19 HR-KPIs, die du im Auge behalten solltest

1. Was sind HR-KPIs?
2. Warum sind HR-Kennzahlen wichtig für Unternehmen?
3. 19 Beispiele für HR-KPIs und wie du sie berechnest
4. Tipps zur Festlegung relevanter KPIs für dein Unternehmen
5. Praxisbeispiel: Identifizierung relevanter HR-KPIs für ein mittelständisches Unternehmen aus der Produktion
6. Welche Tools können zur Analyse der HR-KPIs verwendet werden?
7. Fazit: Mit den richtigen HR-KPIs den Personalbereich messbar machen

Jeder Unternehmensbereich benötigt Daten und Zahlen, um effektiv und effizient zu wirtschaften – so auch der Personalbereich. Beim Wort „HR“ sind Kennzahlen womöglich nicht das Erste, woran du denkst. Nichtsdestotrotz sind messbare Daten im HR unfassbar wertvoll und können wichtige Erkenntnisse für das Unternehmen liefern. In diesem Artikel lernst du 19 HR-KPIs aus verschiedenen Bereichen kennen, die du für dein HR-Reporting ab sofort nutzen kannst.

Was sind HR-KPIs?

Key Performance Indicators (KPIs) sind Kennzahlen zur Erfolgsmessung in den verschiedenen Unternehmensbereichen. Im Vergleich zu Performance Indicators (PIs), welche die reine Leistung ermitteln, fokussieren sich KPIs auf Metriken, die für die Erreichung der Unternehmensziele relevant sind.

Personal-KPIs sind also Kennzahlen für das Personalmanagement. Diese Kennzahlen helfen dabei, die Leistung der Mitarbeiter, die Effizienz von HR-Prozessen und den Beitrag der HR-Abteilung zur Erreichung der Unternehmensziele zu bewerten. Typische HR-Kennzahlen umfassen u.a. Daten zur Mitarbeiterzufriedenheit, zur Fluktuationsrate sowie zu Recruiting-Aktivitäten.

Warum sind HR-Kennzahlen wichtig für Unternehmen?

Die regelmäßige Analyse und Auswertung von HR-Kennzahlen ermöglicht es Unternehmen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Denn nichts ist langfristig schädlicher für ein Unternehmen als Entscheidungen „im Blindflug“. Hier sind einige Gründe, warum systematisches HR-Controlling durch KPIs für dein Unternehmen wichtig ist:

• Unterstützung bei strategischen Entscheidungen: HR-Kennzahlen machen deine HR-Strategie messbar und liefern wertvolle Daten, die als Grundlage für strategische Entscheidungen dienen – unter anderem bei der Frage, welche strategischen Zweige (Employer Branding, Recruiting, Benefit Management etc.) das meiste Budget im kommenden Quartal bekommen sollen.
• Messung und Bewertung der Leistung: Maßnahmen können nur dann bewertet und gezielt optimiert werden, wenn ihre Leistung durch Kennzahlen belegbar ist. Besonders hilfreich dabei sind historische sowie Zeitverlaufsdaten. Daher gilt: Je früher das Personalcontrolling durch KPIs aufgesetzt wird, desto besser.
• Verbesserung der Mitarbeiterbindung: Faktoren, die sich schwieriger in Zahlen übersetzen lassen (wie z.B. die Mitarbeiterzufriedenheit), können ebenfalls durch KPIs greifbar gemacht werden. Durch die (qualitative) Betrachtung von Daten lassen sich Probleme und Muster schneller identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen.
• Effizienzsteigerung der HR-Prozesse: Langwierige Prozesse kosten nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch die Überwachung von KPIs im Personalwesen können Engpässe und ineffiziente Praktiken schneller identifiziert und Verbesserungen (z.B. mithilfe von Automation) vorgenommen werden.
• Förderung der Vielfalt und Gleichberechtigung: Diversity- und Inklusionskennzahlen ermöglichen es Unternehmen, die Vielfalt ihrer Belegschaft zu überwachen und gezielte Maßnahmen zur Förderung von mehr Diversität zu ergreifen. Auch Gehaltsstrukturen und Gender Pay Gaps können dadurch optimiert werden.

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19 Beispiele für HR-KPIs und wie du sie berechnest

Beispiele für KPIs - Employee Retention

1. Mitarbeiterengagement: Messung der emotionalen Bindung und des Engagements der Mitarbeiter*innen gegenüber dem Unternehmen.

Berechnung: Wird mithilfe von Mitarbeiterumfragen oder qualitativen Interviews gemessen und anhand einer Scorecard bewertet, um daraus einen Durchschnitt zu berechnen:

2. Mitarbeiterzufriedenheit: Messung der Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen mit ihrem Arbeitsplatz und den Arbeitsbedingungen.

Berechnung: Wird ebenfalls mithilfe von Mitarbeiterumfragen gemessen und anhand einer Scorecard bewertet, um daraus einen Durchschnitt zu berechnen:

3. Fluktuationsrate: Prozentsatz der Mitarbeiter*innen, die das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen.

Berechnung: 

-> Die Fluktuation innerhalb der Probezeit sollte ebenfalls regelmäßig ausgewertet werden.

