Stempelst du noch oder buchst du schon? Was elektronische Zeiterfassung auch für dich tun kann!

Elektronische Zeiterfassung ist die automatisierte Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten und schafft einen transparenten Überblick über erfasste An- und Abwesenheiten. Hierzu ersetzen elektronische Systeme, Zeiterfassungs-Softwares, Scanner oder mobile Apps Old-school-Papierbögen und Excel-Listen. Das ist nicht nur modern, das ist auch äußerst präzise, transparent und verlässlich. Die erfassten Daten werden für die Lohnabrechnung, Überstundenverwaltung, Arbeitszeitplanung, Urlaubsverwaltung und die Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeitüberwachung verwendet. 

Der EuGH hat bereits im Mai 2019 die Bedeutung von Zeiterfassung betont und entschieden, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen mithilfe eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems erfassen müssen. Am 13.09.2022 folgte das Bundesarbeitsgericht (BAG) und führte mit seinem Urteil eine Pflicht zur Zeiterfassung in Firmen und Betrieben in Deutschland ein. Aber nicht nur aufgrund der neuen Rechtslage sollten Unternehmen jetzt handeln, um ihrer Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen nachzukommen. 

Grundsätzlich ist Zeiterfassung kein neues Thema für Betriebe. In der Vergangenheit war aber insbesondere die manuelle Zeiterfassung der in der Arbeitswelt vorherrschende Weg, Arbeitszeiten zu erfassen. Auch heute wird sie noch in – meist kleineren – Unternehmen eingesetzt, in denen die Arbeitszeit- und Personalverwaltung weniger komplex ist.

In der Regel müssen die Mitarbeiter*innen dabei ihre Arbeitszeit selbst notieren, beispielsweise durch manuelles Ein- und Ausstempeln auf einer Stempeluhr, durch das Ausfüllen von Arbeitszeitblättern oder durch das Schreiben von Berichten über ihre Tätigkeiten. Diese Daten werden dann manuell in ein System eingegeben oder von der Personalabteilung erfasst, um Lohnabrechnungen zu erstellen, Überstunden und Fehlzeiten zu berechnen und Arbeitszeitberichte zu erstellen.

Elektronische Zeiterfassungssysteme sind eine moderne Alternative zu manuellen Arbeitszeitregistrierungen. Was für Vor- und Nachteile hat so ein System? 

 

Vorteile elektronischer Zeiterfassung

1. Elektronische Zeiterfassungssysteme sind genau: Fehler, die durch manuelle Eingabe beim Übertragen von Daten von den guten alten Stempelkarten für die Stempeluhr entstehen können, werden vermieden.
2. Das System erfasst und speichert Daten automatisch: Das spart Zeit für das Personalmanagement. So wird Zeit frei für andere wichtige Dinge, wie Recruiting und Employer Branding. 
3. Elektronische Zeiterfassungssysteme berechnen Überstunden automatisch und erfassen übersichtlich Krankheits- und Urlaubstage: So können per Mausklick benutzerdefinierte Berichte erstellt werden, die die Arbeitszeitdaten in einer nützlichen und leicht verständlichen Art und Weise präsentieren. 
4. Alles mit rechten Dingen: Durch die Verwendung von elektronischen Zeiterfassungssystemen können Unternehmen ihre Konformität mit gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeitüberwachung und Entlohnung sicherstellen.
5. Die meisten Systeme sind webbasiert, was bedeutet, dass Mitarbeiter*innen und Vorgesetzte flexibel über das Internet auf die Daten zugreifen und diese verwalten können.
6. Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich: Diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergänzt das bestehende Vertrauen zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in um eine Dokumentation, ohne dass die Flexibilität der Vertrauensarbeitszeit eingeschränkt wird.
7. Die Verwendung von elektronischen Systemen zur Aufzeichnung der Arbeitszeit unterliegt höchsten Datenschutzbestimmungen, sodass geheim bleibt, was geheim sein muss.

