Media Asset Management: so funktioniert der Gamechanger für deine Medienverwaltung

Vielleicht kennst du die Situation auch: Deine Kollegin fragt nach diesem ganz bestimmten Bild vom Event vor ein paar Wochen – das würde sich nämlich super im nächsten Blogartikel machen. Und dann geht die Suche los. Selbst, wer eine ausgeklügelte Ordnerstruktur hat, muss sich jetzt oft durch mehrere Pfade klicken. In einfachen Fällen hilft die Suchfunktion weiter, aber auch die stößt schnell an ihre Grenzen. Frustration vorprogrammiert. Vor allem, wenn am Ende rauskommt, dass das Bild bei irgendwem auf der Festplatte und gar nicht in der Cloud abliegt.

Was da – neben vernünftig benannten Ordnern und einer sinnvollen Struktur – hilft? Ein Media-Asset-Management-System (MAM-System). Mit solchen Systemen kannst du das Medien-Wirrwarr deines Unternehmens aufräumen und deinem Team so ein effizienteres Arbeiten ermöglichen. Medienverwaltung klingt erstmal banal, ist aber ein echter Gamechanger – und zwar nicht nur für Agenturen.

In diesem Artikel erklären wir dir, was Media Asset Management überhaupt ist und wie es funktioniert. On top bekommst du ein paar Tools an die Hand, mit denen dein MAM nur glattlaufen kann.

Was ist Media Asset Management?

Unter Media Asset Management (MAM) versteht man die Verwaltung von Medieninhalten wie Audio- und Videodateien oder Bildern. Mit einem MAM-System kannst du diese Dateien einfach organisieren und deinem Team die Suche nach wichtigen Assets und deren Organisation so wesentlich leichter machen. Viele Systeme bieten dir beispielsweise die Möglichkeit, nicht nur die Dateien selbst im Blick zu behalten, sondern auch ihre Metadaten zu verwalten oder sie mit anderen Nutzer*innen zu teilen. Oft kannst du dein MAM-System außerdem mit weiteren Tools und Softwares verknüpfen.

Media Asset Management ist Teil des Digital Asset Management (DAM), bei dem es um die gesamte Verwaltung aller digitalen Assets eines Unternehmens geht. Dazu gehören neben reinen Medieninhalten wie Bildern und Videos zum Beispiel:

• Verträge
• Designunterlagen
• Textdokumente
• Präsentationen
• PDF-Dateien
• Tabellen

Es gibt sowohl reine MAM-Tools als auch umfangreiche DAM-Tools. Wir helfen dir dabei, herauszufinden, welches das richtige für deine Bedürfnisse ist. Eins ist allerdings klar: Wilde Ordnerstrukturen und die unermüdliche Suche nach wichtigen Dateien gehören dank Media Asset Management spätestens ab jetzt der Vergangenheit an.

Darum solltest du auf Media Asset Management setzen

Media Asset Management erleichtert dir und deinem Unternehmen den Arbeitsalltag ungemein. Es ist vor allem für Unternehmen und Agenturen praktisch, die häufig mit Medieninhalten arbeiten. Der Einsatz eines MAM-Systems lohnt sich aber auch in vielen anderen Fällen – ganz egal, wie groß oder klein dein Unternehmen ist. Denn: mit MAM kannst du die Medieninhalte deines Unternehmens effektiv in einer Cloud organisieren, verwalten und nutzen. Das spart auf Dauer viel Zeit und Ressourcen und ermöglicht dir und deinem Team ein effizientes Arbeiten.

MAM-Systeme sorgen für optimale Workflows rund um die Dateien in deinem Unternehmen oder deiner Agentur. Sie erleichtern die Arbeit im Team, mit Freelancern und dank hilfreicher Kommentar-Funktionen auch Feedback-Prozesse mit Kund*innen. Indem du Dateien einfach freigeben und Zugriffsrechte festlegen kannst, sind MAM-Tools wie pixx.io eine effiziente Schnittstelle nach Außen. Heißt: Schluss mit unübersichtlichem E-Mail-Verkehr, komprimierten Anhängen und Kolleg*innen, die keinen Überblick über Feedback-Schleifen haben.

Dank Media Asset Management kannst du außerdem:

• Schnell das finden, was du brauchst: Viele Tools bieten dir ausgereifte Suchfunktionen und die Verwaltung von Metadaten.
• Ein konsistentes Branding sicherstellen: Dank zentraler Speicherung und Verwaltung kannst du dafür sorgen, dass alle Dateien auf dem neuesten Stand sind und auch wirklich nur die aktuellsten Assets verwendet werden. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn es um Marken-Visuals geht.
• Lizenzen im Blick behalten und Kosten sparen: Viele MAM- und DAM-Tools bieten dir die Möglichkeit, Infos zu den Lizenzen bestimmter Assets zu hinterlegen. So haben alle den Überblick darüber, in welcher Form Medieninhalte eingesetzt werden dürfen und wann Lizenzen ggf. ablaufen. Ordentlich verwaltete und leicht auffindbare Dateien verhindern zudem, dass lizenzierte Inhalte doppelt gekauft werden, was wiederum unnötige Kosten spart.
• Inhalte kontrollieren und schützen: Mit MAM- und DAM-Tools kannst du festlegen, wer in welchem Umfang auf die gespeicherten Dateien zugreifen kann. So werden vertrauliche Inhalte geschützt und Dateien nur von denjenigen bearbeitet, die die Berechtigung haben.

