GuideCom HR Suite Bewertungen

Wir nutzen die HR Suite als Coresystem, in welchem wir unser komplettes Stammdatenmanagement abwickeln. Durch die Digitalisierung unserer HR-Prozesse mit Hilfe des Service-Moduls haben wir unsere tägliche Arbeit optimiert und können uns besser auf die Anliegen unserer Mitarbeitenden konzentrieren. Die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen der GuideCom funktioniert gut und Änderungswünsche werden ernst genommen. Auch individuelle Anforderungen können gemeinsam umgesetzt werden.

Wir waren einer der ersten Kunden der GuideCom, die das System als Coresystem auch für die gesamte Organisationsverwaltung genutzt haben, dadurch gab es hier zu Beginn Herausforderungen was das saubere Beenden von nicht mehr genutzten Organisationseinheiten betraf. Aber auch dies konnte mittlerweile gemeinschaftlich zu unserer Zufriedenheit gelöst werden.

Wir haben all unsere Prozesse anhand des Mitarbeiter-Lifecycles (Joiner-Mover-Leaver) mit Hilfe der HR Suite digitalisiert, was die Fehlerquote stark minimiert und unsere Effizienz gesteigert hat. Ebenfalls können wir unseren Mitarbeitenden diverse Self-Services anbieten für bspw. das Ändern persönlicher Daten oder auch einen stetig aktuellen Überblick über ihre Urlaubskonten. Die Nutzung der HR-Suite ermöglicht es uns auch andere Systeme wie bspw. SAP nächtlich mit den aktuellen Daten zu versorgen und nimmt uns so einiges an manueller Arbeit ab.

Die HR-Suite ist ein Produkt, dass je nach Moduleinsatz einen hohen Nutzen für das Personalmanagement bietet. Besonders hervorzuheben ist, dass im Modul Service die eigenen Prozesse selbst gestaltet werden können. Das Modul Sextant bietet insbesondere den Führungskräften wichtige Informationen zum Arbeitsverhältnis der Mitarbeiter. Durch den Einsatz verschiedener Module konnten wir unsere Verwaltungsabläufe optimieren und dadurch schneller und kostengünstiger agieren. Die Zusammenarbeit mit dem Vertrieb bei der Guidecom ist wirklich hervorragend.

Schwierig ist der Support. Telefonisch sind die Ansprechpartner schlecht zu erreichen. Die externe Telefonzentrale (ohne Kenntnis der entsprechenden Anwendung) ist wenig hilfreich. Auch hatten wir jetzt einige Male ein bisschen Pech mit den Anwendungsbetreuern. Grundsätzlich gefällt mir nicht, wie bei Neuerungen in den Modulen kommuniziert wird. Wir hatten z.B. ein komplettes Wissensdefizit in Bezug auf erweiterte Formeln in Service, Konnektoren, Regelwerk etc. Auch das Fehlen von Schulungsangeboten finde ich nicht gut.

Transparente Darstellung von Prozessen sowohl für die HR als auch für die Mitarbeiter - Unterschiedliche Handhabungen/Dokumente der einzelnen Personalreferentinnen konnte durch die Nutzung der HR Suite in eine Einheitlichkeit gebracht werden. Eine hohe Verwaltungsvereinfachung ist bei uns die Nutzung des Moduls Travel - hier war bisher alles analog. Die Zeitersparnis von Dienstfahrt bis zur Erstattung ist zwischenzeitlich herausragend. Ebenso die Nutzung des Moduls Academy - wir führen hier nicht nur die Fortbildungen sondern auch die Vorsorgekartei für den Arbeitsschutz. Die Fortbildungen wurden bisher durch ein wenig komfortables externes Programm abgewickelt - eine Verknüpfung mit vorhandenen Personendaten war nicht möglich. Die Vorsorgekartei wurde bislang in Papierform verwaltet. Für alle Seiten - Führungskräfte - Verantwortliche - Mitarbeiter eine winwin-Situation

Das Modul Service ist, durch seinen großen Funktionsumfang, sehr vielseitig einsetzbar. Es bietet somit viele Möglichkeiten, ist allerdings auch sehr komplex, weswegen es, meiner Meinung nach, auch fehleranfällig und zum aktuellen Zeitpunkt technisch ausbaufähig ist.

