Personalkosten: Definition, Zusammensetzung & Berechnung

1. Personalkosten – Wissenswertes im Überblick
2. Was sind Personalkosten?
3. Welche Lohnnebenkosten gibt es?
4. Wie kann man Personalkosten für Arbeitgeber berechnen?
5. Welche Kennzahlen zur Bewertung der Personalkosten gibt es?
6. Wie kann man seine Personalkosten senken?
7. Welche Tools zur Berechnung und Bewertung der Personalkosten gibt es?
8. Fazit
9. FAQ zu den wichtigsten Fragen

Personalkosten – Wissenswertes im Überblick

Du möchtest ein Unternehmen gründen oder bist bereits gestartet und überlegst nun, Mitarbeiter*innen zu beschäftigen? In diesem Artikel findest du Informationen darüber, wie sich Personalkosten zusammensetzen, wie du deine Aufwendungen anhand von Kennzahlen bewerten kannst, welche Tools dir die Arbeit erleichtern und einiges mehr.

Was sind Personalkosten?

Unter die Kategorie der Personalkosten fallen grundsätzlich alle Kosten, die dir als Unternehmer*in im Zusammenhang mit deinem Personal entstehen. Grob gesagt versteht man darunter die Kosten für Lohn und Gehalt, aber auch alle sogenannten indirekten Personalkosten, die du ebenfalls in deinen Berechnungen berücksichtigen solltest. Wie genau das geht, wird etwas später in diesem Artikel erklärt.

Was sind direkte Personalkosten?

Direkte Personalkosten sind alle Löhne und Gehälter. Also von geringfügig Beschäftigten oder Minijobber*innen über Teilzeitbeschäftigte bis zur Vollzeitkraft.

Welcher Unterschied besteht zwischen Löhnen und Gehältern?

Wenn du deinen Mitarbeiter*innen ein Gehalt zahlst, dann bleibt die Summe immer gleich und ist unabhängig von den wirklich geleisteten Arbeitsstunden oder der Anzahl der Arbeitstage eines Monats (beispielsweise in einem Schaltjahr).

Im Unterschied zum Gehalt wird der Lohn leistungsabhängig gezahlt und dadurch monatlich neu berechnet. Der Lohn ist also die Summe aus Bruttostundenlohn und eventuellen Zulagen, wie Nachtarbeit oder der Einsatz am Wochenende. Der Lohn kann sich aber auch nach geleisteten Stückzahlen oder vereinbarten Qualitätszielen, anstelle der Arbeitsstunden, richten.

Beschäftigte auf Lohn-Basis haben auch im Krankheitsfall Anspruch auf die Lohnzahlung. In diesem Fall bilden alte Lohnabrechnungen oder vergleichbares die Grundlage deiner Berechnung.

Grundsätzlich fallen auf Gehalt und Lohn die gleichen Steuern an. Mit einer Ausnahme – Schichtzuschläge von Lohn-Arbeiter*innen müssen nicht besteuert werden. Ein weiterer Unterschied besteht im Auszahlungszeitpunkt. Ein Gehalt zahlst du pauschal (im Laufe des Monats, für den das Gehalt bestimmt ist) aus und den Lohn erstattest du im Nachhinein für den Vormonat. Das liegt daran, dass du erst im Folgemonat die tatsächlich geleisteten Stunden und sich daraus ergebenden Zulagen berechnen kannst.

Was sind indirekte Personalkosten?

Die direkten Personalkosten kennst du jetzt – tatsächlich musst du aber noch mehr beachten. Die sogenannten indirekten Personalkosten bestehen aus Lohnnebenkosten, Strukturkosten und sonstigen Personalkosten. Diese Aufwendungen werden jährlich neu festgelegt und in Abhängigkeit von Branche, freiwilligen Leistungen deinerseits und sich ändernden Tarifverträgen berechnet. Ganz grob kann man sagen, dass sie etwa 50 % des Gehalts betragen, du also in etwa die Hälfte noch zurechnen solltest.

Welche Lohnnebenkosten gibt es?

Das sind die gesetzlich vorgegebenen Sozialkosten aus Kranken- und Pflegeversicherung, Arbeitslosen- und Rentenversicherung (prozentual vom Bruttolohn oder -gehalt). Zusammengefasst solltest du hier (Stand 2024) mit 19,6 % rechnen. Da manche Krankenkassen zusätzliche Beiträge erheben, kann deren Anteil variieren – darüber solltest du dich bei der Krankenkasse deiner Mitarbeiter*innen informieren.

