Kommunikationsplan: Aufbau, Erstellung und kostenlose Vorlage

1. Wofür benötigt Ihr einen Kommunikationsplan?
2. Der Aufbau eines Kommunikationsplans
3. Schritt für Schritt zum perfekten Kommunikationsplan
4. Die Vor- und Nachteile eines Kommunikationsplans
5. 18 Collaboration-Tools, mit denen Euch die Umsetzung eines Kommunikationsplans gelingt
6. Unsere Tipps für Eure Kommunikationspläne

Im Projektmanagement ist eine Sache wichtiger als alles andere: Kommunikation! Ganz gleich welche Projektmanagement-Methode Ihr verfolgt, Kommunikation entscheidet in den allermeisten Fällen über Erfolg und Misserfolg eines Projektes. Damit ist nicht immer das komplette Scheitern gemeint, sondern oftmals Verzögerungen im Ablaufplan, ineffiziente Nutzung von Ressourcen oder Kostenschübe. Dabei gibt es eine wesentliche Komponente im Projektmanagement, die solche Szenarien verhindern kann: den Kommunikationsplan!

Was ein Kommunikationsplan genau ist, wie er aufgebaut sein sollte, auf welche Weise Ihr selbst einen Kommunikationsplan erstellen könnt und welche Tools Euch dabei helfen, verraten wir Euch in diesem Artikel. Und als Goodie haben wir Euch eine Kommunikationsplan-Vorlage erstellt, die Ihr kostenlos downloaden, direkt verwenden und in Word befüllen könnt!

Inhaltsverzeichnis

1. Wofür benötigt Ihr einen Kommunikationsplan?

2. Der Aufbau eines Kommunikationsplans

3. Schritt für Schritt zum perfekten Kommunikationsplan

4. Die Vor- und Nachteile eines Kommunikationsplans

5. 18 Collaboration-Tools, mit denen Euch die Umsetzung eines Kommunikationsplans gelingt

6. Unsere Tipps für Eure Kommunikationspläne

Wofür benötigt Ihr einen Kommunikationsplan?

Einem Kommunikationsplan – oder auch Kommunikationsmatrix genannt – ist zu entnehmen, wer über welche Projekt-Updates informiert werden soll und zu welchen Zeitpunkten. Dabei gilt es im Kommunikationsplan genau festzuhalten, welcher Kommunikationskanal wann genutzt wird, wie oft gewisse Details kommuniziert werden und wer den Hut für den jeweiligen Kanal aufhat. Einen Kommunikationsplan zu erstellen, ist meist die Aufgabe des:der Projektleiter:in. Er sollte zum Ende der Projektplanung entstehen und im Kick-Off-Meeting erstmals vorgestellt werden.

Mit einem Kommunikationsplan stellt Ihr sicher, dass Teammitglieder:innen immer den richtigen Kommunikationsweg wählen, um Informationen bei den richtigen Personen anzufordern. Ohne einen solchen Plan kann es passieren, dass Projektteilnehmer über Tools kontaktiert werden, die nicht von diesen verwendet werden. Dadurch entsteht logischer Informationsstau aufgrund mangelnder Reaktion auf die Anfrage. Das wiederum führt dazu, dass die Projektführung kontaktiert wird. Die hat alles, nur keine Zeit. Und so stockt das Projekt an mehreren Punkten. Passiert das öfters in einem Projekt, machen sich die Verzögerungen mit der Zeit wesentlich bemerkbar. Und was die Konsequenzen davon sind, ist wohl allen klar: Das Projekt wird teurer, Ressourcen werden verschwendet und die Stimmung geht gen Keller, da kommunikativ ein Chaos entstanden ist.

Bei einem Kommunikationsplan handelt es sich somit um ein kleines Dokument mit sehr großer positiver Auswirkung. Denn der Aufbau eines Kommunikationsplans ist recht simpel und schnell gemacht.

Der Aufbau eines Kommunikationsplans

Es gibt verschiedene Herangehensweisen einen Kommunikationsplan aufzubauen. Welche Ihr wählt, ist davon abhängig, was Euch und dem Team wichtig ist. Kommt es auf bestimmte Zeiten, Verantwortlichkeiten oder auf bestimmte Meetings an? Ebenfalls solltet Ihr im Vorfeld darüber entscheiden, ob der Kommunikationsplan für ein Projekt oder für alltägliche Arbeitsprozesse ist .

Vom Grunde her wird jedoch jeder Kommunikationsplan tabellarisch aufgebaut. Wichtig ist besonders die Übersichtlichkeit, damit jede:r die Informationen gut aufnehmen kann. Der Aufbau eines Kommunikationsplans baut sich entsprechend folgenden Fragestellungen auf:

• Um welche Aufgabe oder welches Event handelt es sich?
• Welchen Zweck hat die Aufgabe bzw. das Event?
• Wer ist verantwortlich?
• Wer sind die Empfänger:innen der Informationen?
• In welchen zeitlichen Intervallen werden die Informationen geschickt?
• Welcher Kommunikationskanal wird genutzt?

