Die besten Video Interviewing Softwares im Vergleich (Seite 2)

Was ist Video Interviewing Software?

Video Interviewing Software ist eine digitale Lösung, die den gesamten Prozess des Vorstellungsgesprächs über Videokonferenz optimiert und automatisiert. Sie richtet sich an Personalabteilungen und Recruiter in Unternehmen jeder Größe, die den Rekrutierungsprozess effizienter, transparenter und flexibler gestalten möchten. Angesichts der zunehmenden Globalisierung des Arbeitsmarktes und der Notwendigkeit, schnell auf qualifizierte Bewerber zugreifen zu können, hat sich Video Interviewing zu einem unverzichtbaren Werkzeug im modernen Personalwesen entwickelt.

Die Einsatzbereiche von Video Interviewing Software sind vielfältig. Sie wird genutzt, um zeitversetzte Interviews (One-Way-Interviews) zu führen, bei denen Bewerber aufgezeichnete Antworten auf vordefinierte Fragen geben, sowie für Live-Interviews, die herkömmliche Vorstellungsgespräche per Videokonferenz ersetzen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die Reichweite ihrer Stellenausschreibungen erhöhen und die Qualität ihrer Personalentscheidungen verbessern.

Ein zentrales Merkmal dieser Software ist ihre Fähigkeit, den gesamten Interviewprozess zu digitalisieren und zu zentralisieren. Dies kann durch cloudbasierte Plattformen oder Integrationen in bestehende HR-Systeme erfolgen. Recruiter können Interviewfragen erstellen, Termine koordinieren, Interviews durchführen und die Ergebnisse analysieren – alles innerhalb einer einzigen, kohärenten Plattform. Die Möglichkeit, Interviews einfach aufzuzeichnen und zu teilen, ist ein weiterer entscheidender Vorteil, da so mehrere Stakeholder im Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen können.

Darüber hinaus bietet Video Interviewing Software oft Funktionen zur automatisierten Auswertung und Analyse der Interviews. KI-gestützte Tools können beispielsweise die Antworten der Bewerber transkribieren, Schlüsselwörter identifizieren und sogar eine Einschätzung der Persönlichkeitsmerkmale vornehmen. Diese Funktionen sind besonders wertvoll, um den Auswahlprozess objektiver und datengesteuerter zu gestalten.

Funktionen von Video Interviewing Software

Erstellung und Durchführung von Interviews

Eine der wichtigsten technischen Funktionen von Video Interviewing Software ist die Möglichkeit, verschiedene Arten von Vorstellungsgesprächen zu erstellen und durchzuführen. Recruiter können Fragebögen für zeitversetzte Interviews entwerfen, in denen Bewerber ihre Antworten innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens aufzeichnen. Für Live-Interviews bietet die Software eine stabile Videokonferenz-Plattform, die speziell auf die Bedürfnisse des Rekrutierungsprozesses zugeschnitten ist. Diese Funktion ermöglicht es, Gespräche effizienter zu gestalten, da Recruiter flexibel mit den Bewerbern in Kontakt treten können, unabhängig von geografischen Distanzen. Dies beschleunigt den gesamten Rekrutierungsprozess erheblich.

Automatisierte Terminplanung und Kommunikation

Die automatisierte Terminplanung ist ein entscheidendes Merkmal, das den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Die Software kann automatisch Termine mit Bewerbern koordinieren, indem sie verfügbare Zeitfenster von Recruitern und Fachabteilungen abgleicht. Dies eliminiert den oft mühsamen E-Mail-Verkehr zur Terminfindung. Hinzu kommt eine automatisierte Kommunikation, die Bestätigungen, Erinnerungen und Einladungen zu Vorstellungsgesprächen versendet. Dies gewährleistet, dass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand informiert sind und Fehlkommunikation vermieden wird.

