Fernzugriff auf PCs, Server oder ganze Anlagen im Handumdrehen – per Remote Desktop

Womöglich kennst auch du eines der folgenden kritischen Szenarien nur allzu gut:

• An einem Off-Office-Tag schießen dir wichtige Geistesblitze für dein aktuelles Projekt durch den Kopf. Du würdest sie gerne gleich in deine Planung aufnehmen. Da du aber ärgerlicherweise keinen Zugriff auf deinen Bürorechner hast, muss der Input warten oder zunächst kompliziert anders festgehalten werden.

• Vielleicht bist du aber auch als IT-Administrator*in für eine Vielzahl an PCs und Server zuständig und würdest dir bei verschiedenen Systemarbeiten gerne den ein oder anderen Gang sparen.

• Oder dirigierst du ein Techniker-Team, mit dem du gemeinsam täglich kleinere und größere Anlagenprobleme bei Kund*innen zu knacken hast? Für Diagnosen und softwarebasierte Fehler immer gleich rauszufahren, kostet dich viel Zeit.

Für diese und ähnliche Schwierigkeiten gibt es ein effektives Patentrezept: Remote Desktop. Mithilfe entsprechender Software steuerst du PCs oder Server und wartest komplette Industrieanlagen einfach aus der Ferne. Du gewinnst wichtige Arbeitszeit und schließlich mehr Freiraum.

Was das genau bedeutet, wie es funktioniert, ob Remote-Desktop-Software die passende Lösung für dich ist und worauf du bei der Einrichtung sowie der Nutzung achten solltest, liest du hier!

Was ist Remote Desktop?

Ins Deutsche übertragen bedeutet „Remote Desktop“ so viel wie „ferngesteuerter Schreibtisch“. Wortwörtlich solltest du die Übersetzung natürlich nicht nehmen. Denn klarerweise bezieht sich „Desktop“ hier auf den Homescreen eines PCs bzw. Macs oder auch anderer digitaler Anwendungen.

Mithilfe einer Remote-Desktop-Software kannst du solche grafischen Arbeitsumgebungen und damit verbundene Systeme aus der Ferne steuern. Das bietet dir Vorteile in unterschiedlichen Anwendungskontexten.

Wie funktioniert Remote Desktop?

Eine Remote-Desktop-Verbindung wird über ein klassisches Client-Server-Modell connetet. Damit greifst du im typischen Anwendungsfall per Fernzugriff auf Computer-Desktops oder Server-Backends zu. Es ist dabei vollkommen egal, ob die jeweilige Zielanwendung in einem Serverraum nebenan, im Data Center der benachbarten Großstadt oder in einer Cloud in Übersee deponiert ist.

Mithilfe der Verknüpfung hältst du das Ruder über sämtliche im Zielsystem integrierten Programme und angeschlossenen Systeme in den Händen. Das Steuerrad kann dein Notebook im Homeoffice, dein Smartphone im Außendienst oder dein Tablet auf der Geschäftsreise sein.

• Das zu lenkende System fungiert als Zentralrechner, auf dem alle für den jeweiligen Arbeitszweck nötigen Prozesse ausgeführt werden.

• Über das Internet oder auch ein internes Netzwerk ist der verbundene Client (ein PC, Mac, Tablet oder Smartphone) verbunden. Er dient für die Benutzereingaben sozusagen als Fernbedienung (Remote).

Welche Vorteile hat Remote Desktop?

• Arbeitseffizienz: Per Remote Desktop lenkst du verbundene Geräte fern und kannst deren Software-Anwendungen oder andere Ressourcen über ein externes Device verwenden. Mit einem entsprechenden Tool bekommst du zum Beispiel die Chance, über eine (idealerweise) zuverlässige, sichere Verbindung Zugriff auf alle gewohnten Daten bzw. Dokumente und Programme deines Bürorechners zu erhalten. Damit wird eine hohe Arbeitseffizienz im Homeoffice oder unterwegs gewährleistet. In einem anderen Anwendungsbereich ist es für Support-Kräfte oder Techniker*innen über einen Fernzugriff auf Kundensysteme sehr einfach möglich, diese zu kontrollieren, zu warten oder sogar zu reparieren.

• Gewährleistete Sicherheit: Wenn du bzw. dein Unternehmen Remote-Desktop-Lösungen richtig einsetzt, kannst du von spezifischen Sicherheitsvoraussetzungen profitieren. Alleine die Tatsache, dass sensible Informationen zentral und nicht auf diversen Mitarbeitergeräten lagern, bedeutet einen erhöhten Schutz. Sämtliche Dateien liegen sicher auf Computern oder Servern, die der geforderten Data Security vollumfänglich nachkommen.

