Projektmanagement

6 retrospektive Methoden & Tools für Euch und Euer Unternehmen

Finn Reiche 13.02.2022

In diesem Artikel erfahrt Ihr mehr über die Retrospektive, die Euch und Eurem Unternehmen dabei helfen kann, Projekte zu reflektieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Unser Gastautor Finn bringt euch in diesem Artikel die Retrospektive im Projektmanagement näher.

Eine Retrospektive ist eine Methode, in welcher die Vergangenheit reflektiert wird – alle Latein-Sprecher:innen erinnern sich vielleicht an retrospectare „zurückblicken“. Es wird gemeinsam auf die Leistungen in einem Projekt oder der allgemeinen Zusammenarbeit zurückgeblickt und diese werden kritisch reflektiert. Eine kritische Reflektion der geleisteten Arbeit ist in mehrerlei Hinsicht sinnvoll, als auch notwendig. Eine Retrospektive ist dabei der Rückblick auf ein Projekt, ein Kick-Off-Meeting die Vorausschau.

Inhaltsverzeichnis

  1. Retrospektiven im Projektmanagement
      1. Five Finger Feedback
      2. Fünf Fragen
      3. Start and Stop
      4. I Like – I Wish – I Wonder
      5. DAKI Retrospektive
      6. Keep, Drop, Try
  2. Retrospektive Tools
  3. Fazit

Neben einer fachlichen Auseinandersetzung geht es bei einer Retrospektive vor allem auch um die Team-Zusammenarbeit, sowie zugehörige Rahmenbedingungen (z.B. was behindert mich in meiner täglichen Arbeit und wie könnte dies verbessert werden?).

In beiden Dimensionen – fachliche Leistungen und Team-Zusammenarbeit – geht es bei Retrospektiven zunächst darum, die bisherigen Leistungen zu bewerten. Dabei ist es insbesondere wichtig, gemachte Fehler zu erkennen und die Ursachen sowie Auswirkungen (inklusive Maßnahmen zur Milderung dieser) zu identifizieren. Nur so gelingt es, Wiederholungsfehler zu vermeiden.

Nachdem wir Euch erklärt haben, was eine Retrospektive ist und warum Ihr eine Retrospektive durchführen sollte, widmen wir uns jetzt der Fragestellung, wo Retrospektiven eingesetzt werden.

Retrospektiven im Projektmanagement

Retrospektiven werden vor allem im Projektmanagement eingesetzt. Arbeit wird grundsätzlich unterschieden in projektbasierte Arbeit und nicht-projektbasierte Arbeit. Ein Projekt ist dabei ein Vorhaben, welches einzigartig ist – in Bezug auf die Ziele, die Ressourcen, die Zeitplanung etc.

In nicht-projektbasierter Arbeit gibt es nur wenig eingeplante Zeiten, in welchen eine Retrospektive vorgesehen ist. Beispielsweise werden in der Fließband-Arbeit, an Supermarktkassen oder in Ämtern sicherlich nur vereinzelt Retrospektiven durchgeführt, da das Tagesgeschäft im Vordergrund steht.

Hingegen planen einige Projektmanagement-Vorgehensmodelle Retrospektiven aktiv ein. Im traditionellen Projektmanagement haben Retrospektiven den Charakter gängiger Lessons Learned. Fehler werden gesammelt und Maßnahmen zur Milderung der aufgetretenen Probleme werden notiert, sodass bei Folge-Projekten weniger Zeit zur Suche geeigneter Maßnahmen aufgewendet werden muss. Diese Lessons Learned des traditionellen Projektmanagements betrachten jedoch meist nur die fachlichen Dimensionen des Projektes – nicht aber die Team-Zusammenarbeit. Ein Rückblick auf die geleistete Arbeit wird vorwiegend am Ende eines Projektes gemacht. Wenn Ihr Euch nicht mehr sicher seid, welche Projektmanagement-Phasen es gibt, könnt Ihr diese im Artikel zu den verschiedenen Projektmanagement-Phasen nachlesen.

Scrum, eine agile Projektmanagement-Methode, plant Retrospektiven aktiv in die Projektarbeit ein. Bei Scrum handelt es sich um einen Ansatz, welcher auf sogenannten Sprints basiert. Das sind Zeit-Slots von wenigen Tagen bis mehreren Wochen. Innerhalb eines Sprints werden definierte Aufgaben erledigt, ist der Sprint zu Ende trifft man sich, bespricht den vergangenen Sprint und plant den nächsten. Dieses Besprechen des Sprints ist eine Sprint-Retrospektive. Der Scrum-Guide, auf welchem dieser Ansatz beruht, schlägt eine Mindest-Zeitdauer von drei Stunden vor, wenn die Sprintlänge einen Monat beträgt.

