Prozessmanagement: Ziele, Maßnahmen und Aufbau

1. Was ist Prozessmanagement (Definition) und was sind die Ziele?
2. Welche Maßnahmen gibt es beim Prozessmanagement?
3. Was gehört alles zum Prozessmanagement (Aufbau)?
4. Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement?
5. Kreisläufe im Prozessmanagement - OPM & SPM 
6. Hilfreiche Tools für Euer Prozessmanagement
7. Weitere Tipps für Euer Prozessmanagement

Ihr habt alle bestimmt schon mal etwas über Prozessmanagement gehört. Aber was genau ist das und für wenn genau? Ist das etwas mega komplexes und oder nur für große Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeiter*innen und Zweigstellen usw.? Ich kann Euch hier beruhigen und sagen, Prozessmanagement ist für jeden etwas, egal wie groß oder wie klein eine Firma, Unternehmen usw. ist.

In diesem Artikel erfahrt Ihr von Gastautorin Yasmin von Hedemann alles Wichtige über Prozessmanagement, warum es so wichtig ist und warum jede Firma, Selbstständiger oder Unternehmen Prozesse bei sich einführen sollte. Effektive Prozesse zu haben bedeutet, Zeit und Ressourcen zu sparen. Diese beiden Faktoren bedeuten auch gleich Geld zu sparen. Mehr Zeit zu haben, bedeutet auch, dass man mehr aus dieser gewonnenen Zeit machen kann. Zum Beispiel neue Ideen auszuprobieren, seinen Geschäftsbereich zu erweitern usw. Sprich, Prozesse bringen nur Vorteile mit sich. Es geht sogar so weit, dass es die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann.

Denn wenn die Mitarbeiter*innen einen klaren Prozess haben, geht nicht unnötige Zeit für Rückfragen, Unklarheiten usw. verloren, sondern der*die Mitarbeiter*in kann seine Aufgaben in Ruhe ausführen und ist dadurch wesentlich entspannter und zufriedener, als wenn er sich ständig fragen muss „Hm, wie kann ich diese Aufgabe jetzt am Besten lösen und umsetzten.“ Ebenfalls bekommt Ihr einen Einblick in die verschiedenen Methoden, welche Tools es gibt und Tipps gibt es natürlich auch.

Was ist Prozessmanagement (Definition) und was sind die Ziele?

Prozessmanagement wird gerne mit Projektmanagement verwechselt bzw. der Unterschied ist vielen nicht ganz klar. Daher eine kurze Erklärung.

Prozessmanagement vs. Projektmanagement

Während Prozessmanagement die dauerhaft sich wiederholenden und beständigen Prozessen innerhalb einer Organisation abdeckt, geht es im Projektmanagement um zeitlich befristete, inhaltlich abgeschlossene, einmalige Projekte.

Was beide Verfahren gemeinsam haben? Sie wirken abteilungsübergreifend – im Idealfall sogar unternehmensweit.

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Definition

Der Begriff Prozessmanagement bzw. die englische Bezeichnung Business Process Management (BPM) bezeichnet prinzipiell den allgemeinen Umgang mit Prozessen innerhalb des Unternehmens.  

Prozessmanagement umfasst die Umsetzung und Steuerung aller denkbaren Prozesse (Arbeitsschritte) innerhalb eines Unternehmens. Unter Prozesse versteht man dabei ein abgestimmtes Zusammenwirken (Wirkungskreise) von Menschen, ggf. von Maschine und Material in einer bestimmten, sich stetig wiederholenden Reihenfolge, an deren Ende entweder ein Produkt oder ein Service stehen. Damit Prozesse überhaupt gemanagt werden können, müssen diese in der Organisation zunächst identifiziert, dann ausgestaltet und eingeführt werden (s. unten Grafik Prozessmanagement). Alle eingeführten Prozesse werden in einem zirkulären Verlauf des Prozessmanagements anschließend gesteuert, bei Bedarf immer wieder optimiert und auch dokumentiert.

Ziele

Prozessmanagement hat das Ziel, die Bearbeitung zu standardisieren, Schnittstellen zu verbessern oder auch abzubauen und die Arbeit entlang des End-to-End Prozesses zu koordinieren. Beim End-to-End Prozess ist es wichtig, dass es einen definierten Input und einen definierten Output gibt.

