So könnt ihr mit eurem CRM-System neue Leads gewinnen

1. Was ist ein Lead?
2. Die Bedeutung von Leads
3. Was ist Lead Management?
4. Die Phasen des Lead Managements
5. Lead-Kampagnen richtig aufsetzen
6. Drei Probleme bei fehlendem Lead Management
7. Drei Vorteile von professionellem Lead Management
8. Welche Tools unterstützen im Prozess?
9. Fazit
10. FAQ 

„Wir brauchen mehr Kunden.“ 

Eine Aussage, die man in verschiedensten Kontexten - egal ob auf Konferenzen, im Austausch mit dem beruflichen Netzwerk oder in Social Media Diskussionen - wirklich häufig hört.

Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten erreichen viele Unternehmen ihre Wachstumsziele nicht. Vor allem auf der Neukundenebene scheint es häufig nicht so ganz rundzulaufen. Und das, obwohl viel Zeit, Geld und Mühe in Lead-Generation-Maßnahmen gesteckt wird.

Doch wie filtert man die vielversprechendsten Kontakte heraus? Wie konvertiert man diese Kontakte in Kunden? Voraussetzung dafür ist ein sauber strukturiertes Lead Management, welches technisch beispielsweise in einem CRM-System abgebildet wird. Es unterstützt dich dabei, den gesamten Lead-Management-Prozess effizient zu gestalten und somit mehr qualifizierte Leads bzw. Umsatz zu generieren.

Dieser Artikel erklärt, worauf du unbedingt im Lead Management achten solltest, welche Tools in dem Bereich spannend sein könnten und welche Gefahren lauern, wenn diese Thematik vernachlässigt wird. Doch fangen wir vorne an.

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Was ist ein Lead?

Ein Lead ist ein potenzieller Kunde, der Interesse an deinem Produkt, deiner Dienstleistung oder deinem Unternehmen gezeigt hat, beispielsweise durch das Ausfüllen eines Formulars oder die Anmeldung zu einem Newsletter. Ein Lead muss jedoch erst weiterentwickelt werden, um letztlich zu einem zahlenden Kunden zu werden. Im ersten Schritt ist ein Lead also nichts weiter als eine Person, die sich bei dir bemerkbar gemacht hat.

Ein gängiger nächster Schritt in der Beurteilung der Qualität (Lead-Qualifizierung) ist die Prüfung, ob es sich um einen Marketing-Qualified-Lead (MQL) handelt. In der Praxis ist dies meist gegeben, wenn:

• Der Kontakt in die Zielgruppe passt.
• Durch seine Handlungen mind. ein vages Kaufinteresse vermutet werden kann.

Wird ein MQL erfolgreich weiterentwickelt, resultiert er nach dem Lehrbuch in einem Sales-Qualified-Lead (SQL). Also ein Lead, der eine wirkliche Kaufintention hat und an das Vertriebsteam übergegangen ist. 

In der Praxis werden die Begrifflichkeiten von Unternehmen zu Unternehmen geringfügig anders verwendet. Wichtig ist nur, dass es innerhalb deiner Organisation ein einheitliches Verständnis (teamübergreifend) darüber gibt, welche Phasen ein Lead durchläuft und wie diese definiert sind. 

Die Bedeutung von Leads

Leads sind der Ausgangspunkt für den Vertrieb. Ohne Leads gibt es keine potenziellen Kunden. Ohne potenzielle Kunden gibt es keine tatsächlichen Kunden. Ohne Kunden gibt es kein Umsatz und ohne Umsatz gibt es keinen Gewinn. Diese Kette ist für die allermeisten Unternehmen verständlicherweise ein Horrorszenario.

Mehr Leads schaden also erstmal nie. Jetzt kommt allerdings das große „aber“. Du brauchst nicht nur eine relevante Anzahl an Leads, sondern ebenso eine hohe Lead Qualität. Kontaktdaten allein bringen nur bedingt etwas – auch wenn hier natürlich auch Glückstreffer dabei sein können, ist dieses Vorgehen in der Regel furchtbar ineffizient und alles, aber keine berechenbare Neukundengewinnung.

Hier sieht man in der Unternehmenspraxis häufig zwei unterschiedliche Problemstellungen:

1. Hohe Leadqualität, aber absolut sehr niedrige Lead Anzahl.
2. Niedrige Leadqualität, aber absolut sehr hohe Lead Anzahl.