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Nachteile elektronischer Zeiterfassung

1. Die Anschaffungs- und Betriebskosten können höher sein als bei manuellen Systemen.
2. Moderne Systeme sind überwiegend intuitiv zu bedienen, aber möglicherweise müssen Mitarbeiter*innen geschult werden, um das System richtig zu bedienen. Das erfordert dann ein wenig Zeit und Ressourcen.
3. Elektronische Zeiterfassungssysteme können technische Probleme haben, die zu unerwarteten Ausfällen führen können. Sicherheits-Backups mildern das Risiko ab, Arbeit entsteht in diesem Falle dennoch.
4. Elektronische Zeiterfassungssysteme sind nur so genau, wie die Mitarbeiter*innen integer sind. Es ist theoretisch möglich, dass einige schwarze Schafe falsche Daten eingeben und so ihre Anwesenheit manipulieren.

Wichtige Schritte für die Einführung deines Zeiterfassungssystems

Das hat dich überzeugt! Super! Und nun? Welche Schritte sind für dich oder den Leiter*innen deiner Firma wichtig, um ein elektronisches Zeiterfassungssystem einzuführen? 

Anforderungen definieren: Zunächst ist es von fundamentaler Bedeutung, zu formulieren, über welche Funktionen das elektronische Zeiterfassungssystem heute und in Zukunft verfügen soll. Definiere klare Ziele und Erwartungen, die auch die Entwicklung des Unternehmens berücksichtigt. Finde dabei Antworten auf Fragen, wie: 

• Wie wird sich die Anzahl der Mitarbeiter*innen in den nächsten Jahren entwickeln?
• Von welchem Ort verrichten die Mitarbeiter*innen ihre Arbeit? Im Unternehmen, im Homeoffice, bei Kund*innen – oder hybrid?
• Wird die Arbeitszeit also an Terminals, an PCs, in Apps oder in einer Kombination aus allem erfasst?
• Sollen neben den Arbeitszeiten auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit erfasst werden?
• Soll das elektronische Zeiterfassungssystem mit der Lohnabrechnung verbunden werden?
• Gibt es weitere bestehende Systeme, die mit der elektronischen Zeiterfassung kommunizieren sollen, wie eine bestehende Zutrittskontrolle, das Kantinensystem, Druckerfreigaben oder Einbruchmeldeanlagen? 
• Auf welcher Plattform wird das elektronische Zeiterfassungssystem installiert, auf einem Server oder soll eine cloudbasierte Lösung genutzt werden?

Passender Geschäftspartner: Wähle einen Anbieter aus, der mit dir gemeinsam die Antworten auf die oben genannten Fragen erarbeitet und dir dann ein passendes System anbietet. Wichtig ist weiterhin bei der Wahl des Anbieters, welchen Support dieser dir bieten kann. Gute Erreichbarkeit und Verfügbarkeit sind für dich von großer Bedeutung, wenn es mal nicht läuft. 

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Die passenden Tools für die elektronische Zeiterfassung

Es gibt eine Vielzahl von Tools, wie Clockodo

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Die Komplettlösung: NovaTime-Systeme sind eine leistungsfähige Komplettlösung, um der Personalabteilung, dem Führungspersonal und den Mitarbeiter*innen eine moderne Zeiterfassung und Zutrittskontrolle zu ermöglichen. Diese Software wurde für Windows-Betriebssysteme entwickelt und umfasst neben der Zeiterfassung auch Funktionen wie Gebäudezutrittskontrolle und Abwesenheitsmanagement. Das Grundpaket von NovaTime ist für 25 Mitarbeiter*innen ausgerichtet und auf bis zu 5000 Mitarbeiter*innen erweiterbar.

Die Agentur-Lösung: Teamleader Orbit ist eine Agentursoftware, die sich insbesondere für Marketingagenturen, Digitalagenturen und IT-Unternehmen eignet. Mit diesem Tool können Anwender*innen nicht nur die Arbeitszeit und projektbezogen geleistete Stunden erfassen, sondern auch Kund*innen verwalten, Projekte und Budgets planen und nachverfolgen sowie Rechnungen erstellen.