Ein anderes Ziel, das auch für sich alleinstehen kann, ist die Beschleunigung der Bearbeitung von Prozessen.

Welche Maßnahmen gibt es beim Prozessmanagement?

Obwohl sich die Prozesse von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, lassen sich dennoch universelle Maßnahmen ableiten. Diese werden jeweils von den Zielen abgeleitet:

• Rollen und Verantwortungsbereiche festlegen
• Prozesse und Rahmenbedingungen festlegen
• Projektcontrolling implementieren
• Prozesse identifizieren und dokumentieren 

Die dokumentierten Prozesse werden hinsichtlich Optimierungspotenziale untersucht und bei Bedarf angepasst. Die Prozessoptimierung unterscheidet zwischen Prozessverbesserung (Evolution) und Prozesserneuerung (Revolution).

Beide Maßnahmen haben das Ziel, die Effektivität und Effizienz durch die Optimierung der Geschäftsprozesse zu erhöhen, Kosten zu reduzieren und den Unternehmenswert nachhaltig positiv zu beeinflussen. Nachdem die Prozesse erfasst und in formalen Modellen beschrieben sind, erfolgt die Prozessoptimierung. Es kann eine radikale als auch eine sanfte Prozessoptimierung Anwendung finden.

Es gibt viele Methoden und Ansätze für das Prozessmanagement, die sich jeweils besonders für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen eignen. Zu den am weitest verbreiteten Methoden gehören Kaizen, das Lean Management, Six Sigma und Total-Quality-Management (TQM).

Das Definieren, Dokumentieren und Auditieren von Prozessen dient der kontinuierlichen Verbesserung (siehe PDCA-Zyklus) und zur Reduzierung der Kosten. Mit der Verbesserung von Geschäftsprozessen beschäftigt sich das Business Process Reengineering und das Veränderungsmanagement (Change Management). Zum Verbessern von Schnittstellen und Reduzieren von doppelt oder unnötig durchgeführten Aufgaben kann z.B. eine Wertstromanalyse (siehe Value Stream Mapping) durchgeführt werden.

Auszug der Methoden:

• Business Process Reengineering
• Change Management
• KAIZEN
• Lean Management
• Prozesskostenrechnung
• Prozessmodellierung
• Prozessoptimierung
• Prozessorganisation
• Prozesssteuerung
• Six Sigma
• TQM

Was gehört alles zum Prozessmanagement (Aufbau)?

Das Prozessmanagement umfasst die Planung, Durchführung, das Controlling sowie die Optimierung von miteinander verbundenen Aufgaben, also Unternehmensprozessen. Es beantwortet stets die Frage: „Wer macht was, wann und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen?“. Im Fokus steht hier die Wertschöpfungskette.

Die Säulen des Prozessmanagements

Das Prozessmanagement ist nicht nur der Überbegriff, sondern auch das Dach für einige Prozessmanagement-Säulen (s. unten Grafik Säulen des Prozessmanagements). In der Prozessentwicklung beschäftigen Sie sich mit dem Definieren einer Vision, Mission und Strategie. Zudem werden hier Prozessmodelle und Arbeitsanweisungen festgelegt. Im Rahmen der Prozessführung werden Prozesse gemessen sowie Rollen, Verantwortungen, Kennzahlen und Instrumente festgelegt. Zudem werden die Prozesse im Rahmen der Prozesskultur umgesetzt. Unterstützt wird das Prozessmanagement von zahlreichen Hilfsmitteln. Hierzu zählen neben der technischen Unterstützung auch Checklisten, Vorlagen und Coachings.

Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement?

Je nach Anforderung, Größe des Unternehmens und des Zieles gibt es viele verschiedene Rollen im Prozessmanagement. Ich führe Euch hier nur die zentralen Rollen des Prozessmanagements auf:

Prozessmanager*innen

Prozessmanager*innen unterstützen Prozessverantwortliche bei der operativen Ausführung des Prozesses. Im Alltag der Unternehmen sind sie häufig für das operative Management des Prozesses verantwortlich. Alternativ wird der*die Prozessmanager*in auch als Teilprozessmanager*innen auf der nächsten Ebene des Prozessmodells eingesetzt.

