E-Mail-Design Templates: Der Schlüssel zu designstarken und erfolgreichen E-Mail-Kampagnen für dein Marketing

1. Was sind E-Mail-Design Templates?
2. Wie hilfreich sind Design Templates für E-Mails wirklich?
3. Wie kommst du jetzt genau an gute E-Mail-Design Templates?
4. Fazit: E-Mail-Design Templates sind im E-Mail-Marketing (fast) unverzichtbar

Laut E-Mail-Marketing Benchmarks 2024 hat inzwischen jedes vierte Unternehmen seine E-Mail-Marketing-Aktivitäten enorm gesteigert – das sind fast doppelt so viele Firmen wie im Vorjahr! Das zeigt: E-Mail-Marketing ist (und bleibt voraussichtlich) ein wichtiger Teil im Marketing-Mix und sollte auch auf deiner Liste stehen bzw. bleiben. Mit dem richtigen Design Template erstellst du deine E-Mails ohne großen Aufwand und professionelle Design- oder Programmierkenntnisse. Alles Wichtige zu den E-Mail-Design Templates erfährst du in diesem Artikel.

Was sind E-Mail-Design Templates?

Ein E-Mail-Design Template besteht aus verschiedenen Modulen, die du immer wieder nutzen kannst, um selbst als Laiin bzw. Laie effizient professionelle E-Mails und Newsletter zu erstellen. Du kannst dir ein E-Mail-Design Template wie eine vorgefertigte E-Mail vorstellen, die du immer wieder in deinem E-Mail-Marketing einsetzen kannst.

Es stellt ein einheitliches und ansprechendes Design für all deine wiederkehrenden E-Mails sicher. Das sind beispielsweise Begrüßungsmails, Erinnerungen beim Warenkorbabbruch, Versandbestätigungen und Newsletter.

Wie hilfreich sind Design Templates für E-Mails wirklich?

Sind Design Templates ein Must-have oder doch eher ein Nice-to-have? Finden wir es gemeinsam heraus.

Herausforderungen beim Designen von E-Mails

Vermutlich hast du schon festgestellt, dass die Gestaltung deiner E-Mails gar nicht so einfach ist wie gedacht. Viele Marketer*innen verlieren die meiste Zeit und die meisten Nerven bei Themen wie diesen:

• Ansprechende Darstellung: Optisch musst du deine Zielgruppe mit einem originellen Design catchen und ggf. triggern. Probleme können schon entstehen, wenn deine E-Mail am PC oder am Handy unvollständig bzw. unleserlich dargestellt wird. Eine fehlerhafte Darstellung katapultiert deine E-Mail im schlimmsten Fall sogar in den Spam-Ordner, wodurch Empfänger*innen sie erst gar nicht öffnen.
• Zielführender Aufbau: Der Aufbau hängt von mehreren Faktoren ab, beispielsweise wie technikaffin deine Zielgruppe ist. Eine gewisse Grundstruktur hat sich allerdings zielgruppenunabhängig bewährt. Sie besteht absteigend aus den Bausteinen Header, Anrede, Message, Angebot, Handlungsaufforderung, Signatur und Impressum.
• Corporate Identity (CI): Durch deine CI sollen Empfänger*innen auf den ersten Blick erkennen, dass sie eine neue Nachricht von dir erhalten haben. Die CI-getreue Gestaltung und Customer Experience sollten sich wie ein roter Faden durch alle Kanäle ziehen. Du kannst für jedes Ziel und jede Empfängergruppe eine individuelle Vorlage erstellen. Der grundlegende Aufbau sollte allerdings in jeder Vorlage gleich sein.
• Personalisierung: Deine Kundinnen und Kunden wissen natürlich, dass du die Nachricht nicht nur für sie verfasst hast. Dennoch soll es sich beim Lesen deiner E-Mail so anfühlen. Dieses Ziel erreichst du mit Personalisierung. Wenn du deine Mails manuell personalisierst, benötigst du viel Zeit. 
• Rechtliche Vorgaben: Abmahnungen können kostspielig sein, deswegen solltest du immer up to date sein. Bedenke beispielsweise, dass Empfänger*innen in jeder E-Mail die Möglichkeit haben müssen, sich von deinem Newsletter abzumelden und zu deinem Impressum zu gelangen.
• Fehlende Manpower und / oder Expertise: Die Qualität deiner E-Mails wird darunter leiden, wenn du dich aus Zeitgründen gar nicht mit der professionellen Erstellung von E-Mails befassen kannst und / oder du nicht über die notwendigen Design- und HTML-Programmier-Skills verfügst.

