B2B-Versand: Alles Wissenswerte zur Lieferung von B2B-Produkten

Der Versand von Waren gestaltet sich im B2B-Bereich deutlich komplizierter als im B2C. Zum einen handelt es sich um größere Pakete, höhere Versandkosten bei den Versanddienstleistern und längere Lieferfristen. Zum anderen gibt es wichtige Vorschriften, die du je nach Art deiner Waren und dem Bestimmungsland beachten musst. In diesem Artikel erfährst du mehr über den B2B-Versand und wie er innerhalb und außerhalb Deutschlands funktioniert.

Was ist B2B-Versand?

Bei einer B2B-Lieferung werden Produkte von einem Unternehmen an ein anderes Unternehmen oder eine*n Einzelhändler*innen geliefert. Meistens handelt es sich um Großbestellungen von Materialien und Teilen, was zu längeren Lieferzeiten führt.

Genauigkeit und Pünktlichkeit spielen im B2B-Versandhandel eine entscheidende Rolle. Jede Art von Verspätung und Missmanagement kann dem Ruf deines B2B-Geschäfts schaden und zu Strafgebühren sowie Verlusten durch Rückerstattungen führen. Um derartige Probleme vorzubeugen, verwenden viele B2B-Lieferanten Produktbeschränkungen, SKU-Codes, Paketlabels und eine spezielle Rechnungsstruktur. Sie achten zudem besonders auf existierende internationale Handelshemmnisse wie Steuern und Subventionen.

B2B-Versand vs. B2C-Versand: Die Unterschiede

Der B2B- und B2C-Versand unterscheiden sich in folgenden Punkten voneinander: 

Vertriebsunterstützung

Im B2B-Bereich kommen häufig Kundenbetreuer*innen zum Einsatz, welche die Lieferung von Waren organisieren. Im B2C-Bereich hingegen ist in der Regel keine oder nur wenig Vertriebsunterstützung nötig, da die Endverbraucher*innen das Produkt oft über eine E-Commerce-Plattform erwerben.

Auftragsgröße

Beim B2B-Paketversand geht es um große, sperrige Artikel, die mehrmals im Jahr bestellt werden. B2C-Einkäufe werden dagegen oft in leichteren Paketen in einzelnen Transaktionen geliefert.

Zahlungsbedingungen

Die gängigen Zahlungsarten unterscheiden sich zwischen B2B und B2C kaum – Scheck, Kreditkarte, Überweisung und Barbezahlung. Der Unterschied liegt darin, wann die Ware bezahlt wird. Bei B2C-Produkten wird der Betrag direkt beim Kauf bezahlt. Im B2B-Bereich erfolgen die Zahlungen normalerweise innerhalb eines vereinbarten Zeitraums. Dies kann beispielsweise Wochen vor, während oder 30 Tage nach der Lieferung erfolgen.

Auftragsabwicklung und Versand

Da es sich beim B2B-Versand um größere Sendungen handelt, kommt es zu längeren Versandzeiten und höheren Kosten beim Versanddienstleister. Auch können Arbeitsmittel (zum Beispiel Gabelstapler oder Hebebühnen) zum Be- und Entladen von Produktpaletten notwendig sein. Im Gegensatz dazu fallen die B2C-Versandkosten aufgrund leichterer Pakete geringer aus (manchmal sogar kostenlos). Darüber hinaus erfolgt die Lieferung innerhalb derselben Woche nach der Bestellung, manchmal sogar noch am selben Tag.

Kundenbeziehungen

Bei den meisten B2B-Verträgen geht es um große, wiederkehrende Sendungen. Daher ist es wichtig, nach zuverlässigen Anbieter*innen zu suchen und enge Beziehungen mit ihnen zu pflegen. Im Gegensatz dazu sind B2C-Kund*innen nicht auf eine enge Beziehung zu einer*m Anbieter*in angewiesen, um dessen Produkte zu kaufen. Vielmehr werden diese Käufer*innen durch emotionale Werbung und Preisaktionen motiviert.

