Lagerverwaltung in Shopify: So behaltet Ihr den Überblick über Euer Inventar

Euer Inventar ändert sich ständig. Jeden Tag gibt es neue Verkäufe, Retouren, Sendungen, Beschädigungen und sogar Diebstähle – was sich auf Euren Lagerbestand auswirkt. Deshalb ist die Inventarverwaltung zu einer der Kernaufgaben eines Einzel- oder Großhandelsunternehmens geworden. Damit steigert Ihr nicht nur Eure Einnahmen, indem Ihr in verkaufsstarke Produkte investiert. Ihr spart auch Ressourcen, da Ihr die Effizienz Eurer Lagerhäuser maximiert. Wie Ihr Eure Lagerverwaltung mit Shopify auf ein neues Level bringt, erfahrt Ihr in diesem Artikel.

Wie funktioniert die Inventarverwaltung in Shopify? 

In Shopify könnt Ihr Eure Lagerbestände im Bereich „Inventar" verfolgen und verwalten. Welche Möglichkeiten Ihr hierbei habt, erfahrt Ihr im Folgenden:

• Die genauen Bestandszahlen erhaltet Ihr, wenn Ihr die Inventarverfolgung einrichtet (hierzu später mehr).
• Mithilfe einer CSV-Datei aktualisiert Ihr die Bestände in jedem Lager. Diese CSV-Datei kann aus Shopify exportiert werden, um die Bestandsmengen für jedes Produkt an jedem Standort zu überprüfen. Anschließend bearbeitet Ihr die Datei und importiert sie erneut in Shopify, um die Lagerbestände zu aktualisieren.
• Wenn ein Produkt nicht auf Lager ist, erlaubt Shopify Kund*innen standardmäßig nicht, diesen Artikel zu kaufen. Ihr könnt diese Option jedoch im Inventarbereich des Produkts deaktivieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr neue Ware erhaltet oder das Produkt verkaufen wollt, bevor Ihr es bestellt.
• Darüber hinaus habt Ihr die Möglichkeit, nicht vorrätige Produkte in Euren Kollektionen oder in Eurer standardmäßigen Katalogkategorie auszublenden.
• Unter der Rubrik „Produkte“ könnt Ihr den Verlauf der Bestandsanpassungen eines Artikels (einschließlich der Varianten) für die letzten 90 Tage einsehen. Diese Funktion ist nützlich, wenn es Unstimmigkeiten bei der Bestandszählung gibt oder beschädigte Produkte vorhanden sind.
• Im Shopify-Adminbereich könnt Ihr den Status Eurer Bestände kontrollieren, beispielsweise, ob ein bestimmter Artikel zum Kauf verfügbar oder bereits reserviert ist. 
• Außerdem könnt Ihr auch Bestände von Lieferant*innen (einschließlich des voraussichtlichen Lieferdatums) oder zwischen Lagern erfassen und verfolgen.
• Habt Ihr ein Shopify-Abo abgeschlossen, erhaltet Ihr auch eine ABC-Analyse. Dieser Bericht gibt Euch Aufschluss darüber, welche Produkte sich am besten verkaufen und welche hingegen selten bestellt werden.

Was sind die Vor- und Nachteile der Inventarverwaltung in Shopify?

Obwohl Shopify eine einfache Nachverfolgung Eurer Bestände ermöglicht, kommt die Plattform in manchen Aspekten der Inventarverwaltung zu kurz. Aus diesem Grund haben wir die Vor- und Nachteile der Bestandsverwaltung in Shopify zusammengefasst:

5 Vorteile der Lagerverwaltung in Shopify

1. Bestandsverfolgung für jedes Produkt: Shopify ermöglicht es E-Commerce-Unternehmer*innen, für jedes Produkt individuelle Listen einzurichten. Ihr könnt die Produkte sogar nach ihrer Art, ihrer saisonalen Verfügbarkeit und der Kundennachfrage sortieren. Neben jedem Produkt gibt es auch ein Feld für den Lagerbestand, den Ihr manuell ändern könnt.

2. Handhabung von Produktvariationen: Verkäufer*innen können Varianten für jedes Produkt verwalten, ohne dafür zu bezahlen oder ein zusätzliches Tool in Shopify zu verwenden. Auf diese Weise lassen sich endlose Varianten eines einzelnen Artikels erstellen. Diese Varianten können zum Beispiel verschiedene Farben, Größen, Maße, Preise und Inventarnummern darstellen.