Unter freiwillige Personalkosten fallen beispielsweise zusätzliche Sozialleistungen. Es kann aber auch sein, dass du an einen Tarifvertrag gebunden bist. In jedem Fall solltest du die monatlichen Aufwendungen für Altersvorsorge, Vermögensbildung, Arbeitgeber-Darlehen, Boni, Personalrabatte etc. berücksichtigen und in deine Berechnung der Personalkosten für Arbeitgeber einbeziehen. Auch die Auszahlung von Weihnachts- und Urlaubsgeld darf in deiner Aufstellung nicht fehlen.

Sind deine Mitarbeiter*innen beispielsweise im Außendienst unterwegs oder beruflich auf Messen etc. vertreten, fallen zusätzlich zum Lohn oder Gehalt auch Bewirtungs- und Reisekosten an.

Die anteiligen Kosten je Mitarbeiter*in für die zu leistenden Beiträge der Berufsgenossenschaft (variieren je nach Branche oder Gesellschaft) solltest du ebenfalls bedenken. Wenn es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, können hier auch Kosten entstehen.

Da jeder Mensch auch mal krank wird oder aus anderen Gründen nicht zur Arbeit kommen kann, solltest du zusätzlich Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall, Umlagen zur Entgeldfortzahlung, Elternzeit oder auch Insolvenzgeld einkalkulieren.

Weitere anteilig zu berücksichtigende Personalkosten-Beispiele

• Kosten für die Bereitstellung des Arbeitsplatzes (Raummiete inklusive aller Nebenkosten und Ausstattung wie Möbel, Computer, Handy, Firmenwagen etc.)
• Aufwendungen für den Betrieb der Kantine und Kosten für eventuelle Personalräume inklusive der Nebenkosten
• Verbrauchsmaterial, Fachliteratur und die Kosten für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Die Kosten, die durch Mitarbeiterfluktuation und die Rekrutierung neuen Personals entstehen
• Eventuell solltest du auch Geschenke und Sachbezüge als Pauschale in deine Überlegungen aufnehmen

Wie kann man Personalkosten für Arbeitgeber berechnen?

Die gesetzlichen Sozialabgaben teilst du dir sozusagen mit deinem Personal. Das bedeutet, dass diese prozentual vom Bruttogehalt errechnet werden und du jeweils die Hälfte davon trägst – die andere Hälfte geht vom Gehalt des/der jeweiligen Mitarbeiter*in ab. Aktuell gelten folgende Sätze:

• Krankenversicherung 14,6 %
• Rentenversicherung 18,6 %
• Pflegeversicherung 3,05 %
• Arbeitslosenversicherung 2,05 %

Die Unfallversicherung zahlst du zu 100 % – die Höhe ist abhängig vom Unfallrisiko.

Als Arbeitgeber*in zahlst du den vollen Betrag (also auch den Arbeitnehmeranteil) an die Versicherung, weist die Hälfte als Arbeitgeberanteil aus und ziehst in der monatlichen Abrechnung 50 % (Arbeitnehmeranteil) der gesetzlichen Sozialabgaben vom Bruttogehalt der Mitarbeiter*innen ab, bevor du Lohn oder Gehalt überweist.

Wenn du indirekte Personalkosten und variable Aufwendungen berechnen möchtest, wird es ein wenig komplizierter. Aber keine Panik – beantworte dir einfach folgende Fragen:

• Möchtest oder kannst du Urlaubs- und Weihnachtsgeld zahlen?
• Welchen Betrag möchtest du für freiwillige Sozialleistungen pro Mitarbeiter*in aufwenden?
• Welchen Betrag kannst du dir jährlich für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen vorstellen?
• Wenn du noch keine Erfahrungswerte für Arbeitsmaterial, Telefon, Büro etc. hast, kannst du den Betrag erst einmal weglassen. Solltest ihn aber nicht außer Acht lassen, wenn dein Unternehmen schon etwas läuft.
• Benötigen deine Mitarbeiter*innen Arbeitskleidung oder eine andere Ausstattung?
• Den Arbeitsausfall während einer Krankheit solltest du auch in deine Überlegungen einbeziehen und pauschal in deine Berechnung aufnehmen. Da das je nach Art der Arbeit variieren kann, fragst du vorzugsweise deinen Steuerberater oder recherchierst den Durchschnittswert.

Um dir schon mal ganz grob einen Überblick zu verschaffen, gibt es eine Faustformel: Du multiplizierst das Jahresgehalt (brutto) mit dem Faktor 1,7 und erhältst in etwa den Betrag, den dich ein/e Mitarbeiter*in kosten wird.