Prozessmanager*innen sind ihrer Rolle entsprechend Arbeitsmethodiker*innen, oft im Gegensatz zu Projektmanager*innen, vor allem wenn diese einen pragmatischen Ansatz verfolgen. Diese unterschiedlichen Ansätze können zu Meinungsverschiedenheiten und Reibereien führen.

Chief Process Officer (CPO) – Leitung Prozessmanagement

Der*die Chief Process Officer (CPO) hat die oberste Verantwortung über das Prozessmanagement. Er*sie sorgt dafür, dass die prozessorientierte Steuerung ein Teil der strategischen Steuerung des Unternehmens ist. Zudem trägt sie*er die Verantwortung für das Umsetzen der Unternehmensziele, bei gleichzeitiger Einhaltung der Normen und Vorgaben im unternehmensweiten Prozessmanagement-System.

Außerdem führt sie*er sämtliche Mitarbeiter*innen, die Aufgaben im Prozessmanagement und der Organisationsentwicklung haben, sowohl funktional als auch disziplinarisch. Die Rolle ist meist Teil des Vorstandes oder der Geschäftsführung.

Prozessverantwortliche

Der*die Prozessverantwortliche kümmert sich um die zielorientierte und strategische Steuerung eines Prozesses. Im Zentrum des Handelns stehen sowohl die Zielausrichtung des eigenen Prozesses mit anderen Prozessen als auch die Auswahl nachhaltiger Kennzahlen zur Erfolgsmessung der Prozessleistung. Diese Rolle koordiniert alle für die Steuerung und Ausführung des Prozesses benötigten Ressourcen.

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Kreisläufe im Prozessmanagement - OPM & SPM 

Prozessmanagement hat vor allem eine regulierende Funktion. Dadurch sollen Arbeitsabläufe definiert und verbessert werden, um so die Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist die Betrachtung zweier Kreisläufe des Prozessmanagements wichtig:

OPM - operatives Prozessmanagement

• umfasst die Steuerung und Planung von Prozessen
• kurzfristiger Horizont bis zu einem Jahr

Das OPM beinhaltet alle Aufgaben eines Steuerungskreislaufs für Prozesse mit kurzfristigem Zeithorizont – in der Regel ein Geschäftsjahr. Dieser Kreislauf umfasst neben der Prozessplanung (Zielvorgaben und verabschiedete Prozessbudgets), der Prozessausführung, dem Prozess-Monitoring, der Prozessanalyse auch die Prozessverbesserung. Alle dafür notwendigen organisatorischen Instrumente sind entsprechend einzurichten (z.B. Planungsprozess, Prozesskostenrechnung oder IT-Anwendungen und Reportingsystem).

SPM - strategisches Prozessmanagement

• umfasst Prozesse, die von strategischer Bedeutung für das Unternehmen sind und auf die strategischen Unternehmensziele einzahlen
• meist mit Zeithorizont von fünf bis zehn Jahren

Das SPM umfasst diejenigen Aspekte, die eine strategische Bedeutung für das Unternehmen haben, wie die Definition von Kernprozessen oder die Entwicklung von strategischen Prozesszielen. Mit Hilfe des strategischen Prozessmanagements soll sichergestellt werden, dass das Prozessmanagement auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet ist sowie im Umkehrschluss die Machbarkeit von Unternehmenszielen überprüft wurde (Gegenstromverfahren). Durch die strategische Prozesskontrolle wird möglicher strategischer Anpassungsbedarf kontinuierlich sichergestellt.

Um ein effektives Prozessmanagement betreiben zu können, sollten folgende Leitfragen bei der Beschreibung und Optimierung der unternehmensinternen Prozesse im Mittelpunkt stehen:

• Welche Aufgaben und Handlungen sind notwendig, um das Prozessziel zu erreichen?
• In welcher Reihenfolge müssen die Aufgaben erledigt werden?
• Welche Aufgaben müssen Menschen, welche Maschinen übernehmen?
• Welche Hilfsaufgaben sind notwendig?
• Welche Informationen müssen von den einzelnen Stellen an, die jeweils anderen weitergegeben werden?
• Welche Schnittstellen sind zu anderen Prozessen notwendig?

