Instant-Messaging-Software & Instant-Messenger-Dienste im Vergleich

Definition Instant Messaging: Was ist Instant Messaging bzw. was sind Instant-Messaging-Dienste und wozu werden sie benötigt?

Der Begriff „Instant Messaging“ bedeutet auf Deutsch so viel wie „Sofortnachrichtenübermittlung“. Es handelt sich hier um Nachrichten, die über das Internet oder ein internes Netzwerk in Echtzeit zwischen zwei oder auch mehreren Personen verschickt werden. Das geschieht über sogenannte Instant-Messaging-Dienste, auch Instant-Messaging-Apps, Instant-Messaging-Platforms, Instant-Messaging-Software oder Instant-Messaging-Tools genannt. Entsprechende Anwendungen können grundsätzlich aufgeteilt werden in private Instant Messenger und Instant Messaging for Business. Die Funktionsumfänge sind an der Basis in beiden Bereichen ähnlich. Eine Business-Messaging-Platform fokussiert jedoch in der Regel mehr geschäftstypische Vorgänge bzw. bietet diesbezügliche Features, wie beispielsweise Kooperations-Tools, Terminerinnerungen und Integrationsmöglichkeiten mit anderer wichtiger Business-Software. Instant-Messanger-Dienste können in Unternehmen eine wichtige Schnittstelle für digitaloptimierte Prozesse bilden. Sie sind beispielsweise für eine sehr direkte Kommunikation zwischen andere digitale Tools und deren Aufgabenbereiche zu schalten und ermöglichen so einen unkomplizierten Austausch während betreffender Vorgänge. Früher oder ohne Instant Messaging wäre hier wahrscheinlich eine E-Mail erforderlich gewesen oder Mitarbeiter:innen hätten ein Meeting einberufen müssen. Mit Instant Messaging können Medienbrüche in der Business-Kommunikation verringert, Zeit gespart und ideal remote zusammengearbeitet werden.

Wie funktionieren Instant-Messaging-Dienste?

Instant Messenger ermöglichen den schnellen bzw. direkten Versand von Nachrichten zwischen zwei Personen oder auch Personengruppen. Die grundsätzliche Bedingung dafür, dass entsprechende Messages ankommen, ist eine bestehende Verbindung über das Internet oder zumindest über ein internes Netzwerk. Ist ein Empfänger einmal offline, wird eine Nachricht auf dem Server des Instant-Messaging-Dienstes zwischengespeichert. Sie erreicht den/die Empfänger:in dann, sobald jene/r wieder online ist. Im Gegensatz zu anderen Nachrichtenformaten, speziell SMS oder E-Mail, kann beim Instant Messaging von denjenigen, die Nachrichten senden, normalerweise erkannt werden, ob diese angekommen sind und gelesen wurden. Um Instant Messaging nutzen zu können, wird im Regelfall eine Software für den PC oder Mac bzw. eine App für das Smartphone oder Tablet benötigt. Hierbei handelt es sich um den eigentlichen Instant-Messenger-Dienst. Die Anwendung vereint neben der Option, Nachrichten zu verfassen und zu versenden, fast immer weitere Features für optimierte Kommunikation und manchmal ebenso für direkte Kollaborationszwecke. Bei einigen Anbieterunternehmen gibt es auch eine Browser-Version, einen sogenannten Web-Instant-Messenger, für deren Nutzung das Herunterladen der Software nicht unbedingt erforderlich ist. Innerhalb des Instant-Messenger-Dienstes müssen deren Nutzer:innen jeweils einen Account haben. Nach der Registrierung eines solchen können sie sich ganz einfach - je nach Tool - mit Freunden, Familienmitgliedern, Kolleg:innen oder auch externen Geschäftspartner:innen verbinden, die denselben Dienst installiert haben, und mit jenen chatten, Dateien austauschen, zusammenarbeiten etc. Ein Instant-Messaging-Dienst für Business bietet oftmals Schnittstellen mit Projektmanagement-Tools, Cloud-Speichern, CRM-Lösungen, HR-Tools und anderen geschäftlich wichtigen Anwendungen. Kommunikation, die entsprechende Softwares betrifft bzw. zu Vorgängen, die über diese Lösungen stattfinden, kann somit unmittelbar erfolgen. So sind beispielsweise Anliegen zu bestimmten Projektschritten direkt im Kontext der Projektmanagement-Software zu bearbeiten. Es können weiterhin To-dos hinzugefügt oder als erledigt kommuniziert, betreffende Erinnerungen ausgespielt oder über eine Kooperationsfunktion direkt an einzelnen Assets des Projekts zusammengearbeitet werden.

