Effiziente Workflows: So optimierst du die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen 

Julia Gill 22.11.2023

Im Folgenden zeigen wir dir 7 Tipps, wie du die Effizienz bei Arbeitsabläufen in deinem Unternehmen steigern kannst.

Inhalt
  1. Benefits von optimierten Arbeitsabläufen
  2. 7 Tipps, um Arbeitsabläufe zu optimieren
  3. Fazit

Die heutige Geschäftswelt ist von ständigen Veränderungen und steigendem Wettbewerb geprägt. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, effizienter zu arbeiten und alle Ressourcen optimal zu nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine entscheidende Methode, um dieses Ziel zu erreichen, besteht in der Optimierung von Arbeitsabläufen: So werden unnötige Arbeitsschritte vermieden, wodurch Effizienz und Produktivität in Folge steigen. 

Benefits von optimierten Arbeitsabläufen

Egal, wie groß dein Unternehmen ist: Optimierte Arbeitsabläufe sollten an der Tagesordnung stehen. Sie steigern nicht nur die Effizienz, sondern helfen auch dabei, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen. So wird die Produktivität erhöht und die Gesamtleistung des Unternehmens verbessert. 

Optimierte Arbeitsabläufe führen durch die Reduzierung von Zeit- und Ressourcenverschwendung auch zu einer erheblichen Kostenersparnis. Sie verbessern die Qualität der Produkte und Dienstleistungen, da genauer gearbeitet wird und somit Fehler minimiert werden.

Darüber hinaus fördern optimierte Arbeitsabläufe eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Denn eine klare Prozessdokumentation und effiziente Abläufe erleichtern den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden. Dies stärkt nicht nur das Teamgefühl, sondern ermöglicht auch eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen und Marktveränderungen. 

Insgesamt tragen optimierte Arbeitsabläufe dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens zu steigern und es besser für zukünftige Herausforderungen aufzustellen. Wie du selbst davon profitierst, zeigen dir die folgenden 7 hilfreichen Tipps zur Optimierung der Arbeitsabläufe.

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7 Tipps, um Arbeitsabläufe zu optimieren

Wenn man über die Optimierung von Arbeitsabläufen spricht, hört man immer wieder vom Pareto-Prinzip. Dieses besagt, dass mit nur 20 % der Zeit 80 % der Aufgaben bewältigt werden können. Man kennt es deshalb auch als 80-20-Regel. Zusammengefasst heißt das einfach, dass mit geringem Aufwand ein absolut zufriedenstellendes Ergebnis erzielt werden kann, wenn das Zeitmanagement und die Arbeitsabläufe verbessert werden. Wie genau das gelingen kann, erfährst du in den folgenden Tipps.

1. Prioritäten setzen und beibehalten

Ein Problem, das jeder kennt, ist Tasks vor sich herzuschieben, also zu prokrastinieren (man kennt das auch unter Parkinson‘sches Gesetz). Was hier Abhilfe schafft, ist eine klare Prioritätenliste, um zielstrebig Punkt für Punkt abzuarbeiten. Das bedeutet auch, dass eine angefangene Tätigkeit nicht unterbrochen, sondern fertiggestellt werden sollte. Zwischen dem Wechseln verschiedener Aufgaben geht nämlich wertvolle Zeit verloren. 

Sind zu viele Tasks offen, kann die Übertragung einiger Aufgaben an andere oder eine Automatisierung eine gute Lösung für dein Unternehmen sein – mehr dazu unter Punkt 6.

2. Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter

Eine der wirksamsten Methoden, um Arbeitsabläufe zu optimieren, besteht darin, in die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeitenden zu investieren. Durch gezieltes Coaching lernen diese in einem sicheren Rahmen über ihre Stärken und Schwächen und werden ermutigt, ihre intrinsischen Ressourcen optimal zu nutzen

Darüber hinaus ist es sinnvoll, sich regelmäßig mit den neuesten Technologien und Methoden vertraut zu machen. Wenn deine Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand sind und über das nötige Wissen sowie die nötigen Fähigkeiten verfügen – und sich dessen auch bewusst sind –, werden diese ihre Aufgaben wiederum selbstbewusster, schneller und präziser ausführen. Dies führt zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und fördert die Produktivität.

Ein weiterer Vorteil von Weiterbildung ist der Umstand, dass Weiterbildungsmaßnahmen die Kreativität und Innovationskraft der Mitarbeitenden fördern, denn über professionelle Coachings lernen diese neue Ideen und Lösungsansätze kennen. „Think outside the box“ heißt der Ansatz, der schon vielen Mitarbeiter*innen innovationskräftige Ideen beschert und dadurch ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft hat. 