Datensicherheit und Datenschutz

Gerade im Personalbereich sind Datensicherheit und Datenschutz von größter Bedeutung. Video Interviewing Software muss höchste Standards erfüllen, um die sensiblen Informationen von Bewerbern zu schützen. Dazu gehören die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO in Europa, die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und Speicherung sowie die Implementierung von strengen Zugriffskontrollen. Die Software sollte sicherstellen, dass nur autorisierte Personen, wie die zuständigen Recruiter und Hiring Manager, Zugang zu den Videoaufzeichnungen und Bewerbungsunterlagen haben. Transparente Richtlinien zur Datenaufbewahrung und Löschung sind ebenfalls unerlässlich, um das Vertrauen der Bewerber zu gewinnen und rechtliche Risiken zu minimieren.

Echtzeit-Kollaboration und Feedback

Viele Plattformen bieten Funktionen zur Echtzeit-Kollaboration, die es mehreren Interviewern ermöglichen, gleichzeitig ein Vorstellungsgespräch zu verfolgen und Feedback zu geben. Dies kann in Form von Notizen, Kommentaren oder strukturierten Bewertungsbögen geschehen, die während des Live-Interviews ausgefüllt werden. Die gesammelten Daten werden zentral gespeichert und können nach dem Interview von allen Beteiligten eingesehen und verglichen werden. Dies fördert eine objektive und konsistente Bewertung aller Bewerber und erleichtert die Entscheidungsfindung erheblich.

Integration mit bestehenden Systemen

Die Integrationsfähigkeit der Video Interviewing Software in bestehende HR-Systeme und Prozesse ist essenziell für einen nahtlosen Rekrutierungsprozess. Eine nahtlose Integration mit Applicant Tracking Systems (ATS) ermöglicht es, Bewerberprofile, Unterlagen und Interviewergebnisse automatisch zu synchronisieren. Dies vermeidet die manuelle Übertragung von Daten und stellt sicher, dass alle Informationen in einer einzigen Quelle verfügbar sind. Solche Integrationen können auch mit Kalenderanwendungen (wie Google Calendar oder Outlook) und Kollaborationstools (wie Microsoft Teams oder Slack) erfolgen, um den Arbeitsablauf weiter zu optimieren.

Wer nutzt Video Interviewing Software?

Unternehmen jeder Größe

Unternehmen jeglicher Größe, von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen, nutzen Video Interviewing Software, um den Rekrutierungsprozess zu modernisieren. Für Start-ups ist die Software eine kostengünstige Möglichkeit, schnell und effizient eine Vielzahl von Bewerbern zu screenen, ohne in teure physische Infrastruktur investieren zu müssen. Große Unternehmen profitieren von der Skalierbarkeit der Lösungen, die es ihnen ermöglicht, Tausende von Bewerbern für verschiedene Standorte und Positionen weltweit zu verwalten. Die Software hilft diesen Unternehmen, ihre Personalstrategie zu globalisieren und Talente aus einem größeren Pool zu rekrutieren.

Personalabteilungen und Recruiter

Personalabteilungen und Recruiter sind die Hauptnutzer der Video Interviewing Software. Sie setzen die Tools ein, um den gesamten Rekrutierungsprozess von der Vorauswahl bis zur finalen Entscheidungsfindung zu verwalten. Recruiter können One-Way-Interviews nutzen, um die Kandidaten vorab zu bewerten und so die Anzahl der Live-Vorstellungsgespräche zu reduzieren. Dies spart erheblich Zeit und Ressourcen. Die Software ermöglicht es ihnen, eine größere Anzahl von Bewerbungen in kürzerer Zeit zu bearbeiten und die besten Kandidaten für die nächste Phase auszuwählen.

