CPQ Software & Tools im Vergleich

CPQ-Definition: Was ist CPQ und wozu wird CPQ-Software benötigt?

CPQ ist ein Akronym für die Ausdrücke „Configure“, „Price“ und „Quote“. Übersetzt bedeutet die Begriffskette so viel wie „Preisangabe konfigurieren“. Genauer geht es hier um den Vertriebsprozess, bei dem kundenindividuelle Waren und/oder Dienstleistungen passend ausgewählt und der optimale Preis für ein zu versendendes Angebot zusammengestellt wird.

CPQ-Tools unterstützen Sales-Teams auf breiter Front bei den Aufgaben der entsprechenden Arbeiten. Da am Ende ein Angebot entsteht, werden solche Lösungen manchmal auch einfach als Angebot-Software bezeichnet. Sie können faktisch aber sehr viel mehr, als „nur“ beim Erstellen von Angeboten zu unterstützen.

Tatsächlich automatisiert CPQ-Software den Angebotsprozess größtenteils. Im Idealfall können die Vertriebsmitarbeiter:innen all ihren Kund:innen ohne großen Aufwand eine perfekt passendes Angebot unterbreiten. Mit nur wenigen Klicks sind Vertriebler:innen in der Lage, Angebote fertigzustellen, sie direkt per E-Mail zu versenden oder vorher mit einer elektronischen Unterschrift zu versehen.

CPQ-Software hilft bei der Verwaltung der Preisgestaltung für alle Produkte und/oder Dienstleistungen des jeweiligen Unternehmens. Sie ermöglicht es den Vertriebler:innen, binnen Minuten vollkommen individuelle Angebote mit konsistenten Preisen aufzusetzen – einschließlich verfügbarer Rabatte. Erweiterte Preisregeln können so konfiguriert werden, dass sie Mengenrabatte, prozentuale Abonnements, im Voraus ausgehandelte Vertragspreise, spezielle Kosten für Partner:innen und/oder andere vom Standard abweichende Konditionen berücksichtigen.

Mit einem CPQ-System können Firmen letztendlich sicherstellen, dass ihre Preis- und Angebotsgestaltung für Kund:innen stets flüssig und korrekt abläuft.

Wie funktionieren CPQ-Softwares?

Eine Configure-Price-Quote-Software funktioniert normalerweise genau entsprechend der CPQ-Bedeutung bzw. der namensgebenden Prozessfolge: beginnend bei der Produktkonfiguration (Configure), über die Preisermittlung (Price) bis hin zur Erstellung eines Angebotsdokuments (Quote).

1. Am Anfang steht die Zusammenstellung der Produkte: Je nach Software können hier eine geführte Bedarfsanalyse, Cross- und Up-Selling-Vorschläge, Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen, Tests auf Regelverletzungen und weitere Hilfsmittel zum Einsatz kommen.

2. Im zweiten Schritt folgt die Preisgestaltung: Hier sind normalerweise Sonderpreise, Bündelpreise, Mengenpreise und andere speziellere Konfigurationen möglich. Manche Lösungen bieten Workflows zur Freigabe.

3. Am Schluss erfolgt die Angebotserstellung: Hier kann bei vielen Programmen ein individuelles Layout generiert werden. Mehrere Versionen oder gar mehrsprachige Angebote sind ebenfalls möglich. Weiterhin ist mitunter eine Funktion für digitale Unterschriften integriert oder integrierbar.

Bei CPQs kann innerhalb dieser Vorgänge an mehreren Stellen künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz kommen. Dadurch sind solche Lösungen in der Lage, mit der Zeit immer bessere Vorschläge für Produkte und Preise zu machen. Das bedeutet für die Nutzer:innen idealerweise eine zunehmende Reduzierung ihres Arbeitsaufwands.

Welche Vor- und Nachteile bieten CPQ-Softwares?

Eine CPQ-Software bietet insbesondere die folgenden Vorteile:

• Absichern des Angebotsprozesses vereinfachen: Viele Unternehmen haben aufgrund einer Vielzahl von Produkten, unterschiedlichen Vertragstypen und diversen Geschäftsregeln mit äußerst komplexen Angebotserstellungsprozessen zu tun. Mit der CPQ-Software wird hier einiges erleichtert. Benutzer:innen können idealerweise binnen Minuten ein perfekt passendes Angebot erstellen, das automatisch alle vorgegebenen Parameter einhält. Durch ein solches Tool können nicht zuletzt effektiv Fehler vermieden werden.

