PERT-Diagramm: Definition, Vorteile und Beispiele

1. Was ist ein PERT-Diagramm?
2. Wozu eignet sich ein PERT-Diagramm?
3. Was sind die Vorteile eines PERT-Diagramms?
4. Wie wird ein PERT-Diagramm erstellt?
5. Beispiele eines PERT-Diagramms
6. Wann ist ein PERT-Diagramm sinnvoll?
7. Was sind die Unterschiede zwischen einem PERT-Diagramm und einem Gantt-Diagramm?
8. Welche Projektmanagement-Tools eignen sich?
9. Fazit: Dein Wegweiser im Projektmanagement

Erfolgreiches Projektmanagement muss viele Hürden überwinden. Eine kluge Planung und eine effektive Visualisierung der komplexen Prozesse und Zusammenhänge sind wichtige Voraussetzungen. In diesem Blogbeitrag erklären wir dir ein besonders leistungsstarkes Projektmanagement-Werkzeug, das genau diese Herausforderungen löst: das PERT-Diagramm. Und los geht's!

Was ist ein PERT-Diagramm?

PERT steht für Program Evaluation and Review Technique und beschreibt eine Methode zur Planung und Kontrolle von Projekten in Form eines Netzplans. Innerhalb dieser Methode wird das PERT-Diagramm als grafisches Instrument verwendet. Es definiert den zeitlichen Ablauf eines Projekts, die Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten und ermöglicht die Identifizierung des kritischen Pfads.

Für die Erstellung werden spezielle Symbole und Pfeile verwendet, um Aktivitäten, Meilensteine und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darzustellen. Grundlegende Elemente des PERT-Diagramms sind:

• Aktivitäten (Nodes): Die verschiedenen Aufgaben im Projekt werden durch Knoten repräsentiert.
• Pfeile: Zeigen die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten an. Sie geben an, welche Aktivität vor oder nach einer anderen stattfinden muss.
• Schätzungen: Jede Aktivität wird mit geschätzten Zeiten für ihren Abschluss versehen.
• Ereignisse (Events): Meilensteine oder Punkte, an denen mehrere Aktivitäten zusammenkommen oder sich trennen.
• Kritischer Pfad: Der längste Pfad durch das Netzwerk, der die kürzeste Zeit für die Fertigstellung des Projekts bestimmt.

 Quelle: https://www.gliffy.com/blog/pert-chart

Wozu eignet sich ein PERT-Diagramm?

Als Projektmanager*in ist es deine Kernaufgabe, ein Projekt effizient zu planen, zu überwachen und zu steuern. Mithilfe des PERT-Diagramms kannst du den Projektzeitplan visuell darstellen, den Fokus auf Meilensteine und besonders kritische Aktivitäten legen, sie überwachen und steuern. Für dein Team fungiert das PERT-Diagramm außerdem als wichtige Kommunikationsgrundlage und hilft Ihnen Aktivitäten und Abhängigkeiten zu erkennen.

Insbesondere in komplexen Projekten eignet sich das PERT-Diagramm perfekt, um einen umfassenden Einblick in den zeitlichen Ablauf und die komplexen Beziehungen innerhalb des Projekts sicherzustellen.

Was sind die Vorteile eines PERT-Diagramms?

Das PERT-Diagramm liefert im Rahmen von Projektmanagement einige Vorteile. Hier die wichtigsten: 

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Visualisierung von Abhängigkeiten

PERT-Diagramme ermöglichen eine klare Visualisierung der Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten im Projekt. Das erleichtert das Verständnis für die Reihenfolge, in der Aktivitäten durchgeführt werden müssen.

Kritischer Pfad-Identifikation

Ein wichtiger Vorteil von PERT-Diagrammen besteht darin, dass sie den kritischen Pfad im Projekt aufzeigen. Dies ist die Sequenz von Aktivitäten, die die längste Dauer im Projekt bestimmt. Durch die Fokussierung auf den kritischen Pfad kannst du Engpässe erkennen und dich darauf konzentrieren, um Verzögerungen zu minimieren.

Effektives Zeitmanagement

PERT-Diagramme unterstützen das Zeitmanagement, indem sie den Projektzeitplan in klar definierten Aktivitäten und deren zeitlichen Abhängigkeiten darstellen. Dies erleichtert dir die Planung und Zuweisung von Ressourcen.