Welche Kennzahlen zur Bewertung der Personalkosten gibt es?

Keine Bewertung ohne Kennzahlen! Wenn du deine Personalkosten in Relation zu deinem erwirtschafteten Umsatz setzen möchtest, findest du nachfolgend einige KPIs für Personalkosten (Kennzahlen), die dir dabei helfen.

Vorab solltest du wissen, dass die Aussagekraft der errechneten Werte je nach Branche unterschiedlich sind. Bietet dein Unternehmen beispielsweise reine Dienstleistungen an, hast du höhere Personalaufwendungen – für eine automatisierte Produktion fallen sie wesentlich geringer aus. Versuche also zunächst herauszufinden, welche Werte für deine Branche üblich und erstrebenswert sind, um einen realistischen Vergleichswert zu haben.

• Die Personalintensität und die Personalaufwandsquote verraten dir, in welchem Bezug deine Personalkosten zur sogenannten Betriebsleistung stehen. Du teilst deine gesamten Personalaufwendungen durch den Umsatz und siehst die Aufwandsquote. Wenn du die Intensität errechnen möchtest, multiplizierst du das Ergebnis noch mit 100. Wie hoch die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz sein dürfen, variiert je nach Branche.
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• Die Personalkosten pro Mitarbeiter*in zu kennen, hilft dir ebenfalls, deine Kalkulation zu überprüfen. So kannst du prüfen, in welchem Verhältnis die Kosten der/des Angestellten zur durchschnittlichen Produktivität stehen – dabei versteht sich von selbst, dass es langfristig ungünstig ist, mehr auszugeben, als du einnimmst. Teile einfach alle (auch indirekte Personalkosten) durch die Anzahl deiner Mitarbeiter*innen.
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• Um die Personalaufwendungen je Stunde herauszufinden, ist eine genaue Zeiterfassung praktisch. Du teilst direkte und indirekte Personalkosten durch die Arbeitsstunden einer Person oder, wenn du das herausfinden möchtest, einer Abteilung und hast dein Ergebnis.
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• Die Personalzusatzkostenquote zeigt dir, inwiefern deine Personalnebenkosten schwanken. Schließlich möchtest du wissen, mit welchen regelmäßigen Ausgaben du zu rechnen hast, und mit Kenntnis dieser Zahl kannst du an der Stabilität dieser Aufwendungen arbeiten. Rechne alle Nebenkosten zusammen und teile sie durch die ebenfalls zusammengenommenen Personalkosten.

Wie kann man seine Personalkosten senken?

In Hinblick auf deine Personalkosten gibt es, abgesehen vom Bruttogehalt, einige Faktoren und Prozesse, die du beeinflussen und in deinem Sinne optimieren kannst. Folgende Fragen können dir dabei helfen, sie zu deduzieren oder sie gar nicht erst aufkommen zu lassen:

1. Arbeiten deine Mitarbeiter*innen gerne für dich? Menschen, die ihren Job mögen, sind produktiver, weniger krank und kündigen in der Regel auch eher selten. Die Kosten für Ausfälle oder die Suche nach Ersatz- oder gar neuem Personal sind nicht zu unterschätzen. Schließlich wendest du anderweitig verplante Zeit dafür auf, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt. Da ergibt es Sinn, für eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu sorgen, in Sozialleistungen zu investieren und auf deine Mitarbeiterführung zu achten.
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2. Deine Mitarbeiter*innen haben sich eine Gehaltserhöhung verdient? Gibt es Alternativen, die finanziell nicht so sehr ins Gewicht fallen (ein höheres Bruttogehalt bedeutet auch steigende Lohnnebenkosten), jedoch deine Wertschätzung ausdrücken und einen echten Nutzen für dein Personal haben? Ja, durchaus! Du könntest Fahrtkosten oder die Kinderbetreuung bezuschussen, Weiterbildungsmaßnahmen finanzieren oder ein Gesundheitsangebot schaffen. Manche dieser Ideen fallen unter die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse, für andere gibt es eine Bemessungsgrenze – du solltest dich also im Einzelnen informieren, bevor du dein Vorhaben in die Tat umsetzt.
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3. Ist die Anwesenheit deiner Mitarbeiter*innen im Büro zwingend notwendig? Für manche Branchen kommt Homeoffice nicht infrage, aber andere können hingegen davon profitieren. Wenn zwei Mitarbeiter*innen sich einen Schreibtisch teilen, in dem sie sich mit dem Homeoffice abwechseln, kann das dafür sorgen, dass du in einen kleineren Büroraum umziehen und langfristig einige Kosten reduzieren kannst.
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4. Gibt es Arbeiten in deinem Unternehmen, die nicht täglich anfallen oder vielleicht auch von ungelernten Kräften übernommen werden können? Dann könntest vielleicht auf studentische Aushilfen oder Mitarbeiter*innen von Zeitarbeitsanbietern ausweichen, um Kosten zu sparen. Die Personalkosten für Zeitarbeit variieren je nach Branche – lass dir einfach ein Angebot von einem auf deinen Bereich spezialisierten Anbieter zusenden.