Rücksendungen

B2B-Unternehmen bearbeiten große Bestellmengen. In ihren Verträgen werden daher Verpflichtungen und Verfahren für das Retouren- und Verlustmanagement beschrieben. Möglicherweise sind auch Drittversicherer beteiligt, um die Risiken für alle Beteiligten zu minimieren. B2C-Retouren sind dagegen unkomplizierter und beinhalten klare Richtlinien.

Was kostet der B2B-Versand?

Die B2B-Versandkosten hängen von vielen Faktoren ab, darunter:

• Größe und Gewicht deiner B2B-Sendung

• Art des Produkts, wodurch zum Beispiel eine spezielle Ausrüstung für den Transport benötigt wird

• Verpackung – willst du deine Produkte selbst verpacken oder soll der Versanddienstleister das übernehmen?

• Entfernung, über die das Produkt transportiert werden muss

• Lieferdauer 

• Versicherung – je nach Versandart gelten unterschiedliche Haftungs- und Versicherungsbedingungen

Die großen Versanddienstleister wie DHL, DPD und Hermes bieten dabei spezielle Tarife für Geschäftskund*innen an.

Wie funktioniert der B2B-Versand innerhalb und außerhalb Deutschlands?

Egal ob du einen Versand innerhalb Deutschlands oder ins Ausland anbietest, es gibt eine einfache Regel: Sowohl du als auch dein*e Kund*in müssen eine gültige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) aufweisen. Diese sollte in der Rechnung enthalten sein, um Probleme mit den Steuerbehörden zu vermeiden. Außerdem muss die Umsatzsteuer, je nach den gesetzlichen Bestimmungen der einzelnen Länder, korrekt berechnet werden.

B2B-Versand außerhalb Deutschlands

Wenn deine internationalen Kund*innen in der EU ansässig sind, kannst du die Vorteile des Reverse-Charge-Verfahrens (auch Abzugsverfahren oder Umkehrung der Steuerschuldnerschaft genannt) nutzen. Das Verfahren wird seit fast 20 Jahren angewandt, um den Handel zwischen den EU-Ländern zu vereinfachen. Hier zahlen die Käufer*innen die Mehrwertsteuer auf die von dir gelieferten Waren oder Dienstleistungen und nicht umgekehrt. Du musst die Steuer also nicht in deiner Rechnung ausweisen.

Um das Reverse-Charge-Verfahren in Anspruch nehmen zu können, muss deine Rechnung deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie einen eindeutigen Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren enthalten, zum Beispiel „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Zusätzlich musst du in deiner Umsatzsteuervoranmeldung alle Umsätze oder Ausgaben angeben, die unter das Reverse-Charge-Verfahren fallen.

Da diese Rechnungen zu „Lieferungen und sonstige Leistungen (steuerfreie Umsätze)“ gehören, haben sie keinen Einfluss darauf, wie viel Steuern du zahlst. Für die Steuerbehörden sind sie jedoch wichtig, um sicherzustellen, dass deine Kund*innen die in ihrem Land fällige Mehrwertsteuer auch tatsächlich entrichten. Zudem musst du diese Umsätze in der „Zusammenfassenden Meldung“ angeben. Darin werden alle in EU-Länder getätigten Verkäufe in einzelne Posten aufgeschlüsselt. Sie enthält obendrein die jeweiligen Umsatzsteuer-IDs deiner Kund*innen. 

Beachte: Das Reverse-Charge-Verfahren gilt nicht, wenn du an eine Privatperson verkaufst oder Kleinunternehmer*in bist. In diesem Fall sind deine Dienstleistungen nicht mehrwertsteuerpflichtig.

Wenn deine Kund*innen ihren Sitz in einem Land haben, das nicht Mitglied der Europäischen Union ist, wird in der Regel keine Mehrwertsteuer erhoben. Es gibt jedoch einige Regeln, die je nach Land Anwendung finden können:

• UK: Obwohl du als Verkäufer*in von der Erhebung der Mehrwertsteuer von Kund*innen im Vereinigten Königreich befreit bist, müssen deine B2B-Kund*innen möglicherweise nach Versand eine Einfuhrumsatzsteuer zahlen.