Diese Softwares unterstützen dich beim Media Asset Management

Bestimmt liegen deine Dateien bereits in einer Office-Cloud, einem Google Workspace oder an einem ähnlichen Speicherort. Der Gedanke, all diese Assets in ein neues System umzuziehen, schreckt da wahrscheinlich erstmal ab. Trotzdem lohnt es sich langfristig, ein Media-Asset-Management-System einzuführen. Was erstmal nach viel Arbeit klingt, geht bei vielen Tool-Anbietern außerdem recht leicht von der Hand: Sie bieten schlanke und intuitive Integrationsprozesse an, was die Implementierung sehr angenehm gestaltet.

Die Funktionen der meisten Tools gehen zudem über das reine Media Asset Management hinaus. Vielmehr bekommst du mit ihnen umfangreiche DAM-Lösungen geboten, die dir dabei helfen, dein gesamtes Dateimanagement umzukrempeln – wenn gewünscht. Wir haben dir ein paar MAM- und DAM-Tools rausgesucht, mit denen das easy funktioniert und stellen dir eines davon im Detail vor:

• pixx.io
• Admiral Cloud
• Frontify
• Canto
• Kontainer

So läuft Media Asset Management mit pixx.io

pixx.io ist ein umfangreiches Digital-Asset-Management-Tool, mit dem du alle deine digitalen Assets verwalten und organisieren kannst. Aber auch für reines Media Asset Management ist die Software ein echter Gamechanger. Mit pixx.io kannst du z. B. aus dem Tool heraus Content für verschiedene Plattformen vorbereiten und hast so immer die passenden Formate parat. Mithilfe von Schnittstellen zu Creative-Tools wie Adobe Photoshop oder Adobe InDesign hast du Zugriff auf deine Assets und diese werden nach der Bearbeitung direkt in pixx.io aktualisiert. Über die Integration mit Canva oder Microsoft PowerPoint hast du deine Dateien immer zur Hand und fügst sie mit einem Klick im richtigen Format in deine Designs oder Folien.

Die DAM-Software made in Germany eignet sich für die unterschiedlichsten Use Cases und Teams – egal, ob du Teil der PR-Abteilung, E-Commerce-Manager*in oder Social-Media-Verantwortliche*r bist. Mit pixx.io haben alle Kolleg*innen Zugriff auf die Assets, die sie für ihr Daily Business brauchen. Dabei helfen beispielsweise eine Schlagwort-basierte Suchfunktion, die zusätzlich auf KI setzt und individuell festgelegte Zugriffsrechte. Darüber hinaus kannst du Inhalte auch mit Personen außerhalb deines Unternehmens teilen und so z. B. Feedbackschleifen effizient und übersichtlich gestalten.

Mit pixx.io kannst du darüber hinaus:

• Media-Portale einrichten und so Presse- oder Brand-Materialien einfach und sicher für Außenstehende zugänglich machen.
• den Überblick über Lizenzen behalten.
• Formatvorlagen hinterlegen und eine einfache Konvertierung für unterschiedliche Plattformen und Anwendungsfälle ermöglichen.
• dank Integrationen zu Kreations-Softwares, aber auch zu Tools wie akeneo für dein PIM, Hootsuite fürs Social Media Management oder WordPress für deine Website jederzeit sicherstellen, dass aktualisierte Assets auch für alle bereitstehen, die sie benötigen oder mit ihnen arbeiten sollen.
• deine Dateien DSGVO-konform managen – auf deutschen Servern und nach ISO 27001.

pixx.io eignet sich für die unterschiedlichsten Use Cases und Anforderungen. Die Preise für die Nutzung von pixx.io richten sich unter anderem nach der Größe deines Teams und deinen Bedürfnissen. So bekommt jedes Unternehmen die Nutzungsmöglichkeiten, die es auch wirklich braucht. Los geht’s bei 9 € pro Monat für eine*n Benutzer*in.

Next-Level-Effizienz dank cleverem Media Asset Management

Media Asset Management ist der Gamechanger für alle, die täglich mit (vielen) Dateien hantieren müssen. Hilfreiche Tools sorgen für aufgeräumte und top-organisierte Datenbanken. So finden alle immer das, was sie brauchen. Dabei eignen sich Media-Asset-Management-Tools nicht nur für große Unternehmen oder Agenturen, sondern für alle, die gern effizient arbeiten – und das sind wahrscheinlich die meisten.

Besonders hilfreich: Die meisten Media-Asset-Management-Systeme sind eigentlich wesentlich umfangreicher und eignen sich für dein gesamtes Digital Asset Management. So behältst du neben reinen Medieninhalten auch den Überblick über Dateien wie Verträge, Textdokumente oder Excel-Tabellen. Auf OMR Reviews kannst du dir viele praktische Tools für dein Digital Asset Management näher ansehen.

Hättest du das mal früher gewusst, denkst du jetzt wahrscheinlich. Wie gut, dass sich viele MAM- und DAM-Tools wie pixx.io einfach integrieren lassen und du so jederzeit in einen Arbeitsalltag ohne Datei-Frust aufbrechen kannst.