Fachabteilungen und Führungskräfte

Fachabteilungen und Führungskräfte, die die finalen Entscheidungen über die Einstellung treffen, profitieren ebenfalls von Video Interviewing Software. Da Live-Interviews aufgezeichnet werden können, haben sie die Möglichkeit, sich die Gespräche zu einem für sie passenden Zeitpunkt anzusehen und zu bewerten. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn mehrere Personen an der Entscheidungsfindung beteiligt sind, da alle die gleiche Grundlage für ihre Bewertung haben. Zudem können sie Notizen und Kommentare direkt in der Plattform hinterlassen, was den Austausch und die Konsensfindung erleichtert.

Bildungseinrichtungen

Auch Bildungseinrichtungen nutzen Video Interviewing Software zunehmend, um Bewerber für Studienprogramme oder Stipendien auszuwählen. Dies ermöglicht es ihnen, Kandidaten aus der ganzen Welt zu befragen, ohne dass diese reisen müssen. Die Software sorgt für einen strukturierten und fairen Auswahlprozess, da alle Bewerber die gleichen Fragen beantworten und auf der gleichen Grundlage bewertet werden.

Vorteile von Video Interviewing Software

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Einer der größten Vorteile von Video Interviewing Software ist die enorme Effizienzsteigerung und Zeitersparnis. Durch die Nutzung von One-Way-Interviews können Recruiter die erste Runde des Screenings automatisieren. Anstatt unzählige Telefoninterviews zu führen, können sie sich die aufgezeichneten Antworten der Bewerber in ihrem eigenen Tempo ansehen und bewerten. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Vorauswahl um bis zu 80 %. Auch die automatisierte Terminplanung für Live-Interviews spart wertvolle Zeit, die sonst für die Koordination von Terminen aufgewendet werden müsste.

Verbessertes Kandidatenerlebnis

Ein reibungsloser Rekrutierungsprozess ist entscheidend für ein positives Kandidatenerlebnis. Video Interviewing Software bietet Bewerbern eine flexible und bequeme Möglichkeit, sich zu bewerben und vorzustellen. Sie können Interviews von überall und zu jeder Zeit aufzeichnen, was besonders für Bewerber, die bereits in einem Arbeitsverhältnis stehen, von Vorteil ist. Die Plattformen sind in der Regel benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, was den Prozess weniger stressig macht. Ein positives Erlebnis kann die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber steigern und die Bindung der Kandidaten erhöhen.

Objektivität und Fairness im Auswahlprozess

Video Interviewing Software trägt wesentlich zur Objektivität und Fairness im Rekrutierungsprozess bei. Durch die Verwendung von standardisierten Fragebögen und Bewertungsbögen werden alle Bewerber auf der gleichen Grundlage beurteilt. Die Möglichkeit, Interviews aufzuzeichnen und von mehreren Personen unabhängig voneinander bewerten zu lassen, minimiert unbewusste Voreingenommenheiten (Bias) und stellt sicher, dass die Entscheidung auf Fakten und Kompetenzen basiert. Dies ist besonders wichtig in Branchen, die unterrepräsentierte Gruppen anziehen möchten.

Kostenreduktion und Nachhaltigkeit

Der Einsatz von Video Interviewing Software führt auch zu einer erheblichen Kostenreduktion. Durch die Eliminierung von Reisekosten für Bewerber und Recruiter, sowohl bei der ersten als auch bei späteren Interviewrunden, können Unternehmen Tausende von Euro sparen. Weniger administrative Aufgaben und eine verkürzte Time-to-Hire führen ebenfalls zu geringeren Betriebskosten. Darüber hinaus trägt die Reduzierung von Geschäftsreisen zur Nachhaltigkeit des Unternehmens bei, indem der ökologische Fußabdruck verringert wird.

Globaler Talentpool

Video Interviewing Software ermöglicht es Unternehmen, ihren Rekrutierungsprozess zu globalisieren und Talente aus einem viel größeren Pool zu rekrutieren. Geografische Distanzen stellen kein Hindernis mehr dar, da Bewerber aus der ganzen Welt an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen können. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die nach Spezialisten oder Fachkräften suchen, die lokal schwer zu finden sind. Die Möglichkeit, internationale Talente zu interviewen, erweitert nicht nur den Kandidatenpool, sondern fördert auch die Diversität innerhalb des Unternehmens.