Typische Funktionen von Business-Instant-Messaging-Software sind folgende.

• Instant Messaging: Sofortiges, direktes Messaging ist das Hauptmerkmal von Business-Messenger-Anwendungen. Die Benutzer:innen können normalerweise Einzel- oder auch Gruppennachrichten versenden. Je nach Zuständigkeit können spezielle Gruppen von Benutzer:innen für bestimmte Kommunikations- und Arbeitsbereiche gebildet werden.
• Statusaktualisierungen: Benutzer:innen können einen Status in ihrem Profil hinterlassen, um ihre Verfügbarkeit anzuzeigen.
• Aktivitäts-Feed: Ein Aktivitäts-Feed informiert Nutzer:innen über neue Direktnachrichten oder neue Nachrichten in Gruppen. In manchen Fällen werden in diesem Feed auch Antworten auf Beiträge angezeigt.
• Benachrichtigungen: Business-Messaging-Apps bieten Benachrichtigungen, wenn Nutzer:innen Direktnachrichten erhalten oder Nachrichten in einer Gruppe gepostet werden. Darüber hinaus können Benutzer:innen Benachrichtigungen ausschalten oder bestimmte Berechtigungen für diese festlegen, um Prioritäten zu setzen.
• Emojis: Anwendungen im Instant Messaging for Business werden ebenfalls oft mit Emojis ausgeliefert. Bei einigen Softwares können die Nutzer:innen sogar eigene Emojis erstellen. Entsprechende Icons sorgen auch im geschäftlichen Umfeld für eine persönlichere und emotionalere Kommunikation.
• Suche: Eine Suchleiste ermöglicht es den Nutzer:innen, mithilfe von Schlüsselwörtern leicht alte Nachrichten und dort hinterlegte wichtige Informationen zu finden.
• Dateifreigabe und Kooperation: Einer der Hauptvorteile von Business Messaging ist die Möglichkeit, Dateien einfach und schnell auszutauschen oder auch direkt an ihnen zusammenzuarbeiten. Benutzer:innen können Links zu in der Cloud gehosteten Dokumenten senden oder auf einem Desktop gespeicherte Dateien anhängen. Einige Tools lassen sich in Cloud-Speicher oder spezielle Kollaborations-Programme integrieren, um die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit an diesen zu optimieren.
• Umfragen und Abstimmungen: Business-Instant-Messaging bietet oft einfache Umfrage- und Abstimmungsfunktionen, die es den Benutzer:innen ermöglichen, innerhalb der App schnell Entscheidungen zu treffen.
• Konferenzen: Es gibt immer mehr Audio- und Videokonferenzfunktionen bei Anwendungen für Instant Messaging in Unternehmen. Wenn Benutzer:innen schnell zwischen textbasierter und audiobasierter Kommunikation wechseln können, lassen sich Probleme in manchen Kontexten einfach prompter lösen und Fragen effizienter beantworten.
• Automatische Übersetzung: Einige Business-Messaging-Anwendungen können Nachrichten mithilfe von Übersetzungssoftware automatisch von einer Sprache in eine andere umwandeln.
• Bildschirmfreigabe: Business Messenger mit Videokonferenzfunktion ermöglichen häufig die Bildschirmfreigabe zwischen den Konferenzteilnehmer:innen.
• KI-Assistenten: KI-Assistenten sind manchmal in Business-Messaging-Apps enthalten. Sie leiten die Benutzer:innen zu Verhaltensweisen an, die auf den von ihnen gesendeten Nachrichten basieren. Wenn ein/e Nutzer:in beispielsweise an eine/n andere/n tippt, dass sie sich zu einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Uhrzeit treffen müssen, kann ein eingebetteter KI-Assistent die Aufforderung öffnen, einen entsprechenden Termin im Kalender einzutragen.

Welche Vor- und Nachteile bieten Instant-Messaging-Dienste?

Die meisten modernen Firmen setzen heute irgendeine Art von Instant Messaging für Unternehmen ein. Kein Wunder, denn entsprechende Dienste bieten eine Fülle von Vorteilen, die sie zu einer tragenden Säule des modernen Software-Stacks bzw. ganzheitlich digitaloptimierter Prozesse machen können. Folgende Vorzüge sind zentral zu nennen.