4. Mitarbeiterbindungsrate: Prozentsatz der Mitarbeiter*innen, die über einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen bleiben.

Berechnung:

5. Nettopromoter-Score für Mitarbeiter*innen (eNPS): Maß für die Bereitschaft der Mitarbeiter*innen, das Unternehmen als Arbeitgeber weiterzuempfehlen.

Berechnung: Die Bereitschaft zur Weiterempfehlung (Ja/Nein) wird anhand anonymer Mitarbeiterumfragen ermittelt und in Prozent angegeben:

Beispiele für KPIs - Recruiting

6. Zeit bis zur Besetzung offener Stellen (Time-to-Hire): Durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine offene Position zu besetzen.

Berechnung:

7. Kosten pro Einstellung (Cost per Hire): Gesamtkosten, die pro eingestellte Person anfallen.

Berechnung:

-> Die Kosten pro Einstellung sollten zusätzlich nach Position aufgeschlüsselt werden, um besonders kostspielige Vakanzen zu ermitteln.

8. Bewerberzufriedenheit: Messung der Zufriedenheit der Bewerber*innen mit dem Rekrutierungsprozess.

Berechnung: Ähnlich wie die Mitarbeiterzufriedenheit sollte sie über eine Bewerberumfrage mit Scorecard im Anschluss an den Bewerbungsprozess ermittelt werden:

9. Anzahl der Bewerbungen pro offene Stelle: Durchschnittliche Anzahl der Bewerbungen, die für eine offene Stelle eingehen.

Berechnung:

-> Auch hier sollte eine qualitative Aufschlüsselung nach Position vorgenommen werden, um besonders schwierig zu besetzende Vakanzen zu ermitteln.

10. Rekrutierungsquellen-Effektivität: Bewertung der Effektivität verschiedener Rekrutierungsquellen (z. B. Online-Jobbörsen oder Personalvermittlungen) für einen bestimmten Zeitraum.

Berechnung:

Beispiele für KPIs - Personalentwicklung & -struktur

11. Schulungs- und Entwicklungskosten pro Mitarbeiter*in: Durchschnittliche Kosten für Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen pro Mitarbeiter*in innerhalb eines Zeitraums.

Berechnung:

12. Anzahl der Schulungstage pro Mitarbeiter*in: Durchschnittliche Anzahl der Schulungstage, die eine Person im Unternehmen pro Jahr erhält.

Berechnung:

13. Interne Beförderungsrate: Prozentsatz der offenen Stellen, die durch interne Beförderungen besetzt werden.

Berechnung:

14. Diversity Scorecard: Ermittelt die Vielfalt innerhalb der Belegschaft, basierend auf Ausprägungen wie Geschlecht, Alter, Nationalität, etc.

Berechnung: Für jede Diversitätsausprägung wird ein Score vergeben und der Prozentsatz ermittelt:

Quelle: Lovelytics

Achtung: Die verschiedenen Quoten sollten immer nach weiteren Merkmalen aufgeschlüsselt und im Verhältnis zueinander betrachtet werden (z.B. Anteil an Mitarbeiter*innen aus dem Ausland im Verhältnis zum Anteil an Führungskräften aus dem Ausland)

Beispiele für KPIs – Produktivität

15. Zeit bis zur Produktivität: Zeitspanne, bis neue Mitarbeiter*innen voll produktiv sind.

Berechnung:

 -> Auch hier sollte zusätzlich nach Position/Team aufgeschlüsselt werden, um potenzielle Optimierungsbedarfe bei Schulungen und Onboardings zu erkennen.

16. Fehlzeitenquote: Prozentsatz der geplanten und ungeplanten Abwesenheiten der Mitarbeiter*innen. Dazu gehört auch die Krankheitsquote, die als separate Kennzahl geführt werden sollte.

Berechnung: Kann auf Tages- oder Stundenbasis erfolgen:

17. Mitarbeiterleistung: Bewertung der individuellen Leistung der Mitarbeiter*innen. Berechnung: Wird qualitativ anhand von Leistungsbeurteilungen und Scorecards pro Mitarbeiter*in ermittelt.

In einigen Berufen, in denen die Arbeitsergebnisse quantifizierbar sind (z.B. in der Produktion oder im Kundenservice), sollte zusätzlich die Arbeitsproduktivität berechnet werden (z.B. Anzahl an bearbeiteten Tickets pro Stunde pro Mitarbeiter*in). Mehr dazu kannst du in unserem Artikel zur Messung der Mitarbeiter-Performance nachlesen.

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18. Anzahl der Arbeitsstunden: Berechnet die durchschnittliche Anzahl der Arbeitsstunden pro Mitarbeiter*in.

Berechnung:

Hierbei ist die qualitative Betrachtung wichtig, um die individuelle Belastung einzelner Mitarbeiter*innen zu ermitteln.