Wie das in der Praxis aussehen kann, ist dem Word-Doc zu entnehmen, das Ihr Euch kostenlos downloaden könnt. Der Kommunikationsmatrix-Vorlage haben wir auch ein Beispiel angehängt.

Jetzt Vorlage für einen Kommunikationsplan kostenlos herunterladen

Schritt für Schritt zum perfekten Kommunikationsplan

Damit Ihr die Kommunikationsplanungsvorlage auch korrekt befüllt, zeigen wir Euch in 7 Schritten, wie Ihr einen Kommunikationsplan erstellt. Das Ganze erfolgt in fünf Ebenen: Kommunikationsinhalt, Kommunikationszweck, kommunizierende Personen, Kanäle & Tools sowie Verbesserungspotenzial.

Bedenkt dabei, dass Ihr auch mehrere Kommunikationspläne für ein Projekt erstellen könnt. Beispielsweise einen für das Team und einen für die Führungsebene und die Stakeholder. Auf diese Weise teilt Ihr Infos nur mit denen, die sie auch benötigen. Schließlich sollte der Informationsfluss in einem Projekt immer nur dahin laufen, wo er hinsoll, um ein Chaos zu vermeiden.

Kommunikationsinhalt

1. Gebt dem Meeting oder der Aufgabe – je nachdem, wozu kommuniziert werden soll – einen Namen.

2. Zusätzlich kann das Ziel spannend sein, welches das Meeting bzw. die Aufgabe verfolgt – inklusive einer Deadline.

Kommunikationszweck

3. Hierbei geht es darum per Bullet Points aufzulisten, welche Zwecke die jeweilige Aufgabe verfolgt.

4. Drei Spalten weiter sollte das Intervall angegeben werden, in dem kommuniziert werden oder ein Meeting stattfinden soll.

Kommunizierende Personen

5. Der Kern des Kommunikationsplans sind natürlich die Personen, die betroffen sind. Demnach müssen Sender:innen und Empfänger:innen angegeben werden. Damit weiß jeder, an wen die Kommunikationsaufgabe gerichtet ist und es werden zeitlich keine unnötigen Human Resources verschwendet.

Kanäle & Tools

6. Entscheidend ist zum Schluss der Kanal und das Tool, über das kommuniziert werden soll. Es ist wichtig, ob der Projektleiter einen wöchentlichen Bericht per E-Mail oder per Slack erwartet. Anderenfalls arbeiten Sender:in und Empfänger:in an zwei verschiedenen Enden, was zu Konflikten führt.

Verbesserungspotenzial erkennen & anpassen

7. Passt Eure Kommunikationsplanung fortwährend an. Wo könnt Ihr noch effizienter sein und wo kommt es noch zum Stopp-and-Go?

Wie Ihr einen Kommunikationsplan letztlich erstellt, ist natürlich Euch, Eurem Projekt und Eurem Team überlassen. Jeder hat seine Eigenarten und Vorzüge. Zudem kommen auch immer individuelle Gegebenheiten je nach Projekt oder Unternehmen zum Tragen. Orientiert Euch jedoch an unserer Vorlage sowie den 7 Schritten und passt ihn an Eure Vorstellungen an.

Bei großen Projekten mit vielen Beteiligten empfehlen wir zusätzlich eine Verantwortungsmatrix zu erstellen. Eine Übersicht, wer grundsätzlich bei den Aufgaben welche Rolle spielt. Eine Verantwortungsmatrix hilft ungemein, Fragen gezielt zu klären, da jeder sofort weiß, wer der:die richtige Ansprechpartner:in ist. Dabei geht es um asynchrone Kommunikation. Also jener Art von Kommunikation, die keine direkte Reaktion des Empfängers erwartet, jedoch die richtige Person erreicht. Eine Verantwortungsmatrix-Vorlage findet Ihr ebenfalls in der Word-Datei.

So kann eine Verantwortungsmatrix aussehen.

Die Vor- und Nachteile eines Kommunikationsplans

Wie alles auf dieser Welt hat auch ein Kommunikationsplan nicht ausschließlich Vorteile. Doch die in rauen Mengen. Welche Vor- und Nachteile ein Kommunikationsplan hat, verraten wir Euch hier.

Vorteile eines Kommunikationsplans

• Geringes Software-Hopping – Ein Kommunikationsplan verhindert von Anfang an, dass persönliche Software-Präferenzen zum Tragen kommen. Indem Ihr festlegt, welche Kanäle und welche Tools für die Kommunikation verwendet werden, verhindert Ihr, dass Infos ins Leere laufen oder an die falsche Person geraten.
• Verbesserte Zusammenarbeit – Das ist der wohl wesentlichste Grund eines Kommunikationsplans für Projekte. Dadurch, dass jeder weiß, wie und wann er:sie zu kommunizieren hat, wird keine Zeit verschwendet.
• Effizienteres Arbeiten und Nutzen von Ressourcen – Neben mangelnder Zeitverschwendung, werden auch andere Ressourcen besser genutzt. Beispielsweise können Budgets besser eingehalten werden, weil keine Arbeitspausen durch mangelnde Informationen entstehen.