Hier gilt es durch iterative Optimierungsprozesse einen Sweetspot zu finden, der für deine Organisation effizient UND effektiv funktioniert.

Was ist Lead Management?

Lead Management ist in meinen Augen ein erfolgskritischer Unternehmensprozess.

Es umfasst die Leadgenerierung, die Qualifizierung, die Betreuung als auch die Übergabe von Leads an den Vertrieb – von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Verkaufschance. Lead Management sorgt dafür, dass kein potenzieller Kunde unbeachtet bleibt und gleichzeitig dafür, dass der Vertrieb sich auf die wirklich vielversprechenden Leads konzentrieren kann. Unterstützend zu den oben genannten Bestandteilen des Lead Managements sind hier noch Marketing Automation & Marketing Controlling zu nennen: Zwei starke Hebel, um dein Lead Management noch ertragsreicher aufzustellen.

Die Phasen des Lead Managements

Ein strukturiertes Lead Management besteht aus mehreren Phasen/Teilprozessen:

• Leadgenerierung: Der erste Schritt. Ohne Lead Generierung, kein Lead Management. In der Regel geschieht dies über sogenannte Lead Magneten wie zum Beispiel Checklisten, Whitepaper oder Videotrainings. Potenzielle Leads erhalten kostenlos Zugriff auf die Ressource, wenn sie im Gegenzug ihre Kontaktdaten hinterlassen.
• Lead-Qualifizierung: Nicht alle Leads sind gleich wertvoll. In dieser Phase wird analysiert, welche Leads besonders spannend sein könnten. Ein gutes CRM-System unterstützt bei der Kategorisierung und Bewertung der Leads – beispielsweise durch ein integriertes Lead Scoring. Dies umfasst i.d.R. sowohl die Bewertung der expliziten Kriterien (Zielgruppen-Fit) als auch die der impliziten Kriterien (Interaktionen des Kontaktes).
• Lead Nurturing: Noch nicht kaufbereite Leads werden durch gezielte Maßnahmen weiter betreut. CRM-Systeme ermöglichen die Automatisierung von Follow-ups und die Dokumentation des Kontaktverlaufs. Hier gilt es kontinuierlich wertvolle Inhalte zu liefern, um das Vertrauen und die wahrgenommene Kompetenz beim Lead zu steigern. 
• Lead Routing: Qualifizierte Leads werden an den Vertrieb übergeben. CRM-Systeme unterstützen dabei, indem sie die Leads dem jeweils richtigen Mitarbeiter zuweisen und den Fortschritt im anschließenden Verkaufsprozess transparent darstellen.
• Analytics und Controlling: Am Ende steht die Analyse. Viele Tools bieten recht einfach zu nutzende Analysemöglichkeiten, um den Erfolg des Lead Managements zu messen und kontinuierlich zu optimieren. Besonders die Conversion-Rates zwischen den einzelnen Phasen sind aufschlussreich.

Lead-Kampagnen richtig aufsetzen

Eine erfolgreiche Lead-Kampagne basiert auf einer klaren Planung und einer gezielten Ansprache der richtigen und vor allem einer konkreten Zielgruppe. Die wichtigsten Schritte in Kürze:

• Zielgruppe definieren: Bestimme, wen du ansprechen möchtest. Nutze deine CRM-Daten, um herauszufinden, welche Gemeinsamkeiten deine wertvollsten Leads/Kunden auszeichnen. Je spezifischer diese Definition stattfindet, desto höher die Chance auf eine gewinnbringende Kampagne.
• Ein konkretes Problem finden und verstehen: Fokussiere dich auf eine spezifische Herausforderung der oben definierten Zielgruppe. Im Optimalfall ist diese Herausforderung vorgelagert zu deinem Produkt bzw. deiner Dienstleistung.
• Ein Beispiel aus dem B2B-Bereich: Du bietest Dienstleistungen im Data Analytics Bereich an. Ein vorgelagertes Problem deiner Kunden wäre beispielsweise zu verstehen, welche Grundsätze in der Datenhaltung gelten, um überhaupt Analysen fahren zu können.
• Ein Beispiel aus dem B2C-Bereich: Du bist Immobilienmakler*in. Bevor jemand sein/ihr Haus verkauft, möchte die Person wissen, wie sie zunächst einmal grob den Wert des Objektes schätzen kann.
• Das richtige Format wählen: Whitepaper, Webinare und kostenlose Erstberatung sind beliebte Formate, um wertvolle Informationen zu überliefern und somit Leads zu generieren. 
• Verteilung und Distribution: Nutze die Kanäle, auf denen sich deine Zielgruppe aufhält, um deinen Lead Magneten zu „verkaufen“. Beispielsweise Social Media oder E-Mail-Marketing. Automatisierte Kampagnen über dein CRM-System können dir viel Arbeit abnehmen.
• Nächste Schritte planen: Definiere klare Follow-up-Aktionen, um die Leads weiterzuqualifizieren, zu betreuen und in Richtung Vertriebsreife zu entwickeln.

