So erstellst du einen überzeugenden Projektantrag

Fast ein Drittel der gesamten Wertschöpfung in Deutschland wird in Form von Projekten erwirtschaftet, weswegen die Projektarbeit ein unverzichtbarer Teil der Wirtschaft ist, um insbesondere komplexe Probleme zu lösen.

Projekte bedürfen dabei einer genauen Planung, welche durch einen Projektantrag initiiert und gewährleistet wird. 

In diesem Beitrag erfährst du von unserem Gastautor Finn Reiche, wie ein Projektantrag gestellt wird, warum dieser benötigt wird und welche Tools und Templates du dafür verwenden kannst.

Definition – was ist ein Projektantrag?

Ein Projektantrag ist eine detaillierte Beschreibung eines Projektes, welches geplant wird. Es ist ein Dokument, um alle Interessengruppen zu informieren sowie insbesondere die Genehmigung und Finanzierung sicherzustellen. Er ist damit eine Vertragsgrundlage zwischen den verschiedenen Anspruchsgruppen.

In einem Projektantrag soll vorab geklärt werden, welche Ziele verfolgt werden und was die Ideen-Grundlage des Projektes ist. Damit soll verhindert werden, dass es später zu Missverständnissen kommt. Es handelt sich dabei demnach um ein Dokument, welches dir hilft, eine gemeinsame Basis als Gesprächsgrundlage herzustellen. Ein Projektantrag minderer Qualität führt meist zu viel Konfliktpotenzial, weshalb sicher der Aufwand lohnt. Je genauer der Projektantrag ausformuliert und je präziser das Projekt beschrieben, desto klarer das gemeinsame Verständnis.

Ziele – welche Ziele verfolgt ein Projektantrag?

Ein Projektantrag verfolgt verschiedene Ziele, darunter fallen:

1. Projektbeschreibung: Hier wird detailliert beschrieben, was Gegenstand des Projektes ist und wie das Projekt durchgeführt werden soll. Hierbei werden insbesondere die Chancen und Vorteile für das Unternehmen dargestellt, welche das Projekt bieten soll. Du musst dabei immer bedenken, dass der Nutzen eines Projektes höher sein muss als die Ausgaben. Dabei sollten bereits alle vorhandenen, bekannten und nicht bekannten Risiken (und deren potenzielle Kosten / Auswirkungen) eingepreist sein.
2. Zielfestlegung: Im Bereich der Zielfestlegung wird beschrieben, was die Ziele des Projektes sind. Hierbei wird ebenfalls genau erläutert, was keine Ziele des Projektes sind und wie diese verschiedenen Ziele in Zusammenhang stehen. Die Projektabgrenzung zu anderen Projekten ist dabei besonders zu berücksichtigen. Die Ziele sollten SMART formuliert sein, das bedeutet, dass sie spezifisch, messbar, achievable (erreichbar), realistisch und terminiert sein müssen. 
3. Netz- und Meilensteinplan: Ein Netzplan ist die zeitliche Darstellung eines Projektes, in welchem der gesamte Ablauf eines Projektes (inklusive Projektstrukturplan) dargestellt wird. Hierbei sind auch alle Meilensteine, die erreicht werden sollen, aufgeführt. Mit einem Netzplan ist ersichtlich, welche zeitliche Dimension er hat und insbesondere der sogenannte kritische Pfad zeigt auf, welche zeitlichen Auswirkungen Verzögerungen einzelner Arbeitspakete auf das gesamte Projekt haben.
4. Kosten- und Ressourcenplan: Aufbauend auf dem Netzplan werden alle benötigten Kosten und Ressourcen ermittelt, um absehen zu können, zu welchem Zeitpunkt welche Ressourcen benötigt werden und wann welche Kosten anfallen. So können Über- oder Unterdeckungen verhindert werden. Wenn Über- oder Unterdeckungen auftreten, können vorab Maßnahmen (wie zusätzliche Mitarbeiter*innen) eingeleitet werden.
5. Risikobewertung: Präventives und kontinuierliches Risikomanagement sind wichtige Teile des Projektantrags. Der Projektantrag umfasst somit auch eine Risikobewertung, um potenzielle Probleme über den gesamten Projektverlauf zu identifizieren und zu bewerten.

Vorgehen – wie erstellst du einen Projektantrag?

Um einen Projektantrag zu erstellen, hältst du dich am besten an die oben genannte Struktur. 

