Asana + Jira: Vergleich, Verknüpfung und Vorteile

Die Landschaft der Projektmanagement-Tools am Markt ist schier unglaublich groß. Von einfachen To-do-Listen bis zu vollintegrierten Projektmanagement-Suites ist alles dabei. Zwei der wohl wichtigsten und weit verbreitetsten Anwendungen sind Asana, Jira und awork

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In diesem Artikel erfahrt Ihr von unserem Gastautor Christian Kroeber die wichtigsten Unterschiede der beiden Tools und zu welchem Zweck man die Projektmanagement-Softwares jeweils einsetzen kann. Dabei verfolgen Asana und Jira sehr unterschiedliche Ansätze, um Projekte erfolgreich umzusetzen. In diesem Artikel dreht es sich bei Jira dabei stets um die Cloud-Version.

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Wofür werden Asana und Jira verwendet?

Zwar erfüllen beide Tools den Zweck, im weitesten Sinne Projekte zu managen und Workflow-Projektmanagement zu optimieren - jedoch sind die Tools schon sehr unterschiedlich aufgebaut und verfolgen dabei auch ausgesprochen unterschiedliche Ziele. Asana gehört zu den sehr flexiblenund beliebten Projektmanagement-Tools, da es sehr intuitiv aufgebaut ist und sich damit gut eignet in nicht-technischen Teams, wie Marketing, Content Creation, Sales usw. eingesetzt zu werden.

Jira hingegen ist deutlich strenger und gibt dem User deutlich härtere Möglichkeiten, Leitplanken zu setzen, innerhalb derer man im Projekt arbeiten kann. Die genaue Definition von Workflows, Feldern und Views ist bei Jira viel tiefer verwurzelt. Alle Abläufe, die einem engeren Korsett folgen, passen daher gut zu Jira. Insbesondere technische Teams, wie Software-Entwicklung, Data oder Design können in Jira komplexe Workflows abbilden und managen. Dementsprechend tief kann man auch Jira in die Arbeitsprozesse der Software-Entwicklung einbinden und mit Repositories und Deployment-Pipelines verbinden.

Zwar können beide Tools sicher fast alle Anwendungsfälle für Projektmanagement abbilden und Aufgaben priorisieren. Aber man sollte genau hinschauen, um zu verstehen, welches Tool wirklich am besten zum Anwendungsfall und Nutzerkreis passt.

Die Unterschiede zwischen Asana und Jira

Der generelle Aufbau von Asana

Asana ist in sogenannten Teams organisiert. Innerhalb eines Teams kann man Projekte aufsetzen, in denen wiederum einzelne Tasks bzw. Subtasks beheimatet sein können. Es sieht also von der Hierarchie grundsätzlich so aus:

1. Team
2. Projekt
3. Milestone
4. Task
5. Subtask

Immer wieder werden von Asana auch weitere Features wie Portfolio, Statusupdates oder Goals für OKRs eingeführt. Häufig kann man diese aber nicht in der kostenlosen Version nutzen. Manche Features sind erst in der Enterprise Lösung nutzbar.

Spannend an Asana gegenüber Jira ist, dass sich das Tool sehr vielseitig und flexibel anfühlt und einsetzbar ist. Verschiedenste Usecases können mit wenigen Handgriffen umgesetzt werden, da Projekte in der Listendarstellung, aber auch als Kalender, Board-View oder Timeline dargestellt werden können. Daher kann man klassische Projekte planen, aber auch Content-Creation-Kalender aufbauen oder Meeting-Notizen erstellen. Als Nutzer*innen könnt Ihr aber auch ganz flexibel zwischen den Views hin und her springen. Das bringt einige Vorteile mit sich und kann verschiedene Anforderungen innerhalb eines Teams gut abdecken.

Quelle: Asana

Neben den genannten Ansichten sind inzwischen auch weitere Features hinzugekommen. So können Projekt-Briefings erstellt werden. Dort können neben Text auch Dateien bereitgestellt werden, die somit für Projektbeteiligte direkt im Zugriff sind. Außerdem sind die Meilensteine sichtbar, die man erreichen will, sowie viele weitere Informationen. Wie Ihr seht, sind sehr viele kleine Features mit dabei, die ein Projekt besser machen können. Asana verfolgt dabei das Ziel, alle Informationen an einem Ort zu bündeln. Ob das wirklich sinnvoll ist, kommt am Ende aber auf das Projekt an. Auch Message Postings innerhalb eines Projekts sind in der jüngeren Vergangenheit dazu gekommen. Insgesamt hat man das Gefühl, Asana entwickelt die Projekte sehr viel weiter und neue Features werden stetig hinzugefügt

Quelle: Asana

Workflows und Integrationen

Hier hat sich in Asana in den letzten Jahren viel getan. Inzwischen kann man viele große Tools anbinden und die Integrationen werden auch ständig weiterentwickelt. Innerhalb der Projekte kann man Apps, wie Asana die Integrationen nennt, einfügen. Die Integrationen sind dann auch, wenn möglich, auf Task-Ebene verfügbar. Beispielsweise kann man Google Docs hinzufügen oder Miro-Boards hinterlegen.

Quelle: Asana

Neben den Integrationen kann man auch viele Regeln anlegen, die insbesondere bei kollaborativen Projekten wirklich hilfreich sind. 

Beispiele, die wir häufig verwenden:

1. Wenn Task abgehakt ist, schiebt es in die Spalte Done
2. Wenn Task terminiert wurde, fügt Personen A, B und C zum Task hinzu, damit sie alles dazu mitbekommen
3. Wenn das "Fälligkeitsdatum" des Tasks erreicht wurde, dann hakt es automatisch ab (kann besonders bei Kalendern sinnvoll sein)

Viele der mächtigen Automatisierungen und Regeln sind allerdings erst in den teureren Enterprise-Plänen verfügbar und können damit kleinere Projekte limitieren. 

