Die Hauptaufgabe der Personaleinsatzplanung oder Personalplanung liegt darin, dafür zu sorgen, dass Unternehmen Mitarbeiter*innen mit den benötigten Qualifikationen in der jeweils optimalen Anzahl und zur passenden Zeit am richtigen Ort haben. Eine Personaleinsatzplanung-Software unterstützt Verantwortliche zentral genau bei den damit zusammenhängenden To-dos.
Zu den Hauptmerkmalen einer solchen Lösung gehören die Anzeige der Arbeitszeiten für jeden Tag oder in jeder Schicht innerhalb einer bestimmten Woche. Zudem die Möglichkeit, bestimmten Mitarbeiter*innen spezifische Aufgaben oder Schichten zuzuweisen und Features, um Schichten auf Grundlage von Schichtpräferenzen zu ändern. Des Weiteren können die mit der Arbeit verbundenen Kosten verfolgt und an andere relevante Programme weitergeleitet werden. Verantwortliche bekommen außerdem die Chance, Datenanalysefunktionen zu nutzen, um Mitarbeiter- oder Teamleistungen besser zu verstehen und schließlich zu optimieren.
Eine Software zur Mitarbeiterplanung kann betreffende Prozesse mithilfe von Algorithmen sogar automatisieren. Durch KI können die Lösungen bestimmte Unternehmensziele - beispielsweise „Betriebskosten minimieren, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen“ – erkennen und weitgehend selbstständig darauf hinarbeiten bzw. hinplanen, diese zu erreichen. Aus historischen Daten lernend erstellt die automatische Personaleinsatzplanung entsprechend wettbewerbsfähige Zeitpläne, die gleichzeitig die Wünsche der Mitarbeiter*innen und/oder behördlich festgelegte Rahmenbedingungen einhalten.
Das Personal ist in allen Firmen eine der wichtigsten Ressourcen für den erfolgreichen Verlauf zentraler Geschäftsprozesse: Ohne eine angemessene Zahl von optimal ausgebildeten Angestellten für spezifische Vorgänge werden keine Aufträge generiert, ist keine hinreichende Kundenbetreuung gewährleistet, sind nicht verlässlich genügend Betriebsmittel vorhanden und können auch die Maschinen in der Produktion kaum am Laufen gehalten werden. Diese und weitere mögliche Defizite sind aus dem hier geschilderten industriellen Kontext natürlich leicht auf andere Branchen übertragbar. Verantwortliche sollten sie durch eine optimale Organisation der Arbeitskräfte unbedingt ausschließen.
Insbesondere für größere Betriebe mit entsprechend vielen Mitarbeiter*innen, die vielleicht zudem in mehreren Schichten ihrer Tätigkeit nachgehen, stellt eine perfekte Personalplanung eine erhebliche Herausforderung dar. Es geht primär darum, immer die richtige Teamstärke für stets effektive Vorgänge zu organisieren. Darüber hinaus müssen aber auch die Notwendigkeit zusätzlicher Fachkräfte erkannt sowie spezielle Auflagen, Gehalt bzw. Lohn, Versicherungsangelegenheiten und weitere mit der Arbeit verbundene Aspekte zweckmäßig verwaltet werden.
Angesichts der inhaltlichen Komplexität der Organisation, der Wichtigkeit einer idealen Ressourcenverteilung, der zahlreichen Prozessbeteiligten sowie deren Interessen, der häufig nötigen schnellen Abstimmungsvorgänge und der reichhaltigen damit verbundenen Informationsquellen erweist sich ein manuelles Planungsvorgehen in vielen Betrieben als kaum möglich. Der Einsatz einer Personalplanung-Software ist vielerorts unverzichtbar.
Es sind aber nicht nur Großfirmen, die profitieren. Auch KMU können ihre Verwaltung der personellen Ressourcen mithilfe einer Arbeitsplan-Software deutlich zweckdienlicher gestalten. Hier kann manchmal sogar schon ein Personalplanung-Tool, das kostenlos zu nutzen ist, einen relevanten Unterschied machen.
Nicht zu vergessen ist bei all dem der Faktor der Arbeitnehmerzufriedenheit. In Zeiten des stetig wachsenden Fachkräftemangels sollte umso mehr dafür gesorgt werden, dass Mitarbeiter*innen sich wohlfühlen, sie ihre tätigkeitsbezogenen Bedarfe sowie Wünsche (so gut es geht) berücksichtigt sehen und sie nicht überlastet sind. Eine effiziente Personalplanung per Software hilft dabei, diverse typische Abwanderungsgründe, wie zum Beispiel chronisch unterbesetzte Teams, ungeliebte Schichtzuweisungen und vermehrte kurzfristige Wechsel, zu verhindern.
