So sucht Ihr das passende Email-Marketing-Tool für Euch und Eure Newsletter aus

1. 1. Welche Grundvoraussetzungen habt Ihr an Euer Email-Marketing-Tool?
2. 2. Welche Funktionen braucht Euer E-Mail-Marketing-Tool?
3. 3. Wie lässt sich das Email-Marketing-Tool in Eure IT einbinden?

Email-Marketing-Tools gibt es wie Sand am Meer. Und der Funktionsumfang besteht längst nicht mehr nur aus dem Versand klassischer Newsletter. Nutzende stehen deshalb vor der Herausforderungen, das best-geeignete Tool für das eigene Projekt oder Unternehmen herauszufischen. Um diesen Prozess ein wenig einfacher zu gestalten, erklärt der E-Mail-Marketing-Experte Bjoern Sjut von Finc3, worauf es bei der Wahl eines Newsletter-Tools besonders ankommt – inklusive Checkliste.

Lange waren Email-Marketing-Tools recht schlanke Lösungen mit schlicht einer Funktion: E-Mails versenden. Freitag Nachmittag pünktlich um 15 Uhr hat ein bestimmter Empfänger-Pool mehr oder weniger die identische E-Mail erhalten. Ein Beispiel für ein solches Tool war lange Zeit Newsletter2Go, das 2019 von Brevo (ehemals Sendinblue) übernommen wurde. Heute sieht es da schon etwas anders aus: Neben dem automatisierten Email-Versand bieten Email-Marketing-Tools tiefergehende Segmentierungs- und Individualisierungsmöglichkeiten sowie die Einbindung von diversen weiteren Marketingkanälen. Die Tools Emarsys und GetResponse sind gute Beispiele für solch ein stark ausgebautes Produkt.

Je nach Ausrichtung des Anbieters, z.B. auf E-Commerce oder Content, unterscheiden sich die verschiedenen Email-Marketing-Tools vor allem durch Preismodelle, Automation- und Business-Intelligence-Funktionen. Die folgende Checkliste von Finc3 soll Euch die Suche nach dem passenden Tool erleichtern.

1. Welche Grundvoraussetzungen habt Ihr an Euer Email-Marketing-Tool?

Spielt das Herkunftsland des Email-Marketing-Tools hinsichtlich Datenschutz eine Rolle für Euch?

Hier solltet Ihr Euch genau überlegen, ob es entscheidend für Euch ist, dass der Anbieter selbst aus Deutschland kommt - und auch in Deutschland hostet. Oder ob es ausreichend ist, den Datenschutz über internationale Vereinbarungen, wie etwa die EU Contract Model Clauses abzusichern. Es gibt kaum Anbieter, die sowohl ihre eigene Dienstleistung, als auch alle Subdienstleistungen zur Datenverarbeitung von ausschließlich deutschen Anbietern beziehen. Besprecht mit Eurem Datenschutzbeauftragten deshalb folgende Szenarien:

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1. Euer Email-Marketing Anbieter ist ein deutscher Anbieter,
   
   • der aber Subdienstleister aus anderen EU-Ländern haben kann
   • der aber Subdienstleister aus anderen Drittstaaten haben kann, die er etwa über EU Model Clauses absichert
2. Ein Anbieter aus der Europäischen Union,
   
   • der Subdienstleister aus anderen Drittstaaten haben kann, die er etwa über EU Model Clauses absichert
3. Ein Anbieter aus einem Drittstaat, wie den USA ist, die Ihr über EU Model Clauses absichert.

Wie wichtig ist Euch die Backend-Sprache?

Wenn Eure Mitarbeiter oder Kollegen, die das Email-Marketing-Tool nutzen sollen, bspw. nur Deutsch sprechen und gut verstehen können, solltet Ihr bei der Toolauswahl darauf achten, dass das Tool in deutscher Sprache verfügbar ist.

Welche Personen oder welches Team soll das Tool nutzen? Benötigt Ihr verschiedene Berechtigungen?

Dieser Punkt in der Checkliste wird häufig vergessen, dabei ist es entscheidend, dass Ihr Euch überlegt, wer mit dem Email-Marketing-Tool arbeiten soll und wie der Wissensstand dieser Person(en) ist. Außerdem ist es auch wichtig, ob Ihr unterschiedliche Berechtigungen braucht. Mailchimp bietet bspw. sowohl eine „Author“–, als auch eine „Admin“-Berechtigung an. Das heißt, nicht alle Personen, die Templates bauen, haben auch Zugriff auf die Datenbank. Das macht z.B. besonders viel Sinn, wenn Ihr mit Freelancern arbeitet.

Welches Budget steht Euch für Euer Email-Marketing-Tool zur Verfügung?

Hier ist es wichtig, dass Ihr das ganze Preismodell versteht. Brevo (ehemals Sendinblue) z.B. wird allein auf Basis der Aktivitäten bepreist. Dabei bezahlt Ihr nicht für das Speichern der Daten und bekommt deshalb sozusagen eine kleine Customer-Data-Plattform. Das ist vor allem attraktiv, wenn Ihr viele Kundendaten habt, aber nicht mit allen Kunden auch aktiv kommuniziert. Demgegenüber stehen zum Beispiel Mailchimp oder ActiveCampaign, die eine Art Flatrate-Modell anbieten, in dem die Datenbankgröße bepreist wird. Alle Kundendaten, die Ihr theoretisch anschreiben könnt, müssen auch bezahlt werden. Das Modell eignet sich deshalb besonders, wenn Ihr grundsätzlich immer mit Eurer ganzen Datenbank im Kontakt steht.