• Flexibilität und Kosten: Ist ein Mitarbeiterrechner beschädigt, kann bei der Verwendung einer Remote-Desktop-Lösung schnell mit einem Austauschgerät im Firmensystem weitergearbeitet werden. Dazu muss die IT lediglich das Remote Desktop einrichten. Sollen Mitarbeitende oder externe Kräfte zusätzliche Systemberechtigungen erhalten, kann dies per Remote-Verbindung prompt und zentral verwaltet werden, ohne dafür an deren Hardware zu müssen. Außerdem werden in vielen Fällen keine leistungsfähigen und teuren Computer benötigt, da die meiste Rechenarbeit beim jeweiligen Server liegt. Grundsätzlich bedeuten all diese Vorzüge auch Kosteneinsparungen.

• Mitarbeiter- bzw. Kundenzufriedenheit: Die Möglichkeit, dank Remote Desktop praktisch jederzeit und von überall aus mit und an internen oder externen Software-Anwendungen zu arbeiten (nicht nur im Homeoffice-Kontext), verbessert die Prozesseffizienz erheblich. Damit steigt letztlich auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Die tendenziell sehr schnellen und unkomplizierten Problemlösungen per Desktop-Remote-Verbindung tragen auf der anderen Seite massiv zur Kundenzufriedenheit bei. Das gilt insbesondere im Zusammenhang mit Support-Anfragen von Käufer*innen einer Software oder ganzer software-gestützter Anlagen.

Wann ergibt Remote Desktop Sinn und für wen eignet sich entsprechende Software?

Wenn du dich und deine Kolleg*innen in einer der folgenden Gruppen oder Anforderungsbereiche wiederfindest, bietet dir eine Remote-Desktop-Software wahrscheinlich große Vorteile:

• Homeoffice, Außendienst, Geschäftsreisen: Mitarbeitende im Homeoffice oder Außendienst sowie Geschäftsreisende können via Remote Desktop allerorts Zugriff auf die zentrale technische Infrastruktur ihres Büroarbeitsplatzes erhalten. Für Unternehmen, in denen entsprechende Tätigkeitsformen gang und gäbe sind, lohnt sich eine Anschaffung einer Remote-Desktop-Lösung mit großer Wahrscheinlichkeit.

• Mehrbenutzerzugriff: Eine weitere gerne in Anspruch genommene Anwendungsoption für Remote Desktop betrifft den Mehrbenutzerzugriff auf Programm, für die nur eine oder wenige (teure) Lizenzen vorhanden sind. Eine solche auf einem zentralen Rechner befindliche Software kann dann über die Remote-Verbindung dennoch ganz einfach von zahlreichen Mitarbeitenden verwendet werden. Die Einführung eines Remote-Programms ist langfristig fast immer preiswerter als die Anschaffung weiterer Lizenzen.

• Support- und Service-Teams: Support- und Service-Kräfte bekommen mit einer Remote-Desktop-Software ein praktisches Tool an die Hand, mit dem sie ihre Arbeit auf ein ganz neues Level führen. Sie können sich über die Remote-Verbindung per Direktleitung zu den zu betreuenden Systemen durchstellen und Probleme lösen, ohne persönlich vor Ort zu sein. Wer derartige Dienste für software-gestützte Systeme anbietet, gewinnt mit einem Remote-Programm fast garantiert.

• Interne IT: Ein Remote-Desktop-Programm muss allerdings nicht zwangsläufig über weitere Entfernungen eingesetzt werden. Hausinterne IT-Profis können sie vor allem für die Server- und PC-Administration nutzen. Besonders bei Serverarbeiten erweist sich eine Remote-Desktop-Verbindung gemeinhin als sehr vorteilhaft. Denn derartige Rechner haben keine eigene Zugriffsperipherie, also Tastatur, Maus und Monitor. Mithilfe eines Remote-Desktop-Managers ist alles sehr bequem und effizient von einem zentralen Computer aus zu organisieren

Worauf muss bei der Einrichtung von Remote Desktop geachtet werden?

Sehr häufig werden Remote-Desktop-Verbindungen zu Computern mit Microsoft-Betriebssystemen, sprich mit Windows 10 oder Windows 11, hergestellt. Um die Technologie praxisnah zu erklären, gehen wir die für deren Anwendung typischerweise nötigen Schritte an dieser Stelle einmal step-by-step durch (andere Anbietende und Anwendungsfälle von Remote-Desktop-Software können allerdings durchaus einen abweichenden Fahrplan vorsehen):

1. Zunächst einmal solltest du sicherstellen, dass du über Windows 10 Pro bzw. eine Enterprise-Version des Betriebssystems verfügst. Mit der Home-Edition ist ein Remote-Desktop-Zugriff, wie er hier beschrieben wird, nicht möglich.

2. Passt alles, gibst du dem System, das ferngesteuert werden soll, zunächst das Go für die Remote-Desktop-Verbindung. Aktiviere die Option dafür unter „Start“ > „Systemsteuerung“ > „System“ > „Remotedesktop“.