Welche Tools zur Berechnung und Bewertung der Personalkosten gibt es?

Es gibt viele Tools, die dir dabei helfen, den Überblick über deine Personalkosten zu behalten. Einige sind spezialisiert auf einzelne Funktionen und andere bieten eine ganze Bandbreite an.

• peopleIX unterstützt dich gezielt bei der Analyse und Optimierung deiner Personalkosten
• Personio bietet dir viele Funktionen von der Zeiterfassung und –Planung bis zur Analyse und der vorbereitenden Entgeltabrechnung
• Kenjo ist ein umfassendes Tool, das dich im Rahmen der gesamten Personalverwaltung und darüber hinaus begleitet
• Factorial ist ebenfalls eine All-in-One-Software für die Digitalisierung deiner Personalabteilung

Das sind nur einige Personalmanagement-Software-Anbieter, die dir deine Personalkosten berechnen und noch etliche andere Funktionen rund um den HR-Bereich bieten. Du kannst dir auch eine vergleichende Bewertungen ansehen, um dir deine Meinung zu bilden.

Fazit

Ganz egal, ob du dich in der Gründung eines Unternehmens befindest oder bereits tätig bist – deine Personalkosten solltest du immer im Blick haben. Ihre Analyse und Auswertung können dir Aufschluss darüber geben, ob sich dein Personaleinsatz nicht nur sprichwörtlich lohnt und auch die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter*innen lässt sich so teilweise belegen. Wenn du deine Aufwendungen für Personal gut kennst, kannst du entscheiden, ob du an einigen Stellen die Personalkosten senken möchtest oder vielleicht sogar in zusätzliche Mitarbeiter*innen investierst, um dein Unternehmen weiter voranzubringen.

FAQ zu den wichtigsten Fragen

Wie berechnet man Personalkosten?

Grob zusammengefasst bestehen deine Personalkosten aus Lohn- oder Gehalt deiner Mitarbeiter*innen und zusätzlichen indirekten Personalkosten. Eine Faustformel sagt, dass du in etwa 50 % auf den Bruttolohn draufrechnen musst. Wie genau sich deine Kosten aus direkten und indirekten, gesetzlich vorgegebenen und freiwilligen Kosten zusammensetzen, kannst du im vorangegangenen Artikel erfahren. Dort findest du auch KPIs zur Analyse deiner Personalaufwendungen.

Senkung der Personalkosten – wie geht das?

Bevor du dich daran machst, deine Personalkosten zu senken, solltest du dir einen Überblick verschaffen, wobei dir Kennzahlen helfen (siehe Artikel). Um Kosten für die Gewinnung neuer Mitarbeiter*innen zu sparen, Krankheitszeiten zu verringern und die Produktivität zu steigern, hilft eine ehrliche Analyse deiner Personalmanagement-Qualitäten und die Verbesserung der Arbeitsatmosphäre, was meist schon mit kleinen Maßnahmen gelingt. Manche Arbeiten kannst du aber auch an Zeitarbeitspersonal oder studentische Aushilfen auslagern, um bei gleichem Ergebnis deine Kosten zu verringern. Eine andere Option ist die Verkleinerung deiner Räumlichkeiten und die Möglichkeit, dass deine Mitarbeiter*innen im Homeoffice arbeiten. Das gilt natürlich nicht für alle Branchen.

Welche Kosten gehören zu den Personalkosten?

Zu den Kosten gehören Lohn oder Gehalt (was der Unterschied ist, erfährst du im Artikel). Zusätzlich zum Bruttolohn zahlst du einen 50 %-igen Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Sozialversicherung. Hinzu kommen Lohnnebenkosten, die sich aus freiwilligen Leistungen (Weihnachtsgeld, Weiterbildungsmaßnahmen etc.) und Kosten wie der Bereitstellung des Arbeitsplatzes, Personalgewinnungskosten, den Kosten bei Ausfall wegen Krankheit, Arbeitskleidung und -Material etc., zusammensetzen.