• Zeit für die Angebotserstellung reduzieren: Eine CPQ-Software speichert Preise und andere wichtige Vertriebsdaten. So können Vertriebsmitarbeiter:innen mithilfe einer eindeutigen Datenbasis konsistent genaue Angebote erstellen. Da alle Vertriebsdaten an einem zentralen Ort gespeichert sind, entfallen zudem die Berücksichtigung von „stapelweisen“ Excel-Tabellen und andere mehrschichtige Kalkulationsprozesse. Die Vertriebler:innen haben schließlich mehr Zeit für den direkten Verkauf an Kund:innen oder strategische To-dos.

• Genehmigungsprozesse optimieren: Genehmigungsprozesse im Vertrieb können mühsam und unorganisiert sein. Eine CPQ-Software kann hier wichtige Vorgänge mit Freigabe-Workflows automatisieren. So gehen erstellte Angebote automatisch an alle Mitarbeiter:innen, die am Genehmigungsprozess beteiligt sind. Sobald bestimmte Angebote von den Beteiligten freigegeben wurden, können sie außerdem automatisch an die betreffenden Kund:innen übermittelt werden. CPQs ermöglichen es Verantwortlichen darüber hinaus, den Freigabeprozess nach Bedarf zu konfigurieren. Wenn beispielsweise Vertriebsmitarbeiter:innen allgemeine Angebote ohne spezielle Preise oder Details erstellen, sind diese auch direkt an Kund:innen zu versenden. Ebenso ist es mitunter möglich, die Software so zu konfigurieren, dass nur dann ein Genehmigungsprozess eingeleitet wird, wenn ein bestimmter Rabatt greifen soll.

• Durchschnittlichen Geschäftsumfang erhöhen: In der letzten Phase des Verkaufszyklus sind Käufer oft besonders offen für zusätzliche Angebote. Hier schlägt die Stunde des Cross- und Up-Sellings. CPQ-Software kann den Prozess der Identifizierung zusätzlicher Angebote automatisieren, indem sie Empfehlungen auf der Grundlage der Bestellhistorie ausspricht. Außerdem können die mithilfe eines CPQ-Tools erzielbaren flüssigen Prozesse zu schnelleren Verkäufen, besseren Zahlungsvorgängen und zu optimierten Verlängerungen bei Abonnements beitragen.

• Nützliche Insights zum Vertrieb erhalten: Über die Daten, die innerhalb der CPQ-Software an einem zentralen Ort verfügbar sind, können Vertriebsteams wertvolle Erkenntnisse dazu gewinnen, was funktioniert und was nicht. Anhand der Informationen lässt sich beispielsweise feststellen, wie oft Produkte erfolgreiche rabattiert werden und wie lange eine Verkaufsgenehmigung dauert. Die Benutzer:innen können auch frühere Verkaufstransaktionen durchsuchen, was für das Kopieren, Überarbeiten und Klären von Aufträgen nützlich sein kann. CPQ-Systeme bieten zudem Echtzeit-Analysen. Diese verschaffen ihren Benutzer:innen einen aktuellen Überblick über Markt-Trends und andere Insights. Die Informationen können hilfreich sein, um Geschäfte zielgenauer und schneller abzuschließen.

• Effektivität des Vertriebsteams steigern: Vertriebsmitarbeiter:innen verbringen nur etwa ein Drittel ihrer Zeit mit dem Verkauf und der Interaktion mit (potenziellen) Kund:innen. Die restliche Zeit wird dafür geopfert, Produkt oder Preistabellen auszufüllen, Angebote zu erstellen und verschiedene andere administrative Aufgaben zu erledigen. Die Implementierung eines CPQ-Tools kann den Aufwand für solche To-dos deutlich verringern. Durch die Automatisierung wird es den Vertriebsmitarbeiter:innen ermöglicht, effizienter zu verfahren, mehr Zeit für die wichtigste Aufgabe im Verkauf zu nutzen und schließlich effektiver an den Kund:innen zu arbeiten.

Wirkliche Nachteile bietet CPQ-Software nicht. Deren Nutzung kann allerdings durchaus eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringen. Zentral sind die im Folgenden aufgeführt Schwierigkeiten:

• Ungenaue Angebote aufgrund der Verwendung falscher Daten: Ein häufiges Problem bei der Verwendung von CPQ-Systemen betrifft die Erstellung von Angeboten, die ihr Ziel verfehlen. Dies ist dann meistens nicht der Software an sich geschuldet, sondern gründet auf dem Import veralteter oder ungeeigneter Daten. Daher müssen Unternehmen die Informationen, die das Tool (automatisiert) importieren soll, stets mit Bedacht auswählen. Eine abschließende Prüfung ist in jedem Fall ein Muss.

