Die 5 besten Desk Sharing Softwares im Vergleich

1. Was ist Desk Sharing Software?
2. So findest du die passende Desk Sharing Software
3. Die Top 5 Desk Sharing Softwares im Vergleich
4. 1. desk.ly
5. 2. deskbird
6. 3. PULT
7. 4. Flexopus
8. 5. Yoffix
9. Fazit: Darauf kommt es bei Desk Sharing Software an

Was ist Desk Sharing Software?

• Platzreservierungen: Deine Mitarbeiter*innen können über eine App oder ein Webportal Arbeitsplätze buchen, in der Regel auch im Voraus.

• Verwaltung von Arbeitsplätzen: Administrator*innen können Arbeitsplätze hinzufügen, entfernen und deren Verfügbarkeit konfigurieren.

• Übersicht und Reporting: Reporting-Tools bieten Einblicke in die Nutzungsmuster der gebuchten Arbeitsplätze und helfen, die Raumaufteilung effizient zu gestalten.

• Integrationen: Viele Systeme lassen sich in vorhandene IT-Infrastrukturen wie Kalender, E-Mail-Dienste und Unternehmenssoftware integrieren.

• Kosteneffizienz: Desk Sharing Software maximiert die Raumnutzung und reduziert dadurch den Leerstand von Arbeitsplätzen.

• Flexibilität: Die Tools ermöglichen es deinen Mitarbeiter*innen, gemäß ihren Aufgaben und Vorlieben Arbeitsplätze zu reservieren – Personen, die beispielsweise an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, können sich flexibel zusammensetzen.

• Kollaboration: Desk Sharing Software fördert die Zusammenarbeit, indem Teams sich nach Bedarf räumlich neu gruppieren können.

• Hygienemanagement: In Zeiten eines erhöhten Gesundheitsbewusstseins kann die Software dazu beitragen, Reinigungsprioritäten festzulegen und Abstandsregeln einzuhalten.

So findest du die passende Desk Sharing Software

1. Benutzerfreundlichkeit und Design: Die Software sollte zunächst einmal intuitiv und leicht zu bedienen sein. Ein klares, ansprechendes Design erleichtert die Akzeptanz bei deinen Kolleg*innen und sorgt für eine problemlose Einführung im Büroalltag. Wichtig ist auch, dass die Software eine responsive Gestaltung hat, sodass das Reservieren auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets und Desktop-Computern gleichermaßen gut funktioniert.
2. Funktionsumfang und Anpassungsoptionen: Überprüfe, ob die Software die gewünschten Funktionen bietet, wie zum Beispiel die Möglichkeit, unterschiedliche Ressourcen wie Büroflächen, Konferenzräume und Parkplätze zu verwalten. Zudem sollte sie anpassbar sein, um spezifische Bedürfnisse deiner Büroumgebung erfüllen zu können, wie zum Beispiel Raumbeschilderungen, Ausstattungsmerkmale der Arbeitsplätze oder spezielle Buchungsregeln.
3. Integration mit anderen Systemen: Eine gute Desk Sharing Software sollte sich nahtlos in andere Anwendungen integrieren lassen, die in deinem Unternehmen verwendet werden. Dazu gehören beispielsweise Kalender-Systeme, E-Mail-Clients und HR-Software. Die Fähigkeit, Daten zu synchronisieren und nahtlos mit anderen Tools zu arbeiten, steigert die Effizienz und reduziert Doppelarbeit.
4. Sicherheit und Datenschutz: Angesichts der heutigen Datenschutzbestimmungen muss die Software höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Dies beinhaltet den Schutz von persönlichen Daten sowie unternehmensinternen Informationen. Vertraue auf Anbieter, die konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) agieren und regelmäßige Sicherheitsupdates sowie transparente Datenschutzrichtlinien anbieten. Serverstandorte in Deutschland sind zu bevorzugen.
5. Preisgestaltung und Lizenzmodelle: Die Software sollte offensichtlich ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Darüber hinaus kann es aber – je nach Budget und Buchhaltung – interessant sein, ob ein monatliches oder jährliches Abonnement attraktiver ist. Außerdem ist es ratsam, auf eventuelle versteckte Kosten zu achten, die zum Beispiel für zusätzliche Funktionen, Upgrades oder Support anfallen können.

Die Top 5 Desk Sharing Softwares im Vergleich

desk.ly (Jetzt mehr erfahren)

deskbird (Jetzt mehr erfahren)

PULT (Jetzt mehr erfahren)

Flexopus (Jetzt mehr erfahren)

Yoffix (Jetzt mehr erfahren)

1. desk.ly

Das erste Tool in unserem Vergleich ist desk.ly (Jetzt mehr erfahren), eine Workplace Management Plattform, die die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen ermöglicht. Das Tool zielt darüber hinaus darauf ab, Arbeitsumgebungen durch die Sammlung und Analyse relevanter Daten zu den gebuchten Plätzen zu optimieren. Das Tool überzeugt durch eine einfache Handhabung ab, was den Organisationsaufwand für deine Mitarbeiter*innen erheblich verringert. Zudem bietet desk.ly eine nahtlose Kompatibilität mit anderen Systemen, wie Microsoft Teams.

