Was ist Configure Price Quote (CPQ)?

Dein Unternehmen ist auf variantentreiche und kundenspezifische Produkte spezialisiert und du suchst nach einer Möglichkeit, deine Ware schneller und präziser umzusetzen? Dann lautet das Zauberwort "Configure Price Quote", besser bekannt als CPQ. In der Welt des Vertriebs hat sich CPQ als unverzichtbares Tool etabliert, das es ermöglicht, selbst die komplexesten Produkte im Handumdrehen zu konfigurieren, zu bepreisen und anschließend die dazugehörigen Angebote zu versenden. Aber wie funktionieren CPQ-Systeme überhaupt, für welche Zielgruppen eignen sie sich und welche Vorteile bieten sie dir wirklich? Diesen und weiteren Fragen gehen wir in diesem Artikel auf den Grund.

Was ist Configure Price Quote Software?

Stell dir einen typischen Arbeitstag im Vertrieb vor: Ein*e Kund*in fragt ein speziell angepasstes Produkt an, das aus zahlreichen Komponenten besteht und individuell konfiguriert werden muss. In der Vergangenheit wäre dies ein zeitraubender Prozess gewesen, der mehrere Stunden oder gar Tage in Anspruch nehmen könnte, um alle Optionen zu prüfen, Preise zu berechnen und ein Angebot zu erstellen. Hier kommt Configure Price Quote Software ins Spiel, die diese Herausforderung in einen schnellen, effizienten Prozess verwandelt.

CPQ-Software ist ein leistungsstarkes Instrument, das Vertriebsmitarbeiter*innen dabei unterstützt, maßgeschneiderte Angebote für komplexe Produkte und Dienstleistungen zu erstellen. Durch die Automatisierung der Produktkonfiguration, Preisfindung und Angebotsdokumentation ermöglicht CPQ den Nutzer*innen, präziser und schneller zu arbeiten:

Konfiguration

Der erste Schritt im CPQ-Prozess ist die Produktkonfiguration. In dieser Phase wird das Produkt oder die Dienstleistung, die der*die Kund*in anfragt, nach seinen*ihren spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen maßgeschneidert. Bei komplexen Produkten, die aus zahlreichen Komponenten bestehen, navigiert die CPQ Software die Benutzer*innen durch eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten und Optionen, basierend auf vordefinierten Regeln und Logik. Diese regelbasierte Konfiguration stellt sicher, dass nur kompatible Optionen ausgewählt werden und das Endergebnis ein funktionierendes, kundenorientiertes Produkt ist. Die CPQ Software gewährleistet auch, dass die Konfiguration realisierbar ist, indem sie technische Machbarkeit und verfügbare Bestände berücksichtigt.

Preisfindung

Sobald das Produkt konfiguriert ist, folgt die Preisfindung. Die CPQ Software berechnet den Preis für das konfigurierte Produkt automatisch, indem sie eine Reihe von Faktoren berücksichtigt, die den Endpreis beeinflussen könnten. Dazu gehören Mengenrabatte, regionale Preisdifferenzen, Sonderaktionen, Kundenverträge und weitere variable Preisbestandteile. Diese Komplexität wird durch die CPQ Software bewältigt, die in der Lage ist, all diese Variablen zu verarbeiten und einen korrekten, marktgerechten Preis zu kalkulieren. Diese Automatisierung sorgt nicht nur für Effizienz, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern, die bei manueller Kalkulation auftreten könnten.

Angebotserstellung

Der letzte Schritt ist die Angebotserstellung. Nachdem das Produkt konfiguriert und der Preis festgelegt wurde, generiert die CPQ Software automatisch ein detailliertes Angebotsdokument. Dieses Dokument enthält alle relevanten Informationen, die die Kund*innen für eine Kaufentscheidung benötigen, wie zum Beispiel eine Beschreibung des konfigurierten Produkts, den Preis, die Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie weitere relevante Verkaufs- und Garantieinformationen. Die Angebotserstellung umfasst häufig auch visuelle Darstellungen des Produkts, um den Kund*innen eine klare Vorstellung von dem zu geben, was sie kaufen. Die automatisierte Erstellung von Angeboten spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch, dass jedes Angebot professionell aussieht und konsistent mit der Markenidentität des Unternehmens ist.

Reifegrade von CPQ-Systemen

Die Reifegrade von Configure Price Quote (CPQ) Systemen zeigen, wie weit die Integration und Automatisierung dieser Systeme in den Vertriebs- und Produktionsprozess eines Unternehmens vorangeschritten ist. Moderne CPQ-Systeme haben sich weit über ihre ursprünglichen Funktionen hinausentwickelt und spielen eine entscheidende Rolle in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, was sie zu einem Schlüsselelement auf dem Weg zur Industrie 4.0 macht.