Auswahlprozess für die passende Software

Erstellung einer Long List

Der erste Schritt bei der Auswahl der richtigen Video Interviewing Software ist eine gründliche Recherche, um eine Long List potenzieller Anbieter zu erstellen. Dabei sollten Sie Branchenberichte, Online-Bewertungen auf Plattformen wie G2 oder Capterra und Empfehlungen von Kollegen und Branchenexperten nutzen. Ziel ist es, eine breite Palette von Lösungen zu identifizieren, die den grundsätzlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen könnten, ohne sich sofort auf einen bestimmten Anbieter festzulegen.

Definition der Anforderungen

Im nächsten Schritt gilt es, die spezifischen Anforderungen zu definieren. Welche Funktionen sind für Sie unverzichtbar? Benötigen Sie nur eine Lösung für One-Way-Interviews oder auch eine für Live-Interviews? Wie wichtig sind die Integration mit Ihrem bestehenden Applicant Tracking System (ATS) und die Einhaltung der DSGVO? Das Budget, die Skalierbarkeit, die Benutzerfreundlichkeit und die Art des Supports sind ebenfalls entscheidende Kriterien. Eine detaillierte Anforderungsliste hilft Ihnen dabei, die Long List zu straffen und nur die Anbieter zu berücksichtigen, die wirklich zu Ihren Bedürfnissen passen.

Erstellung einer Short List

Mit den definierten Anforderungen können Sie die Long List auf eine Short List von 5-10 Anbietern reduzieren. Bei der Auswahl sollten Sie die Funktionalitäten, die technische Stabilität der Plattform, die Benutzererfahrung sowohl für Recruiter als auch für Bewerber, das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Kundenreferenzen berücksichtigen. Die Anbieter auf Ihrer Short List sollten diejenigen sein, die die besten Chancen haben, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Durchführung von Demos und Tests

Jetzt ist es an der Zeit, Demos und kostenlose Testversionen mit den Anbietern auf Ihrer Short List zu vereinbaren. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Software in Aktion zu sehen und sie selbst zu testen. Führen Sie Probeinterviews durch, testen Sie die Funktionen zur Terminplanung und zur Bewertung von Kandidaten. Stellen Sie gezielte Fragen zu spezifischen Anwendungsfällen in Ihrem Unternehmen. Testen Sie auch den Support, um zu sehen, wie schnell und kompetent die Anbieter reagieren.

Bewertung und Vergleich

Nach den Demos und Tests bewerten Sie die verschiedenen Lösungen anhand eines strukturierten Bewertungsrasters. Berücksichtigen Sie die Kriterien aus Ihrer Anforderungsliste und bewerten Sie Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und den Kundenservice. Sammeln Sie Feedback von allen Teammitgliedern, die an den Tests teilgenommen haben, und vergleichen Sie die Ergebnisse, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Einholung von Referenzen und Bewertungen

Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie Referenzen einholen und Bewertungen von anderen Unternehmen lesen, die die Software bereits nutzen. Fragen Sie gezielt nach Erfahrungen, die für Ihr Unternehmen relevant sind, und erkundigen Sie sich nach den Stärken und Schwächen der jeweiligen Lösung im praktischen Einsatz.

Verhandlungen und Vertragsabschluss

Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, beginnen die Verhandlungen über Preis, Lizenzmodell und Vertragslaufzeit. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte, einschließlich des Supports, der Wartung und der zukünftigen Updates, vertraglich festgehalten werden.

Implementierung und Schulung

Nach dem Vertragsabschluss beginnt die Implementierung. Arbeiten Sie eng mit dem Anbieter zusammen, um die Software in Ihre bestehenden Systeme zu integrieren und alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen an, um eine reibungslose Einführung und eine hohe Akzeptanz der neuen Lösung zu gewährleisten.