Der generelle Aufbau von Jira

Jiras Herzstück sind die Projekte. Die kann man sehr granular aufbauen. Dabei zeigt sich sehr schnell, dass Jira ursprünglich aus dem Projektmanagement von Softwareprojekten kommt. Dabei sieht die Ticket-Hierarchie, die innerhalb eines Projekts entstehen kann, folgendermaßen aus:

1. Epics
2. Stories
3. Tasks
4. Sub-Tasks

Durch Custom Fields lässt sich alles auch noch mit weiteren Informationen anreichern und anpassen. Da sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. 

Grundsätzlich hat jeder der vier genannten Tickettypen immer einen Status. Jira hat dazu große Farben. “To Do” Stati sind immer grau, “In Bearbeitung” blau und “Fertig” ist grün.

Daneben werden Tickets in Jira automatisch mit einer Nummer versehen. Das kann sehr praktisch sein, um schnell Aufgaben wiederzufinden. Asana wiederum bietet dieses Feature nicht. Es lässt sich auch nicht über Plug-ins o.ä. hinzufügen

Projekte in Jira

Der am häufigsten verwendete Projekttyp ist sicherlich bei Software-Entwicklungsteams Scrum. Daneben gibt es aber inzwischen unzählige Templates, die man kostenlos verwenden kann. Auf dem Screenshot seht Ihr die riesengroße Anzahl an Kategorien, innerhalb derer Jira Templates anbietet.

Quelle: Jira

Es gibt aber auch immer die Möglichkeit, mit einem Blankoprojekt bei null anzufangen und den Workflow selber aufzubauen.

Die Workflows in Jira

Wenn man ein Projekt aufsetzt, ist direkt eines der ersten Dinge die Definition des Workflows. Insbesondere für agile Teams, die auch viele Stakeholder dabei haben, ist das essenziell. Wann startet der Entwicklungsprozess? Wann kommt ein Ticket in QA? Wann darf der PO draufschauen? Und wann ist das Ticket eigentlich im “Deployment”?

Quelle: Jira

Die Workflows können dabei sehr komplex werden und das Handling derer wirkt nicht wirklich modern. Man merkt hier auch, dass Jira als Software schon deutlich länger am Markt ist als Asana. Primär für Jiraanfänger kann es Zeit kosten, bis man hier perfekt aufgestellt ist, da nicht alles intuitiv bedienbar ist. Auch Änderungen der Abläufe, z.B. ein Task soll nach dem Status IN BEARBEITUNG nicht mehr in die TESTING Spalte, sondern auf REVIEW geschoben werden, können, wenn Ihr ungeübt seid, Zeit in der Umsetzung kosten. Da zeigt sich, wie starr Jira sein kann. Dafür sind die Prozesse auch wirklich bis auf das letzte Detail definierbar.

Integrationen Jira vs. Asana

Beide Tools haben sehr viele Integrationsmöglichkeiten. Asana bietet dabei viele Direkt-Integrationen, die viele gängige Tools, wie Slack, Google Drive oder Figma

Bei Jira gibt es auch unzählige Integrationen, die das Leben erleichtern. Sie werden dort “Apps” genannt und decken auch die üblichen 3rd-Party-Tools ab. Außerdem gibt es den Marketplace, auf dem es noch viele weitere Tools von verifizierten Drittanbietern gibt. Dort werden kleine Helferchen angeboten, die nur für Jira entwickelt wurden. Es ist sogar möglich, eigene Apps für Jira zu schreiben, um völlig neue Anwendungsfälle abzudecken. Da der Jira-Anbieter Atlassian auch das Repository-Tool Bitbucket oder Confluence für Dokumentationen anbietet, integrieren diese Tools ohne, dass man es explizit einschalten muss.

Quelle: Jira

Bitte beachtet, dass im Jira Marketplace auch zahlungspflichtige Apps angeboten werden. Daher macht es Sinn wirklich genau zu schauen, ob der Usecase wirklich erfüllt ist.

Jira Asana Sync - Die Direkt-Integration

Da in vielen größeren Firmen Asana und Jira im Einsatz sind, gibt es auch eine Direkt-Integration zwischen den beiden. So lässt sich ein Jira-Ticket mit einer Asana-Aufgabe verknüpfen. Damit kann eine Aufgabe aus dem Marketing, etwa das Einfügen eines Bildes auf der Landingpage, direkt mit der dazugehörigen Aufgabe für das technische Team verknüpft werden. In Asana kann man dann den Stand verfolgen und das Silo zwischen den beiden Tools wird aufgebrochen.

Quelle: Asana

Eine Integration, die Asana-Tasks in der wie oben gezeigten Art und Weise Jira sichtbar werden lässt, gibt es derzeit noch nicht. Aber es gibt eine Jira-Marketplace-App, die Asana-Tasks als Attachment anfügen kann.

Fazit

Asana und Jira sind beides führende Projektmanagement-Tools und werden von tausenden Unternehmen weltweit genutzt. Daher sind beides absolute Top-Lösungen. Schaut ganz genau, welche Ziele Ihr erreichen wollt. Wenn die Workflows weniger starr sind, dann ist Asana eine ausgezeichnete Lösung. Müssen prozessuale Vorgaben eingehalten werden und eine tiefe Integration in technische Infrastruktur ist wichtig, dann hat Jira diese Nase etwas weiter vorn. 

Die besten Projektmanagement-Tools auf OMR Reviews sind:

Asana

monday.com

Notion

Jira

Trello

Stackfield

MeisterTask