Wie ein Programm zur Personaleinsatzplanung funktioniert bzw. welche Prozesse damit konkret zu unterstützen sind, ist natürlich vor allem vom jeweiligen Funktionsumfang abhängig. Die folgenden Features und Tools sind typisch.
Zeitplanung: Zeitplanungsfunktionen bilden den Kern einer jeden Software zur Personalorganisation. Sie ermöglichen es Verantwortlichen, auf einfache Weise Mitarbeiterpläne mit Drag-and-Drop-Funktionalität zu erstellen. Hier können relativ schnell wiederkehrende Pläne aufgesetzt, für spezielle Ereignisse Personalspitzen eingebunden und/oder temporäre Schichttausche verwaltet werden.
Zeiterfassung: Mit dieser Funktion können Personalverantwortliche die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter*innen - einschließlich der Anfangs- und Endzeiten - erfassen. Sie umfasst oft auch ein Abrechnungssystem zur Kalkulation von Löhnen und Überstunden.
Benachrichtigungen und Warnungen: Mit einer Software für die Personaleinsatzplanung können Manager*innen Benachrichtigungen und Warnungen an ihre Mitarbeiter*innen senden. Das ist zum Beispiel bei bald anstehenden Schichten sinnvoll oder wenn Änderungen vorgenommen wurden. Diese Messages sind per E-Mail, SMS oder über andere Plattformen auszuspielen.
Anwesenheits- und Abwesenheitsnachverfolgung: Diese Funktion erfasst die Abwesenheit und Anwesenheit von Mitarbeiter*innen. So bekommen Verantwortliche Gelegenheit, schnell zu sehen, wer an einem bestimmten Tag abwesend ist oder zu spät kommt. Außerdem können Berichte mit Informationen über die Anzahl der Abwesenheitstage pro Woche/Monat/Jahr erstellt werden.
Schichttausch: Mit einer Schichttauschfunktion können Mitarbeiter*innen ihre Schichten untereinander wechseln und so ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten. Dafür müssen dann nicht jedes Mal Vorgesetzte um Erlaubnis gefragt werden. Verantwortliche haben aber die Möglichkeit, einzugreifen. Überdies achtet das System darauf, dass alle Kolleg*innen innerhalb der genehmigten Richtlinien arbeiten und dass niemand andere ausnutzt.
Verwaltung der Mitarbeiterverfügbarkeit: Mit dieser Funktion können Administrator*innen die Verfügbarkeit von Mitarbeiter*innen abfragen, sodass sie bei Bedarf leicht jemanden finden, der eine offene Schicht übernimmt. Das System schlägt automatisch Angestellte vor, die zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar wären.
Integrationen: Viele Personalplanung-Tools bieten Integrationen mit anderen Anwendungen, die eng mit dem Management personeller Ressourcen zusammenhängen. Dazu zählen Gehaltsabrechnungsprogramme, Steuer-Softwares oder auch Recruiting-Lösungen. So können Verantwortliche alle wichtigen Vorgänge in Verbindung mit dem Personal zentral steuern und damit viel Aufwand einsparen sowie die Fehleranfälligkeit entsprechender Vorgänge senken.
Analytics und Berichte: Ein Programm zur Personalplanung kann Analysen anstellen und benutzerdefinierte Berichte verfassen. Über letztere erhalten Manager*innen Einblicke in eine Vielzahl von geschäftswichtigen Themen, wie beispielsweise zu Arbeitskosten, Schichtleistungen und Fluktuationsraten. Durch die Möglichkeit, Trends im Laufe der Zeit zu verfolgen, können die Benutzer*innen fundierte Entscheidungen über ihre Belegschaft treffen.
Mobile Personalplan App: Viele Softwares für die Personaleinsatzplanung werden mit einer mobilen App geliefert, die es Benutzer*innen erlaubt, von überall aus auf das System zuzugreifen. Damit können spezifische Prozesse auch remote bzw. von unterwegs gesteuert werden. Dies erleichtert es Manager*innen, die Leistung ihres Teams im Auge zu behalten, egal wo sie sind.
Automatisierung: Mithilfe einiger Personalplaner-Softwares lassen sich Prozesse automatisieren. Die intelligenten Tools organisieren potenziell am besten passende Fachkräfte weitgehend selbstständig, erkennen Planungskollisionen oder melden, wenn ein Teammitglied wegen Urlaub oder Krankheit nicht zu einer Schicht zugeteilt werden kann.
Die zentralen Vorteile des Einsatzes eines Tools zur Personalplanung liegen im zu erreichenden signifikanten Plus an Effizienz sowie im großen Potenzial einer erheblichen Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Welche Benefits im Einzelnen damit einhergehen, ist nachfolgend zusammengefasst.
