Intranet erstellen in 7 Schritten – dein ultimativer Guide

In unserer immer stärker digitalisierten Welt spielen effektive Kommunikations- und Informationsstrukturen eine entscheidende Rolle. Ein leistungsfähiges Intranet kann genau das für dein Unternehmen oder deine Organisation bereitstellen. Doch wie setzt du als Unternehmer*in überhaupt eine solche Plattform auf? Das verraten wir dir in unserer detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung! 

Was ist ein Intranet?

Schauen wir uns zunächst einmal die Basics an: Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das ähnlich wie das Internet funktioniert. Im Unterschied zum World Wide Web ist dein Intranet allerdings ausschließlich innerhalb deiner Organisation zugänglich ist. Es ist sozusagen ein zentrales Portal, über das Mitarbeiter*innen Informationen austauschen, zusammenarbeiten und Ressourcen nutzen können, die speziell für ihre Arbeit relevant sind.

Ein Intranet kann viele Formen annehmen und viele Funktionen erfüllen. Es kann beispielsweise Dokumente, Formulare und Anwendungen beinhalten, Foren für Diskussionen und Zusammenarbeit bieten, interne Mitteilungen und Nachrichten verbreiten oder als Plattform für die Personalentwicklung und Weiterbildung dienen. 

Warum ist ein Intranet wichtig?

Ein Intranet kann in vielerlei Hinsicht wertvoll sein. Erstens fördert es die Kommunikation und Zusammenarbeit. Mitarbeiter*innen können schnell und einfach auf benötigte Informationen zugreifen, ihre Ideen teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Es fördert deine Unternehmenskultur der Offenheit und des Austauschs und kann die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität erhöhen.

Zweitens ermöglicht ein Intranet eine zentrale Verwaltung deiner Ressourcen und Prozesse. Dokumente und Anwendungen können an einem Ort gespeichert und organisiert werden, was zu einer effizienteren Arbeitsweise beiträgt. Es kann auch als Werkzeug für das Wissensmanagement dienen, indem es das Sammeln, Speichern und Wiederfinden von Fachwissen ermöglicht.

Darüber hinaus bietet ein Intranet potenziell erhebliche Sicherheitsvorteile. Da der Zugriff auf dein Unternehmen oder deine Organisation beschränkt ist, hast du mehr Kontrolle darüber, wer auf die hinterlegten Informationen zugreifen kann. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der Cyber-Sicherheit und Datenschutz von größter Bedeutung sind.

Nachdem du also nun weißt, wie eine solche Plattform zu deinem Unternehmen beitragen kann, lass uns einen Blick auf die einzelnen Schritte werfen, mit denen du dein Intranet erstellen kannst:

Schritt 1: Planungsphase

In der Planungsphase legst du den Grundstein für den erfolgreichen Aufbau deines Intranets. Sie besteht aus der Zielsetzung und Anforderungsanalyse, der Auswahl der geeigneten Intranet-Software und dem Festlegen von Budget und Zeitplan:

Zielsetzung und Anforderungsanalyse

Bevor du dich für eine Intranet-Software entscheidest oder eine Budgetplanung erstellst, musst du zuerst die Ziele und Anforderungen deines Intranets klar definieren. Ein gut geplantes Intranet richtet sich nach den spezifischen Bedürfnissen und Zielen deines Unternehmens. Überlege dir also Folgendes:

• Ziele: Was möchtest du mit deinem Intranet erreichen? Soll es die interne Kommunikation verbessern, die Zusammenarbeit fördern, als Informationszentrum dienen, für Weiterbildungen genutzt werden – oder alles zusammen?

• Nutzerbedürfnisse: Was benötigen deine Mitarbeiter*innen von dem Intranet? Welche Tools und Funktionen wären hilfreich für ihre tägliche Arbeit?

• Technische Anforderungen: Welche technischen Anforderungen stellt dein Unternehmen an das Intranet? Muss es beispielsweise mit bestimmten Softwareanwendungen kompatibel sein?

• Beteiligte Personen: Wer soll das Intranet letztlich aufsetzen, pflegen und welche Stakeholder sind hierbei beteiligt? 

Auswahl der geeigneten Intranet-Software

Sobald du deine Ziele und Anforderungen klar definiert hast, ist es an der Zeit, die geeignete Intranet-Software zu wählen. Es gibt viele verschiedene Intranet-Lösungen auf dem Markt, und die Wahl der richtigen kann entscheidend für den Erfolg deiner Plattform sein. Bei der Auswahl solltest du folgende Faktoren berücksichtigen:

• Funktionen und Leistungsfähigkeit: Bietet die Software die benötigten Tools und Funktionen? Ist sie flexibel genug, um sich an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen?

• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software einfach zu bedienen? Ist das Design ansprechend und die Navigation intuitiv?

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Passt der Preis der Software in dein Budget? Bietet sie einen guten Gegenwert für das, was sie kostet?

• Kundensupport und -service: Bietet der Anbieter guten Kundensupport? Gibt es Schulungsressourcen und Hilfe bei der Einrichtung und Wartung?

Wenn du diese Fragen für dich beantwortet hast, kannst du bereits eine Vorauswahl an potenziellen Tools erstellen. Der Einfachheit halber haben wir hier schon einmal einige der gefragtesten Intranet Softwares auf OMR Reviews mitgebracht: 

Microsoft SharePoint

Haiilo

HUMANSTARSapp

Überblick

Workplace by Facebook

Staffbase

Just Social

Wenn du noch mehr zu den einzelnen Tools und Softwares erfahren willst, schau doch mal in den Artikel unseres Gastautors Nils rein: Dort stellt er dir die 7 besten Intranet Softwares im Detail vor.

Festlegen von Budget und Zeitplan

Die Erstellung eines Budgets und eines Zeitplans hilft dir, dein Intranet-Projekt auf Kurs zu halten. Das Budget sollte alle Kosten für die Intranet-Software, die technische Einrichtung, die Schulung der Mitarbeiter*innen und die fortlaufende Wartung und Verbesserung umfassen.

Der Zeitplan sollte realistisch sein und genügend Zeit für die verschiedenen Phasen des Projekts, einschließlich der Planung, der technischen Umsetzung, der Testphase und des Launchs, berücksichtigen.

Die Planungsphase kann aufwendig sein, aber sie ist entscheidend für den erfolgreichen Aufbau deines Intranets. Durch sorgfältige Planung kannst du sicherstellen, dass dein Intranet den Anforderungen und Zielen deines Unternehmens entspricht und ein wertvolles Tool für deine Mitarbeiter*innen wird.

Schritt 2: Konzeption und Design

Nach der Planungsphase geht es nun um das Konzept und das Design deines Intranets. Ziel dieser Phase ist es, eine benutzerfreundliche und ansprechende Bedienbarkeit zu gewährleisten.

Erstellung eines Navigationskonzepts

Die Navigation ist ein entscheidender Aspekt deines Intranets. Sie sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, damit die Mitarbeiter*innen schnell und unkompliziert die Informationen und Ressourcen finden, die sie benötigen. Bei der Erstellung deines Navigationskonzepts solltest du Folgendes berücksichtigen:

• Struktur: Die Struktur deines Intranets sollte logisch und übersichtlich sein. Überlege dir, wie die verschiedenen Seiten und Bereiche organisiert und miteinander verknüpft werden sollten.

• Benutzerfreundlichkeit: Stelle sicher, dass die Navigation leicht verständlich und einfach zu bedienen ist. Vermeide komplizierte oder verschachtelte Menüs und sorge für eine klare, konsistente Beschriftung.

• Suchfunktion: Eine effiziente Suchfunktion ist unerlässlich für ein gut funktionierendes Intranet. Die Benutzer*innen sollten in der Lage sein, schnell und einfach nach Informationen zu suchen.

Gestaltung des Intranet-Layouts

Das optische Layout deines Intranets muss ansprechend und funktional sein. Es sollte die Nutzer*innen dazu einladen, die Plattform zu erforschen und zu nutzen. Zudem sollte es die wichtigsten Informationen und Funktionen hervorheben. Bei der Gestaltung des Layouts könntest du folgendes berücksichtigen:

• Form follows function: Das Layout sollte leicht verständlich sein und die Benutzer*innen dazu ermutigen, das Intranet zu nutzen. Achte auf eine klare, aufgeräumte Gestaltung und vermeide unnötige Design-Elemente.

• Anpassbarkeit: Ein anpassbares Layout kann dazu beitragen, die Akzeptanz des Intranets zu erhöhen. Die Mitarbeiter*innen könnten beispielsweise in der Lage sein, ihre persönlichen Startseiten anzupassen oder Favoriten für schnellen Zugriff zu speichern.

• Mobile Optimierung: Mobile first – das gilt nicht nur für deine öffentliche Website, sondern auch für dein Intranet! Mit dem Anstieg des mobilen Arbeitens ist es wichtig, dass deine Plattform auch auf Mobilgeräten gut funktioniert. Stelle sicher, dass das Layout auf kleineren Bildschirmen genauso gut funktioniert wie auf dem Desktop.

