Erst die Daten, dann der Verkauf: So trägt Produktdatenpflege zum Unternehmenserfolg bei

1. Was ist Produktdatenpflege?
2. Warum ist die Produktdatenpflege wichtig?
3. Diese Herausforderung gibt es in der Produktdatenpflege
4. Diese Vorteile bietet dir die Produktdatenpflege
5. So kann dich ein PIM-System bei der Produktdatenpflege unterstützen
6. Diese Product-Information-Management-Softwares solltest du nutzen
7. It’s all about the data

Die Pflege von Produktdaten nimmt viel Zeit in Anspruch und ist daher auch sehr kostspielig. Neue Bilder, neue Beschreibungen, neue Kategorien und vieles mehr muss beachtet und gewissenhaft ergänzt werden. Hinzu kommt, dass die Aktualisierung der Stammdaten zunächst keinen sichtbaren Nutzen mit sich bringt. Doch der Schein trügt. In diesem Beitrag erfährst du, was Produktdatenpflege bedeutet und warum sie ein wichtiger Erfolgsfaktor für dein Unternehmen ist. Außerdem schauen wir uns die Herausforderungen und Vorteile dieser Aufgabe an und finden heraus, wie dich die Einführung eines Product Information Management Tool, wie

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Was ist Produktdatenpflege?

Die Eigenschaften deiner Produkte werden als Produktdaten bezeichnet. Hierzu gehören beispielsweise die Farbe und Marke sowie das Gewicht, die Artikelnummer, ein aussagekräftiges Bild und eine ansprechende, informative Kurzbeschreibung. Je besser du dein Produkt online präsentierst, desto wahrscheinlicher ist es, dass deine Kund*innen es kaufen. Mit aktuellen und korrekten Produktdaten sorgst du dafür, dass die Käufer*innen sich sicher sein können, dass sie genau das Produkt erhalten, was sie wollen, und keine unliebsamen Überraschungen erleben, die schließlich zu einer Reklamation führen. Einige Daten deiner Produkte werden nicht nur in deinem Onlineshop, sondern ebenfalls in dein Warenwirtschaftssystem zur Rechnungserstellung und Lagerhaltung benötigt. Daher werden diese Systeme auch genutzt, um die Produktdaten zu pflegen. Hierbei gehst du Produkt für Produkt einzeln durch und prüfst, ob du Bilder und Texte austauschen musst oder ob sich andere Eigenschaften, wie beispielsweise die Maße und Farben verändert haben. 

Warum ist die Produktdatenpflege wichtig?

Die regelmäßige Pflege deiner Produktdaten ist wichtig, da diese Inhalte in deinen Onlineshop übertragen werden und dort in der Websuche deiner Kund*innen als Filter dienen können. Sind die Daten nicht korrekt angelegt, kann es passieren, dass die Suchenden keine oder sogar falsche Ergebnisse angezeigt bekommen. Falls die Produktbeschreibung nicht ausführlich und deutlich genug ist oder die Bilder deiner Produkte eine schlechte Qualität aufweisen, wirkt sich das ebenfalls negativ auf das Kaufverhalten aus. Denn deine potenziellen Käufer*innen schließen von der Qualität deiner Daten auf die Qualität deiner Artikel. Genauso gut kann es vorkommen, dass Kund*innen unzufrieden mit ihrer Bestellung sind, wenn die Angaben, die sie vor dem Kauf erhalten haben, nicht vollständig oder fehlerhaft sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie die bestellten Artikel an dein Unternehmen zurückschicken und sich das Erlebnis negativ auf die Wahrnehmung deiner Marke überträgt, ist dabei sehr hoch. 

Darum ist die Produktdatenpflege auch ein so wichtiger Erfolgsfaktor: Gepflegte, aktuelle Produktdaten bringen deinen Kund*innen bessere Suchergebnisse und überzeugen sie von deinen Produkten. Dies wiederum führt zu einem Anstieg deiner Verkäufe und damit deines Umsatzes. Zudem wissen deine Kund*innen, dass dein Unternehmen hält, was es verspricht, und werden dir auch in der Zukunft die Treue halten und dich weiterempfehlen.

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Diese Herausforderung gibt es in der Produktdatenpflege

Vielleicht kennst du es aus deinem eigenen Unternehmen – die Aufgabe der Produktdatenpflege hat einen sehr schlechten Ruf. Um alle wichtigen Daten für den gesamten Bestellprozess in dein Warenwirtschaftssystem zu integrieren, musst du ziemlich viele Felder manuell pflegen. Wenn es dann zu Überarbeitungen von mehreren Artikeln kommt, ist es nur allzu verständlich, dass du dich fragst, wie du dir Zeit für diese ungeliebte Aufgabe nehmen sollst. Das kann unter anderem daran liegen, dass es keinen Return on Invest für die Optimierung deiner Produktdaten gibt und ihr Erfolg somit nur sehr schwer messbar wird. Außerdem empfinden die wenigsten Mitarbeiter*innen diese manuelle und zugleich monotone Arbeit als spannend und anregend. Oft werden Mitarbeiter*innen mit der Aufgabe der Produktpflege betraut, die nicht einmal vermittelt bekommen, wieso sie diese Daten aktualisieren. Das heißt, sie wissen gar nicht, welches Endergebnis am Ende ihrer abgehakten To-do-Liste steht. Wenn du ihnen klarmachst, warum diese Aufgabe wichtig ist und weshalb diese Daten an dieser Stelle benötigt werden, schaffst du Transparenz und damit einhergehend Motivation. Sicherlich wird die Aktualisierung von Stammdaten nicht zu den Lieblingsaufgaben deiner Kolleg*innen werden – dennoch kannst du auf diese Weise versuchen, Motivation bei ihnen hervorzurufen. 

