Website Relaunch Projektplan: 4 Tipps für deinen Projektplan

„Website Relaunch“, ein Begriff, der nicht nur eine Erneuerung und Verbesserung verspricht, sondern auch viel Arbeit, Change-Management, Stress und manchmal vielleicht auch etwas Frustration. Okay, streich bitte die Wörter ‚manchmal‘ und ‚vielleicht‘ vor Frustration. Die ist dir nämlich zu fast 100 % garantiert. Zum Glück gibt es Tipps, Tricks und Tools wie awork

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Falls du noch nicht genau weißt, was ein Website-Relaunch ist, dann lass mich dir das in ein paar einfachen und kurzen Sätzen erklären.

Website Relaunch? Was das bedeutet und wann du diesen in Erwägung ziehen solltest!

Grob gesagt ist ein Website-Relaunch die vollständige Überarbeitung deiner Website, mit dem Ziel einer Homepage-Optimierung. Sei es optisch oder funktional, aber auch insbesondere unter dem Gesichtspunkt der sogenannten „User Experience (UX)“, also dem Erlebnis der Nutzenden deiner Website. Dabei geht es darum eine neue, bessere Version live zu schalten, um so bspw. mehr Traffic zu generieren und deine oder die des Unternehmens Marketingziele zu erreichen und den Nutzenden den größtmöglichen Benefit hinsichtlich ihrer Bedürfnisse oder Fähigkeiten (Stichwort Barrierefreiheit, wie z.B. Sehbehinderung) zu bieten. 

Betroffen sind dabei vor allem die Bereiche Webdesign, Inhalt und Benutzerfreundlichkeit (Usability). Gründe für eine Websiteerneuerung gibt es viele: ob durch strukturelle Veränderungen im Unternehmen, neue Produkte oder Dienstleistungen, Änderung des Designs eines Unternehmens oder eine Stagnation, die durchbrochen werden muss. Einer der häufigsten ist jedoch sicherlich die Anpassung an aktuelle Standards in der sich heute, vor allem im digitalen Bereich, schnell ändernden Zeit. Bestes Beispiel ist hier die rasante Entwicklung der Handys. Heutzutage verwenden mehr Menschen denn je ihr Mobiltelefon zum Surfen, Daten checken und Einkaufen. Dementsprechend muss auch deine Website stätig und optimal an die User Experience, die Sichtbarkeit, den Datenschutz und die Reichweite angepasst werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass folgende Punkte zu einem Website-Relaunch gehören:

• Erneuerung des Designs
• Anpassung an aktuelle Standards, vor allem im digitalen Bereich
• Content Optimierung
  • Texte 
  • Medien (Bilder und Videos)
• Suchmaschinen Optimierung (SEO)
• Verbesserung der User-Experience
• Anpassung an die Reglementierungen bez. des Datenschutzes
• Verbesserung der Barrierefreiheit (z.B. Sehbehinderung) und Inklusion (z.B. Mehrsprachigkeit)

Lass mich raten, beim Anblick der oben genannten Punkte fängt so langsam an sich dein Atem zu beschleunigen und leichte Panik tritt ein? Keine Sorge! Mit einem gut durchdachten Projektplan für deinen Website-Relaunch bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite und was jetzt noch als ein undurchdringbarer Dschungel erscheint, bekommt bald einen Weg, auf dem du einfach durchnavigieren kannst.

Der Projektplan als effiziente Wegbeschreibung

Der Begriff ‚Projektplan‘ lässt die Herzen jener Personen höherschlagen, die gerne top organisiert sind und jeden Schritt gerne durchdacht und zeitlich fixiert haben. Kurz, Organisationsfreaks, wie ich zum Beispiel einer bin 😉. 

Ein Projektplan ist nämlich nichts anderes als ein roter Leitfaden, der sich durch dein gesamtes Projekt zieht und wodurch du auf einem Blick erkennst, wo du in deinem Projekt momentan stehst, welche Dinge noch erledigt werden müssen, wer noch welche Aufgaben zu tun hat, wie viel deines Budgets bereits verbraucht wurde und was im Endeffekt deine Website Relaunch Kosten betrugen und am wichtigsten, ob du dich noch in deinem festgelegten Zeitrahmen befindest.  

