Die 5 besten Fahrtenbuch-Apps 2025: Digital, präzise und finanzamtsicher

1. Was ist eine Fahrtenbuch-App?
2. Erkennt das Finanzamt Fahrtenbuch-Apps an?
3. Welche Funktionen bieten Fahrtenbuch-Apps?
4. Die Top 5 Fahrtenbuch-Apps 
5. Fazit: So findest du die passende Fahrtenbuch App

Der Griff zum Kugelschreiber nach jeder Dienstfahrt, die Suche nach dem verlegten Fahrtenbuch und die mühsame Nachberechnung von Kilometerständen – diese zeitraubenden Rituale gehören dank moderner Apps der Vergangenheit an. Besonders für Selbstständige, Unternehmer*innen und Dienstwagennutzer*innen spielen digitale Fahrtenbücher ihre Stärken aus, indem sie eine revisionssichere Dokumentation mit automatischem GPS-Tracking kombinieren. In diesem Artikel stellen wir dir die fünf besten Softwares vor.

Was ist eine Fahrtenbuch-App?

Eine Fahrtenbuch-App ist eine digitale Lösung für dein Smartphone oder Tablet, die das traditionelle Dokumentieren von Fahrten mit Stift und Papier ablöst. Diese Apps erfassen – meist automatisch – alle steuerrelevanten Daten wie Start- und Zielpunkte, gefahrene Kilometer, Uhrzeiten und Fahrtenzwecke. Der größte Vorteil liegt in der Fehlerminimierung durch automatisierte Datenerfassung und der sicheren Datenspeicherung durch Cloud-Synchronisation. 

Mit oder ohne OBD-Stecker?

Grundsätzlich kann man zwischen zwei Arten von Fahrtenbuch-Apps unterscheiden: Solche, die auf einen On-Board-Diagnose-Stecker (OBD) setzen und solche, die rein digital laufen. 

GPS-basierte Apps ohne OBD-Stecker nutzen ausschließlich das Smartphone-GPS zur Fahrterfassung. Sie erfordern in der Regel manuelle Interaktion zum Start und Ende jeder Fahrt, was eine gewisse Disziplin voraussetzt. Der Vorteil: Du benötigst keine zusätzliche Hardware und die Installation ist unkompliziert. Allerdings kann die Genauigkeit je nach GPS-Signal variieren, und der Energieverbrauch deines Smartphones steigt aufgrund der GPS-Nutzung deutlich an.

Apps mit OBD-Stecker hingegen bieten eine direkte Verbindung zum Fahrzeug über die On-Board-Diagnose-Schnittstelle. Meist befindet sich dieser Steckplatz unterhalb des Lenkrads. Der Stecker liest präzise Daten wie Kilometerstand, Geschwindigkeit und Standzeiten direkt aus der Fahrzeugelektronik aus. Dadurch werden Fahrten vollautomatisch erfasst – ohne dein Zutun – was die Fehleranfälligkeit minimiert und finanzamtskonforme Genauigkeit garantiert. Am Ende einer Fahrt musst du dann nur noch festlegen, ob diese privat oder beruflich erfolgt ist. Dieser Komfort hat seinen Preis: Meist fallen einmalige Anschaffungskosten für den Stecker oder höhere Abo-Gebühren an.

Erkennt das Finanzamt Fahrtenbuch-Apps an?

Das Finanzamt akzeptiert grundsätzlich digitale Fahrtenbücher – jedoch nur unter strengen Voraussetzungen. Entscheidend ist die Manipulationssicherheit der App: Jede Aufzeichnung muss zeitnah erfolgen und darf nachträglich nicht unbemerkt veränderbar sein. Die Dokumentation muss lückenlos alle steuerrelevanten Daten enthalten: Datum, exakte Kilometerstände, Reiseziele und besuchte Geschäftspartner*innen. Besonders wichtig: Die App muss eine klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Fahrten ermöglichen. Bei Prüfungen liegt die Beweislast bei dir als Steuerpflichtige*r – wähle daher ausschließlich Lösungen, die eine revisionssichere Aufzeichnung mit transparenter Änderungshistorie garantieren.

Welche Funktionen bieten Fahrtenbuch-Apps?