Risikomanagement

Durch die Identifikation von Abhängigkeiten und die Schätzung von Aktivitätszeiten deckt das Diagramm potenzielle Risiken auf. Auf diese Weise kannst du besser auf Unsicherheiten und unvorhergesehene Ereignisse reagieren.

Klare Kommunikation

PERT-Diagramme bieten eine übersichtliche und leicht verständliche Darstellung des Projektplans. Dies erleichtert die gesamte Projektkommunikation und verbessert damit die Zusammenarbeit im Team und mit Stakeholdern.

Ressourcenoptimierung

Indem die Diagramme die zeitlichen Anforderungen und Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten verdeutlichen, sorgen sie für ein effizientes Management deiner Ressourcen.

Projektüberwachung und –steuerung

PERT-Diagramme dienen als Referenzpunkt für die Überwachung des Projektfortschritts. Musst du Aktualisierungen vornehmen, werden ihre Auswirkungen auf Status und Zeitplan sofort erkennbar.

Welche Herausforderungen gibt es bei einem PERT-Diagramm?

Jedes Tool stößt an seine Grenzen, und auch PERT-Diagramme bergen manche Fallstricke. Beispielsweise hängt die Genauigkeit eines PERT-Diagramms stark von der Qualität der Schätzungen für die Aktivitätszeiten ab. Als Projektmanager*in musst du deshalb möglichst realistische Zeitaufwandschätzungen bereitstellen. Falsch geschätzte Zeiten führen zu einem verzerrten Zeitplan, der nicht den tatsächlichen Anforderungen des Projekts entspricht. Die Schwierigkeit liegt besonders darin, Unsicherheiten und unvorhersehbare Ereignisse angemessen einzuschätzen.

Auch die Komplexität von PERT-Diagrammen wird in der Praxis gerne mal unterschätzt. Das gilt vor allem bei umfangreichen Projekten, sowie für Personen, die nicht mit der Methode vertraut sind. Die Vielzahl von Aktivitäten, Abhängigkeiten und Ereignissen macht das Diagramm womöglich unübersichtlich, was wiederum zu Missverständnissen und Schwierigkeiten in der Interpretation folgen kann. Wichtig ist deshalb, Teammitglieder und Stakeholder in Bezug auf die Bedeutung der verschiedenen Elemente im PERT-Modell zu schulen. Damit stellst du sicher, dass alle Beteiligten das Instrument effektiv nutzen können.

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Wie wird ein PERT-Diagramm erstellt?

1. Identifikation der Aktivitäten

Um ein PERT-Diagramm zu erstellen, beginnst du zunächst damit, alle Aktivitäten und Aufgaben zu identifizieren, die für das Projekt erforderlich sind. Trage Sie zunächst in eine Liste ein oder nutze besser gleich eine Projektmanagement-Software wie awork

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Achte darauf, die Aufgaben möglichst klar und präzise zu formulieren, um Verwechslungen auszuschließen. Für diesen Schritt ist es meist hilfreich, die Projektstruktur zu verstehen:

a) Hauptziel des Projekts: Was ist das übergeordnete Ziel des Projekts? Verstehe die Gesamtvision und definiere klare Schritte, um dieses Ziel zu erreichen.

b) Unteraufgaben für Ziel-Erfüllung: Welche Unteraufgaben müssen erledigt werden, um das Hauptziel zu erreichen? 

Kläre dazu unbedingt die spezifischen Schritte und Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten. Konsultiere auch Expert*innen und beziehe dein Team mit ein, um ein möglichst vollständiges Wissen abzuschöpfen. Eine weitere Möglichkeit ist es, durch Brainstorming Ideen und potenzielle Aktivitäten aufzudecken. Lade dazu dein Team ein, um vielfältige Perspektiven zu sammeln. Dieser partizipative Ansatz fördert nicht nur die Identifikation von Aktivitäten, sondern stärkt auch das Engagement und die Zusammenarbeit im Team.

2. Bestimmung der Abhängigkeiten

Nun liegt es in deiner Verantwortung, die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aktivitäten zu analysieren. Finde heraus, welche Aktivitäten vor anderen abgeschlossen und in welcher Reihenfolge die Aktivitäten durchgeführt werden müssen. Auch für diese Aufgabe ist es sinnvoll, dein Team zu integrieren und Gespräche sowie Workshops mit Expert*innen oder Stakeholdern zu führen.