Einfache Verwaltung der Mitarbeiter*innen: Eine Software für die Personaleinsatzplanung kann die Verwaltung von Personalplänen und Schichtwechseln vor allem durch Automatisierungen enorm erleichtern. Verantwortliche sind damit in der Lage, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen schnell und einfach anzupassen. Gleichzeitig kann über die Festlegung automatisierter Regeln die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften sichergestellt werden.
Verbesserte Kommunikation: Eine Personaleinsatzplanung-Software bildet eine zentrale Plattform, auf der Mitarbeiter*innen mit ihren Vorgesetzten über ihre Einsatzpläne kommunizieren und Anträge auf Urlaub oder Schichttausch stellen können. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten bei der Planung auf dem gleichen Stand sind und die Wünsche der Angestellten zufriedenstellend berücksichtigt werden können.
Mehr Zeit, weniger Fehler: Ein Personalplanung-Programm trägt dazu bei, dass manuelle Arbeiten, wie das Ausdrucken von Papierplänen und die Aktualisierung sowie die individuelle Kommunikation bei Änderungen, entfallen. Dadurch wird die Zeitverschwendung bei der Verwaltung von Mitarbeiterplänen eliminiert. Außerdem sinkt die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern.
Niedrigere Arbeitskosten: Durch die Automatisierung des Planungsprozesses können Unternehmen Lohnkosten einsparen, die sonst für die manuelle Bearbeitung von Plänen und deren wöchentlicher/monatlicher/jährlicher Aktualisierung angefallen wären. Ferner ermöglicht ein konsistenter Zeitplan den Arbeitgeber*innen, ihre Gesamtarbeitskosten genau zu erfassen, was helfen kann, das Budget im Laufe der Zeit effektiver zu gestalten.
Genauere Verfolgung der Gehaltsabrechnung: Eine Personalbedarfsplanung-Software bietet Monitoring-Funktionen, die es Verantwortlichen ermöglichen, die Anzahl der von allen Mitarbeiter*innen in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden nachzuvollziehen. So kann die Gehaltsabrechnung sehr präzise berechnet werden. Fehler oder Unstimmigkeiten aufgrund manueller Berechnungen kommen nicht mehr vor.
Leichtere Überwachung der Verfügbarkeit: Mit einem Personaleinsatzplanung-Programm ist es einfach, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter*innen zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Schichten unabhängig von Änderungen oder Krankmeldungen in letzter Minute abgedeckt sind. Auf diese Weise können Unternehmen gewährleisten, dass immer die passenden personellen Ressourcen für alle Geschäftsabläufe vorhanden sind.
Weniger Nichterscheinen: Mit einer Software zur Personaleinsatzplanung können Unternehmen auf einfache Weise automatisierte Erinnerungen für anstehende Schichten an ihre Mitarbeiter*innen einrichten. Das hilft dabei, die Zahl derjenigen zu reduzieren, die versehentlich nicht oder zu spät zu ihrer Arbeitszeit erscheinen.
Leider kann es neben diesen zahlreichen Vorteilen auch zu einigen Schwierigkeiten bei der Verwendung einer Personaleinsatz-Software kommen. Die nachfolgenden Probleme sind typisch.
Unterschätzter Aufwand: Die Komplexität der richtigen Implementierung und Nutzung einer App für die Personalplanung ist häufig eine stark unterschätzte Herausforderung. Um das Beste aus der jeweiligen Lösung herauszuholen, muss sie optimal in den bestehenden Software-Stack rund um das Personal eingegliedert und vollständig genutzt werden. Gerade in größeren Betrieben mit einer Vielzahl von Mitarbeiter*innen - und vor allem zum Anfang der Verwendung der Software - kann dies zu einem hohen Arbeitsaufwand für Verantwortliche führen. Der Workload reduziert sich allerdings, je besser die jeweilige Lösung beherrscht wird.
Software-Zentrierung: Wenn eine Personalplan-Software zum Einsatz kommt, ist diese das zentrale Organisationsinstrument. Das ist praktisch und effizient. Sollte die Lösung jedoch einmal ausfallen, kann es sehr problematisch werden. Da die Personalplanung normalerweise essenziell für das Funktionieren eines Geschäfts ist, sind in einem solchen Fall schwerwiegende Probleme wahrscheinlich. Verantwortliche sollten daher auf eine Lösung setzen, die möglichst ausfallsicher ist, und bestenfalls eine analoge Planungsalternative in der Hinterhand haben.