19. Umsatz & Nettogewinn pro Kopf: Berechnet den Gesamtumsatz bzw. -gewinn des Unternehmens im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Mitarbeiter*innen.

Berechnung:

Tipps zur Festlegung relevanter KPIs für dein Unternehmen

Die Identifizierung der relevantesten HR-Kennzahlen für dein Unternehmen erfordert eine systematische Vorgehensweise. Hier sind einige Schritte, die dir dabei helfen, die relevantesten Personal-KPIs für die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens zu identifizieren:

• Unternehmensziele und -strategien verstehen: Betrachte die übergeordneten Ziele des Unternehmens und frage dich, welche HR-Aspekte (z. B. Mitarbeiterbindung, Talentgewinnung, Produktivitätssteigerung) am meisten zur Erreichung dieser Ziele beitragen.
• HR-Ziele und -Prioritäten festlegen: Definiere daraufhin spezifische Ziele für die HR-Abteilung, die im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen. Diese könnten z. B. die Reduzierung der Fluktuationsrate, die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit oder die Steigerung der Effizienz des Rekrutierungsprozesses umfassen.
• Vorhandene HR-Daten analysieren: Prüfe die vorhandenen HR-Daten, um zu sehen, welche Kennzahlen bereits erfasst werden und für welche Metriken noch keine Kennzahlen festgelegt sind.
• Benchmarking: Vergleiche die HR-Daten mit Branchenbenchmarks und Best Practices. So kannst du herausfinden, welche Kennzahlen für ähnliche Unternehmen relevant sind und wie dein Unternehmen im Vergleich dazu abschneidet.
• KPI-Auswahl und -Priorisierung: Basierend auf dieser Analyse kannst du die relevantesten HR-KPIs auswählen und priorisieren. Jede Metrik kann eine KPI sein, solange sie konkret, messbar, erreichbar und relevant ist.

Praxisbeispiel: Identifizierung relevanter HR-KPIs für ein mittelständisches Unternehmen aus der Produktion

Unternehmensziel:

⁠Steigerung der Produktionseffizienz und Sicherstellung einer stabilen und qualifizierten Belegschaft

HR-Ziele:

• Reduzierung der Fehlzeiten um 15 Prozent innerhalb des nächsten Jahres
• Erhöhung der Mitarbeiterbindung, insbesondere bei Fachkräften
• Verbesserung der Schulungsprogramme zur Erhöhung der Qualifikationen und Sicherheit der Mitarbeiter*innen
• Optimierung des Rekrutierungsprozesses zur schnelleren Besetzung offener Stellen

Auswahl relevanter KPIs:

• Fehlzeitenquote
• Fluktuationsrate
• Zeit bis zur Besetzung offener Stellen
• Zeit bis zur Produktivität
• Schulungs- und Entwicklungskosten pro Mitarbeiter*in
• Anzahl der Schulungstage pro Mitarbeiter*in
• Mitarbeiterproduktivität
• Mitarbeiterzufriedenheit

Welche Tools können zur Analyse der HR-KPIs verwendet werden?

Zur Überwachung und Auswertung von HR-KPIs gibt es eine Vielzahl von Tools, mit denen du den Überblick behältst:

• HR-Systeme wie Factorial, Personio, HR WORKS oder KiwiHR sind All-in-One-Lösungen für das Personalmanagement und ermöglichen zudem die Erstellung personalisierter HR-Analytics Dashboards;
• Bewerbermanagement-Tools wie Workwise, softgarden, Greenhouse oder onapply fokussieren sich auf die Automatisierung der Recruiting-Prozesse und Steigerung der Recruiting-Effizienz;
• Personalplanungstools wie Ordio, Papershift oder Aplano vereinfachen die Erstellung von Dienst- und Schichtplänen für eine effiziente und übersichtliche Personaleinsatzplanung – inklusive Dashboards für relevante Kennzahlen;
• Data-Nerds können mit BI- und Analytics-Tools wie Tableau, Microsoft Power BI oder SAP Analytics Cloud professionelle Dashboards erstellen und Daten aus unterschiedlichen Quellen an einem Ort visualisieren.

Diese Softwarelösungen sind sehr hilfreich, um große Mengen an Daten an einem Ort zu verwalten. Natürlich kannst du aber zur Auswertung deiner HR-KPIs auch auf die gute alte Excel-Tabelle zurückgreifen. In diesem Artikel zeigen wir dir zum Beispiel, wie du einen Einsatzplan (inkl. Excel-Vorlage) erstellst.

Fazit: Mit den richtigen HR-KPIs den Personalbereich messbar machen

HR-Kennzahlen sind unverzichtbare Werkzeuge für die moderne Unternehmensführung. Sie bieten wertvolle Einblicke in die Leistung und Effizienz der HR-Abteilung, unterstützen bei strategischen Entscheidungen und tragen zur Optimierung der HR-Prozesse bei. Unternehmen, die HR-Kennzahlen effektiv nutzen, können ihre Personalstrategien gezielt steuern, die Mitarbeiterbindung stärken und langfristig erfolgreich sein.