In einer grundlegenden Ausbaustufe sind CPQ-Systeme eng mit CRM-Systemen verbunden und unterstützen den Vertrieb bei der Angebotserstellung. Die eigentliche Innovation entsteht jedoch, wenn das CPQ-System nach Annahme des Angebots durch die Kund*innen die erstellte Konfiguration direkt an ein ERP-System übermittelt, welches die Produktion automatisiert anstößt. Dies stellt eine Herausforderung dar, da die Erstellung von Stücklisten für variantenreiche Produkte normalerweise nicht Teil des Vertriebsprozesses ist.

Hier setzt der Produktkonfigurator der CPQ-Software an: Er übersetzt die kundengerechte Produktkonfiguration in eine technische Form, die für die Produktion verwendet werden kann, ohne dass die Kund*innen mit komplexen Stücklisten in Berührung kommt. Diese Übersetzung ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Produktion auf Basis der individuellen Kundenwünsche.

Ein weiter fortgeschrittener Reifegrad wird erreicht, wenn die Produktkonfiguration so vereinfacht wird, dass sie nicht nur vom Vertrieb, sondern auch von Händler*innen oder Partner*innen direkt verwendet werden kann. Oftmals sind solche Konfiguratoren direkt in B2B- oder Händlerportale integriert und ermöglichen es, ohne direkten Kontakt zum Vertriebspersonal Bestellungen aufzugeben.

Die Spitze der Reifegrade bildet die Integration des CPQ-Systems in einen Webshop, was einen direkten Einkauf durch die Endkund*innen ohne jegliche menschliche Interaktion im Vertriebsprozess ermöglicht. Um die Benutzerfreundlichkeit zu maximieren, werden Produkte hierbei häufig durch 2D- oder 3D-Visualisierungen dargestellt. Diese Fortschritte erlauben eine komplett digitale Customer Journey vom ersten Interesse über den Kauf bis hin zur Produktion.

Vorteile von CPQ-Systemen 

Aus Unternehmenssicht

• Effizienzsteigerung im Vertriebsprozess: CPQ-Systeme automatisieren den Prozess der Angebotserstellung, was die Zeit für das Erstellen von Angeboten deutlich verkürzt. 

• Reduzierung von Fehlern: Die manuelle Erstellung von Angeboten ist fehleranfällig. CPQ-Systeme hingegen sorgen für Genauigkeit bei Konfigurationen und Preisen, indem sie die neuesten Produktdaten und Preisregeln verwenden. Dies vermindert das Risiko von Fehlern, die zu Konflikten mit Kund*innen oder internen Problemen führen können.

• Verbesserte Margen und Profitabilität: Mit CPQ-Software können Unternehmen ihre Preismodelle intelligent gestalten. Sie können dynamische Preisanpassungen vornehmen, die auf Faktoren wie Volumen, Kombinationen von Produkten/Dienstleistungen oder aktuellen Marktbedingungen basieren. 

• Skalierbarkeit: CPQ-Systeme ermöglichen es Unternehmen, mit dem Wachstum ihres Produktportfolios und der Erweiterung ihres Kundenspektrums zu skalieren. Neue Produkte und Dienstleistungen können schnell in das System integriert werden, wodurch das Unternehmen flexibel und agil bleibt.

Aus Kundensicht

• Schnellere Reaktionszeiten: Kund*innen profitieren von der schnellen Erstellung von Angeboten und der schnellen Beantwortung ihrer Anfragen. CPQ-Systeme reduzieren die Wartezeit vom ersten Kontakt bis zum Angebot, was die Kundenzufriedenheit erhöht und die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufsabschlusses verbessert.

• Transparenz in Preisgestaltung und Optionen: CPQ-Systeme bieten eine klare Darstellung der Preise und der verfügbaren Optionen. Kund*innen können die Auswirkungen ihrer Auswahlentscheidungen auf den Preis sofort sehen, was zu einem transparenten und vertrauenswürdigen Kaufprozess beiträgt.

• Selbstbedienungsmöglichkeiten: Fortgeschrittene CPQ-Systeme ermöglichen es Kund*innen, Produkte und Dienstleistungen über Online-Konfiguratoren selbst zu individualisieren. Dies erhöht die Kundenbindung, da sie aktiv in den Prozess einbezogen werden und Lösungen nach ihren eigenen Spezifikationen gestalten können.

• Zuverlässigkeit: Durch die Genauigkeit der CPQ-Systeme können Kund*innen darauf vertrauen, dass die Angebote korrekt sind und alle ihre Anforderungen erfüllen. Die Zuverlässigkeit in der Angebotserstellung schafft eine solide Grundlage für eine dauerhafte Kundenbeziehung.

5 CPQ Softwares für dein Business

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PandaDoc

Salesforce CPQ

HubSpot CRM

DealHub CPQ

Microsoft Dynamics 365 Sales