Anpassen des Designs an die Corporate Identity

Auch wenn deine Kundschaft das Intranet nicht zu Gesicht bekommen, sollte das Design die Marke und die Kultur deines Unternehmens widerspiegeln. Dies hilft nicht nur dabei, die Plattform als Teil der Firmenkultur zu etablieren, sondern kann auch dazu beitragen, das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen zu erhöhen. Achte darauf, dass das Design folgende Elemente beinhaltet:

• Branding: Das Logo, die Farben und die Schriftarten deines Unternehmens sollten im Design des Intranets prominent vertreten sein.

• Unternehmenskultur: Das Design sollte die Kultur deines Unternehmens widerspiegeln. Wenn dein Unternehmen beispielsweise eine informelle, kollaborative Kultur hat, könnte das Design lockerer und interaktiver sein.

• Werte und Ziele: Das Design kann dazu genutzt werden, die Werte und Ziele deines Unternehmens zu kommunizieren. Beispielsweise könnten Zitate oder Bilder verwendet werden, um diese Aspekte hervorzuheben.

Schritt 3: Technische Umsetzung

Sobald das Konzept und das Design deines Intranets stehen, kannst du dich an die technische Umsetzung machen. In dieser Phase wird dein Intranet zum Leben erweckt. Du musst dabei verschiedene Aspekte berücksichtigen, darunter die Installation und Konfiguration der Intranet-Software, die Datenmigration und die Integration mit anderen Systemen.

Installation und Konfiguration der Intranet-Software

Der erste Schritt in der technischen Umsetzung ist die Installation und Einrichtung der Intranet-Software. Dies beinhaltet typischerweise das Konfigurieren des Servers, auf dem die Software läuft, und das Einstellen der Software selbst:

• Server-Einrichtung: Du musst sicherstellen, dass der Server leistungsfähig genug ist, um deine Intranet-Software effizient auszuführen. Dies umfasst die Überprüfung der Systemanforderungen der Software und die Anpassung der entsprechenden Servereinstellungen.

• Software-Konfiguration: Bei der Konfiguration der Intranet-Software musst du die Einstellungen entsprechend deinen spezifischen Anforderungen und Zielen anpassen. Dies kann beispielsweise die Einrichtung von Benutzerkonten, die Festlegung von Berechtigungen und Zugriffsrechten und die Aktivierung von spezifischen Funktionen beinhalten.

Datenmigration

Wenn du bereits über bestehende Daten und Inhalte verfügst, die in das neue Intranet übertragen werden sollen, musst du eine Datenmigration durchführen. Dies ist ein kritischer Prozess, der sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss, um Datenverlust oder -beschädigung zu vermeiden. Hier sind einige Punkte, die du dabei beachten solltest:

• Datenbereinigung: Bevor du die Daten migrierst, solltest du sie bereinigen und organisieren. Entferne veraltete oder überflüssige Informationen und organisiere die verbleibenden Daten in einer Weise, die mit der Struktur deines neuen Intranets übereinstimmt.

• Migrationstests: Führe vor der eigentlichen Migration gegebenenfalls Testläufe durch, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und die Daten korrekt in das neue Intranet übertragen werden.

• Backup: Erstelle vor der Migration unbedingt ein Backup deiner Daten. So kannst du bei eventuellen Problemen auf die Originaldaten zurückgreifen.

Integration mit anderen Systemen

Dein Intranet sollte nicht isoliert sein, sondern in die bestehende IT-Infrastruktur deines Unternehmens integriert werden. Dies kann beispielsweise die Integration mit E-Mail-Systemen, CRM-Software, Projektmanagement-Tools und anderen Anwendungen umfassen, die in deinem Unternehmen genutzt werden. Bei dieser Einbindung solltest du folgendes beachten:

• Kompatibilität: Stelle sicher, dass die Intranet-Software mit den anderen Systemen, die du nutzen möchtest, kompatibel ist. Dies kann die Überprüfung von APIs und anderen technischen Spezifikationen erfordern.

• Datenkonsistenz: Die Integration sollte so gestaltet sein, dass eine konsistente Datenhaltung gewährleistet ist. Änderungen, die in einem System vorgenommen werden, sollten automatisch in den anderen Systemen widergespiegelt werden.