Ebenso ist es wichtig, die identifizierten Abhängigkeiten nach ihrer kritischen Bedeutung für das Projekt zu priorisieren. Das wird dir helfen, dich auf die wesentlichen Beziehungen zu konzentrieren, und sie in der Planung angemessen zu berücksichtigen. Der Einbezug verschiedener Perspektiven und die systematische Priorisierung unterstützen dich jedenfalls, einen klaren Überblick über die Aktivitätsabfolge zu erhalten und potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.

3. Schätzung der Aktivitätsdauern

Bevor du zur grafischen Darstellung übergehst, ist es wichtig, die Zeit zu schätzen, die jede Aktivität voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. Greife dazu auf historische Daten oder Erfahrungswerte von anderen Projekten zurück, um möglichst genaue Werte zu erhalten. Wenn es Aktivitäten gibt, die du nicht genau abschätzen kannst, plane einen Puffer mit ein.

In der Praxis bewährt sich außerdem die folgende Kalkulation, um die erwartete Zeit zu ermitteln. Dazu definierst du für jede Aktivität die folgenden Zeiten:

1. Optimistische Dauer: Geschätzte Zeit für die Aktivität, wenn alles ideal verläuft.
2. Pessimistische Dauer: Geschätzte Zeit für die Aktivität, wenn unerwartete Schwierigkeiten oder Verzögerungen auftreten.
3. Wahrscheinliche Dauer: Geschätzte Zeit für die Aktivität unter normalen Bedingungen.

Hast du drei Werte (optimistisch, pessimistisch, wahrscheinlich) geschätzt, berechnest du die erwartete Dauer. Die Formel dafür lautet: 

Optimistische Dauer + ( 4 x Wahrscheinliche Dauer) + Pessimistische Dauer / 6

also: (O + (4 x W) + P ) / 6

Dazu ein Rechenbeispiel: 

Optimistische Zeit zur Erledigung einer Aufgabe (O): 100 Minuten

Pessimistische Zeit zur Erledigung einer Aufgabe (P): 160 Minuten

Wahrscheinliche Zeit zur Erledigung einer Aufgabe (W): 130 Minuten

= (100 + (4 x 130) + 160) / 6  = 130

Erwartete Dauer: 130 Minuten

4. Erstellung des Netzplans

Nun ist es an der Zeit, Aktivitäten und Abhängigkeiten grafisch aufzuzeichnen. Verwende dazu Pfeile, um die Aktivitäten zu verbinden, und Knoten, um die Ereignisse darzustellen. Ein Ereignis ist ein Zeitpunkt im Projektplan, an dem mehrere Aktivitäten zusammenkommen oder auseinandergehen.

Hier sind auch noch ein paar Tipps:

• Verwende klare Symbole für Aktivitäten, Ereignisse und Pfeile, um das Diagramm für alle verständlich zu machen.
• Nummeriere jede Aktivität eindeutig, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Achte darauf, dass die Pfeile die Richtung der Aktivitäten korrekt anzeigen. Ein Pfeil sollte immer von der Vorgängeraktivität zur Nachfolgeraktivität zeigen, um die logische Reihenfolge der Aktivitäten zu verdeutlichen.
• Falls es im Projekt parallele Aktivitäten gibt, stelle diese durch Verzweigungen im Netzplan dar.
• Verwende Farben, um verschiedene Arten von Aktivitäten oder bestimmte Ereignisse hervorzuheben.
• Start- und Endpunkte des Projekts sollten im Netzplan deutlich markiert sein, entweder durch besondere Symbole oder Hervorhebungen.
• Kennzeichne Meilensteine und Zwischenziele, um den Fortschritt besser zu überwachen.

5. Bestimmung des kritischen Pfads

Im nächsten Schritt gilt es, den Pfad mit der längsten Kette von zusammenhängenden Aktivitäten zu identifizieren, die notwendig sind, um das Projekt fertigzustellen. Dieser Pfad wird als der kritische Pfad bezeichnet. Er umfasst Aktivitäten, die du stets im Auge behalten musst.

Im Falle von Verzögerungen ist es entscheidend, schnell zu handeln, um deinen Zeitplan nicht zu gefährden. Überlege dir daher auch mögliche Maßnahmen, die nötig werden könnten. Erweiterte Ressourcen oder eine genauere Identifikation von Aktivitäten, die parallel stattfinden können, sind mögliche Ansätze.

