E-Mail-Signatur geschäftlich: Dos, Don'ts & Tipps zur Umsetzung

1. First Things First: Was ist eine E-Mail-Signatur und warum ist sie wichtig?
2. Wer ist alles zu einer geschäftlichen E-Mail-Signatur verpflichtet?
3. Welche gesetzlichen Pflichtangaben gehören in eine geschäftliche E-Mail-Signatur?
4. Was muss nicht in die geschäftliche E-Mail-Signatur?
5. Und was ist mit Datenschutzhinweisen in einer E-Mail-Signatur?
6. Was passiert, wenn Pflichtangaben nicht in der E-Mail-Signatur aufgeführt werden?
7. Die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten von geschäftliche E-Mail-Signaturen
8. 10 Dos & Don‘ts für geschäftliche E-Mail-Signaturen
9. Don‘ts für geschäftliche E-Mail-Signaturen
10. Wie erstellt man eine E-Mail-Signatur für geschäftliche Zwecke?
11. Beispiel einer geschäftlichen E-Mail-Signatur
12. Welche Tools können dich unterstützen?
13. Fazit: Das Beste kommt zum Schluss

Okay, Hand aufs Herz: Wann hast du dich das letzte Mal bewusst mit deiner E-Mail-Signatur beschäftigt? Sehr wahrscheinlich ist es schon etwas länger her. Dabei sollte das Thema nicht unterschätzt werden.

E-Mail-Signaturen sind ein wichtiger Bestandteil deines Corporate Brandings, sie können verschiedene Marketingmaßnahmen mit wenig Aufwand effektiv unterstützen und sie sind für geschäftliche E-Mails sogar gesetzlich verpflichtend.

In diesem Artikel klärt dich unsere Gastautorin Carina Graskamp rund um das Thema geschäftliche E-Mail-Signaturen auf, stellt dir die wichtigsten Dos und Don‘ts vor und gibt dir wertvolle Tipps und Tricks für die Umsetzung mit an die Hand.

First Things First: Was ist eine E-Mail-Signatur und warum ist sie wichtig?

Die E-Mail-Signatur bezeichnet einen kurzen abgegrenzten Textblock am Ende einer E-Mail und enthält wichtige Daten und Informationen zum/zur Absender*in. Oftmals wird der Text durch Logos, Bilder, Links oder auch einem aufmerksamkeitsstarken Banner ergänzt.

Die wichtigsten Ziele einer E-Mail-Signatur sind:

1. Den Empfänger*innen die Möglichkeit zu geben, den oder die Absender*in zu identifizieren und
2. Die Kontaktaufnahme zwischen Absender*in und Empfänger*in zu erleichtern.

Weiter können E-Mail-Signaturen auch genutzt werden, um die eigene Marke zu stärken, ein einheitliches Erscheinungsbild zu wahren, Recruiting-Maßnahmen zu unterstützen, Leads zu generieren und das Engagement mit der Marke zu erhöhen. Dazu aber später mehr.

Was viele Personen nicht wissen: Neben den Zielen der eindeutigen Authentifizierung sowie der erleichterten Kontaktaufnahme, sind E-Mail-Signaturen im geschäftlichen oder gewerblichen Kontext gesetzlich vorgeschrieben.

Denn: Per Definition gelten geschäftliche E-Mails als Geschäftsbriefe (= alle nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen, die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben).

Und seit dem 1. Januar 2007 müssen laut dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) jegliche Form von Geschäftsbriefen – also auch E-Mails – bestimmte formale Mindestangaben enthalten.

Bevor wir aber einen Blick darauf werfen, um welche formalen Mindestangaben es sich genau handelt, klären wir zunächst die Frage, für wen die Pflicht zur E-Mail-Signatur besteht.

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Wer ist alles zu einer geschäftlichen E-Mail-Signatur verpflichtet?

Ob du zu einer E-Mail-Signatur verpflichtet bist, hängt maßgeblich davon ab, ob eine Eintragung deiner Firma im Handelsregister vorliegt und ob der oder die Versender*in der E-Mail gewerblich tätig ist.

Dazu gehören unter anderem:

• Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG)
• Aktiengesellschaft (AG)
• Genossenschaft (Gen)

Aber auch, falls keine Eintragung im Handelsregister vorliegt, aber die Versender*in der E-Mail gewerblich tätig ist:

• Kleingewerbetreibende
• Selbstständige
• Freiberufler*innen

Welche gesetzlichen Pflichtangaben gehören in eine geschäftliche E-Mail-Signatur?