• Geschwindigkeit: Business-Messaging-Tools unterstützen die Mitarbeiter:innen bei einer zeitgemäß schnellen und unkomplizierten Kommunikation. Teams können sich sehr direkt miteinander austauschen und so die Zusammenarbeit zwischen entfernten Mitarbeiter:innen in verschiedenen Büros oder an Homeoffice-Standorten massiv verbessern.
• Informell und persönlich: Die E-Mail-Etikette ist im Arbeitsalltag bekanntermaßen schwer zu beherrschen und kann bei einfachen Fragen unter Kolleg:innen unnötig sein. Mit Business-Messaging-Tools können Teams auf übermäßig komplexe Umgangsformen verzichten und sich auf den Inhalt konzentrieren, anstatt auf den richtig gekünstelten Ton zu achten. Entsprechend informelle Kommunikation ist direkt, persönlich und wirkungsvoll.
• Mobil: Nahezu alle Instant-Messaging-Produkte für Unternehmen werben mit einer robusten, intuitiven mobilen Anwendung, die sie mit einem Desktop-Angebot kombinieren. In der heutigen Geschäftswelt müssen die Mitarbeiter:innen oft jederzeit, direkt erreichbar sein, um ihre Kolleg:innen zu unterstützen. Mobile Instant Messenger für Unternehmen sind dafür sowohl im Büro vor Ort als auch unterwegs ideale Lösungen.
• Etabliert: Instant Messaging fühlt sich für die meisten Nutzer:innen inzwischen ganz natürlich an. Sie verwenden auch privat tagtäglich entsprechende Dienste. Deshalb werden Instant-Chat-Messenger im Geschäftskontext gerne angenommen, wodurch sie ihre weiteren Vorteile natürlich besonders gut ausspielen können.

Hat Instant Messaging überhaupt Nachteile? Wie alles im Business und im Leben darüber hinaus bedeuten auch Instant-Messaging-Dienste gewisse Nachteile oder Risiken. Eines der Probleme, die in Betrieben immer wieder vorkommen, ist folgendes: So nützlich Instant-Messaging-Software für Unternehmen auch sein mag, sie ist in bestimmten Situationen nicht immer der effizienteste oder geeignetste Kanal. Probleme können entstehen, wenn Einzelpersonen nicht klar unterschieden haben, wann es angemessen ist, einen geschäftlichen Messenger gegenüber einer E-Mail oder einem anderen formelleren Kommunikationskanal zu verwenden. Lange Nachrichten zu sehr wichtigen Themen, die vielleicht noch an externe geschäftliche Partner gerichtet werden, sind über Instant-Messaging-Plattformen oftmals nicht angebracht. Dieses potenzielle Problem kann durch die Einführung klarer Richtlinien vermieden werden, die festlegen, welche Kommunikationskanäle in bestimmten Situationen zu verwenden sind. Unternehmen sollten solche Statuten in ihren Instant-Messaging-Einführungsprozess einbeziehen und sie in einer Wissensdatenbank zum Nachschlagen bereitstellen. Personen, die nicht die richtigen Kanäle nutzen, sollten behutsam daran erinnert werden, diese Gewohnheiten abzulegen.

Wie wählt man den passenden Instant Messenger bzw. worauf sollte man achten?

Auf folgende Aspekte sollten Verantwortliche in Unternehmen besonders achten, wenn es darum geht, die beste Instant-Messaging-App für die eigenen Zwecke zu finden.

