Ressourcenplanung im Projektmanagement: So steuerst du deine Projekte zum Erfolg

1. Was ist Ressourcenplanung im Projektmanagement? 
2. Warum ist Ressourcenplanung so wichtig?
3. Die drei Ebenen der Ressourcenplanung im Projektmanagement
4. So erstellst du einen Ressourcenplan
5. Software-Tipp: So gelingt die Ressourcenplanung im Projektmanagement
6. Fazit und Ausblick

Drei parallele Projekte, fünf konkurrierende Deadlines und die Hälfte des Teams im Urlaub oder krank – kennst du das? Während manche Mitarbeiter*innen an der Belastungsgrenze arbeiten, sitzen andere Fachkräfte unterbeschäftigt herum. Budgets werden überzogen, Termine platzen, und am Ende fragt sich die Geschäftsführung, warum eigentlich keines der gestarteten Projekte wie geplant abgeschlossen wurde.

Der Grund ist oft derselbe: fehlende oder mangelhafte Ressourcenplanung. Gerade in projektorientierten Unternehmen – ob IT-Dienstleister, Beratungshaus oder Agentur – entscheidet die strukturierte Planung von Personal, Budget und Sachmitteln darüber, ob Projekte scheitern oder erfolgreich sind.

In diesem Artikel erfährst du, was Ressourcenplanung im Projektmanagement konkret bedeutet, warum sie so entscheidend ist und wie du auf drei klaren Ebenen – strategisch, taktisch und operativ – deine Projekte steuerst. Am Ende zeigen wir dir, wie du mit den richtigen Tools einen praktischen Ressourcenplan erstellst und umsetzt.

Was ist Ressourcenplanung im Projektmanagement? 

Eine Ressourcenplanung ist die systematische Planung aller Mittel, die du für die Durchführung deines Projekts benötigst. Der Prozess umfasst vier zentrale Schritte: Du identifizierst zunächst die benötigten Ressourcen, schätzt deren Umfang und Qualität, planst die Dauer ihrer Verwendung und ordnest sie schließlich konkreten Aufgaben und Arbeitspaketen zu.

In der DIN 69901 wird dieser Prozess auch als Einsatzmittelplanung bezeichnet – der daraus entstehende Plan heißt entsprechend Einsatzmittelplan.

Ziel einer Ressourcenplanung

Das zentrale Ziel ist klar: Die erforderlichen Ressourcen müssen zur richtigen Zeit in ausreichender Menge verfügbar sein und effizient im Sinne der Projekt- und Unternehmensziele eingesetzt werden. Kurz gesagt, sollen die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein – und dabei Konflikte vermeiden sowie Schäden abwenden.

Ressourcenplanung, Ressourcenmanagement oder Kapazitätsplanung?

Die Begriffe Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement werden oft synonym verwendet. Betrachtest du die Ressourcenplanung jedoch als eng definierte Aufgabe in der Projektplanungsphase – also das Erstellen eines Einsatzmittelplans – ist sie nur eine Teilaufgabe des umfassenderen Ressourcenmanagements. Denn das Ressourcenmanagement beinhaltet zusätzlich die laufende Überwachung und Anpassung der Ressourcen während der Projektdurchführung.

Die Kapazitätsplanung wiederum ist ein wichtiger Bestandteil der Ressourcenplanung, da jede Ressource begrenzt ist. Hier ermittelst du die verfügbare Kapazität der benötigten Einsatzmittel – insbesondere im Bereich der Personalbedarfs- und Personalkapazitätsplanung.

Welche Ressourcenarten gibt es?

Im Projektmanagement bezeichnet eine Ressource jedes Einsatzmittel, das du für die Durchführung einer Aufgabe benötigst. Diese lassen sich in materielle und immaterielle Ressourcen unterteilen:

• Personalressourcen: Menschen sind oft das wichtigste Einsatzmittel im Projekt. Zu den Personalressourcen zählen deine Mitarbeiter*innen, Auftragnehmer*innen, Berater*innen und Expert*innen – aber auch indirektes Personal wie das Project Management Office (PMO). Bei der Planung kommt es nicht nur auf die Verfügbarkeit an, sondern auch auf Fähigkeiten und Qualifikationen – Stichwort Skill-Management.