Schritt 4: Content-Erstellung und -Management

Ein Intranet lebt von seinem Inhalt. Nach der technischen Umsetzung deines Intranets geht es nun darum, dieses mit wertvollem und relevantem Content zu füllen. Das schließt die Erstellung und Pflege von Inhalten ein:

Erstellung von Inhalten

Das Erstellen von Inhalten für dein Intranet ist ein kontinuierlicher Prozess. Es ist wichtig, dass die Inhalte aktuell, relevant und ansprechend sind. Hier sind einige Punkte, die du bei der Erstellung von Inhalten berücksichtigen solltest:

• Zielgruppenorientierung: Stelle sicher, dass die Inhalte auf die Bedürfnisse und Interessen deiner Mitarbeiter*innen abgestimmt sind, die du während der Planungsphase festgelegt hast. Überlege dir, welche Informationen und Ressourcen diese Zielgruppe benötigt, und gestalte die Inhalte entsprechend.

• Qualität: Die Inhalte sollten von hoher Qualität sein. Dies umfasst sowohl die inhaltliche Genauigkeit als auch die sprachliche Gestaltung. Vermeide Rechtschreib- und Grammatikfehler und achte auf eine klare und verständliche Sprache.

• Vielfalt: Ein abwechslungsreiches Content-Angebot kann dazu beitragen, das Interesse der Mitarbeiter*innen aufrechtzuerhalten und das Engagement zu erhöhen. Überlege dir, wie du verschiedene Arten von Inhalten aufbereiten kannst, wie z.B. Blog-Beiträge, News-Artikel, Videos, Podcasts oder Infografiken.

Content-Management

Die kontinuierliche Pflege der Intranet-Inhalte ist ebenso wichtig wie deren Erstellung. Ein effizientes Content-Management hilft dabei, die Plattform übersichtlich und benutzerfreundlich zu halten. Hier sind einige Aspekte, die du dabei berücksichtigen solltest:

• Content-Planung: Erstelle einen Content-Plan, der festlegt, welche Inhalte wann veröffentlicht werden sollen. Dies hilft dabei, die Inhalte gleichmäßig zu verteilen und sicherzustellen, dass das Intranet kontinuierlich mit neuen Inhalten versorgt wird.

• Content-Aktualisierung: Stelle sicher, dass die Inhalte regelmäßig aktualisiert werden. Veraltete oder ungenaue Informationen können die Benutzererfahrung beeinträchtigen und das Vertrauen der Mitarbeiter*innen in das Intranet untergraben.

• Content-Archivierung: Lege fest, wie und wann Inhalte archiviert werden sollen. Dies hilft dabei, das Intranet übersichtlich zu halten und sorgt dafür, dass nur relevante und aktuelle Inhalte sichtbar sind.

Schritt 5: Testphase

Die Testphase ist ein entscheidender Schritt beim Aufbau eines Intranets. In dieser Phase hast du die Möglichkeit, das Intranet auf Herz und Nieren zu prüfen, bevor es live geht. Ziel ist es, Fehler und Probleme zu identifizieren und zu beheben, um eine optimale Benutzererfahrung zu gewährleisten.

Funktionstests

Bevor du das Intranet für alle Mitarbeiter*innen öffnest, solltest du zunächst sicherstellen, dass alle Funktionen wie vorgesehen arbeiten. Hier sind einige Punkte, die du bei den Funktionstests beachten solltest:

• Navigationsprüfung: Überprüfe, ob die Navigation intuitiv und benutzerfreundlich ist. Alle Seiten und Funktionen sollten leicht zu finden und zu bedienen sein.

• Link- und Button-Tests: Stelle sicher, dass alle Links und Buttons korrekt funktionieren und auf die richtigen Seiten führen.

• Formular-Tests: Prüfe alle Formulare auf Funktionalität. Stelle sicher, dass sie die eingegebenen Daten korrekt verarbeiten und an die richtigen Stellen weiterleiten.

• Suchfunktion-Tests: Teste die Suchfunktion, um sicherzustellen, dass sie relevante und genaue Ergebnisse liefert.

• Feedback einholen: Lade eine kleine Gruppe von Mitarbeiter*innen ein, das Intranet zu testen und Feedback zu geben. Sie können wertvolle Einblicke liefern und Probleme aufzeigen, die dir möglicherweise entgangen sind.

Sobald du Feedback und Testergebnisse erhalten hast, solltest du daran arbeiten, alle identifizierten Probleme zu beheben, bevor das Intranet live geht.

Schritt 6: Launch

Nach all den Vorbereitungen und Tests ist es endlich so weit: Du kannst dein Intranet starten. Aber das Ende der Einrichtungsphase ist nur der Anfang einer kontinuierlichen Reise. Ein effektives Intranet erfordert regelmäßige Wartung und ständige Verbesserungen.

Der Launch

Beim Launch deines Intranets gibt es einige Dinge zu beachten:

• Kommunikation: Informiere die Mitarbeiter*innen rechtzeitig über den bevorstehenden Launch. Teile ihnen mit, wann das Intranet live geht, was sie dort finden können und wie sie es nutzen sollen.