Damit du nicht ins Schleudern gerätst oder, um bei der vorherigen Metapher zu bleiben, du dich nicht im Dschungel verirrst, bildet der Projektplan sozusagen deine Karte bzw. Wegbeschreibung. Er ist die Grundlage deines Projektes und sollte auf keinen Fall vernachlässigt werden. Festgelegt werden hier nämlich wichtige Informationen und Meilensteine, damit du deinen Website-Relaunch Zeitplan einhältst. 

Erstellen kannst du den Projektplan anhand einer Excel Datei oder durch ziemlich coole Tools, die es bereits am Markt für modernes Projektmanagement gibt und dir erlauben, einfach mit allen Beteiligten zu kommunizieren und jederzeit Up to Date zu bleiben:

• Asana
• Trello
• awork

Empfehlen würde ich dir einen Projektplan bereits bei den kleinsten Projekten aber auf jeden Fall bei deinem Website-Relaunch.

Warum ist ein Projektplan bei deinem Website-Relaunch sinnvoll?

Wie bereits erwähnt, kommen bei einem Website-Relaunch viele Dinge auf einmal auf dich zu. Vieles davon bedarf einer perfekten Koordination, da sie nur erledigt werden können, wenn andere Tasks davor fertiggestellt wurden. Stell dir beispielsweise vor, du möchtest den Content deiner Seite ändern. Hier benötigst du neue Texte und das dann noch in mehreren Sprachen, da du deine Homepage auch auf Englisch und Italienisch zur Verfügung stellst. Um nicht in Verzug zu geraten, bietet es sich also an im Projektplan genau zu definieren, welche Texte von wem geschrieben werden, wann diese fertig sein sollen, welche davon übersetzt und wann sich die Übersetzer an ihre Arbeit machen müssen, damit du alles noch vor dem Due Date, der Tag, an dem du live gehen möchtest, in deine neue Website integrieren kannst.

Durch diesen festgelegten Zeitplan erkennst du somit früh genug, ob alles nach Plan läuft, oder du irgendwo eingreifen bzw. nachhacken musst, um auf Schiene zu bleiben. Des Weiteren bietet dir der Projektplan eine gewisse Absicherung, dass dir nichts durch die Lappen geht. Wenn du nämlich erst nach Fertigstellung darauf kommst, welches Feature deine Homepage noch beinhalten muss, ist es im Nachhinein oftmals mit erheblichen Kosten und einem immensen Zeitaufwand verbunden, das noch zu integrieren. Unter Umständen kann es sehr aufwendig werden, da es einen Eingriff in die ganze Websitestruktur bedeuten könnte.

Kurz gesagt fasst der Projektplan also die wichtigsten Punkte für deine Relaunch Website Planung zusammen, die erledigt werden müssen, um dein Projektziel zu erreichen.

Welche Herausforderungen gibt es bei einem Projektplan für einen Website-Relaunch?

Zu viele Köche verderben den Brei!‘ Dieser Satz trifft leider auch bei der Projektplanung zu. Unumstritten ist die Tatsache, dass du ein Team zur Umsetzung des Website-Relaunches benötigst. Daher ist es besonders wichtig, dass du in deinem Projektplan nicht nur genau festhältst, wer welche Aufgaben übernimmt und wer die Projektleitung innehat, sondern auch eine klare Rollenverteilung definierst. Ansonsten entsteht absolutes Chaos und am Ende kennt sich keiner mehr aus und niemand fühlt sich für irgendetwas verantwortlich. Geh also genau alle Tasks durch und versehe jeden einzelnen davon mit einem Namen und Datum, bis wann und von wem dieser Punkt erledigt sein muss.

Es steckt also auch hier der Teufel im Detail. Beim Erstellen des Plans musst du nämlich nicht nur darauf achten, dass du alle Tasks hinterlegst, zeitlich definierst und alle Ressourcen einplanst, sondern er muss so detailliert und verständlich sein, dass sich eine fremde Person beim Durchlesen genau auskennt und weiß, was als Nächstes zu tun ist. Änderungen im Team kann es nämlich leider immer geben, zumal die Realisierung einer neuen Website unter Umständen mehrere Monate, wenn nicht über ein Jahr hinaus dauern kann.

