Projektbeschreibung: Das solltet Ihr für Euren Projekt-Erfolg beachten

1. Was ist überhaupt eine Projektbeschreibung? 
2. Wie ist eine Projektbeschreibung aufgebaut? 
3. Darauf müsst Ihr vor der Projektbeschreibung achten
4. Die Erstellung der Projektbeschreibung
5. Müsst Ihr immer eine detaillierte Projektbeschreibung für jede Anfrage an Externe schreiben?

Ihr kennt sie bestimmt, die Projektbeschreibung. Sie wird erstellt, um Dienstleister:innen, Dritt-Anbieter:innen, Freelancer:innen und Co zu engagieren. Es handelt sich um ein Dokument, welches den Erfolg eines Projekts grundlegend beeinflussen kann. Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass alle wichtigen Informationen in einer solchen Projektbeschreibung enthalten sind.

Während ihrer Recherche ist unsere Autorin Nina auf unzählige Vorlagen gestoßen, die für die Erstellung einer Projektbeschreibung hilfreich sein können. Dabei ist ihr jedoch aufgefallen, dass es noch keinen expliziten Leitfaden dafür gibt, wie Ihr die relevanten Informationen beschaffen könnt.

In diesem Artikel erfahrt Ihr, wie sie als Projektmanagerin im Event-Bereich an den Prozess der Erstellung einer Projektbeschreibung herangeht. Dabei gibt sie Euch ihre Step-by-Step-Tipps mit, damit die Projektbeschreibung nachher genau die Informationen beinhaltet, welche den Rezipient:innen eine gute Vorstellung zu dem Projekt geben.

Aber fangen wir mit den Basics an:

Was ist überhaupt eine Projektbeschreibung? 

Manche Projekte enthalten in ihrem Titel bereits die Beschreibung. Beispielsweise versteht Ihr unter dem Titel „Haushalt erledigen“ direkt, was zu tun ist. Sobald ein Projekt aber komplexer wird und Ihr nicht genügend Zeilen im Titel zur Verfügung habt, bietet die Projektbeschreibung die Basis, die das Projekt verständlich erläutert.

Im Projektmanagement selbst kommt es hin und wieder dazu, dass Dienstleister:innen für die erfolgreiche Durchführung des Projekts angefragt werden müssen. Je nach Größe und Umfang wird mehr oder weniger externe Unterstützung benötigt. 

Im Eventmanagement beispielsweise engagiere ich Drittanbieter:innen, wie Catering Firmen, Techniker:innen, Hostessen uvm. Hierfür braucht Ihr eine Grundlage. Genau diese schafft dann die Projektbeschreibung. Das Dokument richtet sich sowohl an interne Mitarbeiter:innen als auch externe Firmen. 

Es soll den Rezipient:innen darüber informieren, was die Idee und das Ziel des Projekts sind, wie die Ausgangslage aussieht, welche Beteiligten involviert sind sowie weitere Rahmenbedingungen, die relevant für die Empfänger:innen des Dokuments sind.

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Wie ist eine Projektbeschreibung aufgebaut?  

Hier gibt es kein Richtig oder Falsch, wie Ihr das Dokument aufbaut. Es kann aber durchaus hilfreich sein, folgende Aspekte in jeder Projektbeschreibung aufzuführen:

