rechts daneben kommen all die kleinen Details, auf die das Finanzamt besonders viel Wert legt:

• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Ggf. Zahlungsziel (Könnt Ihr auch an anderer Stelle vermerken.)
• Lieferdatum oder Lieferzeitraum
• Ggf. Referenz oder Bestellnummer

Schritt 3: Leistungsinformationen

Damit Eure Kund:innen und das Finanzamt die Leistung zuordnen können (und z. B. prüfen können, dass der richtige Steuersatz verwendet wurde), müsst Ihr jede Leistung aufführen – entweder einzeln oder unter einem Sammelbegriff. In letzterem Fall solltet Ihr aber in einem Extrafeld aufführen, was alles inbegriffen ist. Um auf der sicheren Seite zu sein, tragt Ihr das alles ein:

• Produkt/Leistung
• Ggf. Menge und Einheit (bspw. 3 Stunden, 7 Stück) oder alternativ Pauschale
• Einzelpreis pro Einheit (Netto)
• Ggf. Steuersatz
• Ggf. Rabatt
• Netto-Summe der einzelnen Leistungen/Produkte
• Netto-Gesamtsumme
• Ggf. Netto-Steuersumme
• Brutto-Gesamtsumme

Schritt 4: Eure Rechnungsdaten

Was niemals auf Euren Rechnungen fehlen darf, sind Eure vollständigen und korrekten Daten. Die könnt Ihr zum Beispiel im Dokument oben in der Kopfzeile oder unten in der Fußzeile unterbringen. Ganz wichtig sind:

• Ggf. Unternehmensname
• Euer vollständiger Name
• Eure vollständige (Geschäfts-)Anschrift
• Kontaktinformationen: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Website
• Ggf. Eure Umsatzsteuer-ID und Eure Steuernummer
• Eure Bankdaten

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Schritt 5: Der Rechnungstext

Auch wenn Eure Rechnungen nicht unbedingt einem freundlichen Brief entsprechen müssen, solltet Ihr ein paar Worte oberhalb oder unterhalb der Leistungsauflistung anfügen. Der Inhalt ist zum Teil selbsterklärend, kann aber auch wichtige Informationen enthalten:

• Anrede
• Ggf. freundlicher Dank für die Beauftragung und einleitender Satz in die Leistungsaufstellung
• Ggf. (erneut) Hinweis auf die Zahlungsfrist
• Ggf. Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
• Verweis darauf, wo Eure Bankdaten auf der Rechnung aufgeführt sind
• Freundliche Abschiedsformel
• Euer Name

Beispiel für eine Musterrechnung

Empfehlenswerte Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftware zur Erstellung von Rechnungen

Mit den folgenden Tools könnt Ihr Rechnungen erstellen:

• sevDesk
• Lexoffice
• orgaMAX
• Zervant (kostenlos)
• easybill
• FastBill
• WISO MeinBüro
• Papierkram
• Billomat
• GetMyInvoices.com
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In unserem Artikel zu den besten Rechnungssoftwares gehen wir auch detailierte auf die verschiedenen Tools zur Rechnungserstellung ein. Mehr Informationen und weitere Softwares findet Ihr zudem in der Kategorie Buchhaltungssoftwares auf OMR Reviews.

Das passiert nach der Rechnungserstellung – Storno, Versand, Mahnung, Eintreibung, Verzug

Wenn Eure Rechnung erstellt ist, fängt der Spaß erst so richtig an. Der Versand ist in der digitalen Welt noch recht einfach: Einfach per E-Mail versenden. Ihr könnt aber auch ganz old school Eure Rechnungen mit der Post verschicken oder eben persönlich übergeben.

Storno

Fällt im Nachhinein auf, dass die Rechnung nicht korrekt ist, muss sie storniert werden. Ein Fehler kann nicht einfach ignoriert werden. Das macht nämlich spätestens bei der Steuer Probleme. Mit einer Stornorechnung macht Ihr alles richtig. Die ist der ursprünglichen Rechnung ähnlich – sie enthält die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die Leistungsangaben von ihr. Zusätzlich enthält sie aber auch eine Stornorechnungsnummer. Außerdem steht vor dem stornierten Rechnungsbetrag ein Minuszeichen.

Auf der Stornorechnung muss der Begriff „Storno“ oder „Rechnungskorrektur“ auftauchen. Vermeidet aber den Begriff „Gutschrift“. Der sorgt beim Finanzamt für unnötige Verwirrung. Was mit einer Gutschrift gemeint ist, erfahrt Ihr weiter unten im Artikel.

Verzug und Mahnung

Auf Euren Rechnungen sollte immer ein Zahlungsziel angegeben werden. Habt Ihr bis ein paar Tage nach dem Zahlungsziel kein Geld erhalten, ist Euer Gegenüber in Zahlungsverzug. Da es sich dabei oft nicht um böse Absicht handelt, schickt Ihr zunächst eine Zahlungserinnerung. Es sei denn, Ihr möchtet das nicht oder seid Euch einer bösen Absicht sicher.

Dann könnt Ihr direkt eine erste Mahnung versenden. Da Euch Mehraufwand entsteht, könnt Ihr dafür Mahngebühren erheben. Dafür gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Als Richtwert hat sich aber ein Betrag zwischen 5 und 7,50 Euro durchgesetzt. Für die zweite Mahnung zwischen 7,50 und 10 Euro. Handelt es sich bei der zahlungspflichtigen Partei um Geschäftskund:innen, könnt Ihr eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro erheben.