Aus meiner Perspektive als KeyUser gefallen mir folgende Themen nicht: Teilweise wirken die Berater nicht optimal vorbereitet. Dies zeigt sich für mich darin, dass mehrere Änderungen, die gemeinsam mit dem zuständigen Modul-Berater umgesetzt wurden, in Modulen leider nicht funktionieren und dann erneut angepasst werden müssen. Zudem kommunizieren die Module, aus meiner Sicht, nicht optimal oder teilweise gar nicht miteinander, wodurch immer wieder doppelte Datenpflege notwendig wird. Die Logik in manchen Modulen erscheint mir nicht als selbsterklärend, dies erschwert die Anwendung für die Mitarbeiter. Hinzu kommen, aus meiner Sicht, wiederkehrende technische Probleme sowie ein aufwändiges Aufsetzen des Moduls Sextant und Basis. Die Wartezeiten bei wichtigen Anliegen - mit Klärung durch den Customer Support - sind aus meinem Blickwinkel heraus leider ebenfalls sehr lang. Als Ausnahme hiervon kann ich den Customer Support des Moduls Feedback nennen. Dieser hat immer schnell reagiert und ausführlich die Hintergründe und Einstellungsmöglichkeiten erklärt. Zum jetzigen Zeitpunkt sind viele der genannten Themen leider noch nicht gelöst, weswegen wir auch weiterhin in Gesprächen mit Guidecom sind. Aus diesem Grund kann ich Guidecom - zum aktuellen Zeitpunkt - leider nicht uneingeschränkt weiterempfehlen.

Die Module Service und Feedback sind hilfreich, wir nutzen sie z.B. für Einstellungen, Vertragsänderungen und Mitarbeitergespräche.

Die Möglichkeit selbst in die Einstellungen einzugreifen und so flexibel Funktionen nach unseren Bedarfen und der Zielgruppe auszurichten. Die hohe Berechtigungslogik verstärkt diese Möglichkeiten.

Teilweise kommt es zu langen Wartezeiten bei Rückfragen. Die Releases sind für uns nicht gut vorausschauend planbar, teilweise bekommt man Lösungsupdates nur auf Anfrage. Die Funktion der Serienbriefe und die automatisierte Kommunikation passt noch nicht zu unserem Bedarf.

Einsatzplanung und digitalisierung der Prozesse im Bereich Ausbildung und Studium. Die Zusammenarbeit zwischen Studierenden, Azubi und Führungskräften wird gestärkt. Die Nachhaltigkeit ist sichergestellt.

Die einfache Bedienung der Software ist ein großer Vorteil. Keine langen Schulungen, sondern nach einer kurzen Einweisung können Auszubildende und Ausbildungsbeauftragte loslegen. Die Ausbilder, die etwas intensiver mit der Anwendung arbeiten, kommen aber auch nach einer kleinen Schulung in die Umsetzung. - einfache Bedienung -Anpassung an Unternehmensbedürfnisse -professionelle Betreuung durch den Anbieter

Da wir "nur" das Modul "Young Talents" nutzen, gehen teilweise die Synergien der HR Suite verloren. Einige Änderungswünsche konnten noch nicht umgesetzt werden, stehen aber auf der Agenda. Da die Anwendung (alle Module) sehr komplex und umfangreich ist, ist dies auf meiner Sicht aber verständlich.

Mit dem Modul "Young Talents" digitalisieren wir unsere Ausbildungsprozesse, vom Berichtsheft, über Einsatzplanung, Feedbacks, Leistungsübersicht sowie umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten haben wir Papier und Excel-Tabellen abgeschafft.

