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HR Reporting: So setzt Ihr Eure Human Resources optimal ein

Wir erklären Euch, welchen Mehrwert HR Reportings haben, welche Tools Euch dabei unterstützen und worauf es dabei ankommt.

Man hört immer häufiger davon, das Thema Human Ressources, kurz HR, begegnet uns mittlerweile ständig. Wenn von erfolgreichen Unternehmen die Rede ist, sind erfolgreiche Mitarbeiter:innen meist nicht weit. Um einen Überblick über die Belegschaft zu haben und die Human Ressources optimal einzusetzen, empfiehlt sich das sogenannte HR Reporting. Was zugegeben etwas nach Datenkrake und Spionage klingt, hilft, richtig eingesetzt, Eurem Unternehmen dabei, wichtige organisatorische Kennzahlen wie Mitarbeiteranzahl, Krankheitsfälle und die Mitarbeiterstruktur zu analysieren.

Dieser Artikel hilft Euch, HR Reporting besser zu verstehen. Wir erklären Euch den Nutzen, verraten Euch, für welche Unternehmensziele sich HR Reporting eignet und zeigen Euch, was Ihr bei der Umsetzung beachten müsst. Außerdem bekommt Ihr eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand, damit Ihr direkt erfolgreich durchstarten und das HR Reporting in Eurem Unternehmen anwenden könnt. Ergänzend dazu zeigen wir Euch auch ein paar hilfreiche Tools und Softwares aus unserer Produktkategorie HR Management auf OMR Reviews, die Euch helfen, Euer HR Reporting und HR Management allgemein unkompliziert und zuverlässig umzusetzen.

Was ist ein HR Reporting?

Wie im ersten Abschnitt schon kurz angedeutet, verwendet man ein HR Reporting im Unternehmen, um Mitarbeiter-Kennzahlen zu sammeln und zu analysieren. Oft ist die Personalabteilung in einem Unternehmen überfordert oder führt unzählige einzelne Listen. Ihr kennt das bestimmt von Euch selbst, man schreibt immer hier und da etwas auf, wenn dann aber jemand einmal geordnet alle Daten zusammenfassen möchte, verliert er schnell den Überblick. Um genau solch einem Chaos vorzubeugen ist es ratsam, die Personaldaten mit HR Tools und Softwares zu erfassen und alle wichtigen Daten und Informationen an einem Ort zu haben, nicht auf verschiedene Listen verteilt.

Die Daten sind recht vielfältig und richten sich hauptsächlich nach Euren Unternehmenszielen. Je nachdem, in welche Richtung sich Euer Unternehmen entwickeln soll oder was Ihr generell vorhabt, könnt Ihr die Art der Daten daran anpassen. Durch die Reportings behaltet Ihr einen Blick darauf, ob Euer Unternehmen in die richtige Richtung unterwegs ist oder ob Ihr Prozesse anpassen müsst. Abgesehen von zielgerichteten Daten hilft Euch solch ein Reporting aber auch dabei, einfach Überblick über die Stammdaten Eurer Mitarbeiter:innen zu haben: Wer arbeitet für Euch? Wie alt sind diese Menschen und welche Kompetenzen haben sie?

Welche Ziele verfolgt also ein HR Reporting?

Oder anders: Wofür wird es angewendet? Der Nutzen von HR Reportings fängt bei „Kleinigkeiten“ wie dem Alter des Personals an: Gerade in großen Unternehmen hat man nicht immer alle Daten auf Anhieb parat, dabei ist es super wichtig zu wissen, wie viele Mitarbeiter:innen im kommenden Jahr beispielsweise altersbedingt aus dem Unternehmen ausscheiden werden. Je nach Personalstruktur könnte schon der Wegfall von wenigen Mitarbeiter:innen vermeidbare Probleme auslösen und den reibungslosen Ablauf Eures Unternehmens stören.

Weitere Vorteile vernünftig organisierter Personal-Reportings sind Dinge wie Budgetplanung oder Weiterbildungen. Wer aus der Belegschaft hat aktuell noch „Lücken“ in seiner oder ihrer Kompetenz, die sich leicht mit einer kleinen oder großen Weiterbildung schließen lassen? So ist der oder die Mitarbeiter:in noch besser in Eurem Unternehmen einsetzbar und profitiert zudem von leicht zugänglichem Fachwissen. Doch dafür muss man erstmal wissen, wer infrage kommt und ob überhaupt Budget und Zeit für eine solche Handlung vorhanden sind. Auch diese Daten gehören zu den Kennzahlen eines HR Reportings.

Genauso, wie ältere Mitarbeiter:innen gehen können, stehen auch immer mal wieder Jubiläen oder Beförderungen in Euren Unternehmen an. Auch solche beachtenswerten Termine könnt Ihr mit Hilfe eines Reportings erfassen. Es gibt schließlich kaum etwas Enttäuschenderes, als ein vergessenes Jubiläum und damit einhergehend ein Nicht-Wertschätzen von Arbeitsleistung durch die Chefetage. Ihr seht also, HR Reporting hilft Euch organisatorisch in sehr vielen verschiedenen Belangen weiter. Je nach Unternehmensziel könnt Ihr Eure Reportings gezielt darauf ausrichten, Euch die Daten zu liefern, die Ihr für Euer aktuelles Anliegen benötigt.