3. Zugang zum Bestandsverlauf: Eigentümer*innen können die Bestandsentwicklung jedes Produkts (einschließlich seiner Varianten) verfolgen. So könnt Ihr überprüfen, welche Änderungen an den Produktmengen vorgenommen wurden, wer sie vorgenommen hat und wie viele Anpassungen in den letzten 90 Tagen erfolgt sind.

4. Cashflow-Optimierung: Als E-Commerce-Verkäufer*innen müsst Ihr Produkte kaufen, lagern und verkaufen, um Einnahmen zu erzielen. Bis diese Produkte verkauft sind, liegen sie ungenutzt im Lager. Dadurch entstehen Kosten wie die Lagermiete, Energiekosten und Gehälter für das Lagerpersonal. Indem Ihr Euer Inventar in Shopify verfolgt, erhaltet Ihr Berichte über voraussichtliche Verkäufe und Benachrichtigungen, wenn der Bestand zur Neige geht. Dies verhindert eine Überbevorratung und ermöglicht Euch eine bessere Verwaltung Eures Cashflows. 

5. Bessere Kontrolle und Sichtbarkeit: Shopify liefert Euch transparente Informationen zu jedem Produkt. Ihr erfahrt, wann die Artikel eingegangen, kommissioniert, verpackt, versandt und hergestellt wurden. Zudem erhaltet Ihr eine Benachrichtigung, wenn eine Nachbestellung erforderlich ist. 

3 Nachteile der Shopify-Inventarverwaltung

1. Viele Produkte sind in Shopify eingeschränkt: Shopify verfügt über eine lange Liste an verbotenen und beschränkten Artikeln. Zählen Eure Produkte dazu, könnt Ihr sie nicht über die E-Commerce-Plattform verfolgen. Deshalb müsst Ihr manuell ein Multichannel-Bestandsmanagement implementieren, um die Bestände von Shopify und anderen Vertriebskanälen getrennt zu verfolgen.  Dies kann mühsam und zeitaufwändig sein. Außerdem erhöht sich dadurch das Risiko von Inkonsistenzen bei der Bestandszählung.

2. Die Auffüllung des Bestands erfolgt nicht automatisch: Shopify benachrichtigt Euch standardmäßig, wenn Euer Bestand niedrig ist, gibt jedoch nicht automatisch Bestellungen auf. Obendrein werden Eure Bestandsaufzeichnungen nicht automatisch aktualisiert, wenn Ihr neue Produkte erhaltet. Um diese Funktionen zu nutzen, benötigt Ihr eine zusätzliche Inventarverwaltungs-Software.

3. Berichte und Analysen: Shopify liefert Berichte über die Anzahl der Verkäufe pro Tag, Woche oder Monat. Allerdings erhaltet Ihr keine anderen Informationen wie den Lagerumschlag. Das liegt daran, dass die Plattform nicht den gesamten Lebenszyklus Eurer Bestände verfolgt – vom Erwerb bis zum Verkauf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie richtet man die Shopify-Inventarverwaltung ein? 

Die Einrichtung der Inventarverwaltung hängt davon ab, ob Ihr Shopify auf mobilen Geräten (iOS und Android) oder als Desktop-Version nutzt:

Desktop: 

1. Meldet Euch bei Shopify an und navigiert zum Adminbereich. 
2. Dort geht Ihr auf „Produkte" und sucht nach dem Artikel, den Ihr verfolgen wollt.  
3. Klickt dann den Produktnamen an. Falls vorhanden, könnt Ihr auch die Produktvariante auswählen.
4. Wählt die Option „Menge verfolgen“ unter  „Inventar“ aus.  

5. Wenn Ihr möchtet, dass Kund*innen das Produkt auch dann kaufen können, wenn es nicht vorrätig ist, klickt Ihr auf „Weiter verkaufen, wenn Artikel nicht vorrätig ist“.

6. Im Abschnitt „Menge“ gebt Ihr die Produktmengen für jedes Lager ein.

7. Letztlich müsst Ihr noch auf „Speichern“ klicken.

iPhone und Android: 

1. Zunächst öffnet Ihr die Shopify-App und navigiert zu „Produkte“. 
2. Jetzt tippt Ihr auf „Alle Produkte“ und geht dann zu dem Artikel oder der Produktvariante, die Ihr verfolgen wollt. 
3. Unter „Inventar“ schaltet Ihr die Option „Anzahl verfolgen“ ein. 
4. Klickt bei Bedarf auf „Kauf genehmigen, wenn Artikel nicht vorrätig ist“.
5. Im Feld „Menge“ gebt Ihr die Produktmenge an. Android-Nutzer*innen müssen anschließend noch auf das Häkchen-Symbol klicken.
6. Verwendet Ihr ein iPhone, klickt Ihr auf „Fertig“ und dann auf „Speichern“. Bei Android-Handys tippt Ihr einfach erneut auf das Häkchen-Symbol.