Die Ausbildungssoftware ist logisch aufgebaut. Auch ohne große Vorkenntnisse, kann man schnell damit arbeiten. Neue Ausbilder kommen ohne aufwendige Schulung schnell damit zurecht. Die Ausbildungsplanung wird stark vereinfacht. Die Anbindung von Ausbildern und Azubis ist simpel. Wir wickeln insbesondere die Ausbildungsplanung, das Beurteilungswesen und Berichtsheftsworkflow damit ab.

Es könnte vielleicht noch eine passende App dazugeben für das Handy. Ebenso wäre es schön, wenn ein Kommunikationstool abgebildet werden würde. Da sind wir aber schon bei Wünschdirwas. Wir sind auch ohne diese Tools sehr zufrieden. Vor allem der Service überzeugt.

Einsatzplanung. Kommunikation der Einsatzplanung mit Ausbilder und Azubis. Berichtsheftsführung und Beurteilungsworkflow.

Mit Hilfe von "Young Talents" können eine Vielzahl von Ausbildungsberufen und dualen Studiengängen zentral und einheitlich verwalten werden– trotz unterschiedlicher Anforderungen wie Feedbackfrequenz, Berichtsheftführung oder Rahmenplänen. Zudem ermöglicht die übersichtliche Struktur im zentralen Bereich eine effiziente Steuerung und Nachverfolgung des Ausbildungsfortschritts dank zahlreicher Filteroptionen.

Chancen zur Weiterentwicklung sehen wir im Modul Young Talents– insbesondere bei der aktuell wenig intuitiven Darstellung von Lernzielen und Einsätzen. Auch das Anlegen neuer Young Talents, das Vornehmen der richtigen Zuweisungen sowie das Erstellen neuer Ausbildungsrahmenpläne ist mit einem vergleichsweise hohen Aufwand verbunden. Eine Importfunktion (z. B. via Excel) könnte hier spürbar zur Effizienz beitragen. Den größten Verbesserungsbedarf sehen wir jedoch im technischen Support: Lange Bearbeitungszeiten und aufwendige E-Mail-Kommunikation verzögern die Problemlösung. Ein proaktiver Abstimmungstermin nach Eingang einer Störungsmeldung könnte zielführender sein.

Das Modul „Young Talents“ unterstützt die strukturierte Betreuung und Steuerung von über 300 Nachwuchskräften an verschiedenen Standorten. Es vereint zentrale Funktionen wie Feedback, Lernfortschritt, Berichtsheftführung und weitere relevante Ausbildungsinhalte in einer Anwendung.

HR Suite bildet einen Großteil aller HR-Tätigkeitsbereiche ab, ob es das Thema Weiterbildungsmanagement, Feedback, Recruiting, Serviceprozesse oder die Ausbildungssteuerung ist. Alle Prozesse haben eine HR-Logik und werden von HR-Profis implementiert. Die Usability ist sehr gut und jeder Mitarbeitende - egal welcher Bildungsgrad - kommt damit zurecht.

Was optimiert werden kann sind die Updatebeschreibungen. Hier wird auf relevante Neuerungen eingegangen, allerdings kann es vorkommen, dass Schnittstellenprozesse von Modul A zu Modul B nicht kommuniziert werden oder plötzlich da sind. Was ebenfalls verbesserungswürdig ist, ist der Support. Der Kundenservice ist bemüht, allerdings wünschen wir uns hier eine schnellere und kundenorientierte Lösungsfindung.

Standartprozesse werden über das Modul abgewickelt. Hier reden wir über Weiterbildungsanträge bis hin zu diversen Serviceanträgen (Bankverbindungsänderung, Namensänderung, Vergütungsanträge, On-/Offboarding, usw.). Unsere komplette Ausbildungssteuerung lassen wir über das Modul Young Talents laufen. Auch die Personalkostenplanung erfolgt über HR Suite.