Aus Euren Zahlungserinnerungen und Mahnungen muss ein klarer Bezug zur Originalrechnung bestehen. Dazu könnt Ihr zum Beispiel die Rechnungsnummer aufführen. Tipp: In vielen Rechnungserstellung-Softwares könnt Ihr aus einer Rechnung direkt eine Mahnung erstellen.

Ihr solltet für jeden Schritt ein neues Zahlungsziel festlegen. 14 Tage gelten jeweils als Standard. Zeigt die säumige Partei sich weiterhin als zahlungsunwillig, leitet Ihr juristische Schritte ein. Weist Eure:n Kund:in darauf aber bei Übermittlung der letzten Mahnung hin. Oft reicht die Androhung schon aus, um zur Zahlung zu bewegen.

Eintreibung

Seid Ihr trotz Mahnungen und Androhung von Inkasso oder juristischen Schritten weiter erfolglos, geht es an die Eintreibung. Euch stehen dafür verschiedene Möglichkeiten bereit:

• Inkasso-Unternehmen beauftragen
• Anwalt bzw. Anwältin einschalten
• Forderung einklagen

Schaltet Ihr ein Inkasso-Unternehmen ein, bekommt Ihr meist sofort Euer Geld – abzüglich der Kosten für die Dienstleistung. Das Inkasso-Unternehmen holt sich das Geld dann von der säumigen Partei zurück. Es kann außerdem ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Euch juristisch beraten oder vor Gericht vertreten, darf es aber nicht.

Spätestens wenn es vor Gericht geht, braucht Ihr eine Anwältin bzw. einen Anwalt. Ihr könnt aber auch statt des Inkasso-Unternehmens direkt juristische Hilfe in Anspruch nehmen. Diese können sich speziell um zahlungsunwillige Kund:innen kümmern. Die entstehenden Kosten tragen die nicht zahlenden Kund:innen.

Müssen Rechnungen archiviert werden oder nicht?

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen liegt bei zehn Jahren. Das betrifft sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen, gilt aber nicht unbedingt für Privatpersonen. Erst wenn es für die Steuer relevant wird, solltet Ihr auch hier die Frist einhalten.

Während der gesamten zehn Jahre müsst Ihr dafür sorgen, dass die Rechnungen nicht verloren gehen, manipuliert oder beschädigt werden können. Sie müssen dem zugrundeliegenden Geschäftsvorfall immer zuzuordnen sein. Bei einer Betriebsprüfung müssen alle Rechnungen schnell vorliegen.

Übrigens: Wenn Ihr eine Rechnung per E-Mail verschickt, müsst Ihr diese ggf. auch archivieren. Und zwar wenn darin zusätzliche Informationen enthalten sind (zum Beispiel zu Rabatten). Standard-E-Mails mit freundlichen Floskeln archiviert Ihr hingegen nicht.

Quittung, Gutschrift, Abschlagsrechnung – die wichtigsten Begriffe kurz erklärt

Nun haben wir Euch bereits viel zum Thema Rechnungsstellung erzählt. Ein paar Begriffe haben es jedoch nicht in unsere Ausführungen geschafft. Daher folgen hier ein paar kurze Erläuterungen:

Quittung

Mit einer Quittung bestätigt Ihr den Empfang einer Leistung bzw. die Zahlung der Leistung. Das Ganze ist vergleichbar mit einem Kassenbon. Auf der Quittung steht:

• Der Name der Person, die die Leistung empfängt,
• Das Ausstellungsdatum,
• Die Art und Menge des Produkts/ der Dienstleistung,
• Der Steuerbetrag und Steuersatz,
• Der Bruttopreis in Zahlen und Worten.

Eine Quittung wird meist bei Barverkäufen benutzt.

Gutschrift

Eine Gutschrift ist quasi eine umgekehrte Rechnung. Eine Abrechnungsgutschrift (die die leistungsempfangende Person ausstellt) ersetzt eine Rechnung (die die leistende Person ausstellt). Das wird zum Beispiel im Fall von Provisionen im Vertrieb oder monatlichen Abrechnungen freier Journalist:innen gemacht.

Abschlagsrechnung

Ihr könnt eine größere Rechnung in mehreren kleineren Rechnungen ausstellen. Das ergibt dann Sinn, wenn Ihr Anzahlungen nehmt oder eine Leistung über einen längeren Zeitraum erbringt. In einer Abschlagsrechnung berechnet Ihr dann einen Teil der Gesamtleistung. Wichtig: Die letzte Rechnung, die Ihr erstellt, heißt Schlussrechnung. Darin müssen die Gesamtforderung, die bereits beglichene Summe und die Restforderung aufgeführt sein.

Jetzt solltet Ihr bestens informiert und gewappnet sein, um entspannt Rechnungen erstellen zu können. Falls nicht, setzt Ihr Euch am besten mit einem:r Steuerberater:in oder einem:r Buchhalter:in zusammen oder schaut Euch tatsächlich mal die gängigen Tools zur Rechnungserstellung auf dem Markt an. So könnt Ihr beim Erstellen von Rechnungen eine ganze Menge Zeit und Nerven sparen!