Nachteile eines Kommunikationsplans

• Zu viel Informationsaustausch – Was auf der einen Seite gut ist, kann auch nach hinten losgehen, wenn es übertrieben wird. Legt Ihr zu viele Kommunikationsregeln fest, kann das ebenso negative Folgen haben wie keinen Kommunikationsplan zu haben.
• Zu fest geschriebene Kommunikationsregelungen – Aus dem vorangegangenen Punkt kann zudem resultieren, dass zu viele Regeln auch vorgegebenen Informationsaustausch überflüssig macht. Viel Aufwand, um eine Kommunikationsvorgabe einzuhalten, obwohl der Informationsgehalt daraus nichtig ist. Daher ist Punkt sieben in unserer eben genannten Schritt-für-Schritt-Anleitung äußerst wichtig: Den Kommunikationsplan stetig anpassen!
• Kommunikationsplan für falsche Projektmanagement-Methode – Ein Kommunikationsplan richtet sich in den meisten Fällen an Projekte, die nach klassischen Methoden gemanagt werden. Agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban nutzen entsprechend ihrer Natur viel Transparenz. Dadurch entstehen bereits zahlreiche Kommunikationswege, die effizient und zielgerichtet sind.

18 Collaboration-Tools, mit denen Euch die Umsetzung eines Kommunikationsplans gelingt

Bei der Umsetzung eines Kommunikationsplanes müsst Ihr nicht ausschließlich auf ein in Word oder Excel erstelltes Dokument setzen. Zusätzlich helfen Euch Collaboration-Tools. Diese sind auch außerhalb von Projekten sehr nützlich; beispielsweise könnt Ihr damit Workflows im Team upgraden. Auf OMR Reviews könnt Ihr alle Collaboration-Tools und andere Softwares miteinander vergleichen, um Euch die beste Lösung herauszufiltern. Dazu findet Ihr auf OMR Reviews Erfahrungsberichte – in Text und in Videoform – von anderen Usern und Featureübersichten.

Folgende Collaboration-Tools eignen sich zur Umsetzung Eures Kommunikationsplans:

• Slack
• monday.com
• Miro
• Confluence
• Stackfield
• Jira Service Management
• humbee
• Loom
• Conceptboard
• Collaboard
• KONNEKTOR
• desk.ly
• Teamwire
• mindmeister
• Dropbox Business
• Lucidspark
• Collato
• Next Matter

Unsere Tipps für Eure Kommunikationspläne

Zum Schluss geben wir Euch noch ein paar Tipps an die Hand, die Euch bei der Umsetzung und Anwendung von Kommunikationsplänen zusätzlichen Support liefern sollen:

1. Verwendet nicht zu viele Details und verfallt in Perfektionismus. Seht einen Kommunikationsplan als grobe Übersicht, um Strukturen zu schaffen. Darin finden keine zahllosen Details Platz, welche die Übersicht zu komplex machen und im Worst Case die Idee hinter einer Kommunikationsmatrix verfliegen lassen. Zudem passt sich ein Kommunikationsplan stetig an das Projekt an, weshalb er zu Beginn nicht perfekt sein muss – lediglich existieren!

2. Haltet fest, wie die Kommunikation erfolgen soll, nicht nur wann, wo und an wen. Das bedeutet konkret, dass Ihr vorgebt, wie eine Nachricht oder ein Meeting gestaltet wird, um möglichst viel Informationen in möglichst wenig Zeit bzw. Länge zu fügen. Der Tipp zielt auf die Gegebenheit ab, dass jeder Mensch eine andere Art hat, Informationen weiterzugeben oder zu konsumieren. Wenn gleich das normal ist, muss innerhalb eines Unternehmens oder eines Projekts einheitlich kommuniziert werden.

3. Arbeitet im Kommunikationsplan mit einem Glossar oder drückt Euch deutlich darin aus. Es kann zu Komplikationen führen, wenn andere Euren Plan oder Abkürzungen nicht verstehen.

4. Zu viele Tools und Kanäle sind zu viel des Guten. Verwendet 2-3 Tools und nur so viele Kommunikationswege wie nötig. Gegenteiliges kann zu einem Durcheinander führen.

5. Achtet auf Zeitzonen, kulturelle Eigenheiten und technische Besonderheiten. Arbeitet Ihr virtuell mit einem internationalem Team, müsst Ihr bei Eurem Kommunikationsplan noch einiges mehr beachten. Unser letzter Tipp ist aus diesem Grund die oberste Liga der Kommunikationsplanung.