Das gesamte Design. Die Einsatzplanung ist sehr übersichtlich strukturiert und man kann sich das Design so an passen wie es für einen passt.

Teilweise passiert es dass bei den Einsätzen keine Anmerkungen dazugeschrieben werden kann. Dass muss man den Einsatz speichern und wieder neu einsteigen. Dieser Vorgang kann bis zu 5x wiederholt werden müssen bis es funktioniert. Support konnte noch nicht helfen. Weiters haben wir auch schon darum gebeten den Österreichischen Kalender zu hinterlegen. Wurde bisher auch noch nicht geschafft.

Planung und Organisation unserer gesamten Lehrlingsausbildung.

- Transparenz über den Verlauf der Anträge, - benutzerfreundlich für Anwender und Keyuser in den meisten Anwendungen (Apps) - zentrale Ablage, so dass alle Prozesse zentral gesteuert werden

die Anwendung (App) Academy könnte einfacher in der Bedienung sein, es müssen mehr Rollen zu vergeben sein

Anträge gehen über einen Kanal ein, alles an einem Ort digital abgelegt,

Leichte Bedienbarkeit. Sehr flexibles Reportingsystem. Sehr individuell anpassbare Anwendung, je nach Einsatzfeld und Anforderung.

Service Anfragen dauern zu lange. Bei Ausfall/Problemen ist eine sofortige Hilfe notwendig. Update werden eingespielt ohne vorherige Information über das Update und welche Neuerungen sich daraus ergeben.

Wir lösen das sehr komplexe Thema der Azubiverplanung. Sowie die Azubiverwaltung inkl. pflege der Leistungen. In Absprache mit der Arbeitssicherheit werden auch Pflichtunterweisungen als Checkliste gepflegt und gelten als Nachweis gegenüber der BG. Der tägliche Azubireport (Berichtheft) als auch das Feedback der Ausbildungsbeauftragten ist ein wichtiger Bestandteil unserer täglichen Arbeit.

Die Möglichkeit im Baukastenprinzip verschiedene Leistungen hinzuzubuchen. Die breitgefächerte Nutzung. Das geregelte Berechtigungsmanagement mit verschiedenen Rollen. Die Flexibiltät des Produkts auch in der Betreuung. Die Erfüllung aller Regulatoriken (Datensicherheit etc.)

Teilweise unterschiede in den Apps von Logiken die sich nicht so einfach nachvollziehen lassen. Die Bedienung ist nicht wirklich intiuitiv. (Teilweise Doppelklick, teilweise Einfach). Als Standardlösung kann nicht auf jeden Anpassungswunsch eingegangen werden.

Das Nutzen von vielen einzelnen Anwendungen oder die Doppelpflege von Daten wird durch die HR Suite gelöst.

Mich überzeugt vor allem die Intuitivität der Anwendung. Wir haben mit dem Ausbildungsmanagement und der Zeiterfassung angefangen und ich hatte die Sorge, dass das Gesamtkonstrukt mit dem Hinzukommen weiterer Lösungen unübersichtlich wird. Aber tatsächlich haben wir nun 6 Module im Einsatz, die super zusammenspielen. Die Beratung durch unseren GuideCom-Berater hilft uns dabei sehr, die Anwendungen auf unsere Bedürfnisse zuzuschneiden.

An einigen Stellen ist optisch noch Luft nach oben. Ansonsten haben wir aktuell weder an der Anwendung noch dem DIensteister etwas, was uns nicht gefällt.

Vor allem sind wir nicht mehr in Silos und Insellösungen unterwegs, sondern können fast alle Facetten unserer HR-Arbeit zentral über ein Tool organisieren, von dem nicht nur wir in der HR-Abteilung profitieren, sondern alle Mitarbeitenden, die gerade über den Self-Service viele Prozesse selber anstoßen können.