3. Nun musst du das Date zwischen dem Client (Zugriffsgerät) und dem Server (Zielanwendung) einleiten. Notiere dir dafür - immer noch unter „Remotedesktop“ - zunächst den Namen des Computers, den du connecten möchtest. Die Bezeichnung ist nach der erteilten Remote-Erlaubnis unter „So stellen Sie eine Verbindung mit diesem PC her“ zu finden.

4. Du wechselst daraufhin zum Client-Gerät (PC, Mac, Smartphone oder Tablet). Wenn es sich um ein Windows-Device handelt, geht es jetzt am schnellsten, indem du in das Suchfeld des Betriebssystems „Remotedesktopverbindung“ eingibst und das gleichnamige Feature öffnest. Nach der Auswahl trägst du unter „Computer“ den Namen des Systems ein, das zuvor für die Verbindung vorbereitet wurde.

5. Wähle „Verbinden“ aus und öffne die Remote-Desktop-App (erhältlich für Windows, Android oder iOS in den entsprechenden App-Stores). Füge auch hier den Namen des zu verbindenden Systems ein.

6. Klicke oder tippe schließlich den Namen in der Remote-Desktop-App an, den du gerade hinzugefügt hast, und warte, bis die Verknüpfung hergestellt wird.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Einrichtung von Remote Desktop?

Womöglich denkst du dir jetzt: “Können die Implementierung und Nutzung einer Remote-Desktop-Verbindung wirklich so einfach sein?“ Es ist tatsächlich so: Viele der heutigen Lösungen sind sowohl in der Einrichtung als auch in der Verwendung selbst für Laien ziemlich problemlos zu händeln.

Dennoch gibt es einige Dinge, auf die du achten solltest, um einen Betrieb in optima forma zu gewährleisten. Die folgenden Herausforderungen gilt es auf dem Plan zu haben:

• Internetverbindung: Wer zu einem Desktop remote einen Zugriff herstellt, tut dies in aller Regel über das Internet. Kommt es hier zu Verbindungsproblemen, werden die Nutzungsmöglichkeiten massiv einschränkt oder sogar ganz ausgehebelt. Deshalb musst du bei der Implementierung und bei der Nutzung von Remote Desktop sicherstellen, dass immer eine hinreichende Netzwerkkonnektivität besteh.

• Hardware: Die Schlagkraft der Remote-Desktop-Software hängt ebenfalls maßgeblich von der eingesetzten Hardware ab. Für einen reibungslosen Verlauf solltest du auf beiden Seiten (Client und Server) auf aktuelle sowie dem jeweiligen Einsatzzweck entsprechende Technik setzen.

• Sicherheit: Wenn du eine Remote-Desktop-Software nutzt, solltest du gängige Sicherheits-Best-Practices befolgen. So wehrst du Malware ab, sorgst für Compliance und verhilfst allen Beteiligten zu einer sicherheitsfokussierten Nutzereinstellung. An der Basis gilt es immer die neusten Updates zu installieren. Außerdem sind die Aktivierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Verwendung eines Virtual-Private-Networks (VPN) ratsam. Eine differenzierte Port-Verwaltung bringt zusätzlichen Schutz.

Welche Tools eignen sich für Remote Desktop?

Wer heute eine passende Remote-Desktop-Software sucht, hat die oft zitierte Qual der Wahl: Es gibt zig verschiedene Tools und Protokolle, die einen Fernzugriff zwischen Systemen unterschiedlichster Art ermöglichen oder unterstützen. Welches Programm sich in deinem Fall am besten eignet, hängt vornehmlich vom angepeilten Verwendungszweck ab.

Weiterhin solltest du bedenken, dass verschiedene Provider neben der Möglichkeit zum Aufbau einer Remote-Verbindung unzählige andere Features einbinden. So werden mitunter auch gewisse Funktionalitätsebenen von Remote-Team-Work-Software, Video-Conferencing-Software oder beliebte Collaboration-Tools mitgeliefert.

Hier eine erste Übersicht beliebter Remote-Desktop-Lösungen:

TeamViewer Remote Management

AnyDesk

Parallels Desktop for Mac

Zoho Assist

ISL Light

Chrome Remote Desktop

DEIN RAUM

BeyondTrust

VNC Connect

Citrix

Fazit

Viele Unternehmen, Beschäftigte und schließlich auch Kund*innen können von den Möglichkeiten, die Remote Desktop mitbringt, profitieren. Wer (regelmäßig) Mitarbeitende im Homeoffice, im Außendienst und/oder auf Geschäftsreisen hat, einen kosteneffizienten Mehrbenutzerzugriff auf teure Software gewährleisten muss, sein technisches Support- und Service-Team stützen möchte oder der internen IT Schwung geben will, profitiert gemeinhin besonders. Als Resultate winken vor allem mehr Arbeitseffizienz, Sicherheit, Flexibilität, Kostenersparnis und eine erhöhte Mitarbeiter- bzw. Kundenzufriedenheit. Dabei ist die Einführung und Nutzung oftmals sogar noch kinderleicht – wenn man gewisse Dinge beachtet.