Vorteile eines Design Templates

Mindestens eine der beschriebenen Aussagen trifft auf dich zu? Dann haben wir gute Nachrichten für dich, denn beim Lösen dieser Herausforderungen können dich Design Templates unterstützen.

• Ansprechende Darstellung: Die Module und grafischen Elemente, die du in deinem Template verwendest, wurden von Expertinnen und Experten entwickelt, um Empfänger*innen optisch anzusprechen und sie sind fest definiert. Außerdem sollten sie auf den gängigen Endgeräten korrekt dargestellt werden.
• Zielführender Aufbau: In der Regel kannst du dank des modularen Baukastens komplett ohne HTML-Programmierkenntnisse besonders schnell benutzerfreundliche E-Mails mit einem zielführenden Aufbau erstellen und versenden.
• Corporate Identity (CI): Gestalte E-Mails über alle Kanäle hinweg innerhalb einer festen Design-Struktur (gemäß deinen CI-Vorgaben). Du musst nur den Inhalt – z. B. Texte und Bilder – anpassen.
• Personalisierung: Mit einem Template personalisierst du deine E-Mails in der Regel innerhalb kürzester Zeit.
• Rechtliche Vorgaben: Design Templates werden unter Berücksichtigung aller rechtlichen Anforderungen entwickelt. Dadurch solltest du dir über die rechtlichen Pflichtangaben wie Impressum, Datenschutzinformationen oder Opt-out-Links für Newsletter-Abmeldungen keinen Kopf mehr machen müssen.
• Kosteneffizienz: Auf längere Sicht wirst du effektiver arbeiten und Ressourcen sparen. Ein gutes Template amortisiert sich schnell, da sein Einsatz deine laufenden Kosten deutlich senken kann. Sogar deine Dienstleister*innen und Partner*innen können damit arbeiten.

Umsetzungstipps: So optimierst du dein E-Mail-Marketing mit Design Templates

Mit standardisierten und gleichzeitig individuell auf dein Unternehmen angepassten Vorlagen sparst du dir viel Arbeit. Damit du den größtmöglichen Nutzen aus den Templates ziehst, geben wir dir konkrete Umsetzungstipps an die Hand.

Intensive Vorbereitung

Zunächst solltest du deine konkreten Ziele und deine Anforderungen an Templates definieren. Berücksichtige z. B. 

• den Umfang,
• die erforderlichen Elemente sowie
• die Blueprint-Module und -Funktionen.

Du hörst das erste Mal von Blueprint? Das ist ein Dokument mit einer Teilprozessbeschreibung. Es skizziert den Aufbau und die Optik des Templates. Außerdem nutzen die Anwender*innen das Blueprint später als Bedienungsanleitung.

Abbildung: Blueprint E-Mail-Design Template

Diese Inhalte könnten in deinem Blueprint auftauchen:

• Framework: schneller und einfacher Überblick über die Anzahl und Namen der erstellten Module
• Übersicht: visuelle Template-Übersicht mit den erstellten Inhalten
• Bemaßung: Info über Standard-Aussehen mit der Auflistung aller Elemente
• Funktionen: Vorstellung der einzelnen Module mit Mobile- und Desktop-Ansicht
• Template-Anleitung: Grundlage für eigenständiges Arbeiten mit dem Template
• Dos & Don’ts: konkrete Handlungsempfehlungen, mögliche Darstellungs- und Bedienfehler

Programmierung und Implementierung des Design Templates

Im nächsten Schritt wird dein Blueprint erstellt. Dazu gehört auch eine Übersicht mit dem finalen Design, den Modulen und ihren Funktionen.