In Scrum werden also Retrospektive-Methoden und Team-Retrospektiven eingesetzt, um die Zusammenarbeit mit jedem Sprint zu analysieren und anschließend verbessern zu können.

Nachdem wir Euch Retrospektiven erklärt haben sowie den Einsatzzweck verdeutlicht haben, erklären wir Euch nun einige Retrospektive-Methoden sowie Retrospektive Ideen, welche Ihr auch in Scrum Retrospektiven oder Projekt Retrospektiven einsetzen könnt.

1. Five Finger Feedback

Das Five-Finger-Feedback ist so einfach wie effektiv. Es handelt sich dabei um eine Methode zur Retrospektive, welche fünf Fragen stellt, welche Ihr beantworten müsst, um in Folge-Projekten effektiver und effizienter zu sein.

  • Was hat mir besonders gefallen?
  • Worauf möchte ich hinweisen?
  • Was habe ich nicht so gut gefunden?
  • Was nehme ich für die Zukunft mit?
  • Was ist mir zu kurz gekommen?

2. Fünf Fragen

Eine sehr ähnliche Methode nennt sich Fünf Fragen (oder Five Questions) und zielt darauf ab, die Arbeit dahingehend zu reflektieren, was mehr oder weniger gemacht/ berücksichtigt werden sollte. Dabei können mehrere Durchläufe für unterschiedliche Dimensionen oder Fragestellungen durchgeführt werden – beispielsweise eine Runde für die fachliche Arbeit, eine weitere für die Team-Zusammenarbeit und eine Abschluss-Runde für die Rahmenbedingungen des Projektes.

  • Wovon sollten wir mehr machen/ haben?
  • Wovon sollten wir weniger machen/ haben?
  • Mit was sollten wir aufhören?
  • Mit was sollten wir beginnen?
  • Was sollten wir beibehalten?

1 – 5 Questions

3. Start and Stop

Start and Stop ist die simpelste Methode und kann auch zwischendurch eingesetzt werden, weil sie extrem schnell durchzuführen ist. Es werden alle Aspekte gesammelt, welche gestoppt oder mit welchen begonnen werden sollte.

4. I Like – I Wish – I Wonder

Wenn Ihr I Like, I Wish, I Wonder anwenden möchtet, benötigt Ihr außer Moderationskarten und Stiften nichts weiter – es ist natürlich auch remote möglich, dazu später mehr. Jede:r schreibt auf einzelne Karten folgende Retrospektiven:

  • I Like: Dinge, die mir gefallen haben
  • I Wish: Potenzielle Verbesserungsfelder nennen
  • I Wonder: Konkrete Verbesserungsvorschläge nennen und bestimmte Maßnahmen für ein spezifisches (eigenes) Problem nennen

Damit stellt Ihr sicher, dass jede:r Gehör, für einerseits die eigenen Probleme (I Wonder) sowie für allgemeine Verbesserungsfelder (I Wish) findet.

5. DAKI Retrospektive

Die DAKI Retrospektive ist eine Matrix, welche gemeinsam befüllt wird.

DAKI Methode

DROP: Zunächst beginnt Ihr damit, alle Dinge, die Ihr aufhören solltet, zu benennen. Damit können Strukturen, Prozessabläufe, aber auch Prozessschritte, Tätigkeiten, Organisationsformen oder potenzielle Störungen gemeint sein.

ADD: Im Anschluss sammelt Ihr Dinge, die Ihr beginnen möchtet oder solltet. Auch hier kann es sich um verschiedene Tätigkeiten, Rahmenbedingungen etc. handeln. Eine Einschränkung auf bestimmte Rahmenbedingungen ist nicht sinnvoll, es sei denn, Ihr führt die DAKI Methode mehrfach durch (z.B. einmal für Tätigkeiten, einmal für Organisationsformen usw.).

KEEP: Auch wenn wir viele Strukturen etc. beibehalten möchten, ist es wichtig, diese zu benennen. Ihr müsst Euch im Team vergegenwärtigen, welche Strukturen gut sind, Euch bei der Arbeit helfen und welche beibehalten werden sollten. Das können neben einer effizienten Meeting-Kultur auch das gemeinsame Mittagessen, kurze Entscheidungswege oder flexible Arbeitszeiten und -orte sein.