Worauf kommt es bei einem HR Reporting an?

Vor allem sollte die Qualität der Daten stimmen, damit die Aussagekraft nicht darunter leidet. Was bedeutet das? Ihr solltet auf jeden Fall immer darauf achten, dass die Daten fehlerfrei erfasst werden und aktuell sind. Wenn sich etwas ändert, solltet Ihr das zeitnah erfassen. Nichts ist schlimmer, als eine Unternehmens- oder Personal-Strategie auf veralteten Daten zu stützen. Damit schadet Ihr nicht nur Eurem Fortschritt, sondern bringt womöglich das gesamte Personalmanagement durcheinander. Und wir wissen: Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit dem Personalmanagement.

Dann ist es wichtig, dass Ihr in der Lage seid, die Daten zu analysieren. Die schönste Datensammlung hilft nicht weiter, wenn Ihr nichts damit anzufangen wisst. Ihr bzw. Eure Personalabteilung sollte also in der Lage sein, die gewonnenen Erkenntnisse auf die Unternehmensziele, die -Strategie und die aktuelle Situation anzuwenden und entsprechend notwendige Handlungsempfehlungen zu geben. Auch sollte es möglich sein, Probleme, die sich aus den Daten erschließen, zu identifizieren und zu beseitigen. Dafür solltet Ihr immer klare Ziele und Strategien formulieren, damit deutlich ist, wohin die Reise geht und wo gegebenenfalls Anpassungen notwendig sind.

Wenn Ihr jetzt die Hände über dem Kopf zusammenschlagt und Euch wundert, was Ihr Euch da für einen Brocken Arbeit angelacht habt, keine Sorge. Ihr bekommt in den nächsten Abschnitten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und hilfreiche Tools/Softwares an die Hand, die Euch bei dem ganzen „Reporting-Kram“ unterstützen und Euch Arbeit abnehmen. Ihr seid nicht auf Euch allein gestellt und niemand erwartet, dass Ihr Euer Personalmanagement von jetzt auf gleich völlig auf den Kopf stellt. Allerdings solltet Ihr Euch bewusst machen, dass sensible Daten (wie Personaldaten) ordentlich und organisiert behandelt werden müssen. Das beugt einer Menge Ärger vor.

Schritt für Schritt zu Eurem HR Reporting

Inklusive Tools/Softwares, die Euch helfen

Wie geht man nun also vor, wenn man ein HR Reporting erstellen möchte? Zunächst solltet Ihr Euch klar darüber werden…

  • Welche Anforderungen stellt Ihr an das Reporting? Wollt Ihr einfach Ordnung im Datendschungel oder möchtet Ihr Euer Personalmanagement überarbeiten? Gibt es alte Datensätze, die angepasst und aktualisiert werden müssen? Müssen zig verschiedene Excel-Listen und Dokumente zusammengetragen und sortiert werden?
  • Welche Unternehmensziele oder -Strategien wollt Ihr durch das Reporting stützen/optimieren? Geht es Euch um Weiterbildung? Möchtet Ihr dafür das Unternehmensbudget abteilungsgerecht aufteilen? Oder habt Ihr vielleicht Projekte in Planung und braucht dafür eine Übersicht über Eure „Personalflotte“ und die Kompetenzen der Belegschaft?

Wenn Ihr diese grundlegenden Dinge geklärt habt, könnt Ihr Euch mit den Tools und Softwares auseinandersetzen und schauen, was davon auf Eure Bedürfnisse passt. Es gibt allumfassende Tools, die von Recruiting bis zur Lohnabrechnung alles für Euch „übernehmen“ oder solche, die eher einen organisatorischen Schwerpunkt haben. Diese befassen sich eher mit Dingen wie Zeiterfassung, Onboarding von Mitarbeitern und digitalen Personalakten und sind daher vor allem dafür geeignet, Eure Mitarbeiter und letztlich auch Euch selbst zu entlasten. Nicht alle bieten zudem auch die Möglichkeit, automatisiert Berichte zu erstellen.

Wir möchten Euch an der Stelle ein paar geeignete Softwares für die einzelnen Schwerpunkte vorstellen, die wir von OMR Reviews verglichen haben. Ihr bekommt Einblick in je zwei Lösungen, mehr interessante Helfer findet Ihr selbstverständlich auf der Webseite unter der Kategorie HR Management.

All-in-One-Tools für Euer perfektioniertes HR Reporting

Starten wir also mit den allumfassenden Softwares, die Euch von Anfang bis Ende in Eurem Datenchaos begleiten und entlasten.