Durch den Einsatz von Simulationstechniken und Szenario-Analysen kannst du die Auswirkungen von Änderungen auf den kritischen Pfad testen, bevor du sie implementierst. Dies ermöglicht dir eine fundierte Entscheidungsfindung und die Auswahl der besten Strategie zur Aufrechterhaltung des Projektzeitplans.

6. Überprüfung und Aktualisierung

Überprüfe das PERT-Diagramm regelmäßig, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Projektbedingungen entspricht. Aktualisiere es bei Bedarf, insbesondere wenn sich die Aktivitätsdauern ändern oder neue Anforderungen auftreten.

Beispiele eines PERT-Diagramms

PERT-Modelle werden meist mit der Hilfe von Projektsoftware erstellt. Diese Tools bieten praktische Vorlagen, Funktionen wie automatische Berechnung des kritischen Pfads und einfache Aktualisierungsmöglichkeiten. Die nachfolgenden Screenshots zeigen dir Vorlagen und Beispiele von PERT-Diagrammen, wie sie durch Projektsoftware dargestellt werden:

Quelle: https://miro.com/de/templates/PERT-diagramm/

Quelle: https://de.venngage.com/templates/diagrams/dark-simple-editable-PERT-chart-diagram-example-b6fb7266-7ea6-4a94-b021-1f2e9f45e652

Quelle: https://www.mindmanager.com/en/features/PERT-chart/

Quelle: https://creately.com/diagram/example/2j0JttvLWyK/pert-chart-example

Wann ist ein PERT-Diagramm sinnvoll?

Ein PERT-Diagramm ist besonders sinnvoll, wenn:

• du die komplexen Strukturen, Abhängigkeiten von Aktivitäten und deren Dauer gezielt planen und verwalten möchtest.
• du ein Projekt planst, dass gewisse Unsicherheiten und Risiken in Bezug auf Zeitpläne und Aktivitätsdauern aufweist.
• dir die Überwachung und Identifizierung des kritischen Pfads besonders wichtig ist.

Was sind die Unterschiede zwischen einem PERT-Diagramm und einem Gantt-Diagramm?

PERT-Diagramme und Gantt-Diagramme sind zwei verschiedene Ansätze zur Visualisierung und Planung von Projekten. In vielen Fällen werden PERT-Diagramme und Gantt-Diagramme auch in Kombination verwendet, um einen umfassenden Überblick über Projekte zu erhalten. PERT ist besonders nützlich in Projekten mit hoher Unsicherheit, während Gantt-Diagramme oft für eine klare zeitliche Darstellung und Kommunikation mit Teammitgliedern und Stakeholdern bevorzugt werden.

Quelle: https://www.officetimeline.com/blog/gantt-chart-versus-other-charts

Welche Projektmanagement-Tools eignen sich?

Auf OMR Reviews stehen dir die besten Projektmanagement-Tools zur Auswahl bereit. Wir zeigen dir, welche Funktionen diese Systeme neben PERT-Diagrammen bieten und mit welchen Kosten du rechnen solltest. Besonders Praktisch für den Start sind die kostenlosen Grundversionen, die viele der Anbieter bereitstellen. 

Mit diesen Systemen managst du deine Projekt-Tasks mühelos:

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Trello

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Jira

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Fazit: Dein Wegweiser im Projektmanagement

Das PERT-Diagramm ist eine wertvolle Methode im Projektmanagement, um komplexe Projekte effektiv zu planen, zu überwachen und zu steuern. Durch die Visualisierung von Aktivitäten, Abhängigkeiten und der Berechnung des kritischen Pfads bietet das PERT-Diagramm einen umfassenden Einblick in den zeitlichen Ablauf eines Projekts. Die Betonung der logischen Abhängigkeiten und die Berücksichtigung von Unsicherheiten in den Aktivitätsdauern machen es besonders geeignet für Projekte mit hoher Komplexität und Unsicherheit. Möchtest du dich in deiner Rolle als Projektmanager*in auf den kritischen Pfad konzentrieren, Engpässe erkennen und effizient auf Veränderungen im Projektverlauf reagieren, nutze das PERT-Diagramm im Rahmen eines vollwertigen und beliebtesten Projektmanagement-Tools wie awork

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