Je nach Anbieter variiert der Funktionsumfang erheblich – von einfachen Basis-Lösungen bis hin zu umfassenden Flottenmanagement-Tools. Häufige Features moderner Tools sind:

• Automatische Fahrtenerkennung: Startet und beendet die Aufzeichnung selbstständig durch GPS oder OBD-Verbindung

• Klassifizierung von Fahrten: Einfache Unterscheidung zwischen privaten und beruflichen Strecken

• Standortdaten: Präzise Erfassung von Start, Ziel und Route mit exakten Adressen

• Kilometererfassung: Automatische Berechnung der zurückgelegten Distanzen

• Zeiterfassung: Dokumentation von Start- und Endzeiten jeder Fahrt

• Export-Funktionen: Erstellung finanzamtskonformer Berichte als PDF

• Synchronisation: Cloud-basierte Datenspeicherung für Zugriff von verschiedenen Geräten

• Statistiken und Auswertungen: Detaillierte Berichte zu Fahrleistung und Kostenanalysen

• Mehrfahrermodus: Verwaltung mehrerer Fahrer*innen in einem Account

• Kalenderintegration: Verknüpfung mit deinem digitalen Kalender für automatische Terminzuordnung, beispielsweise für Werkstattbesuche

Die Top 5 Fahrtenbuch-Apps 

Auf OMR Reviews findest du in der Kategorie Fleet Tracking Software zahlreiche Anbieter für digitale Fahrtenbücher. Hier stellen wir dir fünf Lösungen vor: 

1. AZOWO

AZOWO ist keine reine Fahrtenbuch-App, sondern eine umfassende Flottenmanagement-Plattform mit integrierter elektronischer Fahrtendokumentation. Die Mobility Cloud des deutschen Anbieters kommt ohne OBD-Stecker daher und bietet dir eine zentrale Lösung für sämtliche Fuhrparkprozesse – von der Fahrzeugverwaltung über Fahrerdaten bis hin zum Controlling. AZOWO richtet sich primär an professionelle Fuhrparkverantwortliche und Mobility Manager*innen, die ihre Flotte effizienter, transparenter und nachhaltiger gestalten möchten.

Die wichtigsten Features von AZOWO:

• GPS-basiertes Echtzeit-Tracking der Fahrzeuge

• Automatisierte Fahrtenbuchdokumentation mit finanzamtskonformer Berichterstattung

• Intelligentes Datenmanagement mit KI-gestützter Dokumentenverwaltung

• Umfassendes Controlling-Tool mit Kostentransparenz und detaillierten Finanzberichten

• Fahrer-App für mobile Fahrzeugverwaltung und einfache Kommunikation

• E-Flotten-Management mit Ladestandüberwachung und Reichweitenoptimierung

• Modulare Plattform mit flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten

• Schnittstellen zu führenden Branchendienstleistern

• Carsharing-Funktionalität für unternehmensinternen Fahrzeugpool

2. Vimcar

Vimcar bietet eine spezialisierte elektronische Fahrtenbuch-Lösung, die sich sowohl an Einzelunternehmer*innen als auch an Fuhrparkverantwortliche richtet. Der deutsche Anbieter hat sich auf finanzamtskonforme Fahrtendokumentation fokussiert und ergänzt diese durch umfassende GPS-Tracking-Funktionen und einen hauseigenen OBD-Stecker. Die TÜV-geprüfte und KPMG-zertifizierte Software ermöglicht dir nach eigenen Angaben durchschnittlich 2.758 € jährliche Steuerersparnis und ist Teil des größeren Shiftmove-Ökosystems für ganzheitliches Mobilitätsmanagement.

Die wichtigsten Features von Vimcar:

• Automatische, lückenlose Fahrterfassung ohne manuelle Einträge

• Manipulationssichere, vom Finanzamt anerkannte Dokumentation

• OBD-Hardware ohne Werkstattbesuch installierbar

• Direkte Exportmöglichkeit für Steuerberater*innen

• Regelmäßige Kilometerstand-Abfragen für ein konsistentes Fahrtenbuch

• 10-jährige Datenspeicherung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht

• 30-Tage-Geld-zurück-Garantie für risikofreies Testen

3. Zeo-Routenplaner

Zeo-Routenplaner kombiniert intelligente Routenoptimierung mit digitaler Fahrtendokumentation und richtet sich primär an Logistik- und Lieferunternehmen. Anders als reine Fahrtenbuch-Apps liegt der Fokus auf der effizienten Planung und Optimierung von Transportwegen – jedoch mit integrierten Fahrtenbuch-Funktionen für steuerliche Zwecke. Die international aktive Plattform, die von über 1,5 Millionen Fahrer*innen in mehr als 150 Ländern genutzt wird, ermöglicht dir präzises Flottenmanagement mit Echtzeit-Tracking und automatisierter Berichterstellung.