Personio

Personio Screenshot

 

Personio auf OMR Reviews

 

Personio ist eine Softwarelösung, die Euch hilft, Eure HR-Prozesse auf Vordermann zu bringen. Ihr könnt damit sowohl Euer Personal verwalten, als auch abteilungsübergreifend Prozesse automatisieren und Eure Gehaltsabrechnung darüber führen. Auch in Sachen Recruiting könnt Ihr Personio einsetzen. Mit Personio könnt Ihr die Zeiten und Urlaube erfassen und Zusatzleistungen managen. So habt Ihr zuverlässig alles an einem Ort. Personio bietet Euch auch die Möglichkeit, Reportings zu erstellen.

Personio arbeitet ausschließlich über individuelle Angebote, bietet aber an, die Software kostenfrei vorab zu testen.

Rexx Systems

rexx systems Screenshot

 

rexx systems auf OMR Reviews

 

Eine andere All-in-One Lösung ist Rexx Systems. Mit dieser Software könnt Ihr vom Recruiting bis zum Talent Management alles überblicken. Ebenfalls Klassiker wie Zeitmanagement und Zielvereinbarungen könnt Ihr mit der Software verwalten. Durch verschiedene Add-Ons lässt sich die Software zudem an die individuellen Herausforderungen anpassen.

Preislich starten die Pakete für Recruiting beispielsweise ab 200 Euro/Monat oder als Rexx Suite mit vielen Funktionen ab 600 Euro/Monat. Vor allem große Unternehmen mit 500 Mitarbeitern aufwärts können individuelle Angebote anfordern.

Administrative und organisatorische HR-Helfer

Nach den allumfassenden Softwarelösungen haben wir jetzt noch zwei Lösungen für Euch, die ihren Schwerpunkt in der Organisation und Administration von Daten haben.

Factorial

Factorial Screenshot

 

Factorial auf OMR Reviews

 

Mit Factorial habt Ihr eine HR Software an der Hand, die Euch oder Eure Personaler bei administrativen Tätigkeiten unterstützt. Ihr könnt mit dieser Software Eure Prozesse optimieren oder einfach Klassiker wie Zeiterfassung oder digitale Personalakten nutzen. Angenehmes Zusatzfeature: Die Software Factorial bietet Euch zusätzlich eine App (für iOs und Android), mit der Eure Mitarbeiter:innen ganz easy selbst ihre Zeiten und Urlaubstage etc. erfassen und Euch so entlasten können. Pluspunkt für die Mitarbeiter:innen: Alles ist transparent und sie erfassen ihre Daten selbstständig.

Die Business-Version von Factorial startet bei 5,25 pro User:in/Monat, es gibt aber auch individuelle Enterprise-Pakete, deren Preise gibt es auf Anfrage.

Kenjo

Kenjo Screenshot

 

Kenjo auf OMR Reviews

 

Auch Kenjo ist eine Softwarelösung, nicht ganz so detailliert und allumfassend wie die Softwares aus Kategorie eins, aber auch nicht rein administrativ. Neben der Möglichkeit, Zeiten zu erfassen oder Berichte zu erstellen, könnt Ihr in Kenjo auch die Mitarbeiterzufriedenheit tracken und Ziele erfassen. Auch Workflows und Eure Lohnabrechnung können durch die Software organisiert und optimiert werden.

Kenjo bietet Euch eine 14-Tägige Testversion an, danach gehen die Preise bei 4,05 Euro pro Mitarbeiter:in/Monat los.

Fazit

Ihr braucht Euch für gelungenes HR Reporting nicht alleine in die volle Arbeit zu stürzen. Nach wie vor kann Eure Personalabteilung Euch tatkräftig unterstützen, durch die Hilfe kompetenter Softwares werden allerdings alle entlastet. Das bringt Euch neben der Zeitersparnis auch einen gewissen finanziellen Vorteil und die Arbeitszeit kann richtig angepasst werden. Auch wird keine Zeit mehr dadurch verschwendet, dass man Zettel oder Tabellen sortieren und zusammentragen muss und wenn bestimmte Daten für Reportings gebraucht werden, sind alle an einem Ort übersichtlich gesammelt.

Egal, ob Ihr einen Überblick über die Belegschaft haben möchtet, alle Mitarbeiterdaten kompakt erfasst haben wollt oder große Ziele plant – mit den richtigen HR Management-Tools könnt Ihr alles erreichen. Viele der Tools und Softwarelösungen bieten Euch Automatisierungen und die Möglichkeit, die Reportings auch direkt softwareintern anzulegen. Auf jeden Fall aber ist alles übersichtlich, aufgeräumt und DSGVO-konform.

VB
Autor:In
Veronique Bartsch
Autor:In
Veronique Bartsch

Veronique ist Gastautorin bei OMR Reviews. Nach ihrem literaturwissenschaftlichen Studium hat sie ihre Leidenschaft für Podcasts, Software, Kommunikation und Bloggen zum Beruf gemacht und ist als Freelancerin in diesen Bereichen tätig.

Im Artikel erwähnte Softwares

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