So entwickelt Ihr eine nachhaltige HR-Strategie für Euer Unternehmen

„Culture eats strategy for breakfast“ – diesen Spruch kennt Ihr bestimmt und nirgends ist er so treffend wie im HR-Bereich. Die Strategie des HR-Bereichs bestimmt maßgeblich die Unternehmenskultur in Organisationen. 

Wie divers und offen die Unternehmenskultur ist, bestimmt sich schon beim Recruiting. Wie „auf Augenhöhe“ alles wirklich läuft, erfahren neue Kolleg:innen direkt mit Onboarding und Einarbeitung. Wie „flach“ Hierachien und Entwicklungswege sind, zeigt sich darin, wie schnell Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, um woanders Karriere zu machen. 

Wir zeigen Euch daher, wie Ihr eine nachhaltige HR-Strategie für Euer Unternehmen entwickelt. 

Warum brauchen Unternehmen überhaupt eine HR-Strategie?

Bereits in der Einleitung wurde hoffentlich deutlich: Moderne HR-Arbeit ist nicht „ein bisschen Verträge ausstellen und Lohnabrechnung machen“. Klar, diese Komponenten müssen auch in einer modernen Personalabteilung professionell abgewickelt werden und auch das wird immer anspruchsvoller. 

Aber auch diese Tätigkeiten sollten in ein WARUM und WOHIN eingebettet werden. „Was machen wir da eigentlich, worauf zahlt es ein und was wollen wir damit erreichen?“ – genau bei diesen Fragestellungen beginnt eigentlich schon die Entwicklung einer HR-Strategie.

HR steht immer vor der Herausforderung, dass es viele Stakeholder:innen hat, welche es bedienen muss: das Management, Teamleads, eigene Kolleg:innen, Mitarbeitende, Steuer- und Lohnbüros, Kandidat*innen … 

Eine moderne HR-Abteilung kann also gar nicht abgeschottet vor sich hinarbeiten, sondern hat verschiedene mehr oder weniger klare Aufgaben. Und genau da liegt das eigentliche Thema: Sind die Aufgaben, die man hat, wirklich so klar und liefern sie tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen?

Eine gut aufgestellte Personalabteilung versteht die Unternehmensziele, weiß, womit das Unternehmen eigentlich sein Geld verdient und wird in wichtige Entscheidungen mit einbezogen. Gerade bei letzterem Thema hakt es noch gewaltig, aber dazu gleich mehr.

Was versteht man also unter einer HR-Strategie?

Unter einer HR-Strategie versteht man zunächst einmal das planvolle Handeln und die Gestaltung des Zusammenspiels der einzelnen HR-Handlungsfelder und der Stakeholder. Die verschiedenen Handlungsfelder im HR sind zum Beispiel Personalplanung, Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterentwicklung, Retention (also das Halten von Mitarbeiter:innen), Offboarding, Gestaltung von Gehältern, Boni und Benefits..
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Hier wird scho klar: Es gibt also eine große Vielfalt an HR-Themen, die sich am “Employee Life Cycle” (der Weg, den Mitarbeitende von der Rekrutierung bis zum Offboarding und vielleicht sogar Reboarding durchläuft) orientieren.

Diese Themen in einer einen “Plan” und damit eine Strategie zu gießen heißt auch, zunächst eine Bestandsaufnahme des Status quo zu machen und einen Soll- oder Idealzustand zu definieren. Vom Status Quo zu diesem Idealzustand zu kommen, funktioniert meistens nicht in einem Schritt. Der Weg zum Ziel sollte sich daher in verschiedene Schritte gliedern und diese Schritte wiederum sollten einen Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten erhalten. 

In einer umfassenden Strategie wird schnell klar, dass die Themen selten isoliert voneinander betrachtet werden können, sondern ineinander verzahnt sind. Auch ist HR oft in der Position, dass sie zum Gelingen der einzelnen strategischen Meilensteine andere Abteilungen und Stakeholder benötigt. Seien es Kolleg*innen aus dem Bereich Marketing, aus dem Finanzbereich, dem Managemnt oder auch externe Dienstleister:*nnen – eine umfassende Strategie (und das gilt nicht nur für HR) hat einige Abhängigkeiten, die einkalkuliert werden sollten.

Machte man früher noch HR- und Personalstrategien über 5-10 Jahre, sind es in den schnell verändernden Umweltbedingungen heutzutage eher 1-2 Jahres-Horizonte. Die Wirtschaft und der Markt verändern sich mittlerweile so schnell, dass es sich lohnt, kurzfristige Ziele detaillierter auszuplanen, aber längerfristige Ziele dennoch im Blick zu behalten.