Ganz grob gesehen ist eine E-Mail-Signatur eine abgespeckte Variante des Impressums. Daher ist auch oft die Rede von einem E-Mail-Impressum. Die Frage nach den rechtlichen Vorgaben für eine E-Mail-Signatur kann allerdings nicht allgemeingültig beantwortet werden.

Der Grund: Die Pflichtangaben einer geschäftlichen E-Mail-Signatur unterscheiden sich je nach Rechts- bzw. Unternehmensform – und ob ein Handelsregistereintrag vorliegt oder nicht. So sind für die E-Mail-Signaturen einer GmbH andere Pflichtangaben vorgeschrieben als für ein Einzelunternehmen oder eine Aktiengesellschaft.

Dennoch gibt es einige verpflichtende Angaben, die sich bei den Rechtsformen überschneiden und somit immer in einer gewerblichen E-Mail laut § 37 a im Handelsgesetzbuch angegeben werden müssen:

1. Firma mit Rechtsform
2. Ort der Handelsniederlassung
3. Das zuständige Registergericht
4. Die Handelsregisternummer

Welche weiteren Pflichtangaben je nach Unternehmensform mit Handelsregistereintrag zusätzlich berücksichtigt werden müssen, kannst du der nachstehenden Tabelle entnehmen.

Die E-Mail-Signatur von Einzelunternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, muss (einem Online-Beitrag der Kanzlei Janke zufolge) drei Informationen verpflichtend enthalten:

• den Namen des Unternehmens / der Firma
• den oder die Inhaber*in mit Vornamen und Familiennamen
• eine ladungsfähige Anschrift

Was du unbedingt beachten solltest (da zuvor die Rede vom E-Mail-Impressum war): Lediglich ein Link in der E-Mail-Signatur, der auf das Impressum auf der Unternehmenswebsite verweist, ist nicht ausreichend. Eine Verlinkung erfüllt nach Angaben von Rechtsanwältin Heike Mareck nicht die gesetzlichen Anforderungen.

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Was muss nicht in die geschäftliche E-Mail-Signatur?

Im Gegensatz zur Ausweispflicht auf der Unternehmenswebsite oder auf Rechnungen müssen laut der Kanzlei Janke weder die Umsatzsteuer-ID noch die Steuernummer in der E-Mail-Signatur angegeben werden.

Angaben, wie die Telefon- und Faxnummer sowie die E-Mail-Adresse oder der Website-Link erleichtern dem oder die Empfänger*in zwar die Kontaktaufnahme, sind aber ebenfalls nicht verpflichtend in der E-Mail-Signatur anzugeben.

Und was ist mit Datenschutzhinweisen in einer E-Mail-Signatur?

Angaben zum Datenschutz müssen laut dem EHUG nicht verpflichtend in einer E-Mail-Signatur angegeben werden. Und auch nach der DSGVO besteht keine Pflicht zur Angabe von Datenschutzhinweisen in der E-Mail-Signatur.

Dennoch besteht laut Art. 13 der DSGVO eine Informationspflicht bei der Erhebung von personenbezogenen Daten. Dieser Informationspflicht müssen Unternehmen nachkommen, bevor die Daten verarbeitet werden. Die Form und Art der Bereitstellung sollten dabei immer den Bedürfnissen der Personengruppe entsprechen.

So ist in einem Newsletter beispielsweise kein Datenschutzhinweis erforderlich, da dieser den Empfänger*innen bereits im Anmeldeformular mitgeteilt wurde. Bei „normalen“ E-Mails hingegen ist nicht immer bekannt, woher der oder die Absender*in die E-Mail-Adresse hat. Diese könnte möglicherweise auf einer Visitenkarte gestanden haben oder auch von einer dritten Person weitergeleitet worden sein.

Dies ist der Grund, wieso sich dennoch ein Datenschutzhinweis in der E-Mail-Signatur empfiehlt. Euer Aufwand ist sehr gering ist und im Zweifel habt Ihr einen Nachweis, dass Ihr die Informationen bereitgestellt habt. Der Verweis könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

„Unsere Hinweise zum Datenschutz sind hier zu entnehmen: <Link zum Datenschutz>“

Was passiert, wenn Pflichtangaben nicht in der E-Mail-Signatur aufgeführt werden?

Diesen Part können wir ganz kurzhalten, denn so weit solltest du es in keinem Fall kommen lassen. Verzichtest du in deiner geschäftlichen E-Mail-Signatur auf die Pflichtangaben, dann kann dich ein Zwangsgeld in Höhe von bis zu 5.000 € sowie eine Abmahnung von Mitbewerber*innen durch einen Anwalt drohen.

Wenn du dir immernoch unsicher sein solltest, erfährst du hier, wie du elektronische Signaturen rechtsgültig umsetzt.

