Das sind die 7 besten kostenlosen Helpdesk Ticketsysteme
Mit diesen Tools kannst du im Kundenservice durchstarten.
Kundenbetreuung war noch nie so einfach! Mit dem passenden Helpdesk Ticketsystem organisierst du deine Anfragen gezielt und arbeitest sie strukturiert ab. Wir stellen dir die besten kostenlosen Tools vor, die deine Arbeit garantiert erleichtern. Wenn du noch mehr möchtest, bieten fast alle Tools auch ein kostenpflichtiges Upgrade. Somit stehen dir alle Möglichkeiten offen und du bleibst voll flexibel.
Was ist ein Helpdesk?
Einen Helpdesk hast du garantiert schon mal kontaktiert, egal ob als Mitarbeiter*in oder private*r Nutzer*in. Ein Helpdesk ist ein telefonisch oder über das Internet zur Verfügung stehender Informationsdienst. Bei einem Helpdesk wird dir, wie der Name schon sagt, geholfen. Support- und Servicefragen können hier eingereicht werden. Somit ist er ein wichtiger Teil der Kundenbetreuung. Eine Frage zum Service oder Produkt wird beim Helpdesk eingereicht und dann durch Mitarbeiter*innen beantwortet. Das geschieht in der Regel mit Hilfe einer Software, eines sogenannten Ticketsystems.
Was ist der Unterschied zwischen Servicedesk und Helpdesk?
Im Prinzip unterstützen sowohl Servicedesk als auch Helpdesk die IT und die Kundenbetreuung bei der Arbeit. Der Helpdesk kümmert sich eher um die schnelle Lösung von Problemen, er ist sozusagen die Feuerwehr – immer da, wenn es brennt. Der Servicedesk kümmert sich hingegen dagegen um langfristige Bedürfnisse. Er hat den Anspruch, den Nutzer*innen einen gelungenen Gesamtservice zu bieten und die Gesamtstrategie im Auge zu behalten.
Wofür brauchst du im Helpdesk ein Ticketsystem-Tool?
Ohne ein entsprechendes Tool wäre die Ticketverwaltung sehr ineffizient und unübersichtlich. Ein gutes Helpdesk-Tool macht die Verwaltung der Anfragen leichter. Die Produktivität der Mitarbeiterinnen wird erhöht und zudem die Zufriedenheit der Kund*innen auch noch gesteigert.
Doch ist ein gutes Tool auch immer teuer? Das muss nicht sein. Selbst wenn dein Budget eher klein ist und du auf Sparkurs bist, gibt es passende Optionen für dich. Im Folgenden stellen wir dir die besten kostenlosen Helpdesk Ticketsysteme vor. Dabei haben wir vor allem auf eine Skalierbarkeit geachtet: Bei Bedarf oder wenn dein Budget wieder mehr Spielraum zulässt, kannst du bei den hier genannten Systemen auch noch Funktionen kostenpflichtig hinzubuchen.
Diese Funktionen sollte dein Tool haben
Auch ein kostenloses Tool sollte eine Reihe von unmittelbaren Geschäftsanforderungen erfüllen können. Es sollte zum Beispiel…
Mehrere Nutzer*innen unterstützen.
Eine Funktion für Terminplanung beinhalten.
Live-Chats anbieten.
Ticketverfolgung beinhalten.
Kostenlose vs. kostenpflichtige Helpdesk-Ticketsysteme
Kostenlose Helpdesk-Ticketsysteme erfüllen meist einfache Basis-Funktionen. Diese reichen zu Beginn in der Regel aus und lohnen sich vor allem, wenn du nur wenig oder überhaupt kein Geld investieren möchtest. Eine normale Kundenbetreuung mit einem kleineren Team ist mit solchen Tools auf jeden Fall möglich.
Solltest du ein größeres Team und auch mehr Budget zur Verfügung haben, lohnt sich wahrscheinlich ein kostenpflichtiges Helpdesk-Ticketsystem für dich. Denn mit einem bezahlten Tool eröffnen sich dir noch mehr Möglichkeiten bei der Kundenbetreuung. Es können dann nicht nur noch mehr Mitarbeiter*innen im System arbeiten, sondern auch Reportings generiert, Social Media Tickets bearbeitet oder Kundenzufriedenheitsbewertungen erstellt werden.