Wie gestaltet Ihr eine nachhaltige und gute HR-Strategie?

Vielleicht zuerst mal die schlechte Nachricht: „Wir wollen bis Ende nächsten Jahres 100 neue Kolleg:innen einstellen“ – das ist keine Strategie. Das ist höchstens ein Arbeitsauftrag, der mit Leben gefüllt werden möchte. 

Typische Fragen, die als Reaktion auf diese Aussage bei einem/einer strategisch denkenden Personaler:in auftauchen, sind dann: 

• In welchen Bereichen suchen wir Menschen? 
• Wie sehen die Jobprofile aus? 
• Auf welchen Plattformen können wir potenzielle Kandidat:innen ansprechen? 
• Wie schaffen wir es, das Volumen zu bearbeiten? 
• Welche Systeme und Tools brauchen wir dafür? 
• Wie können wir das Onboarding so gestalten, dass die neuen Kolleg:innen schnell und gut ankommen? 
• Wie viel Budget hab ich eigentlich für all das?

Mit diesen Fragestellungen sind wir mitten drin in der Entwicklung einer HR-Strategie! Eine HR-Strategie zu entwickeln bedeutet mehr, als „nur“ 100 Menschen einzustellen. 

Durch die Strategie entsteht eine neue Unternehmenskultur, es entstehen neue Anforderungen an das Unternehmen und an die Menschen, die darin arbeiten. HRler:innen haben mit einer starken Strategie also immer großen Einfluss auf die Kultur im Unternehmen.

Gerade beim Recruiting ergeben sich viele Fragen und Herausforderungen. Um Euch die Arbeit zu erleichtern, gibt es unterschiedliche Bewerbermanagement-Softwares. Ebenso lohnt es sich hier auf Recruiting-KPIs zu achten.

⁠Hilfreiche Tools sind beispielsweise:

• Personio
• Workday HCM
• Kenjo
  (Kenjo kostenlos testen)
• Leapsome

Deshalb braucht Ihr klare Entscheidungen in der Entwicklung einer HR-Strategie

Das Recruiting-Beispiel aus dem vorherigen Absatz zeigt: Man kann sich sehr schnell in sehr vielen Fragestellungen verzetteln. Daher ist es wichtig, dass man als HR-Abteilung ein Bild darüber entwickelt, wo das Unternehmen gerade steht und was als dringendstes Thema zuerst erledigt werden muss.

„Schnell mal“ 100 Menschen einzustellen bedeutet nämlich sehr oft auch, dass alt eingesessene Mitarbeitende nicht mehr so viel Aufmerksamkeit erfahren. Es wird nicht selten weniger Zeit und Geld in Aus- und Weiterbildung oder in den Ausbau der bestehenden Team-Strukturen investiert. Das führt unweigerlich dazu, dass Wissensträger:innen das Unternehmen verlassen. Und damit hat man wieder eine Stelle mehr zu besetzen … 

Es braucht also klare Entscheidungen und es müssen auch Themen gegeneinander abgewogen werden. Dafür ist es ratsam, einmal alle Themen – und seien sie noch so klein oder auf der Prio-Liste ganz hinten – zu visualisieren und aufzuschreiben. 

Egal, ob Ihr das in Miro-Boards, auf Post-its, in bestimmten Tools oder in einer Excel macht: Hauptsache Ihr verschafft Euch erstmal einen Überblick über alle Themen, die Ihr stemmen müsst. 

Danach heißt es: ehrlich priorisieren! Was könnt Ihr überhaupt schaffen? Denkt dran: Auch Eure Woche hat maximal 40 Arbeitsstunden! 

Hier lauert übrigens eine der beliebtesten Strategie-Fallen: HR arbeitet sich so sehr an den Themen ab, dass sie ausbrennen und gar keine Nerven mehr haben für die „kleinen Themen“, die für den oder die einzelnen Mitarbeiter:innen aber einen Unterschied machen. Das solltet ihr unbedingt vermeiden!

Wer trifft die Entscheidung über eine gute HR-Strategie

Eine gut austarierte HR-Strategie kann man als Personaler*in nicht alleine entwickeln. 
Es braucht das Management und es braucht auch die Rückmeldung der Mitarbeitenden. Absolut ratsam ist es, sich in Mitarbeitenden-Befragungen ein Bild über den Status quo in Sachen Zufriedenheit, Arbeitsbedingungen, Führung und anderen Kulturparametern zu machen. 

Dazu gibt es auch verschiedene Tools und Anbieter auf dem Markt, die eine gewissenhafte Durchführung ermöglichen. Auch die HR-Software-Anbieter haben in ihren Suiten diesen Bereich der Befragungen und Umfragen bereits integriert.