Die modulare Lösung: Hansalog ist eine modulare Lösung für nahezu alle Bereiche der Personalwirtschaft. Module können einzeln eingesetzt und jederzeit durch weitere Lizenzen ergänzt werden. Die Software umfasst neben einem Zeiterfassungsmodul optional auch Funktionen der Entgeltabrechnung, des Recruitings, des Personalmanagements und der Reisekostenabrechnung. Zudem kann ein Mitarbeiterportal angebunden werden. Mit dem Modul „ERPSocial“ bietet Hansalog zudem eine integrierte Software-Lösung für soziale Einrichtungen in der Behindertenhilfe.

Die cloudbasierte Lösung: P&I LogaHR ist eine modulare, cloudbasierte Lösung für sämtliche Personalprozesse im digitalen und strategischen HR-Management. Diese HR-Plattform deckt die Module Payroll, Digital HR, Strategic HR und Zeitmanagement ab. Die einzelnen Module sind miteinander vernetzt, die Daten stehen in Echtzeit systemübergreifend zur Verfügung. Unternehmen können mit dieser Lösung neben der Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter*innen auch Vorgänge wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bewerberverwaltung oder ihr Organisationsmanagement aus einer Software-Lösung heraus umsetzen.

Last, but not least: Mitarbeiter*innen zu Fans machen

Stelle sicher, dass alle Beteiligten die Funktionsweise des Systems verstehen, wie sie das System eigenständig bedienen und gegebenenfalls verwalten könne. Zeig ihnen, was sie davon haben, ein elektronisches Zeiterfassungssystem zu nutzen.

Es spart dir Zeit: Elektronische Zeiterfassung trägt dazu bei, dass du weniger Zeit für manuelle Prozesse aufwenden musst. Das System erfasst deine Arbeitszeiten automatisch und entlastet dich somit. 

Du kannst besser planen: Durch die elektronische Zeiterfassung können Mitarbeiter*innen ihre eigenen Arbeitsstunden genau dokumentieren, besser verwalten und überwachen. Diese hohe Transparenz ermöglicht den Mitarbeiter*innen, jederzeit auf den tagesaktuellen Stand ihrer Überstunden und Urlaubstage zugreifen zu können. Arbeitszeitmodelle können ideal genutzt werden, indem Überstunden angesammelt und dann durch arbeitsfreie Tage wieder ausgeglichen werden können – oder aber auch, indem zusätzliche Überstunden vermieden werden. Dem Unternehmen hilft diese Transparenz, Missverständnisse oder Fehler bei der Arbeitszeitabrechnung zu vermeiden.

Es ist gerecht: Generell wird durch die genaue Dokumentation der Arbeitszeit eine gerechtere Entlohnung für alle Mitarbeiter*innen gewährleistet. Elektronische Zeiterfassung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter*innen gleichbehandelt werden, da das System automatisch die gleichen Regeln und Richtlinien für die Arbeitszeitberechnung auf alle Mitarbeiter*innen anwendet. Insbesondere relevant ist dies für Teilzeitkräfte und Arbeitnehmer*innen im Schichtdienst.

Mitarbeiter*innen einbinden: Eine gute elektronische Zeiterfassung entsteht nicht im stillen Kämmerlein! Informiere alle deine Mitarbeiter*innen im Vorfeld der Implementierung einer elektronischen Zeiterfassung über die Vorteile des Systems. Binde gegebenenfalls Institutionen wie einen bestehenden Betriebsrat rechtzeitig in deine Überlegungen ein. Dieser hat bei der Entscheidung über die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht. Sprich mit den Kolleg*innen aus der IT-Abteilung, damit die notwendige Infrastruktur für deine elektronische Zeiterfassung zur Verfügung steht.

Fazit: Darum solltest du elektronische Zeiterfassungssysteme in deinem Unternehmen einführen

Elektronische Zeiterfassungssysteme sind für Unternehmen jeder Größe geeignet. Für Unternehmer*innen verbessern diese Systeme die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz bei der Erfassung von Arbeitszeiten und reduzieren den Verwaltungsaufwand. Mitarbeiter*innen erleichtern sie es, Urlaub und Freizeit zu beantragen und ihre Abwesenheiten zu verwalten. Dies kann den Genehmigungsprozess für Abwesenheiten vereinfachen – und so für mehr Zufriedenheit sorgen. Und das ist es, was zählt, oder?