Bewerbermanagementsysteme: Drei Gründe, warum oft die falsche Software gewählt wird

Recruiting-Experte Robindro Ullah erklärt, wieso Nutzende von Software zum Bewerbermanagement oft so unzufrieden sind – und wie man es besser macht

Bewerbermanagementsysteme, oder auch Applicant Tracking System (ATS) genannt, haben nicht überall den besten Ruf. Woran das liegen könnte, wie man die Entscheidung für eine unpassende Software vermeidet, damit Ihr in Zukunft doch von Bewerbermanagement-Tools profitieren könnt, erklärt Recruting-Experte Robindro Ullah von Trendence.

Man könnte es eine Hass-Liebe nennen. Personalmanager*innen und Bewerbermanagementsysteme scheinen nicht so einfach auf einen Nenner zu gelangen. Personalmanager*innen, die das Kästchen für „zufrieden mit dem Bewerbermanagementsystem“ ankreuzen würden, muss man mit der Lupe suchen. Auch wenn ich diesen Eindruck hier nicht durch eine repräsentative Umfrage belegen kann – in meiner Wahrnehmung wird kaum ein anderes Thema kritischer diskutiert. Beispielsweise, wenn es um die berühmte Candidate Experience geht, also die Usability im Bewerbungsprozess.

Definition Bewerbermanagementsystem (BMS):

Das BMS ist ein IT-System, welches den gesamten Personalgewinnungsprozess unterstützt. Die Unterstützung richtet sich sowohl in Richtung des Unternehmens als auch in Richtung der Kandidat*innen. Dabei beginnt der Gesamtprozess bei der Vakanzklärung bzw. Personalplanung und endet mit dem Onboarden einer Person.

Die sehr allgemeine und umfassende Definition ist nicht immer maßgeblich für die Systemanbieter*innen. Nicht in allen Fällen wird der Gesamtprozess von nur einem System abgebildet. Und selbstverständlich gibt es Anbieter*innen, die auf Teilprozesse fokussieren, in denen sie gewisse Stärken ausspielen. Nicht zuletzt aus diesem Grund gestaltet sich die Suche nach einem passenden BMS beliebig komplex.

Woran liegt die Unzufriedenheit mit Bewerbermanagementsystemen?

Es ist immer leicht anderen die Schuld zu zuweisen, insbesondere wenn es sich bei der Gegenseite um Software handelt. Schnell ist die Software nicht gut genug oder ist veraltet oder bringt das falsche Mindset mit. Bei dieser Schuldzuweisung vergisst man aber leider sehr schnell, dass man als Unternehmen meist die Software ausgewählt hat und im Grunde selbst schuld an der eigenen Misere ist.

Die Auswahl von Software ist ein sehr komplexer Prozess und beginnt häufig direkt mit einem Missverständnis. Ihr sucht keine Software-Lösung – sondern eine Software als Tool. Anders gesagt: Ihr dürft nicht erwarten, dass ein BMS Euren Job erledigt. Die Aufgabe von Software besteht darin, Euch in Eurem Job zu unterstützen. Dieser kleine Denkfehler bei der Systemauswahl kann große Wirkung entfalten, wenn es zum Beispiel um Datenpflege geht. Software ist in vielen Fällen nur so gut wie die Menschen, die sie anwenden.

Mit dieser kleinen Vorrede und Einordnung der aktuellen Situation kommen wir zu drei Gründen, die Euch mit Sicherheit einige Unzufriedenheit bescheren werden, wenn es an die alltägliche Arbeit mit einem Bewerbermanagementsystem geht.

1. Die Wahl fällt auf das Bewerbermanagementsystem, dessen Anbieter bereits die restlichen Systeme stellt

Wenn die Wahl des Bewerbermanagementsystems über diese einfache Logik getroffen wird, ist Unzufriedenheit quasi vorprogrammiert. Doch gerade im Recruiting-Bereich wird man schnell mit der Anforderung konfrontiert, eine gewisse Systemarmut im Unternehmen zu beherzigen. Gemeint ist damit, dass sehr häufig die Entscheidung entsprechend des HR-Kernsystems getroffen wird.