Die wichtigsten Features von Zeo-Routenplaner:

• Fortschrittliche Routenoptimierung zur Reduzierung von Fahrtzeit und Treibstoffkosten

• Lückenlose Dokumentation aller Fahrten mit automatischer Erfassung

• Echtzeit-Tracking mit präzisen Ankunftszeitprognosen (ETA)

• Integrationsmöglichkeit für Liefernachweise und Kundendokumentation

• Anpassbare Kundenkommunikation mit Live-Updates zum Lieferstatus

• Umfassendes Berichtswesen für steuerliche und betriebliche Auswertungen

• Vorkonfigurierte Routen für wiederkehrende Aufträge

• Benutzerfreundliche mobile App für Fahrer*innen mit einfachem Onboarding

• Kostenfreie Version für bis zu 15 Lieferungen pro Tag verfügbar

4. Lexware Fahrtenbuch

Das Lexware Fahrtenbuch ist eine Fahrtenbuch-Lösung, die auf ein OBD-Stecker-basiertes System setzt, das sämtliche Fahrten vollautomatisch und kilometerpräzise erfasst. Die Software wird vom Deutschen Steuerberaterverband und der Steuerberatergenossenschaft offiziell empfohlen und garantiert absolute Finanzamtskonformität gemäß aktueller Rechtsprechung.

Die wichtigsten Features von Lexware Fahrtenbuch:

• Vollautomatische Fahrterfassung durch GPS-Tracker mit integrierter SIM-Karte (ohne Smartphone)

• Revisionssichere Datenspeicherung mit manipulationssicherer Änderungshistorie

• Intuitive App-Bedienung mit Ein-Klick-Kategorisierung (dienstlich/privat)

• Automatisches Erkennen wiederkehrender Fahrtziele und Umkreiserkennung 

• Datenschutzkonforme Erfassung ohne Speicherung von Fahrtrouten

• Passwortschutz für Privatfahrten zur Wahrung der Privatsphäre

• Automatisch erstelltes, finanzamtskonformes PDF-Fahrtenbuch

• Steuervorteilsrechner zur Ermittlung individueller Ersparnis

• 10-jährige Datenspeicherung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht

• 30-Tage-Geld-zurück-Garantie für risikofreies Testen

5. Fleet-Express

Fleet-Express ist keine eigenständige Fahrtenbuch-App, sondern eine umfassende Fuhrparkmanagement-Software der deutschen iPMC GmbH mit integrierter elektronischer Fahrtendokumentation. Die Plattform wurde für Unternehmen jeder Größe konzipiert, die ihre Flottenverwaltung digitalisieren und optimieren möchten. Besonders hervorzuheben ist die modulare Struktur, die verschiedene Abteilungen, Fahrer*innen und Dienstleister*innen in einem zentralen System vernetzt und dadurch den administrativen Aufwand erheblich reduziert.

Die wichtigsten Features von Fleet-Express:

• Digitale Fahrzeugakten mit lückenloser Dokumentation aller steuerrelevanten Fahrten

• Automatisierte Abrechnungsprozesse für präzise Kostenverteilung und Steueroptimierung

• Intuitives Berechtigungsmanagement mit standortbezogenen Zugriffskontrollen

• Umfassendes Schadenmanagement mit digitaler Dokumentation und Kostenverfolgung

• Visualisierte Planungstools in Gantt- oder Kanban-Ansicht für optimierte Ressourcennutzung

• Flexibles Berichtswesen für detaillierte Fuhrpark-Analysen und Entscheidungsgrundlagen

• DSGVO-konforme Datenspeicherung mit deutschem Hosting und Support

• Kommentarfunktionen für transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten

Fazit: So findest du die passende Fahrtenbuch App

Bei der Wahl deiner Fahrtenbuch-App solltest du zunächst prüfen, ob sie den strengen Anforderungen des Finanzamts entspricht – manipulationssichere Aufzeichnung, lückenlose Dokumentation und revisionssichere Datenspeicherung sind hier entscheidend. Berücksichtige außerdem den Automatisierungsgrad (mit oder ohne OBD-Stecker), die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche und die Integrationstiefe in bestehende Prozesse. Während Selbstständige und Kleinunternehmer*innen mit spezialisierten Lösungen wie Vimcar oder Lexware optimal bedient sind, profitieren größere Fuhrparks von umfassenden Plattformen wie AZOWO oder Fleet-Express.