• Schwierige Einführungsphase: Für Vertriebsabteilungen, die ihre Angebote bisher manuell erstellt haben, kann die Umstellung auf ein automatisiertes Tool mit erheblichen Anlaufschwierigkeiten verbunden sein. Da die Einführung von CPQ-Software die herkömmliche Art der Angebotserstellung auf den Kopf stellt, müssen bestehende Protokolle zweckdienlich überarbeitet werden. Auch die Vertriebsmitarbeiter:innen müssen motiviert werden, erhebliche Änderungen an ihren Arbeitsabläufen zu akzeptieren.

Wie wählt man das passende CPQ-Tool aus bzw. worauf sollte man besonders achten?

Die Anschaffung einer CPQ-Software bedeutet immer erhebliche Kosten. Weiterhin passt nicht jedes Tool zu jedem Unternehmenskontext. Schon hinsichtlich dieser beiden Gegebenheiten müssen sich Verantwortliche sehr genau überlegen, welches Produkt sie am besten für ihren Betrieb wählen. Die nachfolgenden Punkte sollten diesbezüglich immer berücksichtigt werden.

• Den wirklichen Nutzen erfassen: Nicht jeder Betrieb braucht unbedingt ein CPQ-Tool. Zentrale Hinweise, dass eine solche Lösung für das eigene Unternehmen angebracht ist, sind offensichtlich ineffiziente Angebotsprozesse, komplexe Produktkonfigurationen und/oder regelmäßige Erfahrungen mit ungenauen Angeboten bzw. Nachbearbeitungen. Des Weiteren können Schwierigkeiten mit Rabatten und/oder Freigaben, verpasste Cross- und Up-Selling-Möglichkeiten oder schlechte Reaktionszeiten bei Angebotsanfragen, Indizien für die Relevanz einer CPQ-Software sein.

• Versteckte Kosten im Blick haben: CPQ-Lösungen können nicht umgehend ersichtliche Kosten aufweisen. Persönlicher Support und nachträgliche Skalierungen schlagen mitunter erheblich zu Buche. Hier gilt es langfristig zu denken, damit Verantwortliche nicht in die Situation kommen, zunächst eine besonders kostengünstige Lösung zu wählen, die sie dann später aber umso teurer zu stehen kommt.

• Eine einfache Bedienung fokussieren: Idealerweise müssen Nutzer:innen keine großen Schulungen absolvieren, um sich innerhalb der gewählten CPQ-Software zurechtzufinden. Wer hier die falsche Wahl trifft, wird bald bemerken, dass sich Schwierigkeiten in der Akzeptanz einstellen. Nur ein Tool, das einfach zu nutzen ist, hat eine 100-prozentige Akzeptanz im gesamten Team und wird dann auch entsprechend seiner Möglichkeiten voll eingesetzt.

• Den Angebots- und Verkaufsprozess wirklich stützen: Studien zeigen, dass CPQ-Software erheblich zu schnelleren Verkäufen, besseren Zahlungsvorgängen und zu optimierten Verlängerungen bei Abonnements beitragen kann. Solche Vorteile stellen sich aber nur dann ein, wenn das genutzte Programm das Vertriebsteam auch wirklich umfänglich unterstützt. Die Lösung, für die sich Verantwortliche schließlich entscheiden, sollte somit genauestens auf die Bedarfe der einzelnen Mitglieder des Teams abgestimmt sein und jenen wirklich helfen. Dementsprechend sollten die Teammitglieder auch immer in die Wahl eines CPQ-Anbieters eingebunden werden.

• Die Automatisierung des Angebotsprozesses hinterfragen: „Einfach“ und „schnell“ – diese Begriffe werden Interessierte immer wieder hören oder lesen, wenn es um die Recherche nach der besten CPQ-Software für ihr Team geht. Manche Tools können entsprechende Schlagworte in ihrer Arbeit jedoch besser bedienen als andere. „Automatisierung“ und „KI“ sind hier die Stichworte. Um die Vertriebsmitarbeiter:innen maximal zu unterstützen, sollten Verantwortliche – sofern es im Budget ist – nach einer möglichst agilen und hoch automatisierten Lösung Ausschau halten.

• Passende Lösung für die eigenen Bedarfe: Interessierte sollten sich für eine Lösung entscheiden, die präzise das bietet, was ihr Team braucht. Hier empfiehlt es sich, eine Liste möglichst aller Anforderungen und benötigter Funktionen zu erstellen.

