Jahresabschluss erstellen: So bereitet Ihr diesen vor und setzt ihn richtig um

Alle Jahre wieder steht Euer Unternehmen vor dieser großen Aufgabe – den Jahresabschluss erstellen. Für die Erstellung müsst Ihr konkrete Vorbereitungen treffen, steuerliche Aspekte berücksichtigen und Fristen einhalten. Damit Ihr nicht wie das Kaninchen vor der Schlange vor diesem Jahres-To-do steht, sondern diesen erfolgreich bewältigt, lest Ihr in den folgenden Abschnitten, was ein Jahresabschluss überhaupt ist, wer ihn erstellen muss und wie genau Ihr einen Jahresabschluss erfolgreich vorbereitet und erstellt.

 

Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss bezeichnet den Abschluss Eurer Buchführung eines Geschäftsjahres, dessen Grundlage das HGB bildet. Damit ist er ein fester Bestandteil der Rechnungslegung und erteilt Auskunft über Euer Betriebsvermögen und Geschäftsergebnis. Wenn Ihr Euren Jahresabschluss erstellt, stellt Ihr demnach die finanzielle Ist-Situation Eures Unternehmens dar. Daher sind die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) die Mindestbestandteile eines Jahresabschlusses. Anhand dieser ermittelt Ihr den Unternehmensgewinn.

Diese Bestandteile muss Euer Jahresabschluss haben.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

So gut wie alle Kaufleute müssen einen Jahresabschluss im Sinne des HGB mithilfe einer GuV erstellen. Dies trifft auf Euer Unternehmen zu, wenn dieses eine der folgenden Rechtsformen beansprucht:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaft (GbR, OHG, KG)
• Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG)

Welche Berichte Ihr zum Jahresabschluss erstellen müsst, hängt von Eurer Unternehmensform und Unternehmensgröße ab.

EÜR oder GuV: Diese Gewinnermittlungsart trifft auf Euer Unternehmen zu

Wenn Ihr gemäß Einkommensteuergesetz nicht zur Bilanzierung verpflichtet seid, dürft Ihr statt einer GuV eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anfertigen. Laut § 141 AO EstG ist dies der Fall, wenn Euer Jahresumsatz unter 600.000 Euro und Euer Gewinn unter 60.000 Euro liegt. Ebenfalls dürfen Einzelkaufleute, deren Umsätze und Gewinne unterhalb bestimmter Schwellenwerte liegen, eine EÜR nutzen.

Der Unterschied zwischen einer GuV und einer EÜR liegt in der Art der Buchführung. Der Gewinn- und Verlustrechnung liegt die doppelte Buchführung zugrunde, wohingegen bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden.

Diese Fristen müsst Ihr beachten

Bei der Erstellung und vor allem der Abgabe Eures Jahresabschlusses beim Finanzamt müsst Ihr gesetzliche Fristen beachten. Für den Jahresabschluss und die EÜR gilt der 31. Juli des Folgejahres als Stichtag. Wenn Ihr beides von Euren Steuerberater*innen erstellen lasst, verlängert sich die Frist auf den 28. Februar des zweiten Folgejahres. Falls Ihr die Erstellung selbst vornehmt und die gesetzliche Frist nicht einhalten könnt, solltet Ihr bei Eurem zuständigen Finanzamt eine Verlängerung beantragen.

So erstellt Ihr erfolgreich Euren Jahresabschluss

Bevor es an die Umsetzung geht, müsst Ihr zunächst ein paar Dinge vorbereiten. Bei Eurem Jahresabschluss geht es um die Erfassung aller Geschäftsvorfälle des vergangenen Geschäftsjahres. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfasst Ihr alle Einnahmen und Ausgaben, die innerhalb des Kalenderjahres bezahlt wurden.

Schritt 1: Buchführung zusammenstellen

Für beide Gewinnermittlungsarten benötigt Ihr eine monatliche verlässliche Buchführung, in der Ihr alle Sachverhalte erfasst. Die ordentliche Buchführung bildet den ersten Schritt, um Euren Jahresabschluss zu erstellen. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass Eure Steuerberater*innen durch Eure Vorarbeit weniger Arbeit haben und ihre Honorar-Rechnung daher auch geringer ausfällt. Außerdem ist es sinnvoll, wenn Ihr so früh wie möglich damit beginnt, alle wichtigen Dokumente, wie Leasingverträge, Mietverträge oder Quittungen zusammenzustellen. Sortiert diese, bevor Ihr mit der Erstellung Eures Jahresabschlusses beginnt, sodass Ihr Euch dann voll und ganz darauf konzentrieren könnt.