• Schulungen: Biete Tutorials an, um die Mitarbeiter*innen bei der Nutzung des Intranets zu unterstützen. Ein solches Onboarding kann ihnen helfen, sich schnell zurechtzufinden und das Intranet effektiv zu nutzen.

• Unterstützung: Stelle sicher, dass Unterstützung verfügbar ist, falls Mitarbeiter*innen Fragen haben oder auf Probleme stoßen. Dies könnte in Form eines Helpdesks oder einer FAQ-Seite geschehen.

Wartung des Intranets

Nach dem Launch ist die Arbeit noch nicht getan. Dein Intranet erfordert regelmäßige Wartung und Aktualisierungen, um seine Relevanz und Effektivität zu erhalten. Hier sind einige Punkte, die du dabei beachten solltest:

• Aktualisierungen: Halte das Intranet auf dem neuesten Stand, indem du regelmäßig neue Inhalte hinzufügst und veraltete Inhalte entfernst oder aktualisierst.

• Überwachung: Nutze Analyse-Tools, um das Nutzungsverhalten zu überwachen und zu verstehen, welche Inhalte und Funktionen besonders beliebt oder nützlich sind.

• Technische Wartung: Sorge dafür, dass regelmäßige technische Wartungen durchgeführt werden, um die Sicherheit und Funktionalität des Intranets zu gewährleisten.

Schritt 7: Kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung

Kommen wir zum Endspurt: Dein Intranet ist kein statisches Tool. Es sollte sich stetig weiterentwickeln und verbessern, um auf die wechselnden Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter*innen zu reagieren:

Feedback einholen

Ein effektiver Weg, um zu lernen, wie du dein Intranet verbessern kannst, ist das regelmäßige Einholen von Feedback von deinen Mitarbeiter*innen. Sie sind die Hauptnutzer*innen und wissen am besten, was gut funktioniert und was verbessert werden könnte. Du kannst:

• regelmäßige Umfragen durchführen

• Feedback-Sitzungen veranstalten

• eine Feedback-Funktion im Intranet integrieren

Analyse der Nutzungsdaten

Nutzungsdaten können wertvolle Einblicke in das Verhalten und die Präferenzen der Mitarbeiter*innen geben. Durch die Analyse dieser Daten kannst du herausfinden, welche Bereiche des Intranets am meisten genutzt werden, welche Inhalte am beliebtesten sind und wo möglicherweise Probleme auftreten. Diese Informationen helfen dir, informierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Bereiche des Intranets verbessert oder erweitert werden sollten.

Regelmäßige Updates und Verbesserungen

Basierend auf dem Feedback und den Analysen, die du gesammelt hast, solltest du regelmäßige Updates und Verbesserungen an deinem Intranet vornehmen. Dies kann das Hinzufügen neuer Funktionen, die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit oder die Aktualisierung von Content beinhalten.

Training und Unterstützung

Da sich dein Intranet weiterentwickelt, ist es wichtig, dass du sicherstellst, dass deine Mitarbeiter*innen mit den Änderungen Schritt halten können. Biete regelmäßige Schulungen und Unterstützung an, um sie mit neuen Funktionen oder Änderungen vertraut zu machen.

Die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung deines Intranets sind entscheidend für seinen langfristigen Erfolg. Durch das ständige Streben nach Verbesserungen und Anpassungen an die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter*innen kannst du sicherstellen, dass dein Intranet ein wertvolles und effektives Kommunikations- und Zusammenarbeitstool bleibt.

Fazit: Was du beachten musst, wenn du ein Intranet erstellen willst

Zugegeben: Das Aufsetzen eines Intranets ist kein Kinderspiel, aber es ist definitiv eine lohnende Aufgabe. Mit der richtigen Planung, Umsetzung und Wartung kann deine Unternehmensplattform zu einer leistungsfähigen Anlaufstelle für Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsaustausch für deine Kolleg*innen werden.

Aber all die technischen und organisatorischen Aspekte während der Erstellung sind nur die eine Seite der Medaille. Die andere ist die Kultur und das Engagement deiner Mitarbeiter*innen. Ein Intranet lebt von der aktiven Beteiligung und Nutzung durch seine User*innen. Deshalb ist es entscheidend, sie von Anfang an in den Prozess einzubeziehen, sie zu schulen und sie zur Nutzung des Intranets zu ermutigen.

Eines ist sicher: Ein gut geplantes, gut gestaltetes und gut gewartetes Intranet kann zu einer unschätzbaren Ressource für dein Unternehmen werden. Also, pack es an!