• Die Wachstumsmöglichkeiten bedenken: Weiterhin sollte sichergestellt werden, dass die gewählte Lösung problemlos mit dem Wachstum ihres Unternehmens skaliert werden kann. Bei veränderten Anforderungen sollte nicht gleich zu einer neuen CPQ-Software gewechselt werden müssen. Das würde wahrscheinlich abermals erheblichen Implementierungs- und Etablierungsaufwand bedeuten.

• Nahtloses Zusammenspiel mit anderen Software anstreben: Die ideale CPQ-Software lässt sich perfekt mit einer anderen Software kombinieren, die der Vertrieb typischerweise verwendet – insbesondere mit dem CRM. Die Nutzung mehrerer unabhängiger Software-Lösungen wäre auf unterschiedliche Weise sehr ineffizient. Ein solches Arrangement führt normalerweise zu komplexen Prozessen, einer höheren Fehlerquote und manchmal zu erheblichen Gefahren.

• Spezielle Analytics in Anspruch nehmen: Die gewählte CPQ-Lösung gibt idealerweise regelmäßige Datenberichte aus. Diese ermöglichen es betreffenden Mitgliedern des Teams, zu sehen, was funktioniert und was nicht. Solche Informationen helfen bei einer überaus zweckdienlichen Optimierung des Sellings und schulen die Vertriebsmitarbeiter:innen zunehmend.

• Den Support nicht vergessen: Gibt es eine Support-Nummer, die man anrufen kann, wenn ein Problem mit der CPQ-Software vorliegt? Oder besser noch: Besteht die Chance, spezielle Kundenbetreuer:innen zu kontaktieren, welche die jeweiligen Unternehmensvoraussetzungen genau kennen? Solche oder ähnlich gute Support-Voraussetzungen sind nicht zu verachten! Denn selbst bei Programmen, die in Unternehmen vollkommen etabliert sind, kann es immer wieder zu Schwierigkeiten kommen, für deren Lösung ein direkte:r Ansprechpartner:in erforderlich ist.

• Die Großen sind nicht immer die Besten: Der Vergleich und die Gegenüberstellung verschiedener Lösungen, unter Berücksichtigung aller oben genannten Punkte, kann ein langwieriger Prozess sein. Vielbeschäftigte Vertriebsleiter:innen sind hier schnell versucht, alle Vorsicht in den Wind zu schlagen und einfach die CPQ-Lösung mit dem bekanntesten Namen zu wählen. Leider ist die Beliebtheit aber ein schlechtes Indiz für die Passgenauigkeit. Die populärste Lösung ist längst nicht immer die beste bzw. die geeignetste. Daher sollte unbedingt genügend Zeit für eine ausführliche Recherche eingeplant werden.

Was kosten CPQ-Tools? Die meisten modernen CPQs sind Cloud-Systeme. Sie werden in der Regel als monatliches Abonnement auf der Grundlage der Größe des Unternehmens bzw. des benötigten Funktionsumfangs und der Anzahl der Benutzer:innen berechnet. Die zentralen Vorteile von Cloud-CPQs sind folgende:

• Eine einfache Bereitstellung, da der Zugriff auf die Software online erfolgt und nicht auf den eigenen lokalen Servern.

• Eine kürzere Implementierungszeit – aus demselben Grund.

• Eine automatische Wartung durch die Anbieter:innen anstatt einer benutzerseitigen Organisation entsprechender To-dos.

Einige Anbieter:innen von CPQ-Software halten aber auch Lösungen bereit, die vor Ort gehostet werden und deren Preis mitunter als unbefristete Lizenz gilt. Bei unbefristeten Lizenzen fallen allerdings in aller Regel Gebühren für Support und Wartung an.

Die Preise von guten CPQ-Tools beginnen bei rund 50 Euro pro Monat und Benutzer:in. Sie können je nach Anzahl der Funktionen auf bis zu 250 Euro monatlich und höher steigen. Viele Anbieter:innen geben auf ihrer Website keine konkreten Preise an – zumindest für Enterprise-Lösungen nicht. Hier wird auf Anfrage ein individuelles Angebot kalkuliert.

Eine Open-Source-CPQ-Software kann sogar kostenlos genutzt werden. Jedoch bietet solch eine CPQ-Freeware möglicherweise nicht so viele Funktionen und Integrationen wie die kostenpflichtigen Alternativen. Bestimmte Open-Source-Produkte erfordern zudem Kenntnisse in Programmiersprachen – zum Beispiel in wie JavaScript.