Schritt 2: Umsatzsteuervoranmeldung

Durch die im laufenden Geschäftsjahr abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen, habt ihr eure Jahresumsatzsteuerzahllast in monatlichen oder vierteljährlichen Abschnitten vorausbezahlt. Das Vorauszahlen der Umsatzsteuer bietet Euch Planungssicherheit und führt dazu, dass ihr am Ende des Jahres eine geringere Nachzahlung leisten müsst, eine Erstattung erhaltet oder diesbezüglich nichts Weiteres in die Wege leiten müsst.

Schritt 3: Jahresabschluss erstellen

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Ihr einen Jahresabschluss erstellen könnt. Ihr könnt dies selbst tun, wenn Ihr nur eine einfache Buchführung beachten müsst und geringe Regularien befolgen müsst. Eine weitere Option ist, die Erstellung des Jahresabschlusses direkt an eine Steuerberatungsgesellschaft abzugeben. Die dritte Möglichkeit bildet die Nutzung einer professionellen Buchhaltungssoftware, wie sevDesk.

Kleinunternehmer*innen können direkt aus sevDesk die Werte für eine EÜR generieren und die Anlage EÜR des Finanzamts ausfüllen. Aber auch, wenn Ihr keine Kleinunternehmer*innen seid, ist eine Buchhaltungssoftware ein Tool, welches Euch viel Arbeit und Ärger erspart, da Ihr Eure Buchhaltung mit Tools wie sevDesk vorbereiten könnt. Diese Vorbereitungsmaßnahmen kosten Euch nämlich einiges an Zeit, wenn Ihr sie manuell durchführt. Die Buchhaltungssoftware arbeitet alle Gebiete fortlaufend und automatisch ab, sodass alle benötigten Details bei der Erstellung Eures Jahresabschlusses vorliegen, wenn Ihr über das Jahr hinweg ordentlich gebucht habt. Eure ausgestellten Rechnungen und Angebote könnt Ihr in sevDesk jederzeit einsehen und die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus der Software durchführen. Indem Ihr Euer Online-Banking und andere Programme über die vorhandenen Schnittstellen einbindet, reduziert Ihr wiederum manuellen Aufwand und spart wertvolle Zeit. Hierzu zählt unter anderem der Steuerberater*innen-Zugang. Des Weiteren könnt Ihr den DATEV-Export nutzen, Eure Belege digital verwalten und Euer Warenwirtschaftssystem andocken.

Schritt 4: Unterlagen ans Finanzamt ermitteln

Abschließend wird der Jahresabschluss „festgestellt“, wobei es sich um einen formalen Akt handelt, der je nach Form Eures Unternehmens von Euren Gesellschafter*innen, dem Aufsichtsrat oder anderen gesellschaftlichen Vertreter*innen durchgeführt wird. Achtet darauf, dass Ihr die Steuererklärung und den Jahresabschluss immer durch Eure Unterschrift abschließt, um keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu bekommen. Wenn Eure Firma eine Aktiengesellschaft oder eine GmbH mit einer bestimmten Größe sein sollte, müsst Ihr Euch zudem an die Publizitätspflicht halten. Diese besagt, dass Ihr der Öffentlichkeit regelmäßig Euren Jahresabschluss und Euren Lagebericht zugänglich machen müsst, um über Eure wirtschaftliche Situation und deren mögliche Veränderungen zu informieren.

Gut vorbereitet ist halb abgeschlossen

Die Vorbereitung und Erstellung Eures Jahresabschlusses ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Wenn Ihr diese aber schon über das Jahr hinweg vorbereitet, indem Ihr alle Buchungen durchführt und Eure Belege und Rechnungen ordentlich aufbewahrt oder in sevDesk verwaltet, ist die Hälfte der Arbeit bereits getan, bevor Ihr Euch überhaupt an Euren Jahresabschluss herangewagt habt. Eine professionelle Buchhaltungssoftware führt Euch sicher durch die einzelnen Teilschritte und gibt Euch Hinweise, wenn Ihr etwas vergessen habt. Beachtet aber unbedingt die gesetzlichen Fristen zur Erstellung Eures Jahresabschlusses und beantragt, wenn nötig, rechtzeitig eine Fristverlängerung.