Tipp: Wäge am besten ab, welche Funktionen dir in erster Linie am wichtigsten sind. Wenn du auf die kostenpflichtigen Features zunächst verzichten kannst, dann sind die kostenfreien Tools für dich genau richtig.
Welche sind die besten kostenlosen Helpdesk-Ticketsysteme?
Du willst eine kostenlose Helpdesk Software? Dann solltest du dir zunächst einen Überblick über die kostenlosen Tools auf dem Markt verschaffen. Wir haben hier 7 der besten kostenlosen Helpdesk-Ticketsysteme für dich ausfindig gemacht:
Freshdesk
Agile CRM
Crisp
EngageBay
Spiceworks
Zoho Desk
Web Help Desk
So findest du das passende Ticketsystem
Wie du dich nun für ein Free-Ticketsystem entscheidest? Expert*innen gehen folgendermaßen vor:
Berechne die Gesamtbetriebskosten: Zwar sind die Tools kostenfrei, allerdings solltest du schon mal im Blick haben, was zukünftige Upgrades kosten würden und welche Kosten für Schulungen, Implementierung und den Support anfallen.
Studiere die Funktionen: Gehe die nachfolgende Übersicht genau durch. Sei dir darüber im Klaren, welche Funktionen du wirklich brauchst und welche unnötig sind.
Schau dir die Nutzungbeschränkungen an: Vergleiche die Beschränkungen und überprüfe, welche kostenlosen Versionen Sinn machen und welche nicht zu deinem Unternehmen passen.
Triff am Ende deine Entscheidung für das Produkt, bei dem Kosten, Funktionen und Beschränkungen perfekt zu dir passen.
Ranking: Das sind die 7 besten Tools
1. Freshdesk
Freshdeskist eine cloudbasierte Multichannel-Helpdesk-Plattform. Sie bietet Lösungen für Unternehmen jeder Größe an. Freshdesk bietet in seiner kostenfreien Version folgende Funktionen an:
E-Mail-Ticketing
Wissensdatenbank
Teamzusammenarbeit
Ticket-Trendbericht
Ticketversand
Social Ticketing
Die Help-Desk-Software wird aus Berlin vertrieben und hat laut Entwickleraussage bereits mehr als 40.000 Kund*innen auf der ganzen Welt überzeugt. In der bezahlten Version (ab 15 € pro Nutzer*in und Monat) können noch mehr Teammitglieder hinzugefügt werden, Live-Chats angeboten und ein eigener E-Mail-Server erworben werden.
Freshdesk gibt es auch als Mobile App für iOS und Android. Für eine Freshdesk Alternative schau auf OMR Reviews vorbei.
2. Agile CRM
Agile CRMist ebenfalls cloudbasiert und eine All-in-One Lösung zur Verwaltung deines Kundenservices, des Vertriebs und des Marketings. Das Tool hilft dir dabei, Tickets zu verwalten und so schnell wie möglich zu lösen. Agile CRM bietet in seiner kostenfreien Version folgende Funktionen an:
Bis zu 10 Nutzende
Lead Scoring
Terminplanung
Eingehende und ausgehende Anrufe
Mit einem Upgrade auf die bezahlte Version (ab $8,99 pro Nutzer*in und Monat) werden weitere Funktionen freigeschalten. Darunter fallen noch weitere Benutzer*innen, Social Monitoring und Web-Engagement. Agile CRM gibt es auch als Mobile App für iOS und Android.
3. Crisp
Mit Crisp bekommst du eine cloudbasierte Multi-Channel-Platform für alles rund um den Kundensupport. Eingehende Kundenanfragen kannst du mit diesem Tool nicht nur über einen Live-Chat beantworten, sondern auch über E-Mail, Twitter, SMS oder Facebook. Die Social Media Ticketverwaltung ist jedoch erst mit einem Upgrade (ab 25 € pro Monat) verfügbar. In der kostenfreien Version stehen dir außerdem folgende Funktionen zur Verfügung:
Zwei Nutzende
Ticketverfolgung
Live-Chat
Team-Posteingang
Ein cooles Feature ist auf jeden Fall die mögliche Einbindung von GIFs und Emojis in deine Antworten. Das macht deine Reaktionen ansprechender für die Kund*innen. Crisp steht auch als mobile App für iOS und Android zur Verfügung.