5 Tipps zur Optimierung Eures Lagerbestands mit Shopify

1. Ordnet Eure Bestände: Wenn Ihr Euer Inventar in Prioritätengruppen einteilt, erkennt Ihr, welche Artikel häufiger und in größerer Stückzahl bestellen werden müssen. Ihr könnt auch wichtige Produkte ausmachen, die mehr kosten und bei denen es länger dauert, bis sie verkauft werden. 

Eine Möglichkeit, Eure Bestände zu kategorisieren, ist die ABC-Regel. Zur Gruppe A gehören die kostspieligen Artikel, von denen Ihr weniger benötigt. Gruppe C sind günstige Produkte, die sich schnell verkaufen lassen, während Gruppe B dazwischen liegt.

2. Verfolgt alle Produktdaten: Achtet darauf, dass Ihr Aufzeichnungen über die Produktinformationen Eurer Bestände führt. Dazu gehören SKUs, Barcodedaten, Lieferant*innen, Herkunftsländer und Chargennummern. Zudem könnt Ihr die Preisentwicklung der einzelnen Artikel verfolgen. So erhaltet Ihr Einblick in Faktoren, die die Produktkosten beeinflussen, wie Knappheit und Saisonabhängigkeit.

3. Überprüft Euer Inventar regelmäßig: Wenn Ihr regelmäßig physische Prüfungen durchführt, werdet Ihr auf Schäden, verfallene Waren oder sogar Diebstähle durch Mitarbeiter*innen aufmerksam. Das ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Eure Bestandsdaten korrekt sind. Je nach den Produkten könnt Ihr einmal im Jahr, monatlich oder bei den teuersten Artikeln sogar täglich eine umfassende Zählung durchführen.

4. Kontrolliert die Arbeit der Lieferant*innen: Unzuverlässige Lieferant*innen können Eure Lieferkette oder sogar Euren Geschäftsbetrieb beeinträchtigen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie regelmäßig mit den Lieferungen in Verzug sind oder häufig einen Auftrag nicht erfüllen. Daher ist es wichtig, ihre Arbeit zu kontrollieren und darauf vorbereitet zu sein, bei Bedarf die Dienstleister*innen zu wechseln. 

5. Festlegen von Sicherheits- und Mindestbeständen:  Die entscheidende Frage, für alle Mitarbeiter*innen, die sich mit der Inventarverwaltung beschäftigen, lautet: „Wie viel ist genug?“. Wie bereits erwähnt, ist es schwierig, ein Gleichgewicht zu finden zwischen dem Risiko, dass die Bestände nicht ausreichen und dem Umstand, dass unverkaufte Artikel Lagerraum beanspruchen.

Um dieses Problem anzugehen, solltet Ihr Eure Artikel im Auge behalten und einen Sicherheitsbestand anlegen. Dabei handelt es sich um eine zusätzliche Menge eines Produkts, die im Lager aufbewahrt wird, um Fehlbestände zu vermeiden. Daneben solltet Ihr auch Euren Mindestbestand beachten. Dies ist die Menge, die nicht unterschritten werden darf. Wenn Ihr diese kennt, könnt Ihr eine neue Charge bestellen und erhaltet diese, bevor Euer aktueller Bestand aufgebraucht ist.

Welche Software kann man zur Lagerverwaltung mit Shopify nutzen?

Obwohl Shopify bereits gute Arbeit bei der Lagerverwaltung leistet, könnt Ihr die Funktionen mit einer Inventarverwaltungs-Software ausbauen. Nachfolgend findet Ihr einige der beliebtesten Softwarelösungen für die Verwaltung Eurer Bestände:

• Zoho Inventory
• Megaventory
• inFlow Inventory
• StockTrim
• Fishbowl
• TradeGecko

Welche Apps eignen sich zur Lagerverwaltung mit Shopify?

Der Shopify-App-Store bietet eine große Auswahl an Anwendungen für die Inventarverwaltung. Hier sind einige Beispiele:

• Katana Manufacturing ERP
• Skubana
• Sellbrite
• ShipBob
• Stocky
• EasyScan
• Stock Sync

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