• Rahmendaten zum Projekt: Titel, Kurzbeschreibung, geplantes Start- und Enddatum des Projektes (Bearbeitungszeit + Datum der Fertigstellung), Informationen zu Auftraggebenden (Firmenname, Branche, etc.) 
• Rollenverteilung: Wie ist das Projekt-Team aufgebaut? Wer hat das Budget im Blick? Wer kommuniziert hauptsächlich mit den Kund:innen und wer ist für welchen Aufgabenbereich verantwortlich? Und welche Stakeholder gibt es?
•  Idee & Ziel: Wenn zwei Dinge von ganz besonders hoher Bedeutung sind, dann sind es die Idee und das Ziel des Projektes. Die Rezipient:innen müssen wissen, wohin die Zusammenarbeit führt und worauf Ihr gemeinsam hinarbeiten möchtet. Von diesen zwei Aspekten kann die Zu- oder Absage der Rezipient:innen abhängen, weshalb hier eine gute Portion Überzeugungskraft hilfreich ist.
• Zielgruppe: Welche Zielgruppe hat der Auftraggeber und ist die Zielgruppe an dem Projekt beteiligt?
• Ablauf: Begeistert mit einer coolen Beschreibung des Projektablaufes! Ich kann nur aus Eventmanager-Sicht sagen, dass ein Programmablauf, welcher gut beschrieben ist, den/der Empfänger:in der Projektbeschreibung nochmal besser abholt. Hier gilt also: Schreibt – sofern bereits vorhanden – einen genauen Projektablauf nieder, sodass sich Eure Ansprechpartner:innen auch genau vorstellen können, was in den folgenden Wochen und Monaten an Planung ansteht.

Beispielsweise haben wir bei unserem letzten Event die Anfragen auf die Abläufe des Gewerk „zugeschnitten“. So wussten die jeweiligen Ansprechpartner:innen, wann sie aufbauen müssen, wann die Teilnehmer:innen kommen, wie etwas gemacht wird uvm. 

Bei der Umsetzung haben wir ein detailliertes Running geschrieben, welches die To-dos des gesamten Projekt-Teams festgehalten hat. Jede:r wusste, wann er/sie wo sein muss und was getan werden muss.

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Darauf müsst Ihr vor der Projektbeschreibung achten

Nachfolgend werde ich Euch nun meinen persönlichen Vorgang erläutern. Wie ich zielgerichtet die Projektbeschreibung schreiben kann, sodass das Projekt die Unterstützung bekommt, die es braucht. 

Um dies deutlich darzustellen, nehmen wir ein Beispiel, bei dem Euch ein komplexes Projekt mit 500 Teilnehmenden bevorsteht. Hierfür sucht Ihr dringend externe Unterstützung für spezielle Aufgabenbereiche. 

Step 1: Konzept in Projektplan umwandeln

Zu Beginn gibt es das Konzept, welches den Kund:innen gegenüber gepitcht wird. Sobald diese das Konzept absegnen, geht es in die vorbereitende Zeit der Projektmanagement-Phasen. Hier gilt es, einen Projektplan zu erstellen. 

Zunächst einmal solltet Ihr das Ziel abstecken. Im Projektmanagement für Events könnten dies beispielsweise Voraussetzungen, wie beispielsweise die 500 Teilnehmer:innen vor Ort zu haben, eine No-Show-Rate von unter 25 % zu erreichen oder Reichweite zu generieren, sein. Dabei hilft es, das Konzept in Aufgabengebiete einzuteilen. 

Dies können unterschiedliche Bereiche, wie Location, Catering, Foto- und Videodokumentation, Speaker-Betreuung, Technik, Mobiliar oder Künstler-Betreuung sein. 

Diese Gebiete haben bestimmte Wants und Needs. Wants sind die Ziele, die wir abstecken. Needs sind die Dinge, die wir dafür brauchen, um diese Ziele zu erreichen.

Dies könnten zum Beispiel Foodtrucks sein, die wir beim Lunch als Wants bezeichnen. Die Needs wären in diesem Fall die Anbieter:innen, Sicherheitsvorkehrungen, Stromanschlüsse usw. All das wird detailliert ausgearbeitet und die dementsprechenden To-dos erstellt. Durch diesen Prozess entsteht ein Projektplan, welcher die Aufgabenbereiche sowie die To-dos selbst definiert.

Step 2: Internes Projektteam aufstellen und Bedarfsanalyse für die Projektbeschreibung erstellen 

Ihr wisst genauso gut, wie ich, dass wir nicht alles alleine stemmen können – das wäre einfach zu viel. Daher ist es sehr wichtig, ein kompetentes Team aufzustellen. In den meisten Fällen gibt es interne Kolleg:innen, die bereit sind, in bestimmte Themen einzusteigen und die zeitlichen Kapazitäten dafür haben. Das Geniale ist, dass Ihr hier bereits Eure ersten Inhalte für die Projektbeschreibung automatisch habt. 