Eine gute Zahlenbasis und ein Gesamtüberblick sind für eine belastbare HR-Strategie unverzichtbar. Dabei sind Umfragen, aber auch strukturierte Daten über die Belegschaft wichtig. 

• Wie steht es um die Diversität im Unternehmen, wie viele Mitarbeitende arbeiten Teilzeit, wie Viele in Vollzeit? 
• Wie ist die Altersstruktur und wie lange verbleiben die Mitarbeitenden im Schnitt im Unternehmen? 
• Wie sieht die Gehaltsstruktur aus und wie ist diese im Vergleich zum Markt? 
• Wie viele Überstunden gibt es und häufen diese sich irgendwo?

Strategie hat also auch immer mit Zahlen, Auswertungen und vor allem mit dem umfassenden Blick nach innen UND außen zu tun.

Apropos, der Blick nach außen:

Was andere machen, muss nicht für Euer Unternehmen richtig sein

Wenn Ihr dieser Tage LinkedIn öffnet, werdet Ihr quasi bombardiert mit Employer-Branding-Postings, die Euch suggerieren, was für krasse Dinge andere Unternehmen machen.

• Vier-Tage-Woche
• Workations
• Bahncard 100 für alle …

Vielleicht scrollt Ihr da auch manchmal ein wenig geknickt durch und denkt: „Warum geht das bei uns nicht?“ Die gute Nachricht ist: Eine Unternehmenskultur entwickelt sich durch eine zielgerichtete Strategie mit und wächst durch sie. 

Die Kultur wird durch ein klares Vorgehen stärker und klarer. Und dieses klare Vorgehen bedeutet nichts Geringeres, als dass Ihr nach einer Strategie arbeitet. Ihr könnt es daran festmachen, dass Ihr nicht schreiend im Kreis rennt, Euch nicht in eurem Büro wegsperrt und keine 60-Stunden-Woche habt. Ihr geht abgestimmt, planvoll und mit einem Ziel vor Augen vor.

Wodurch zeichnet sich nun eine gute HR-Strategie für mein Unternehmen aus?

Eine gute HR-Strategie zeichnet sich vor allem durch Klarheit und Transparenz aus, gerade gegenüber euren Stakeholdern. Es ist also – wie bereits am Anfang genannt – unbedingt erforderlich, dass Ihr Meilensteine in Form von Zeitangaben (bis wann soll etwas passiert sein) und dem Ergebnis bzw. der Aufgabe formuliert.

Dabei müssen Abhängigkeiten zu verschiedenen anderen (Entscheidungs-)Prozessen im Unternehmen aufgezeigt und berücksichtigt werden. Aber bei allen Abhängigkeiten darf man im HR nicht die eigenen Hebel aus den Augen verlieren, die man selbst als Abteilung umlegen kann.

Wenn Ihr als HR-Abteilung eure Stakeholder mit ins Boot holt und sie regelmäßig updatet, wo Ihr gerade steht und was klappt und wo Ihr Unterstützung gebrauchen könntet, gebt Ihr auch dem gesamten Unternehmen ein gutes Gefühl, dass Ihr die Dinge im Griff habt.

Und: Je deutlicher und zeitlich präziser die eigene HR-Strategie formuliert ist, desto mehr Zeit habt Ihr als Abteilung, um auch mal wieder kreativ zu werden und euch Gedanken abseits der ausgetretenen Pfade zu machen. Man kommt dadurch ganz automatisch vom Panikmodus in einen Gestaltungsmodus – und das alles “nur” durch eine klare HR-Strategie.

Den wichtigsten Tipp zur HR-Strategie gibt es zum Schluss

Eine moderne HR-Strategie ist flexibel aufgebaut! Es ist wichtig, dass sie justiert und angepasst werden kann und darf – und sie sollte es sogar. 

Ich persönlich kenne noch Strategien, die auf 5 Jahre bis ins kleinste Detail geplant wurden. Davon hat sich meist nur ein Jahr ein kleiner Teil davon bewahrheitet oder wurde umgesetzt. Unsere Zeiten sind volatil geworden und diesem Umstand muss auch in Eurer HR-Strategie Rechnung getragen werden.

Der Lohn der Arbeit, die Ihr zunächst in Eure HR-Strategie steckt, wird sich ganz sicher auszahlen! Und am Ende gestaltet Ihr die Unternehmens- und Arbeitskultur mit, die Euer Unternehmen erfolgreich werden lässt. Willkommen am Entscheidertisch!