Der erste Schritt bei der Erstellung besteht darin, dass du das Projekt und alle Ziele definierst. Du kannst dich dabei an folgende Fragen halten, die du beantworten solltest:

• Was ist der Zweck des geplanten Projektes?
• Was sind die Ziele des geplanten Projektes?
• Wie grenzt sich das geplante Projekt zu anderen Projekten ab?
• Was sind keine Ziele des geplanten Projektes?
• Welche Ergebnisse erwartest du für das geplante Projekt?
• Wie hilft das geplante Projekt dem Unternehmen oder der Organisation?
• Wie soll das geplante Projekt ablaufen und wer ist dafür verantwortlich?

Mit den Antworten auf diese Fragen bildest du die Grundlage für den Projektantrag, was dir dabei hilft, die Ziele des Projektes zu definieren.

Hierbei solltest du ebenfalls eine Zielpriorisierung vornehmen, zum Beispiel mit Hilfe eines paarweisen Vergleichs.

Nachdem du das Projekt definiert und beschrieben und den Umfang kenntlich gemacht hast, solltest du dich dem zeitlichen Ablauf widmen und die Meilensteine, die erreicht werden sollen, einfügen. Daraus kannst du ableiten, wann welche Ressourcen benötigt werden und welche Kosten zu welchem Zeitpunkt anfangen.

Zum Schluss gibst du noch einen Überblick über potenzielle Risiken, welche vor, während oder nach dem Projektstart auftreten können. Diese bewertest du hinsichtlich der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schadenshöhe. Im Idealfall gibst du direkt einen Überblick über mögliche Maßnahmen, die entweder die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Schadenshöhe reduzieren können.

Vorlagen und Tools – wie kannst du dir die Arbeit erleichtern?

Projektanträge können sehr unterschiedliche Formen annehmen, je nach Unternehmen, Ziel und Zweck des Projektes. Die oben genannten Punkte und Fragen solltest du jedoch in jedem Fall beantworten.

Es gibt zahlreiche Vorlagen für Projektanträge, meist auch innerhalb eines Unternehmens, damit die innerbetriebliche Struktur gewahrt wird.

Im Internet gibt es verschiedene Formate und Vorlagen, du kannst aber auch Programme nutzen, um dir die Arbeit zu erleichtern.

Die Programme reichen dabei von generellen Textverarbeitungsprogrammen bis hin zu speziellen Projektmanagement-Softwares, welche die Erstellung von Netz-, Meilenstein-, Kosten- und Ressourcenplänen erleichtern. Hier zwei Beispiele:

1. Microsoft Word / Google Workspace: Einfache Textverarbeitungsprogramme, in welchen kollaborativ Projektanträge gestellt werden können. Mit Hilfe der Einbindung von Tabellen können die Pläne und Risikobewertungen integriert werden.
2. Jira: ⁠Jira bietet nicht explizit die Funktion, Projektanträge zu stellen, aber mittels Jira können alle erforderlichen Pläne erstellt werden. Einen Netzplan in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel zu erstellen, ist grundsätzlich möglich – erfordert aber mehr Zeit und Geduld, als in Projektmanagement-Softwareprogrammen.

Fazit – warum du Projektanträge ernst nehmen solltest

Ein sauberer, umfassender und gut geschriebener Projektantrag hat noch kein erfolgreiches Projekt zur Folge, kann aber dessen Verlauf maßgeblich beeinflussen. Wenn du ein Projekt planst, solltest du daher ausreichend Aufwand in die Erstellung eines ordentlichen Projektantrags investieren – dies ist in deinem Sinne, aber auch in dem der Organisation.

Dir bietet es den Vorteil, dass du das Projekt für dich selbst gut planen und strukturieren kannst, der Organisation bietet es eine gute Grundlage für Kalkulationen, Planungen und Risikobewertung.

Mit einem Projektantrag kannst du klar darstellen, welche Ziele das geplante Projekt verfolgt, welche Methoden angewendet werden sollen, aber auch welches Budget eingeplant werden muss – und was die erwarteten Ergebnisse sind.

Du kannst dazu einfache Textverarbeitungsprogramme nutzen, für Teilbereiche des Projektantrags aber auch spezialisierte Projektmanagement-Software, wie Jira, welche dir etwa die Erstellung eines Netzplans erleichtert.