IMPROVE: Nichtsdestotrotz gibt es auch immer Dinge, welche Ihr verbessern könnt. In einem letzten Zyklus sammelt Ihr gemeinsam alles, was bisher schlecht und neutral ist. Daraus generiert Ihr dann Punkte, welche Ihr verbessern solltet. Auch bisher gut laufende Dinge, die dennoch angepasst werden müssen, könnt Ihr hier nennen.

6. Keep, Drop, Try

Keep Drop Try

Mit Keep, Drop, Try sammeln wir – wie in den vorhergehenden Methoden – wieder alle Dinge, Strukturen, Tätigkeiten etc. welche beibehalten, entfernt oder verbessert werden sollten. Auch hier ist das Vorgehen im Team sinnvoll. Entweder startet Ihr einzeln je Person und führt diese dann gemeinsam zusammen oder Ihr führt die komplette Methode gemeinsam durch.

Retrospektive Tools

Eine remote Retrospektive ist eine Alternative zur klassischen Retrospektive in Präsenz. Dabei unterstützen Euch viele verschiedene Tools aus dem Projektmanagement. Einige bieten direkt Vorlagen & Hilfestellungen für Sprint Retrospektiven an. Andere können von Euch wiederum angepasst werden.

Wir möchten Euch die Retrospektiven Methode mit Trello vorstellen.

Dazu bietet Trello einige Vorlagen, welche Ihr im Internet kostenlos findet. Ihr könnt jedoch auch ein Trello-Board erstellen, in welchem Ihr eine remote Retrospektive durchführt. Dazu wählt Ihr eine der retrospektiven Methoden aus, welche Ihr anwenden möchtet und erstellt dafür die entsprechenden Listen – siehe Bild für I Like, I Wish, I Wonder.

Aufbau Trello-Retrospektiven-Board

Im Anschluss daran geht Ihr eine Liste nach der anderen durch. Dabei könnt Ihr – wie es Trello euch erlaubt – Rollen, Verantwortlichkeiten, Kommentare, Dateien oder Fristen an die jeweiligen genannten Punkte anhängen.

Ein beispielhafter Ablauf wäre demnach, dass in einer ersten Runde alle Probleme gesammelt, in einer zweiten Runde mögliche Lösungen entwickelt und in einer dritten, Fristen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. So stellt Ihr sicher, dass mit jeder Retrospektive, welche Ihr durchführt, die Arbeitsleistung effizienter und effektiver wird.

Trello bietet es Euch ebenfalls an, Automatisierungen zu verwenden. Dies ist insbesondere im Anschluss an Retrospektiven sinnvoll, wenn Ihr mit Wenn-Dann-Verknüpfungen dafür sorgen wollt, dass automatisiert Aktionen ausgeführt werden.

Fazit

Retrospektive Methoden helfen Euch, die bisherige Arbeit zu reflektieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Damit werdet Ihr mit jeder Retrospektive, die Ihr durchführt, effizienter und effektiver.

Retrospektiven sollte Ihr regelmäßig durchführen. Wenn Ihr agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum anwendet, sind diese Retrospektiven bereits eingeplant. Arbeitet Ihr nach traditionellen Projektmanagement-Methoden, bietet es sich an, Retrospektiven selbst einzuführen bzw. bei kurzen Projekten diese immer im Anschluss an den Projekt-Abschluss durchzuführen.

Es gibt viele verschiedene Methoden, um Retrospektiven durchzuführen. Diese können in Präsenz, aber auch als remote Retrospektive durchgeführt werden. Sucht Euch eine, für Euren Anwendungsfall passende, Retrospektive Methode aus und führt diese durch.

Dabei können Euch – egal ob remote oder in Präsenz – Tools helfen. Eine Übersicht über verschiedene Projektmanagement-Tools erhaltet ihr auf OMR Reviews. Neben Trello bieten auch viele andere Tools Unterstützung an. Diese Unterstützung besteht zum Beispiel darin, dass Ihr alle Punkte, welche als Verbesserungsfelder genannt werden, direkt terminiert und mit Verantwortlichen hinterlegt werden können. Damit ist sichergestellt, dass die Aufgaben auch fristgerecht bis zur nächsten Retrospektive umgesetzt werden, sodass eine kontinuierliche Verbesserungskurve entsteht.

Finn Reiche
Autor:In
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Finn Reiche

Finn beschäftigt sich vor allem mit Projektmanagement und Design Thinking. Nach Bachelor und Master in Wirtschaftsingenieurwesen promoviert er derzeit im Themengebiet Plattformökonomie/-ökosysteme.

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