4. EngageBay
EngageBayist eine Marketingplattform auf Cloudbasis. Mit Hilfe des Tools kannst du die Bedürfnisse deiner Kund*innen besser kennenlernen und daraufhin Chatnachrichten und Ticketantworten besser personalisieren. Die kostenfreie Version des Helpdesk-Tools bietet folgende Funktionen:
Bis 500 Kontakte
Ticketverfolgung
Live-Chat für 15 Nutzer*innen
Automatische Antworten
Lead-Scoring
Eingeschränktes Reporting
Wenn du dir das Upgrade holst (ab $11,99 pro Nutzer*in und Monat) sind bis zu 1000 Kontakte möglich, eine Social-Suite, Facebook-Anzeigen und ein Reporting Dashboard enthalten. EngangeBay gibt es auch als mobile App für iOS und Android.
5. Spiceworks
Eigentlich ist Spiceworks ein digitales Netzwerk für IT-Fachleute. Der Anbieter hat aber auch eine kostenlose Helpdesk-Software in petto. Das Tool kann cloudbasiert oder selbst gehostet genutzt werden. Für dich gut zu wissen: Das Tool ist vollständig kostenlos, es gibt keine Upgrades, die gekauft werden müssen. Folgende Funktionen beinhaltet die Software:
Kontaktmanagement
Ticketmanagement
Berichts-Dashboard
Angepasstes Nutzungsportal
Tickets können hier von deinem Team angenommen, beantwortet, kommentiert oder gelöst werden. Spiceworks gibt es auch als iOS oder Android App.
6. Zoho Desk
Mit Zoho Desk bekommst du ein cloudbasiertes Helpdesk- und Kundenservice-Tool. Hier kannst du nicht nur Tickets verwalten, sondern deine Kund*innen dazu befähigen, selbst Lösungen finden. Das klappt mit einer sogenannten Self-Service-Funktion. Die Free-Version umfasst folgende Funktionen:
Bis zu drei Nutzende
Kontaktmanagement
Ticketverfolgung
Help Center
Kundenmanagement
Mehrsprachiger Helpdesk
Solltest du dich für das Upgrade entscheiden (ab 14 € pro Nutzer*in und Monat), kannst du außerdem Social Media und Community-Kanäle verwalten und bekommst die Möglichkeit einer Kundenzufriedenheitsbewertung. Tickets können zugewiesen oder in einem gemeinsamen Posteingang bearbeitet werden. Zoho gibt es ebenfalls als mobile App für iOS und Android.
7. Web Help Desk Free Edition
Web Help Desk zentralisiert und automatisiert deine Ticketverwaltung. Aufgaben können nachverfolgt werden und Tickets nicht nur beantwortet, sondern auch zugewiesen, oder weitergeleitet werden. Hier stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:
Ticketverwaltung
Wissensdatenbank
Helpdesk-Leistungsberichte
Ein Upgrade auf die kostenpflichtige Version bringt zwar ein paar coole Features wie Kundenumfragen oder Auftragsverwaltung mit sich, ist mit einem Preis ab 336 € aber auch recht kostenintensiv. Web Help Desk gibt es als mobile App für iOS und Android.
Wichtige Fragen im Vorfeld
Die passende Software zu finden, ist wichtig für deine Kundenkommunikation. Deshalb solltest du auch bei kostenlosen Ticketsystemen den Anbietern Fragen stellen. Informiere dich über folgende Fragen:
Wie lange dauert es, den Helpdesk zu implementieren?
Wie hoch sind die Gesamtkosten?
Kann das Tool in bestehende Tools integriert werden?
Dein neues Helpdesk Ticketsystem sollte in deine bereits bestehenden Tools integriert werden können. Achte darauf, dass dir die Kosten für die Integration genau aufgeschlüsselt werden. In bestimmten Fällen kann eine eigenständige Lösung günstiger sein als eine Integration.