• Sachmittel: Sachmittel umfassen alle materiellen Güter, die du für dein Projekt brauchst

• Investitionsgüter: Maschinen, Geräte, Fahrzeuge, Werkzeuge und Computer

• Verbrauchsgüter: Rohstoffe, Bauteile und Bürobedarf

• Räume und immaterielle Ressourcen: Dazu gehören auch Know-how, Software-Lizenzen, Patente oder andere Rechtsansprüche

• Finanzmittel: Finanzmittel bezeichnen das Budget, das dir für ein Projekt zur Verfügung steht. Es wird durch Eigenkapital, Fremdkapital oder Erträge gedeckt. Die Planung der Finanzmittel mündet im Kostenplan und deine Überlegungen zur Ressourcenplanung haben direkten Einfluss auf die Budgetplanung.

• Zeit: Zeit ist eine zentrale Ressource, und die Schätzung des benötigten Zeitrahmens gehört typischerweise in jeden Ressourcenplan. Allerdings werden Ablauf- und Terminplanung im Projektmanagement meist als separate Planungsschritte behandelt. Sie sind jedoch Grundvoraussetzung für die Planung von Personal, Sachmitteln und Finanzen. Umgekehrt können Ressourcenengpässe Anpassungen am Zeitplan erforderlich machen.

Warum ist Ressourcenplanung so wichtig?

Ressourcenplanung gilt nicht umsonst als Königsdisziplin im Planungsprozess. Denn ohne ausreichende Ressourcen kann kein Projekt fertiggestellt werden – egal wie brillant die Idee oder wie engagiert das Team ist. Vorteile einer guten Ressourcenplanung im Projektmanagement sind: 

Effizienzsteigerung

Mit guter Ressourcenplanung nutzt du deine Ressourcen optimal aus und bringst Angebot und Nachfrage in ein vernünftiges Gleichgewicht. Statt Mitarbeiter*innen zu überlasten, während andere auf Arbeit warten, greifst du effektiv auf alle Kapazitäten zurück.

Kostenreduktion

Du hast dein Budget besser im Griff und gibst Geld nur für tatsächlich benötigte Ressourcen aus. Auslastungslücken erkennst du frühzeitig und kannst sie anderweitig nutzen. Zudem schafft die Ressourcenplanung die Grundlage für die nachfolgende Kostenplanung.

Planungssicherheit

Durch vorausschauende Planung identifizierst du potenzielle Engpässe, bevor sie auftreten. Ressourcenkonflikte werden frühzeitig erkennbar, und du kannst proaktiv gegensteuern. 

Termintreue

Effektive Ressourcenallokation erhöht die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass dein Projekt innerhalb des Zeitrahmens abgeschlossen wird. Zeit ist einer der kritischen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Strukturierte Ressourcenplanung hilft dir, diesen Faktor einzuhalten.

Mitarbeiterzufriedenheit

Personalressourcen sind wertvoll – und endlich. Vorausschauende Ressourcenplanung schützt deine Mitarbeiter*innen vor Überlastung, Burnout und langfristigen Ausfällen. Statt permanenter Über- oder Unterauslastung sorgst du für eine ausgewogene Arbeitslast.