Diese Vorteile bietet dir die Produktdatenpflege

Auch wenn die Vorteile deiner Produktdatenpflege wahrscheinlich schon auf der Hand liegen, wollen wir sie dir hier doch noch einmal zusammenfassen. Wenn du dich mit den Daten deiner Produkte beschäftigst, kannst du verstehen, was deinen Kund*innen wirklich wichtig ist. Welche Daten benötigen sie, um eine Kaufentscheidung zu treffen? Wenn du alle für sie relevanten Daten in deinem Onlineshop präsentierst, erleichterst du ihnen die Entscheidungsfindung. Vielleicht spricht sie deine Produktbeschreibung an, die den Zahn der Zeit trifft oder aber die verschiedenen Bilder, auf denen sie dein Produkt aus allen Winkeln ansehen können. Falls deine Käufer*innen schon wissen, was sie brauchen, kann es dennoch sein, dass sich dein Produkt noch gegen Wettbewerbsprodukte behaupten muss. Hier können die Angaben zu den erhältlichen Farben und Formen, zum Gewicht und den Maßen, aber auch zur Dauer, bis oder wie lange es genutzt werden kann, den Unterschied machen. Mit aktuellen Produktdaten teilst du deinen Kund*innen alles mit, was sie über den Artikel ihrer Wahl wissen müssen – und schließt böse Überraschungen aus. Zufriedene Kund*innen werden dich und dein Unternehmen weiterempfehlen. Gepflegte Produktdaten zahlen somit auf deine Umsatzziele, dein Image und den Aufbau eines festen Kundenstammes ein.

So kann dich ein PIM-System bei der Produktdatenpflege unterstützen

PIM steht für Product-Information-Management-System, also eine Software zur Verwaltung deiner Daten, rund um deine Produkte. Dabei baut dein PIM Tool auf deiner bisherigen Datenbasis auf. Du kannst die Excel-Listen, Worddateien und ERP-Daten mit wenigen Klicks importieren. Durch den Import reduzierst du das Risiko, dass sich ein Fehler in deinen Stammdaten einschleicht. Außerdem kannst du verschiedene Funktionen nutzen, um die Qualität deiner Daten zu überprüfen und wenn nötig zu erhöhen. Aber was spricht sonst noch dafür, dass du dir eine Product-Information-Management-Software zulegen solltest?

In Unternehmen, in denen sich viele verschiedene Abteilungen um ein Produkt kümmern, wie zum Beispiel Marketing, Vertrieb und Einkauf, entstehen schnell Datensilos. Jede Person hat ihre eigenen Ordner, in denen sie Informationen, Bilder und andere Daten speichert. Durch die verschiedenen Speicherorte kann es sein, dass du den Überblick über deine Daten verlierst oder vielleicht auch gar nicht weißt, dass neue Daten vorliegen. Der große Vorteil eines PIM, wie beispielsweise Pimcore

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Ein weiterer Vorteil des PIM ist, dass es die Daten innerhalb von bestimmten Zeitabständen automatisch aktualisiert. Damit erspart es dir viel manuelle Arbeit und den Stress, dass du allein daran denken musst, deine Daten auf allen für dein Unternehmen relevanten Plattformen anzupassen, da sie automatisch übertragen werden. Außerdem kannst du die Möglichkeit der Vererbung nutzen. Das bedeutet, dass du die Produktinformationen für eine Kategorie änderst und diese Änderung automatisch für die darunter angeordneten Produkte gezogen wird. Diese Funktion reduziert deine Arbeitszeit um ein Vielfaches. Die sowieso schon reduzierte Fehleranfälligkeit kannst du durch Freigabe-Workflows innerhalb deines Product-Information-Management-Tools noch weiter verringern. So kannst du beispielsweise festlegen, dass bei jeder Produktdatenänderung eine*e bestimmte*r Mitarbeiter*in per E-Mail benachrichtigt wird. Diese*r kann dann das Review durchführen und die vorgenommene Aktualisierung freigeben oder ablehnen. 

Wenn du deine Daten über die verschiedenen Phasen des Produktlebenszyklus aktuell halten willst, kann dich dabei ein Product Lifecycle Management Tool unterstützen.

Diese Product-Information-Management-Softwares solltest du nutzen

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Auch wenn die Produktdatenpflege müßig sein mag, so ist sie ein unvermeidbarer und wertvoller Prozess, dem du unbedingt Beachtung schenken solltest. Ein PIM-System, wie

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