Die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten von geschäftliche E-Mail-Signaturen

Nachdem wir uns bisher den essenziellen – aber eher juristischen und theoretischen – Fragen und Antworten rund um geschäftliche E-Mail-Signaturen gewidmet haben, wird uns nun etwas praktischer. Denn wie anfangs bereits angeteasert können E-Mail-Signaturen weit mehr als lediglich reine Pflichtangaben erfüllen.

Die wohl größten Vorteile von E-Mail-Signaturen sind, dass sie einerseits vielseitig einsetzbar und andererseits extrem kosteneffizient sind. Wenig Aufwand bei gleichzeitig hohem Einfluss – genau diese zwei Aspekte machen die Mailsignaturen so interessant.

Hinzu kommt, dass deine E-Mails eine Vielzahl an Business-Kontakten erreichen. Und, anders als bei anderen Marketingmaßnahmen weißt du genau, wer sich hinter deinen Mail-Kontakten verbirgt. Das bietet dir wiederum den Vorteil, deine Botschaften gezielt an deine Empfänger*innen anzupassen.

Nutzt du die Chancen, die dir dieses unscheinbare Kommunikationsmittel namens E-Mail-Signatur bietet, nicht aus, geht dir gleichzeitig viel Potenzial verloren. Nachfolgend ein paar Ideen und Beispiele, auf die deine E-Mail-Signatur positiv einzahlen kann:

• Marketingkampagnen: Du kannst die Awareness für aktuelle Kampagnen und Aktionen erhöhen*
• Recruiting-Aktivitäten: Du kannst auf offene Stellenangebote aufmerksam machen
• Markenwahrnehmung / Corporate Branding: Du kannst die Wahrnehmung deiner Marke steigern
• Leadgenerierung: Du kannst eine Verlinkung zu deinem E-Mail-Newsletter setzen
• Engagement: Du kannst auf deine Social-Media-Kanäle verweisen
• Kundenbeziehung: Du kannst Vertrauen zu deinen Kund*innen aufbauen
• Umsatz: Du kannst den Verkaufsprozess unterstützen*

* Sofern deine Empfänger*innen per E-Mail werblich angesprochen werden dürfen.

10 Dos & Don‘ts für geschäftliche E-Mail-Signaturen

Die nachfolgenden Dos und Don‘ts helfen dir dabei, deine geschäftliche E-Mail-Signatur zu perfektionieren und einen positiven Einfluss auf deine Empfänger*innen, sprich deine Kund*innen, Geschäftspartner*innen und weiteren wichtigen Stakeholdern, zu hinterlassen.

Dos für geschäftliche E-Mail-Signaturen

1. Pflichtangaben berücksichtigen

Dieser Punkt liegt klar auf der Hand. Um die Pflichtangaben in deiner E-Mail-Signatur kommst du nicht drumherum. Stelle daher sicher, dass du die für deine Rechtsform verpflichtenden Angaben in deiner E-Mail-Signatur angegeben habt.

2. Gestaltungselemente und Designregeln beachten

Möchtest du deine E-Mail mit Stil abschließen, dann solltest du deine Mailsignatur einfach, übersichtlich und lesbar gestalten. Hier geht es nicht darum, ein Kunstwerk zu erstellen, sondern die wesentlichen Inhalte deiner Signatur ordentlich zu strukturieren. Bedeutsam ist, die Aufmerksamkeit der Empfänger*innen auf die wichtigen Informationen zu lenken.

Folgende Punkte helfen dir dabei, die Lesbarkeit zu erhöhen und einen serösen Eindruck bei deinen Empfänger*innen zu hinterlassen:

• Verwendet verschiedene Schriftarten und -größen, um wichtige Inhalte in deiner E-Mail-Signatur zu betonen. Hier gilt jedoch: Weniger ist mehr. Ansonsten wirkt deine Signatur schnell chaotisch oder überladen. Verwende daher nicht mehr als zwei verschiedene Schriftarten.
• Durch das zusätzliche Hinzufügen von sinnvollen Absätzen und Umbrüchen erhält deine Signatur eine visuelle Hierarchie. Die Abgrenzung der Inhalte erzeugt in Kombination mit den unterschiedlichen Schriftarten und -größen einen aufgeräumten Gesamteindruck.
• Unterstütze die visuelle Identität deines Unternehmens und füge dein Unternehmenslogo sowie deine Corporate Color als Highlight-Farbe hinzu. Aber auch hier solltest du darauf achten, die Highlight-Farbe sehr sparsam einzusetzen.
• Achte auf genügend Weißraum zwischen den Signatur-Inhalten, sodass deine E-Mail-Signatur nicht überladen wirkt.