Umgekehrt ergeben sich aus einer schlechten Ressourcenplanung diverse Gefahren und Hürden für deine Projekte: 

• Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen

• Überlastete Teams und ungenutzte Kapazitäten

• Qualitätsverlust und verpasste Geschäftsziele

• Mangelnde Kommunikation, Missverständnisse und Fehlallokationen

Die drei Ebenen der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ressourcenplanung findet nicht auf einer einzigen Ebene statt, sondern gliedert sich in drei aufeinander aufbauende Planungshorizonte. Jede Ebene hat ihre eigenen Ziele, Zeithorizonte und Verantwortlichkeiten:

So erstellst du einen Ressourcenplan

Ein Ressourcenplan ist eine detaillierte Übersicht über die benötigten Ressourcen für dein Projekt und wie diese genutzt werden sollen. Die Erstellung erfolgt in der Planungsphase und folgt einem systematischen Prozess:

Software-Tipp: So gelingt die Ressourcenplanung im Projektmanagement

Die richtige Software macht den Unterschied zwischen chaotischer Ressourcenverwaltung und strukturiertem Ressourcenmanagement. Ein professionelles Tool sollte Planung, Steuerung und Überwachung in einem System vereinen. Ein Beispiel dafür ist Projektron BCS:

Projektron BCS auf OMR Reviews

Projektron BCS ist ein Projektmanagement- und ERP-System, das sich speziell an projektorientierte Unternehmen richtet – von IT-Dienstleistern über Ingenieurbüros bis zu öffentlichen Einrichtungen. Die Lösung vereint Planung, Steuerung, Abrechnung und Prozessmanagement in einem System und ist sowohl on-premise als auch in der Cloud verfügbar.

Als deutsche Software erfüllt Projektron BCS hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Betrieb und Hosting erfolgen in deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentren.

Das Auslastungsgebirge in Projektron BCS visualisiert die Mitarbeiter- oder Abteilungsauslastung nach Projekten, Urlaub, Krankheit u. v. m., zeigt Überlastungen, ermöglicht flexible Gruppierungen und Filter sowie individuelle Planungsoptionen – für effiziente Ressourcenplanung und frühzeitige Engpass-Erkennung.

Die Auslastungsprognose in Projektron BCS zeigt, wie stark Mitarbeiter basierend auf geplanten Aufwänden voraussichtlich ausgelastet sein werden, visualisiert Überlastungen farbig, berücksichtigt Abwesenheiten und bietet Filter- und Anpassungsoptionen – für frühzeitige Engpass-Erkennung und optimale Ressourcenplanung.

Die Ressourcenauslastungsanzeige in Projektron BCS visualisiert direkt im Gantt-Chart die Auslastung von Mitarbeitern nach Projekten, Aufgaben oder Portfolios, zeigt Soll- vs. Ist-Arbeitszeiten, farblich markierte freie Kapazitäten und Überlastungen sowie detaillierte Informationen per Tooltip – für gezielte Ressourcensteuerung.

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Das Ressourcenmanagement ist ein zentrales Element der Software. Kapazitäten und Verfügbarkeiten von Mitarbeiter*innen, Teams und Rollen lassen sich übergreifend planen, analysieren und steuern. Funktionen zur Skill-Verwaltung, Zeiterfassung, Auslastungsanalyse, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung sowie das integrierte Ticketsystem schaffen Transparenz und helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen – besonders wertvoll in Multiprojektumgebungen.

Projektron BCS im Detail

Fazit und Ausblick

Ressourcenplanung im Projektmanagement entscheidet darüber, ob deine Projekte erfolgreich sind oder scheitern. Das zentrale Ziel bleibt dabei immer gleich: Die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar machen und dabei Angebot und Nachfrage in ein vernünftiges Gleichgewicht bringen. Die Investition in strukturierte Ressourcenplanung zahlt sich aus, denn sie wirkt direkt auf die kritischen Erfolgsfaktoren Kosten, Zeit und Stakeholderzufriedenheit.

Ressourcenplanung ist ein kontinuierlicher Prozess: Während der Projektdurchführung musst du deinen Plan laufend überprüfen, durch Soll-Ist-Vergleiche Abweichungen frühzeitig erkennen und Anpassungen vornehmen. Moderne Software unterstützt dich dabei mit datenbasierten Prognosen, Simulationen für alternative Szenarien und Frühwarnsystemen für Engpässe. Projektron BCS bietet dir genau diese Funktionen – von der strategischen Portfolio-Planung bis zur operativen Tagessteuerung.