Aber sind wir mal ehrlich, die größte Herausforderung liegt wahrscheinlich darin, den Projektplan immer Up to Date zu halten! Achte also unbedingt darauf, dass dein Plan an einem Ort abgelegt ist, an dem alle Beteiligten Zugriff haben. Bedenke jedoch hierbei, dass dein Team nicht nur aus Leuten besteht, die bei dir im Unternehmen arbeiten und Zugriff auf denselben Server haben, sondern auch von Außenstehenden (Programmierer, Webdesigner usw.). Somit musst du eine Lösung finden, die für alle optimal und leicht zugänglich ist. Glaube mir! Es wird schon schwer genug sein, dass jeder daran denkt, immer wieder seine Punkte im Projektplan als erledigt zu markieren oder ggf. Verzögerungen zu notieren. Mache es ihnen also nicht noch schwerer, in dem der Plan irgendwo versteckt abgelegt ist.

Was sollte ein Projektplan für deinen Website-Relaunch beinhalten?

Damit der Website Relaunch für dich und das ganze Unternehmen so smooth wie möglich über die Bühne läuft, ist es wichtig folgende Punkte in deinem Projektplan zu integrieren:

• Projekt Beginn und Ende 
• Projektinhalte und Bestimmung der einzelnen Teilprojekte, Arbeitspakete, Meilensteine und Delivereables
  • Websitekonzept (wie sollen die einzelnen Seiten und die Struktur aussehen)
  • Programmierung 
• Texte
• Medien
• SEO (Erstellung von Titel und Meta Description)
• Festlegung der Aufgaben und deren Verteilung – Projektorganigramm
• Ressourcenbestimmung
• Budget
• Risikoanalyse
• Testphase

4 Tipps für den Aufbau eines Projektplanes für deinen Website-Relaunch

Ich weiß, ich weiß! Das Ganze hört sich jetzt alles mega aufwendig und kompliziert an. Aber das muss es nicht sein. Beachte einfach die folgenden 4 Tipps für den Aufbau eines Projektplanes und du wirst sehen, dass es viel einfacher ist als du denkst.

1. Nimm dir Zeit

Um einen ordentlichen Projektplan zu erstellen und dir so die Arbeit später zu erleichtern, ist es wichtig, dass du dir im Vorhinein genug Zeit nimmst, um alles gut und in Ruhe zu durchdenken. 

2. Sei genau

Auch wenn es dir am Anfang vielleicht zu übertrieben erscheint, nimm alles so detailliert wie möglich in deinen Projektplan auf. Lieber zu viel als zu wenig lautet hier die Devise und nur so behältst du den Überblick über dein Projekt und kannst ggf. entstehende Probleme früh genug erkennen und lösen.

3. Setze realistische Ziele

Dies ist wohl einer der wichtigsten Tipps, die ich dir ans Herz legen kann. Vor allem wenn du Vorgesetzte hast, die du bzgl. des Website-Relaunches am Laufenden halten musst. Es hilft niemandem, wenn die Ziele zu knapp und unrealistisch gesetzt werden, wie z.B. ein zu früh gesetzter Website Live-geh Zeitpunkt. Das führt später nur zu Frustrationen und unnötigen Meetings und Diskussionen.

4. Verteile die Aufgaben

Du musst nicht alles allein machen und vor allem nicht in jedem Gebiet Experte*in sein. Überlasse Dinge, die du selbst nicht kannst, ruhig jemand anderem. Das bedeutet auch, dass du dein Team beim Aufbau des Projektplans mit einbeziehen kannst. 

Zwei Website-Relaunches - zwei unterschiedliche Erfahrungen

Ich durfte bereits mehrere Website Relaunches in den letzten Jahren betreuen und vor allem bei zwei Projekten hätten die Erfahrungen nicht unterschiedlicher sein können. 