Benötigt Ihr einen Telefon- oder Online-Support?

„Was mir an Mailchimp zum Beispiel immer gut gefallen hat ist, dass die einen sehr guten Chat Support haben. Da haben die Leute wirklich Ahnung“, sagt Bjoern Sjut von Finc3. „Deutsche Unternehmen machen häufig den Fehler, dass sie lieber einen Key-Account-Manager als persönlichen Kontakt haben möchten, der dann aber sowieso nie erreichbar ist. Wenn man Freitagabend zum Beispiel noch unbedingt was rausschicken möchte und irgendwas nicht funktioniert, muss man jemanden spontan erreichen können.“ Er empfiehlt deshalb, den Support eines Email-Marketing-Tools unbedingt vorher zu testen.

Checkliste für Euer Email-Marketing

2. Welche Funktionen braucht Euer E-Mail-Marketing-Tool?

Subscriber Handling

Opt-In Prozesse können ziemlich kompliziert sein. Stellt Euch deshalb die Frage, ob Ihr das mit einem anderen Ansatz wie einer Customer Data Plattform, einer Marketing Automation Lösung oder einem CRM System leisten könnt oder ob Euer Email-Marketing-Tool das Subscriber Handling für Euch übernehmen soll.

Segmentierung

Überlegt Euch, auf welcher Basis und nach welchen Kriterien Ihr Eure Datenbank segmentieren wollt. Ein typischer Fall ist hier das Tool Mailjet. Mailjet hatte zwar immer sehr viele Datentypen, aber diese lassen sich bspw. nicht ordentlich auf Datumsfelder segmentieren. Mailchimp wiederum kann das sehr gut, da könnt Ihr bspw. vor, auf oder nach einem Datum, wie dem Geburtstag, segmentieren.

Email-Automation

Hier stellt sich die Frage, ob Ihr Inhalte mit Eurem Email-Marketing-Tool triggerbasiert automatisieren möchtet. Denn Ihr wollt ja nicht nur Newsletter verschicken, sondern möglichst auch Trigger dafür haben. Hier könnt Ihr entweder auf Subscriber Attribute oder auch On-Site Behavior, also wenn sich Kunden auf der Website bewegen, triggern. HubSpot Marketing Hub hat bspw. ein eigenes Tracking SDK, was dann als Trigger benutzt werden kann, wenn jemand eine bestimmte Seite gesucht hat.

Editor

Überlegt Euch, ob Ihr wirklich inhouse HTML-Fachwissen habt oder einen Editor dafür benötigt. Auch hier solltet Ihr das Email-Marketing-Tool vorher unbedingt testen. Mailchimp und emarsys sind da sehr robust, aber auf ganz unterschiedliche Weise. Bei Mailchimp liegt der Fokus eher auf der Kreativität, also dass jede Email anders aussehen kann. Emarsys ist darauf ausgelegt, dass alle Elemente zu Beginn technisch einmal angelegt werden und ein Email-Template dann aus diesen Elementen zusammengebaut wird. Das ist technisch sicherer, dafür sehen die Emails aber auch etwas einförmiger und konformer aus.

Mobiloptimierung

Da die meisten Emails heutzutage mobil gelesen werden, stellt die Mobiloptimierung eine wichtige Funktion für Euer Email-Marketing-Tool dar. Auch hier unterscheiden sich die Tools. Mailchimp bricht bspw. einfach regelbasiert um und andere Tools bieten einen kompletten Mobile-Editor. Hier solltet Ihr Euch also die Frage stellen: Wie viel Tiefe braucht Ihr?

3. Wie lässt sich das Email-Marketing-Tool in Eure IT einbinden?

Wenn Ihr ein Standard-Shop System wie Shopify, WooCommerce oder Adobe Commerce Cloud nutzt, dann müsst Ihr gegen die API-Schnittstellen entwickeln. Um herauszufinden, wie komplex das ist, solltet Ihr es am besten testen. Nur Subscriber Informationen rüberzuschicken, geht normalerweise fix. Aber wenn Ihr die Käufe und Warenkörbe in Echtzeit rüberschicken wollt, kann dies sehr komplex sein und schnell mal 40.000 Euro in der Anbindung kosten. Das solltet Ihr Euch vorher also gut überlegen.

Letzter Tipp für Euch vom Profi für die E-Mail-Marketing-Tool-Auswahl: Häufig schaffen sich Unternehmen teure E-Mail-Marketing-Lösungen an, obwohl sie weder Verwendung für die zahlreichen Funktionen haben, noch das Personal, das Zeit hat, diese Funktionen auch wirklich effektiv zu nutzen. Bjoern Sjut von Finc3 empfiehlt Euch deshalb, ein High End CRM zu niedrigen Infrastrukturkosten einzusetzen. Überlegt Euch vorher, wer das Tool bedienen soll und wie viel Zeit dafür eingeplant werden kann. Sucht Euch also ein Tool aus, das alle für Euch zwingend notwendigen Funktionen bereitstellt und reizt dieses bis zum Maximum aus.