• Schweiz: Wie das Vereinigte Königreich ist auch die Schweiz kein Mitglied der EU und wird daher als Drittland betrachtet. Aus diesem Grund gibt es ein Handels- und Steuerabkommen zwischen der Schweiz und Deutschland. Als Verkäufer*in musst du von Schweizer Kund*innen keine Mehrwertsteuer einfordern. Deine Kund*innen müssen die Verkaufstransaktion jedoch bei den zuständigen Behörden in der Schweiz melden. Ebenso musst du sie in deiner regulären Umsatzsteuererklärung angeben.

• USA: Wenn du Waren an ein B2B-Unternehmen in den USA lieferst, können die Vorschriften etwas kompliziert ausfallen. Das liegt daran, dass es dort je nach Bundesstaat unterschiedliche Steuersätze und komplexe Klassifizierungen von Waren und Dienstleistungen gibt. Bevor du ein Geschäft mit in den USA ansässigen Kund*innen abschließt, solltest du daher zunächst mit einem*r Steuerberater*in sprechen, der*die sich mit den US-Steuergesetzen auskennt.

B2B-Versand innerhalb Deutschlands

Innerhalb Deutschlands stellen B2B-Verkäufer*innen eine Bruttorechnung aus, auf der die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Der*die B2B-Käufer*in kann dann die Umsatzsteuer über den Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen. Achte nur darauf, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Käufer*innen ebenfalls in der Rechnung angegeben ist. Diese Regelung greift, solange dein Unternehmen seinen Hauptsitz in Deutschland hat und dort verkauft.

Welche Tools können für den B2B-Versand genutzt werden?

Aufgrund der Komplexität der B2B-Lieferungen machen sich die meisten Unternehmen die Vorteile von Versandsoftwares oder Versandsystemen zunutze. Im Gegensatz zu den Transportunternehmen wie DHL und DPD helfen diese Lösungen B2B-Unternehmen bei der Verwaltung aller versandbezogenen Prozesse sowie bei der Erkennung und Behebung von Versandproblemen. Einige ihrer wichtigen Funktionen sind:

• Auswahl der Transportunternehmen 

• Druck von Versandetiketten und Informationen

• Batchverarbeitung

• Sendungsverfolgung

• Rücksendungen & Rückerstattungen

• Verladekontrolle

Darüber hinaus kannst du mithilfe einer Versandsoftware auch verschiedene Paketdienstleister ganz einfach in dein Shopsystem, ERP-System und deine Warenwirtschaftssoftware integrieren. Einige der besten Versandsoftwares auf dem Markt sind:

• Shipcloud

• Sendcloud
• JTL
• Pickware
• Alaiko
• Hive
• plentysystems
• Beckmann Systemlogistik

Denk daran, dass nicht alle Tools die gleichen Funktionen bieten. Es gibt All-in-One-Versandsoftwares, mit der du nicht nur den Versand verwalten, sondern auch B2B-Rechnungen ausstellen und deine Bestände organisieren kannst.

⁠Falls du noch auf der Suche nach einer ERP-Software bist, sind hier noch einige beliebte für dich:

• weclapp
• Xentral ERP
• 360ᵉ by e-velopment
• microtech büro+
• SAP S/4HANA Cloud, public edition
• DreamRobot
• Sage 100

• NEKOM

• Myfactory
  
  

Vereinfache den B2B-Versand mithilfe einer Versandsoftware

Wenn du neu im B2B-Geschäft bist, ist der Versand deiner Produkte wahrscheinlich einer der komplexesten Teile deines Geschäfts. Je nach Art der Ware und dem Bestimmungsland kommen bestimmte Vorschriften zur Anwendung. Um den B2B-Versand zu vereinfachen und zu optimieren, nutzen die meisten Unternehmen deshalb Versandsoftwares. Sie geben dir einen Überblick über den gesamten Lieferprozess und ermöglichen es dir, Transportunternehmen wie DHL und DPD in dein Shopsystem zu integrieren. Sie helfen dir außerdem dabei, verschiedene Versandvorschriften einzuhalten und die Lieferkosten abzuschätzen. Das erspart deinen Mitarbeiter*innen nicht nur eine Menge manueller Arbeit. Es verhindert auch Fehler, welche die Auslieferung deiner Waren verzögern können. Wenn du noch mehr über Versandsysteme und ihre Funktionen erfahren möchtest, ist OMR Reviews die richtige Adresse.