3. Verantwortung kompetenzbasiert übertragen

Für die Prozessoptimierung in deinem Unternehmen ist auch die Delegation von Verantwortung ein entscheidender Schritt. Indem du die Verantwortung auf geeignete und kompetente Mitarbeitende überträgst, werden Aufgaben schneller erledigt. Grund: So werden Entscheidungen direkt vor Ort getroffen, ohne dass man auf die Zustimmung höherer Instanzen warten muss. Ein positiver Nebeneffekt davon ist, dass die Mitarbeitermotivation und -beteiligung enorm steigt.

Ein weiteres Plus: Durch die Delegation können Führungskräfte ihre Zeit auf strategische Planung und wichtige Entscheidungen konzentrieren, anstatt sich mit operativen Details zu beschäftigen. Sind dahingehend alle Bremsklötze entfernt, ist Raum für einen Raketenstart in Richtung Innovation und Wachstum.

4. Kommunikation und Zusammenarbeit fördern

Die Förderung von effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit ist essenziell – ganz gleich, für welchen Zweck diese vorgenommen wird. Ein offener Tonfall und eine klare Kommunikationsstruktur im Unternehmen schaffen ein gemeinsames Verständnis für Ziele und Erwartungen

Maßnahmen wie regelmäßige Meetings (Achtung: Zu viele Meetings sind auch nicht gut), klare Richtlinien und die Nutzung digitaler Tools können den Informationsfluss erleichtern, womit zahlreiche Verbesserungen einhergehen. Beispielsweise reduzieren sich so Missverständnisse auf ein Minimum.

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Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, wenn eine kollaborative Arbeitskultur entsteht. Das kannst du durch Teambuilding-Aktivitäten erreichen, durch regelmäßige Ausflüge, durch Workshops oder durch gemeinsame Projekte. Mitarbeitende, die in einem unterstützenden Umfeld zusammenarbeiten, sind motivierter und tendieren dazu, bessere Lösungen für die Herausforderungen deines Unternehmens zu finden. 

Darüber hinaus fördert eine offene Kommunikationskultur das Teilen von Feedback, was zu einem harmonischen Arbeitsumfeld und zu kontinuierlicher Verbesserung führt. Denn konstruktive Kritik und Ideenaustausch haben einem Unternehmen noch immer einen Mehrwert gebracht.

Tipp: Die Nutzung von Kollaborationstools für das Workflow-Management, die den Austausch von Ideen und Dateien erleichtern, ermöglicht es Teams, effizienter zusammenzuarbeiten – ganz unabhängig von ihrem physischen Standort.

5. Automatisierung von Routineaufgaben

Die Automatisierung immer gleicher und zeitaufwändiger Aufgaben kann die Effizienz in deinem Unternehmen erheblich steigern. Eine Möglichkeit hierzu sind beispielsweise Softwarelösungen wie Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme. Diese können repetitive Aufgaben automatisieren, manuelle Fehler reduzieren und die Bearbeitungszeit verkürzen.

Laut einer Studie von Accenture wirken sich gezielte Automatisierung und Digitalisierung in Unternehmen positiv auf den Geschäftserfolg, aber auch auf die Produktivität der Mitarbeitenden aus. Das Wegfallen von repetitiven, ermüdenden Aufgaben wirkt als erheblicher Motivationsfaktor und erlaubt es Mitarbeitenden, sich anspruchsvolleren und kreativen Aufgaben zu widmen.

6. Prozessanalyse und Dokumentation

Der erste Schritt zur Optimierung von Arbeitsabläufen besteht in der gründlichen Analyse und Dokumentation aller bestehenden Prozesse im Unternehmen. Dieser Vorgang ermöglicht es, Schwachstellen und Engpässe ausfindig zu machen und klare Lösungsansätze zu formulieren. Durch die genaue Dokumentation können Mitarbeitende die Abläufe besser verstehen und nachvollziehen. Im Bestfall führt das auch zu einer verbesserten Zusammenarbeit.

Um die Prozesse im Unternehmen lückenlos zu dokumentieren, zu automatisieren und gewinnbringend zu analysieren, ist ein effizientes IT-Service-Management (kurz ITSM) das A und O. ITSM umfasst dabei alle Handlungen und Techniken, die erforderlich sind, um die IT so auszurichten, dass sie Geschäftsprozesse optimal unterstützt und agiert dabei als Verbindung zwischen den IT-Services-Nutzern und den IT-Experten. Es konzentriert sich weniger auf die Technik selbst, sondern vielmehr auf die praktischen Bedürfnisse des Unternehmens.

Wichtige Prozesse dabei sind das Incident Management, das Change Management, das Problem Management, Anforderungsmanagement, Asset Management, Configuration Management und das Wissensmanagement (Knowledge Management). 

Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, selbstständig Erfolge zu messen. Hierfür gibt es zahlreiche Management-Tools auf dem Markt, die Unternehmen darin unterstützen, Teamarbeit zu verbessern und Ressourcen optimal zu nutzen. Tools nutzen für besseres Workflow-Management

Management-Tools sind unverzichtbar, wenn es darum geht, Arbeitsabläufe wirklich reibungslos zu gestalten. Auf diese digitalen Hilfen wirst du nicht mehr verzichten wollen:

Asana erleichtert mit einem übersichtlichen Dashboard, intuitiver Bedienung und zahlreichen Funktionen die ortsunabhängige Koordination von Teamarbeit, die Bewältigung von täglichen Aufgaben oder die Betreuung von strategischen Projekten. Über 135.000 Unternehmen und Millionen Abonnenten in 190 Ländern verwenden Asana, um Unternehmensziele zu erreichen, Aufgaben zu verwalten und Marketingkampagnen zu führen. 

Mit minimalem Aufwand kannst du damit Informationen und Dateien teilen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Feedbacks gegeben. Effektive Workflows mit Echtzeitberichten und nahtlose Zusammenarbeit sind mit Asana kein Problem. Mit der kostenlosen Testversion erhältst du einen guten Einblick und kannst ohne Risiko entscheiden, ob das Programm das richtige für dein Unternehmen ist.

Mit Überblick haben Zettelwirtschaft, schwerfällige Ordnersammlungen, ständige kurze Anrufe und Kommunikationschaos ein Ende. Du kannst alle Mitarbeitende von allen Orten aus bequem und in Echtzeit erreichen. Dazu gibt es ein transparentes Aufgabenmanagement mit klaren Verantwortlichkeiten und Dokumentation der Projektfortschritte. Nutze das Aufgabenboard mit Vorlagen für die blitzschnelle Projekterstellung und überwache die Fortschritte mit den Funktionen Statistik und Dokumentation. Aufgabenverwaltung war noch nie so einfach und effizient.

Auch Awork glänzt als übersichtliches Tool für die Effizienzsteigerung im Team. Es werden nicht nur alle Projektplanungen direkt mit den Kalendern der Teammitglieder verknüpft, sondern es ermöglicht dir auch das Erstellen zuverlässiger Reportings mit nur wenigen Klicks

Kapazitätsplanungen sind mit Awork durch die übersichtliche Darstellung von Auslastungen leicht umzusetzen. Zudem ermöglicht es, die Früherkennung von Kapazitätsengpässen sowie die Analyse von Arbeitsstundenentwicklung und -verteilung sind ein Leichtes. Ganz nebenbei erfolgt bequem die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter. Das Dashboard wird von Usern als einfach und übersichtlich empfunden. 

Monday überzeugt bereits optisch durch die einfache Darstellung und leicht zu strukturierenden Tasks. Verschiedene Features kannst du aktivieren oder deaktivieren und das Programm dadurch ganz an deine individuelle Arbeitsweise anpassen. Genauso individuell kannst du die Automatisierung, Anpassung und Konfiguration verschiedener Features an die Arbeitsweise deines Unternehmens anpassen.

Als Allround-Projektmanagement-Tool gewährt es dir maximale Flexibilität, einen umfassenden Überblick, hervorragende Kommunikation mit allen Teammitgliedern sowie die schnelle Auf- und Umsetzung von Projekten. 

ClickUp

ist eine vielseitige Anwendung, die Aufgabenmanagement, Dokumente, Erinnerungen, Ziele und Kalender und Posteingang in einem Programm vereint. Du kannst ClickUp vollständig an dein Team anpassen, sodass alle Teams dieselbe Anwendung zum Kommunizieren, Planen, Tüfteln, Teilen, Organisieren und Zusammenarbeiten verwenden können. Einziges Manko: Es dauert eine Weile, bis man das Programm wirklich routiniert beherrscht.

Bonus: ClickUp verfügt über modularen Funktionen, den sogenannten „ClickApps“, mit denen dein Team bzw. deine Teams alles an einem Ort organisieren können. Nutze zudem individuell anpassbare Ansichten, zugewiesene Kommentare und innovative Tools wie LineUp™ oder die Box-Ansicht. 

Fazit

Die Optimierung von Arbeitsabläufen ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt. Durch eine gründliche Analyse, Automatisierung, Schulung, effektive Delegation, verbesserte Kommunikation und kontinuierliche Anpassung kann dein Unternehmen seine Effizienz steigern, Kosten reduzieren und letztendlich die allgemeine Wettbewerbsfähigkeit stärken


Julia Gill
Autor*In
Julia Gill

Als Digital Sales Expert bei REALTECH AG fokussiert sich Julia auf die Entwicklung digitaler Verkaufsstrategien und Prozessoptimierung. Ihre Expertise liegt in der effizienten Gestaltung von Arbeitsabläufen durch die Nutzung neuer Technologien. Mit umfassender Erfahrung in der Optimierung von Vertriebs- und Kommunikationsprozessen bietet sie wertvolle Einblicke für Unternehmen, um ihre Produktivität und Rentabilität zu steigern.

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