Sobald Ihr die Aufgaben intern verteilt habt, könnt Ihr die Rollenverteilung in der Projektbeschreibung niederschreiben.

Hier ist es wichtig, die in Step 1 definierten Aufgabenbereiche erst auf das interne Projektteam aufzuteilen, um dann zu sehen, wo noch Unterstützung benötigt wird.

Und tadaa - schon habt Ihr das erste Kriterium für die Projektbeschreibung. Die Aufgabengebiete, die noch unbelegt sind, können von Drittanbieter:innen angenommen werden. So wisst Ihr ganz genau, wonach Ihr suchen müsst. 

Step 3: Projektmanagement digitalisieren

Ihr habt jetzt also das Team definiert und wisst, wo Ihr noch externe Hilfe benötigt. Jetzt stellt sich die Frage, wie Ihr effizient zusammenarbeiten, die Abläufe festhalten könnt und genau wisst, wer an was dran ist? 

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Für komplexere Projekte, wie das Beispiel des Events mit 500 Teilnehmenden, ist die Nutzung eines digitalen Tools essenziell. In solchen könnt Ihr die Aufgabenverteilung und -durchführung mithilfe von der Erstellung und Zuweisung von To-dos, deutlicher kommunizieren. 

Ein Projektmanagement Tool hilft Euch ungemein, den Überblick über komplexe Projekte zu behalten, genaue Status abzugeben, gezielter nach Drittanbieter:innen zu suchen – beispielsweise, indem die Kapazitäten durch das Tool angezeigt werden können – und effizienter zu arbeiten. 

Wenn Ihr so weit seid und das Projektteam vervollständigt habt, hilft oftmals auch ein persönliches oder ein digitales Kick Off Meeting mit allen Beteiligten. In diesem könnt Ihr die  Aufgaben final verteilen und alle auf das Projekt briefen.

Die Erstellung der Projektbeschreibung

Habt Ihr alles bis hierhin erledigt? Dann wisst Ihr vom Konzept bis hin zum Projektmanagement, welche Inhalte das Projekt hat, welche Aufgabenbereiche es gibt, wo und welche Hilfe benötigt wird und was bzw. wen Ihr noch braucht. 

Ihr wisst anhand des Konzeptes, wie der Programmablauf des Events aussieht, durch die Bedarfsanalyse habt Ihr in Erfahrung bringen können, dass Ihr noch Dienstleister:in X oder eine Person Y anfragen müsst. Dank des Projektmanagement-Tools habt Ihr den ultimativen Überblick über die Komplexität dieses Projekts. 

Jetzt seid Ihr bereit, die Projektbeschreibung zu verfassen und diese an Stakeholder:innen zu versenden. Sie werden Euch für die ausführliche, zielgerichtete und genaue Beschreibung danken und genau wissen, wie sie Euch nun helfen können. 

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Müsst Ihr immer eine detaillierte Projektbeschreibung für jede Anfrage an Externe schreiben?

Wichtig zu erwähnen ist noch, dass ich bei Dienstleister:innen, wie Catering Firmen oder ähnlichen, eine abgespeckte Variante der Projektbeschreibung in einer Mail versende. 

In dieser schreibe ich die dort relevantesten Daten und Fakten stichpunktartig untereinander auf. Das hilft dem/der Dienstleister:in, ein passendes Angebot zu erstellen und direkt einen guten Überblick über die jeweiligen Anforderungen zu erlangen. Oftmals genügen dann nur ein paar Informationen des gesamten Projektes.

Sobald jedoch eine Person/ein Unternehmen direkt in das Projektteam involviert wird und aktiv an der Umsetzung des Projektes teilhat, sollten solche Anfragen umfangreicher und detaillierter erfolgen.