Drei Probleme bei fehlendem Lead Management

1. Blackbox: Fehlende Nachvollziehbarkeit. Ohne ein strukturiertes Lead Management verliert man leicht den Überblick über den Status der Leads und darüber, was im Marketing gut funktioniert und was weniger gut. Das kann dazu führen, dass potenzielle Kunden nicht richtig betreut werden und verloren gehen.
2. Schlechtes Marketing-Sales-Alignment: Ohne klare Prozesse arbeiten Marketing und Vertrieb oft aneinander vorbei. Das führt zu ungenutzten Chancen und ineffizientem Ressourceneinsatz.
3. Weniger Umsatz: Fehlendes Lead Management wirkt sich direkt auf den Umsatz aus, da potenzielle Verkäufe nicht realisiert werden.

Drei Vorteile von professionellem Lead Management

1. Höhere Conversion-Rates: Ein strukturiertes Lead Management ermöglicht gezieltes Nurturing und steigert die Wahrscheinlichkeit, dass Leads die nächste Phase bis hin zum Kunden erreichen.
2. Fokus auf hochwertige Leads: Durch systematische Qualifizierung kannst du deine Ressourcen auf die vielversprechendsten Leads konzentrieren und unnötige Arbeit vermeiden.
3. Effizienzsteigerung und Kostensenkung: CRM-Systeme und Marketing-Automation-Tools ermöglichen die Automatisierung vieler Prozesse, was Zeit und Kosten spart.

Welche Tools unterstützen im Prozess?

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die den Lead-Management-Prozess unterstützen:

CRM-Tools: Sie sind das Herzstück deines Lead Managements. HubSpot, Salesforce und Pipedrive gehören zu den bekanntesten Lösungen und bieten umfangreiche Funktionen zur Lead-Verwaltung und Automatisierung.

Marketing Automation Tools: Diese Tools ermöglichen die Automatisierung von Kampagnen und das Nurturing von Leads. Evalanche und HubSpot bieten hier umfassende Funktionen.

Fazit

Ein gut strukturiertes Lead Management ist das Fundament für erfolgreichen Vertrieb. Mit den richtigen Prozessen und Tools kannst du nicht nur neue Leads generieren, sondern sie auch effektiv betreuen und zur Kaufentscheidung führen. CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce unterstützen dich dabei, den Überblick zu behalten und die wertvollsten Leads gezielt zu bearbeiten. Ein fehlendes Lead Management führt hingegen zu Umsatzverlusten und ungenutztem Potenzial. Ein professioneller Ansatz sorgt dafür, dass du mehr Leads in zahlende Kunden verwandelst und den langfristigen Erfolg deines Unternehmens sicherst.

FAQ 

Was sind Leads?

Leads sind potenzielle Kund*innen, die Interesse an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung gezeigt haben, aber noch keine Käufe getätigt haben. 

Wie kannst du neue Leads gewinnen?

Durch das Bereitstellen und Distribuieren von wertvollen Inhalten und Lead Magneten. 

Was ist Lead Management?

Lead Management umfasst die Generierung, Qualifizierung und Betreuung von Leads, um sie zu Kund*innen zu machen. 

Welche Tools unterstützen beim Lead Management? 

CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce sowie Marketing-Automation-Tools wie Evalanche helfen dir, Leads effizient zu verwalten und zu betreuen.

Warum ist professionelles Leadmanagement wichtig? 

Es steigert die Effizienz im Marketing & Sales, verbessert die Betreuung von Leads und sorgt dafür, dass keine Verkaufschancen verloren gehen.