Hilfreiche Tools für Euer Prozessmanagement

Im Folgenden stellen wir Euch noch 3 Prozessmanagement-Softwares vor. Bitte beachtet, dass ich keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebe, dafür ist der Markt von Softwares und Tools zu heterogen. Ihr bekommt aber einen Überblick über die Eigenschaften der Softwares.

Microsoft Visio

Eines der bekanntesten Software, um Prozesse abzubilden und Workflows darzustellen, ist Microsoft Visio. Mit diesem Tool können Flussdiagramme einfach und schnell abgebildet werden. Von der Visualisierung von Abläufen einfacher Strukturen bis zu Templates für Methoden der BPMN ist alles möglich. Microsoft Visio ist in die Microsoft 365-Welt eingebunden. Dadurch könnt Ihr die Software auch in Microsoft Teams nutzen und somit auch in einem Team mit Einbindung in die 365-Welt von Microsoft einsetzten. Die Nutzung innerhalb der Cloud-Lösung auf mobilen Geräten ist ebenso möglich wie auf Desktop-Geräten.

ADONIS Business Transformation Suite

⁠Die Software ADONIS Business Transformation Suite ist ein BPM-Tool und wird von dem Unternehmen BOC Information Technologies Consulting GmbH angeboten. Mit dieser Software erhaltet Ihr ein Tool, welches Euch von der Prozessmodellierung über die Prozessanalyse bis hin zur Prozess-Optimierung unterstützt. Im Vordergrund von ADONIS steht die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse, dadurch findet man neben dem eigentlichen Prozessmanagement auch das Qualitätsmanagement, die Digitalisierung, die Automatisierung und Compliance wieder.

SAP Signavio Process Manager

⁠Die Cloud-basierte Softwarelösung Signavioermöglicht Euch das Dokumentieren, Modellieren und Simulieren Eurer Geschäftsprozesse im Unternehmen. Mit der Übersicht über die Prozesse Eure Firma ist neben einer Prozessoptimierung auch die Steigerung der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und des Unternehmens gegeben. Prozesse und Strategien lassen sich darstellen und verknüpfen, Prozessineffizienzen können ausgemerzt werden. Mit dem SAP-Signavio-Process-Manager gelingt Euch auch die reibungslose Kollaboration mit allen Stakeholdern, jede*r Mitarbeiter*in ist in der Lage, richtig und schnell zu agieren.
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⁠Neben Prozesstransparenz und Compliance bietet diese Prozessmanagement-Software ebenso eine intuitive und verständliche Benutzeroberfläche für einen schnellen Einsatz.
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⁠Es ist tatsächlich eine Herausforderung, eine passende Prozessmanagement-Software zu finden. Die große Fülle und Auswahl an Prozessmanagement- Softwares ist für viele Projektleiter*innen, IT-Verantwortliche und Geschäftsführer*innen, die sich im Prozess der Entscheidung befinden, zunächst abschreckend. Eine passende Prozessmanagement-Software als Tool zur Prozessabbildung ist jedoch ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Daher empfiehlt es sich, festzulegen, ob Ihr nur dokumentieren, einen Workflow generieren oder sogar Process Mining nutzen möchtet. Daher ist es wichtig, vorher genügend Zeit zu investieren, zu vergleichen und erst dann eine Entscheidung zu treffen.

Weitere Tipps für Euer Prozessmanagement

Ihr müsst Euch natürlich nicht gleich die mega Projektmanagement-Tools kaufen. Am Anfang ist es eh wichtig, erst mal die potenzial zu optimierenden Prozesse zu erfassen und zu verstehen. Da kann man je nach Situation auch mit Flussdiagramm-Tools wie z. Bsp. Draw.io oder Mindmap-Tools wie z. Bsp. Mural arbeiten. 

Ebenso kann man am Anfang der Skizzierung, Erfassung und Planung mit Projektmanagement-Tools arbeiten. Eine gute Übersicht von Projektmanagement-Softwares findet Ihr auf OMR Reviews.