Funktionen von desk.ly

• Intuitive Reservierung von Arbeitsplätzen und weiteren Ressourcen

• Detaillierte Verwaltung der Räumlichkeiten durch aussagekräftige Analysefunktionen

• Benutzerzentriertes Interface, das keinen zusätzlichen Trainingsaufwand benötigt

• Einhaltung höchster Sicherheitsstandards, inklusive ISO/IEC 27001 Zertifikat und DSGVO-konform

• Implementierung von Single Sign-On (SSO) mit Microsoft und Google

• Anbindung an Microsoft Teams und Zapier für zusätzliche Konnektivität

• Mobile App für iOS- und Android-Geräte

desk.ly Alternativen

2. deskbird

deskbird (Jetzt mehr erfahren) ist eine Software, die speziell für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen entwickelt wurde. Sie dient als ein zentrales System zur Verwaltung von Büro- und Remote-Arbeitstagen und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Arbeitsplätze und Meetingräume zu buchen. deskbird zielt darauf ab, den Mitarbeitenden bei der Organisation und Planung ihrer Arbeitswoche zu assistieren und damit eine optimierte Nutzung des Büros zu gewährleisten. 

Funktionen von deskbird

• Überblick über die Anwesenheit deiner Mitarbeiter*innen im Büro

• Einfache Planung von Büro- und Homeoffice-Tagen

• Buchungssystem für Arbeitsplätze und Meetingräume

• Workplace Manager für Büroanalysen und Kapazitätsmanagement

• Kompatibilität mit Slack und Microsoft Teams

• Verfügbar als Desktop- und mobile App

deskbird Alternativen

3. PULT

PULT (Jetzt mehr erfahren) ist eine All-in-One-Software, die es Unternehmen ermöglicht, den hybriden Arbeitsplatz erfolgreich umzusetzen. Mit PULT können nicht nur Schreibtische und Besprechungsräume gebucht werden, sondern auch Aufgaben wie Visitor-Management und die Planung von Büroauslastungen problemlos gelöst werden. Egal, ob Buchungsregeln, Ressourcenmanagement, Anwesenheitsübersichten, Parkplatzreservierungen oder Gästemanagement – all diese Aufgaben können mit PULT’s All-In-One Software gelöst werden.

Weitere Funktionen von PULT

• Reservierung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen

• Visitor-Management

• Detaillierte Office-Insights durch aussagekräftige Analysefunktionen

• Hybrid Work Planner

• Reibungslose Integration mit Slack und MS Office

PULT Alternativen

4. Flexopus

Flexopus (Jetzt mehr erfahren) ist eine Desk Sharing Software aus Deutschland, die speziell für hybride Arbeitsmodelle entwickelt wurde. Mit Flexopus können Mitarbeitende ganz einfach Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze buchen – über eine intuitive Web-App oder mobil von unterwegs. Besonders praktisch: Die Software bietet interaktive Grundrisse, sodass sofort sichtbar ist, welche Plätze frei sind. Durch DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Single Sign-On (SSO) und Hosting auf deutschen Servern ist Flexopus auch für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen geeignet.

Funktionen von Flexopus

• Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen
• Interaktive Bürogrundrisse mit Live-Übersicht
• Rollen- und Rechteverwaltung für Admins
• Check-ins und Auto-Storno bei Nichtnutzung
• Integration in Microsoft 365, Google Workspace und Slack
• DSGVO-konform, Hosting auf deutschen Servern
• Verfügbar als mobile App für iOS und Android

Flexopus Alternativen

5. Yoffix

Yoffix (Jetzt mehr erfahren) ist eine speziell für hybrides Arbeiten entwickelte Plattform und zertifizierter Microsoft-Partner, die als #1 Desk Booking App im MS Teams Marketplace gelistet ist. Sie ermöglicht Unternehmen, Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze und andere Ressourcen einfach zu buchen und dabei Regeln für Teams und Besucher zu verwalten. Mit nahtloser Integration in MS Teams, Outlook, Google und viele HR-Tools bietet Yoffix Funktionen wie wiederkehrende Buchungen, interaktive 3D-Grundrisse, Team-Bookings, Check-ins und automatische Erinnerungen. Die Lösung fördert Transparenz und Koordination im hybriden Büroalltag, unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeiter ohne zusätzliche Tools und ist mit Funktionen wie SSO, Rollenmanagement und DSGVO-Konformität auch für Enterprise-Anforderungen gerüstet. 

Funktionen von Yoffix

• Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen
• Interaktive 3D-Grundrisse
• Wiederkehrende und flexible Buchungen
• Team- und Anwesenheitsplanung
• Office-Check-ins und Auto-Release
• Benachrichtigungen und Erinnerungen
• Dashboard und Reports
• Integration mit MS Teams, Outlook, Google, Slack, HR-Tools
• Enterprise-Funktionen (SSO, Rollenmanagement, DSGVO-konform)

Yoffix Alternativen

anny

desk.ly

Yoffix

PULT

deskbird

Flexopus

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Fazit: Darauf kommt es bei Desk Sharing Software an