3. Responsive Design verwenden

Vergiss nicht, deine E-Mail-Signatur mobilfreundlich zu gestalten: Laut einer von Litmus durchgeführten Studie wurden im Jahr 2020 etwa 39 % der E-Mails auf Mobilgeräten geöffnet. Daher solltest du sicherstellen, dass deine E-Mail-Signatur nicht nur in der Desktop-Ansicht, sondern auch auf mobilen Endgeräten lesbar und übersichtlich gestaltet ist.

Gleiches gilt für die verschiedenen E-Mail-Programme. Je nachdem welches Programm genutzt wird, kann es sein, dass Inhalte abgeschnitten, kleiner oder größer angezeigt werden. Mit einem einfachen Testing verschiedener E-Mail-Programme kannst du das aber ganz einfach und unkompliziert überprüfen.

4. Verlinkungen zur Website und Social Media erstellen

Nutze die Möglichkeit, auf andere Kommunikationskanäle deines Unternehmens aufmerksam zu machen – etwa deine Website oder deine Social-Media-Kanäle. Einerseits steigerst du damit die Chance auf ein erhöhtes Engagement mit deiner Marke. Andererseits erleichterst du den Empfänger*innen, dein Unternehmen, deine Produkte oder Dienstleistungen besser kennenzulernen.

5. Eine einheitliche E-Mail-Signatur unternehmensweit einsetzen

Kommunikationsziel eines jeden Unternehmens ist es, ein konsistentes Erscheinungsbild nach außen zu gewähren. Dazu zählt auch eine einheitliche E-Mail-Signatur für alle Mitarbeitenden. Oftmals haben deine Mailkontakte mit mehreren Personen aus deinem Unternehmen Kontakt. Eine unterschiedliche E-Mail-Signatur lässt dich unseriös wirken. Stelle deinen Mitarbeitenden am besten eine einheitliche Signatur als Vorlage zur Verfügung.

Don‘ts für geschäftliche E-Mail-Signaturen

1. Zu viele und irrelevante Informationen integrieren

In einer geschäftlichen E-Mail-Signatur gehören nur die gesetzlich vorgeschriebenen sowie aufs Wesentliche beschränkte Zusatzinformationen zu deinem Unternehmen. Wichtig ist, dass die zusätzlichen Informationen einen Mehrwert für die Empfänger*innen bieten und damit auf ein klares Ziel für dein Unternehmen einzahlen. Das könnte unter anderem ein Link zu deinem Newsletter sein.

Achte deshalb darauf, dass du deine E-Mail-Signatur nicht mit zu vielen Inhalten und irrelevanten Informationen überlädst. Persönliche Informationen, Lieblingszitate oder umfangreiche Stichpunktlisten haben zum Beispiel nichts in einer E-Mail-Signatur zu suchen.

2. Keine regelmäßige Anpassung

Mache nicht den Fehler und verliere deine E-Mail-Signatur aus den Augen – das passiert leider schnell. Du solltest sie besser in regelmäßigen Abständen überprüfen und hinterfragen, ob die aktuellen Inhalte noch auf die Ziele deines Unternehmens einzahlen. So läufst du auch keine Gefahr, dass du fälschlicherweise auf veraltete Konten, Websites oder Beiträge verweist.

Wenn möglich, solltest du deine Mailsignaturen regelmäßig mit aktuellen Inhalten bespielen und beispielsweise auf bevorstehende Events hinweisen. In diesem Fall kannst du deiner E-Mail auch optimal einen persönlichen Touch verleihen und dazu anregen, sich auf einem Event zu treffen und persönlich auszutauschen: „Ich bin am 9. und 10. Mai auf der #OMR23 in Hamburg. Sehen wir uns?“

3. E-Mail-Signatur als reines Bildformat aufbereiten

Auch das solltest du aus verschiedenen Gründen besser sein lassen: Verlinkungen können nicht angeklickt werden, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen können nicht herauskopiert werden und deine E-Mail wird unnötig groß. Eine E-Mail-Signatur als Bildformat aufzubereiten, bringt mehr Nachteile als Vorteile mit sich.

Und: Auch HTML-Formatierungen sollten bei einer E-Mail-Signatur möglichst vermieden werden. Hier kann es häufig zu Anzeigefehlern kommen.