Die Wahl einer Personalplaner-App kann alleine aufgrund der Größe des Markts und der zahlreichen möglichen Features eine enorme Herausforderung sein. Mit den nachfolgenden Tipps können Verantwortliche die Suche jedoch erheblich einfacher gestalten bzw. präziser ausrichten. Painpoints erfassen Zuerst sollten Interessierte definieren, welche Defizite oder Schmerzpunkte sie mit einer Mitarbeitereinsatzplanung-Software beseitigen möchten. Die häufigsten Probleme sind:
Nicht jede Software für die Personaleinsatzplanung kann alle möglichen Painpoints gleichermaßen gut bearbeiten. Handelt es sich nur um kleines, einfaches Problem, kann dieses womöglich schon gelöst werden, indem man eine Basis-Personaleinsatzplanung-Software kostenlos verwendet. Soll ein vielschichtiger Planungsprozess im Ganzen umgestellt werden, bietet sich hingegen oft eine komplette Suite an.
Wenn die Schmerzpunkte feststehen, ist es möglich, gezielt nach einem Programm zu schauen, das diese beheben kann.
Einfache Bedienbarkeit Bei der Bewertung der Optionen gilt es auch die Benutzerfreundlichkeit als ein zentrales Kriterium einfließen zu lassen. Für das Abschätzen dieser Bedingungen sollten sich Verantwortliche die folgenden Fragen stellen und deren Antworten mit den Voraussetzungen der näher ins Auge gefassten Tools abgleichen.
Wenn möglich, sollte vor dem Kauf einer Lösung immer ein ausführlicher Dienstplan-Software-Test durchgeführt werden. Im praktischen Einsatz ist am besten zu erkennen, ob ein Programm zu den Nutzeranforderungen passt oder eher nicht.
Optimale Integrierbarkeit Um von einer perfekten Personaleinsatzplanung per Software zu profitieren, benötigen Verantwortliche einen klaren Überblick der Arbeitsstunden, der Kosten, der Gewinne und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Entsprechende Daten sollten gegebenenfalls unkompliziert weiterverarbeitet werden können.
Das alles funktioniert im Allgemeinen nur, wenn die jeweilige Personalplanung-App optimal mit den weiteren genutzten Lösungen rund um die Mitarbeiterorganisation zusammenarbeitet. Verantwortliche sollten also unbedingt sicherstellen, dass ihre Software für die Personaleinsatzplanung mit den anderen Tools harmoniert.
Die Kosten für eine Software zur Personaleinsatzplanung können stark variieren. Sie hängen vor allem von den integrierten Funktionen ab. Viele Anbieter stellen unterschiedliche Leistungsstufen und Preispläne bereit.
Im Allgemeinen reichen die Preise von rund zehn Euro für ein einfaches Software-Paket bis hin zu etwa 100 Euro pro Monat für eine robustere Lösung. In größeren Unternehmen, die viele Mitarbeiter*innen zu organisieren haben und zusätzliche Funktionen wie die Integration von Gehaltsabrechnungen oder fortschrittlichere Bericht-Tools benötigen, können die Kosten sogar noch deutlich höher sein.
Am unteren Ende des Spektrums befindet sich Personalplanung-Freeware. Personalplaner-Software, die kostenlos verwendet werden kann, bietet zwar nur begrenzte Funktionen, ermöglicht aber in manchen Firmenkontexten einen einfachen Einstieg. Wenn lediglich eine kleine Belegschaft zu verwalten ist und keine Analytics, Automatisierungen oder komplexere Funktionen zur Integration von Gehaltsabrechnungen benötigt werden, kann es durchaus eine Option sein, die Personaleinsatzplanung kostenlos abzuwickeln.
Für umfangreichere Funktionen sollten Unternehmen mit monatlichen Kosten zwischen 50 und 120 Euro bei einer abonnementbasierten Lösung rechnen. Diese Pläne können auch Optionen für den technischen Support sowie den Zugang zu umfassenden Schulungsressourcen beinhalten. Dafür muss tatsächlich nicht selten eine gewisse Summe extra ausgegeben werden.
Generell können Unternehmen zwischen einmaligen Lizenzen für Desktop-Anwendungen oder On-Premise-Lösungen und Abonnementmodellen für Cloud-Programme wählen. Bei sehr speziellen Anforderungen – wenn zum Beispiel hybride Schichtzuweisungsmodelle, Algorithmen zur Ressourcenoptimierung oder ähnliches gefordert sind – muss mitunter individuell kalkuliert werden. Entsprechende Preise gibt es dann nur nach einem ausführlichen Beratungsgespräch - individuell auf den jeweiligen Fall zugeschnitten. Hier sind schließlich oft mehrere hundert oder sogar weit über tausend Euro fällig.
HREmployee SchedulingHuman Resource Management Systems (HRMS)
Tim Fischer
4.6.2024
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