Viele Unternehmen versuchen, alle HR-Systeme aus einer Hand zu erhalten, um die Schnittstellen und Abstimmungskomplexität so gering wie möglich zu halten. So verständlich dieses Ansinnen mit Blick auf die IT-Abteilung ist, letztlich kann man davon ausgehen, dass hier eine so getroffene Wahl für Unmut sorgt. Denn ein HR-Kernsystem wird nur in den seltensten Fällen mit Blick auf die Qualität des zugehörigen ATS-Moduls ausgewählt.

Kommen wir zum zweiten Garant für hohe Unzufriedenheit:

2. Die eigene Recruitingstrategie ist nicht geklärt oder nicht präsent

Wie werde ich in den kommenden Jahren rekrutieren? Habe ich einen passiven Ansatz mit einem Schwerpunkt auf das Schalten von Stellenanzeigen? Verfolge ich den Ansatz, in nicht allzu ferner Zukunft eine Abteilung für die Direktansprache aufzubauen? Arbeite ich mit vielen Personalberatern zusammen? Habe ich ein Pool-orientiertes Recruiting?

Im Zusammenhang mit der Recruiting-Strategie lassen sich viele Fragestellungen aufwerfen, die durchaus relevant für die Wahl des Bewerbermanagementsystems sein können. Alle Systeme haben ihre spezifischen Stärken und Schwächen, die Ihr über Eure Recruiting-Strategie legen solltet. Ihr solltet also erst einmal darüber klar werden, wie Ihr in Zukunft rekrutieren wollt, um dann ein System auswählen zu können, das in der Lage ist, Euch darin optimal zu unterstützen.

Der letzte Garant für Unzufriedenheit ist beinahe schon ein Klassiker:

3. Auf die Wahl eines Bewerbermanagementsystems folgt eine Restrukturierung des Recruitings

Das klingt natürlich etwas absurd und wird meist auch gar nicht direkt nach Einführung des Systems erfolgen. Aber selbst mit wenigen Monaten Verzögerung kann es bereits zu großem Unmut führen. Meist ist hier eine detaillierte Betrachtung der Prozesse und Organisationsstrukturen nicht vor der Auswahl des Systems erfolgt. Manchmal wird man auch erst durch das System darauf gebracht, gewisse Prozesse zu hinterfragen. Sich aber erst im Nachhinein für ein Sourcing-Team zu entscheiden oder Teile in ein Peer-Recruiting-Konstrukt abzugeben, wird die meisten Systeme überfordern bzw. zu umfangreichen „Umbauarbeiten“ führen. In der Regel wird das System auf eine bestimmte Organisation und bestimmte Prozesse konfiguriert. Wenn ich diese im Nachgang gravierend verändere, wird das System mich nicht mehr optimal unterstützen.

Besonders beliebt ist in solchen Fällen der Satz: „Da braucht es doch nur noch ein zusätzliches Feld.“ Häufig sind wir Recruiter uns nicht der Komplexität einer Software bewusst und können daher ausgelöste Aufwände nur schwer einschätzen. Gerade hier macht sich Unzufriedenheit breit, die davon geschürt wird, dass man unter Umständen schlüsselfertige Systeme am Markt finden wird, die die neue Situation viel besser abbilden als das eigene, umständlich angepasste BMS.

Fazit

Es ist unbenommen, dass Systeme am Markt existieren, die als grundsätzlich schwächer eingestuft werden können als andere. Die aufgeführten Gründe machen aber auch deutlich, dass eine schwache Vorbereitung und fehlende Hausaufgaben im HR-Bereich ebenfalls sicher zu einer Enttäuschung führen. Es lohnt sich daher Auswahl-Projekte aufzusetzen, um vor allem Gewissheit darüber zu bekommen, was man möchte. Darüber hinaus lohnt es sich, Systeme auf Basis des eigenen Anforderungskatalogs auf Herz und Nieren zu prüfen.

Robindro Ullah ist Geschäftsführer der Trendence Institut GmbH und seit vielen Jahren als Berater, Autor, Speaker und Blogger aktiv. Der HR Influencer gehört zu den Initiatoren des HR TEC Talks sowie dem Podcasts „HR TEC TALK der Podcast“ und „Zielgruppengerecht“. Zuvor war er in leitenden Funktionen bei der Deutschen Bahn und dem Heidenheimer Technologiekonzern Voith beschäftigt.

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