4. Die Wirkung der E-Mail-Signatur unterschätzen

Ja, jede*r hat eine E-Mail-Signatur. Dennoch sollte ihre Wirkung nicht unterschätzt werden. Laut einer Bitkom-Studie bekam jede*r Berufstätige*r im Jahr 2021 durchschnittliche 26 E-Mail pro Tag. Wird diese Zahl auf die Anzahl aller Mitarbeitenden eines Unternehmens hochgerechnet, die E-Mails versenden und empfangen, kommt schnell eine große Reichweite zusammen. Und: Der Streuverlust ist zudem extrem niedrig. Die kleine Bühne, die dir durch eine E-Mail-Signatur geboten wird, sollte also nicht unberührt gelassen werden.

5. Unzulässige Werbung einbinden

Mit expliziten Werbebotschaften in E-Mail-Signaturen solltest du jedoch aufpassen. So kann unzulässige Werbung datenschutz- sowie wettbewerbsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Prüfe deshalb genau, ob

• deine E-Mail-Signaturen Werbung enthalten und
• ob deine Empfänger*innen per E-Mail werblich angesprochen werden dürfen.

Wie erstellt man eine E-Mail-Signatur für geschäftliche Zwecke?

Um diese Frage zu beantworten, haben wir dir eine kurze Checkliste zusammengestellt. Diese kannst du einfach abarbeiten und so die Inhalte für deine E-Mail-Signatur definieren und in Form bringen. Hierzu gibt es auch Tools, wie zum Beispiel Signhost (an Entrust Solution)

Signhost

• Finde heraus, welche Pflichtangaben in deine E-Mail-Signatur gehören.
• Definiere die wichtigsten Zusatzinformationen, die du ergänzend in deiner Signatur angeben möchtest. Etwa die Berufsbezeichnung und deine relevanten Kontaktdaten.
• Überlege, wie dich deine E-Mail-Signatur aktuell am besten unterstützen kann. Möchtest du auf offene Stellen oder eine besondere Veranstaltung hinweisen?
• Überprüfe, dass deine Signatur-Inhalte keine unzulässige Werbung enthalten.
• Nachdem alle Inhalte definiert sind, kannst du deine Signatur in Form bringen. Beachte hierbei die oben aufgeführten Tipps zur Gestaltung.
• Teste durch Probemails, ob deine E-Mail-Signatur auf dem Smartphone und über verschiedene E-Mail-Clients richtig angezeigt wird.

Falls das noch nicht reicht, erfährst du hier ganz grundlegend, wie du eine E-Mail Signatur erstellen kannst. Und in diesem Beitrag auch einmal E-Mail Signaturen für Fortgeschrittene.

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Beispiel einer geschäftlichen E-Mail-Signatur

Wie die Checkliste in der Praxis umgesetzt aussehen kann, das siehst du anhand des nachfolgenden Beispiels – meiner eigenen (anonymisierten) E-Mail-Signatur.

Alle Pflichtangaben sowie die wichtigsten Zusatzinformationen sind enthalten. Ich verweise sowohl auf die Website als auch auf unseren Newsletter. Die Inhalte sind mit sinnvollen Absätzen entsprechend voneinander getrennt. Ein Logo und die Verwendung der Corporate Colors stärken den Markenbezug. Ein Datenschutzhinweis ist ebenfalls enthalten.

Welche Tools können dich unterstützen?

Du bist noch auf der Suche nach der passenden Software oder dem passenden Tool, welches dich rund um das Thema E-Mail-Signaturen unterstützen kann? Dann hast du allen Grund zur Freude, denn es gibt schon reichlich digitale Helfer auf dem Markt, wie:

Crossware Mail Signatur

Exclaimer

Newoldstamp

⁠Übrigens: Bei Fragen zum verwandten Thema „E-Signaturen“, lohnt sich ein Blick auf die Software-Vergleichsseite von OMR Reviews. Hier findest du ausführliche Informationen, Bewertungen und Erfahrungen zu den einzelnen Tools für digitale Unterschriften.

Fazit: Das Beste kommt zum Schluss

Passender kann das Sprichwort für diesen Artikel nicht sein. E-Mail-Signaturen im geschäftlichen Kontext mögen auf den ersten Blick ein unscheinbares Thema sein. Schaut man aber genauer hin, so erkennt man schnell, dass es hierzu einiges zu wissen und zu beachten gibt.

Die Stärken der E-Mail-Signatur liegen in ihrer Flexibilität und ihrer Kosteneffizienz. Gleichzeitig ist es ein Marketingkanal, der täglich genutzt wird und im Vergleich zu anderen Kanälen bzw. Maßnahmen im Marketing eine hohe Reichweite bei nahezu keinen Streuverlusten erzielen kann.

Die eigene E-Mail-Signatur zu überdenken und anschließend inhaltlich sowie visuell zu perfektionieren, wird sich definitiv für dich auszahlen.