• Kommunikationsmöglichkeiten: Wie gut eignet sich das Tool für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens? Erlaubt es Nutzer:innen, nur intern oder auch mit externen Personen zu chatten? Einige Tools konzentrieren sich auf die interne Kommunikation, während andere Apps es ermöglichen, intern und extern zu kommunizieren. Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, sollte diese grundsätzliche Frage oder Anforderung geklärt sein.
• Zusammenarbeit: Bei Instant-Messaging-Software für Unternehmen geht es nicht nur darum, mit anderen zu kommunizieren. Sie kann – falls nötig - auch eine Plattform für die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Mitarbeiter:innen bzw. Teams sein. Über sie können Projekte gemeinsam vorangetrieben, Dateien ausgetauscht oder auch To-dos ausgearbeitet und verteilt werden.
• Endnutzerfreundlichkeit: Zu komplexe Instant-Messaging-Tools für Unternehmen verlangsamen die Nutzung und die Akzeptanz des jeweiligen Tools. Ein einfach zu bedienendes und zu erlernendes Programm wird dem Unternehmen eher helfen, effizienter zu werden. Ein komplexes Tool kann schnell zu einem Hindernis werden, da die Nutzer:innen mehr Zeit damit verbringt, dessen Feinheiten zu erlernen, anstatt es effektiv für ihre Arbeit zu nutzen. Idealerweise bietet ein Instant-Messaging-Dienst grundsätzlich gute Usability-Voraussetzungen und wirklich nur die Features, die auch wirklich benötigt werden.
• Sicherheit: Instant-Messaging-Dienste für Unternehmen müssen natürlich sicher sein. Sie werden häufig genutzt, um sensible Pläne, Projekte und Produkte zu besprechen sowie zu bearbeiten. Alles, was innerhalb eines Instant-Messaging-Services stattfindet, muss vertraulich und vor neugierigen Blicken Dritter geschützt sein.
• Unterstützte Plattformen und Integrationen: Die beste Instant-Messaging-Software für Unternehmen ist plattformübergreifend, sodass Teams sie unabhängig davon, ob sie mit Mac, PC, Android oder iOS arbeiten, nutzen können. Darüber hinaus sollte die Anwendung mit genau den Tools zu verbinden sein, bei denen auf eine optimierte Kommunikation und Kollaboration abgezielt wird.
• Preisgestaltung: Da die meisten Unternehmenslösungen mit größerem Funktionsumfang Geld kosten und ein Abonnementmodell verwenden, ist ein fairer Preisplan bei der Auswahl der richtigen Instant-Messaging-Software von entscheidender Bedeutung. Man sollte möglichst nicht für Komponenten bezahlen müssen, die gar nicht benötigt werden. Andererseits sollte aber auch auf eine flexible Erweiterbarkeit geachtet werden – für den Fall, dass sich die Anforderungen ändern.
• Look: Auch am Arbeitsplatz ist das Design einer Instant-Messenger-App wichtig. Die Benutzer:innen sind in ihrem Privatleben an gut gestaltete Tools gewöhnt und erwarten das Gleiche im Berufsleben. Nur wenn Unternehmen diese Erwartungen erfüllen, wird die jeweilige Anwendung wirklich akzeptiert und wie gewünscht verwendet.

Was kosten Instant-Messaging-Services?

Private Instant-Messenger-Apps sind in aller Regel kostenlos erhältlich. Bei den Business-Tools muss jedoch oftmals zumindest für gewisse Funktionen bezahlt werden. Es gibt grundsätzlich drei unterschiedliche Arten von Apps für Instant Messaging at Work, die sich preislich unterscheiden.

1. Stand-Alone-Software: Viele Instant Messenger für Unternehmen sind eigenständige Softwares. Neben einer typischen Chat-Funktion bieten diese Instant-Messaging-Tools manchmal zusätzliche Features, wie eine Videokonferenz-Anwendung, Audiokommunikation, Kollaborationsmittel und mehr. Je nach Produktumfang kann der Preis zwischen wenigen Euro und 20 oder mehr Euro pro Monat schwanken.
2. Embedded-Software: Instant Messaging ist als zusätzliche Funktion mitunter in anderen Softwares bzw. größeren Collaboration-Suiten enthalten. Instant-Messaging-Funktionen für Unternehmen finden sich häufig in Intranet-Software für Mitarbeiter:innen oder in Anwendungen für virtuelle Arbeitsbereiche. Eine umfangreiche Collaboration-Suite kann schnell 50 Euro monatlich oder mehr kosten.
3. Branchenspezifische Lösungen: Einige Instant-Messaging-Dienste wurden für bestimmte Branchen und deren spezielle Anforderungen entwickelt. Es gibt beispielsweise Instant-Messaging-Tools für die Fertigung oder für den Außendienst. Der Markt bietet auch klinische Kommunikations- und Kollaborationsplattformen sowie andere Messaging-Software, die speziell für Organisationen im Gesundheitswesen abgestimmt sind. Einige beliebte private Messenger haben mittlerweile allgemeine Business-Lösungen mit erweitertem Funktionsumfang. Je höher spezialisiert eine Lösung ist, mit desto mehr Kosten muss gerechnet werden.