Die eine Homepage haben wir ohne vorherige Erstellung eines Projektplanes umgesetzt. Zudem lautete die Devise von oberster Stelle ‚Wir machen so viel wie möglich selbst und was wir nicht können, lernen wir halt!‘. Ich glaube nicht, dass ich hier erwähnen muss, dass das ganze Projekt im totalen Chaos, Frustration und unnötigen, endlosen Meetings endete. Der Relaunch hätte binnen weniger Monate umgesetzt werden sollen, gebraucht haben wir im Endeffekt über ein Jahr. Ohne Projektplan waren die Aufgaben nicht klar definiert und gefühlt machte am Schluss jeder irgendwie alles. Dadurch, dass wir auch keine Zwischenziele (Meilensteine) gesetzt hatten, verpassten wir z.B. die Programmierer zeitgerecht einzuplanen, um am Tag X live zu gehen. Viel Zeit wurde dann auch darin verschwendet, indem wir uns in Dinge einarbeiten mussten, von denen wir keine Ahnung hatten. Ich war am Ende zum Beispiel für die gesamte SEO-Thematik zuständig. Davor hatte ich noch nie davon gehört. Von heut auf Morgen musste ich aber wissen, wie man perfekte Meta Descriptions und Titels erstellt, wie man Google Analytics richtig aufsetzt und die Search Console verwendet. Ein weiteres Thema, das oftmals unterschätzt wird, ist die Einhaltung der Corporate Brand (CI). Klingt zwar super easy, ist jedoch schwerer als gedacht und so schlichen sich auch hier immer mehr neue Farben auf die einzelnen Pages, die mit unserer CI nichts zu tun hatten.

Bei der zweiten Homepage bin ich in das gesamte Projekt quer eingestiegen. Das grobe Design und die Struktur der Website waren bereits mit einer externen Grafikerin und dem Programmierer erstellt worden und der Projektplan hatte auch schon langsam Form angenommen. Trotzdem verbrachte ich einen ganzen Tag nur damit den Projektplan auszuarbeiten, genau zu notieren, was die nächsten Tasks sind, wann ich mit welchem Text fertig sein muss und wann wir letztendlich Live gehen werden. Im nächsten Schritt kommunizierte ich diesen Plan an alle Beteiligten, sodass sich jeder entsprechend, die Zeit einteilen konnte. Des Weiteren ging ich mit meinen Vorgesetzten genau durch, was ausgesourct gehört damit wir im Zeitplan bleiben und damit vor allem alles von Expert*innen aufgesetzt werden konnte, Stichwort SEO. Natürlich verlief auch hier nicht alles zu 100 % nach Plan. Aber es war wesentlich einfacher Lösungen zu finden, noch bevor die Probleme zu unüberwindbaren Hindernissen wurden, sodass wir zeitgerecht und auf den Tag genau Live gehen konnten.

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Wo du deine Expert*innen und die passenden Tools findest

Aller Anfang ist schwer, vor allem bei der Suche nach den richtigen Tools und Expert*innen. Aber zum Glück gibt es heutzutage viele Seiten, die dir durch Empfehlungen und Rezensionen dabei helfen können. Für Website Erstellungen und Baukästen, wie Wix

• STRATO Homepage-Baukasten
• Wix
• Webflow
• EASY2
• Squarespace

Was auch immer eine große Hilfe ist, ist sich erstmal im eigenen Bekanntenkreis umzuhören. Für unsere SEO-Experten habe ich zum Beispiel meine Bekannten und Freunde aus dem Web-/und Marketingumfeld nach ihren Empfehlungen und Meinungen zu verschiedenen Unternehmen gefragt.

Eine weitere super Plattform, die heutzutage immer noch unterschätzt wird, ist LinkedIn. Vor allem wenn du gar nicht weißt wo du anfangen sollst. 

Fazit

Ein Website-Relaunch kann frustrierend und anstrengend sein, aber auch spannend, aufregend und im positiven Sinne, herausfordernd. Um dir dein Leben also so einfach wie möglich zu gestalten, lohnt es auf jeden Fall sich zuerst einen Website-Relaunch Projektplan zu erstellen. Das gibt dem ganzen nicht nur eine Struktur bzw. eine Wegbeschreibung zum Ziel, sondern auch eine gewisse Absicherung, dass du dich nicht in den ganzen Tasks und Zeitfenstern verirrst.

Ich kann dir also nur ans Herz legen deine Zeit in einen ordentlichen Projektplan zu investieren und mit meinen 4 Tipps wird es dir auf jeden Fall gelingen.