Die Programmierung und Implementierung erfolgt in der Regel in vier Schritten:

1. Du erstellst eine Template-Bemaßungsdatei oder eine Master-HTML.
2. Du erstellst Elemente zur Individualisierung und Personalisierung.
3. Du implementierst dein Template in dein Versandsystem.
4. Du testest dein Template.

Design-Erstellung

Anschließend entscheidest du dich für eine von drei Strategien: Mobile First (Fokus liegt auf der mobilen Nutzererfahrung), Responsive (das Design passt sich dem Gerät an) oder Mobile Only Design (behandelt ausschließlich die mobile Nutzererfahrung).

Die Erstellung deines Designs erfolgt in drei weiteren Schritten:

1. Du visualisierst dein Design anhand der definierten Inhalte und deiner Corporate Identity- bzw. Corporate Design-Vorgaben.
2. Du nimmst ggf. Anpassungen vor.
3. Du finalisierst dein Template Design.

Nachbereitung nicht vergessen

Klingt, als wärst du jetzt fertig? Ein erfolgreiches Design Template lebt von Pflege und Qualitätskontrollen. 

Dich erwarten erneut drei wichtige Schritte:

1. Du übergibst deinen Blueprint an die zuständigen Mitarbeiter*innen.
2. Du schulst und unterstützt diese.
3. Du überprüfst regelmäßig dein Design Template.

„Eine regelmäßige Wartung der Templates ist erforderlich, um auch bei Client-Updates und technischen Weiterentwicklungen langfristig ein fehlerfreies Ergebnis zu gewährleisten.“ – Luana Dietz, Creative Chamaileon bei rabbit eMarketing

Wie kommst du jetzt genau an gute E-Mail-Design Templates?

Der Mehrwert eines E-Mail-Design Templates ist einleuchtend, doch wie findest du jetzt ein passendes E-Mail-Design Template für dein Unternehmen? rabbit kann die Antwort auf diese Frage sein: es entwickelt, programmiert und optimiert E-Mail-Templates für die wichtigsten E-Mail-Versandsysteme und Kampagnen-Tools. 

Das ist rabbit

Gegründet wurde rabbit 2004 als Agentur für E-Mail-Marketing. Inzwischen hat es sich zu einem Spezialisten für E-Mail-Marketing, Marketing Automation und CRM weiterentwickelt. 

Zu seinen Schwerpunkten gehören:

• Strategie & Beratung für dein E-Mail-Marketing, Relationship Management und One-to-One Multichannel
• Kreation & Umsetzung deiner Designs und deines Contents
• Support & Begleitung deines Versand- und Kampagnenmanagements sowie deines Customer Relationship Managements (CRM)

rabbit arbeitet branchenunabhängig und blickt auf viele langjährige, erfolgreiche Partnerschaften über alle Branchen hinweg zurück. Das rabbit-Team geht individuell auf deine persönlichen Anforderungen und deinen Bedarf ein. Herausforderungen, die es nicht selbstständig lösen kann, übergibt es in die kompetenten Hände ihrer Partner*innen.

Beratung, Kreation, Umsetzung und Implementierung aus einer Hand

Als systemunabhängiger Partner helfen Sie dir bei der Wahl der passenden Tools und der Entwicklung einer individuellen Strategie. Anschließend begleiten sie dich bei der Kreativarbeit und realisieren für dich eine automatisierte One-to-One-Multichannel-Kommunikation.

E-Mail-Marketing 360°: praxisnah und erfolgsorientiert

Das eintägige Seminar E-Mail-Marketing 360° soll dir das gesamte Knowhow für erfolgreiches E-Mail-Marketing vermitteln. Darin verraten dir vier erfahrene Marketer*innen ihre Tricks. Außerdem erwarten dich praxisnahe Fallbeispiele, Kampagnenanalysen, Gruppenprojekte und mehr.

Konferenzen: motivieren und begeistern

In den One-to-One Multichannel-Konferenzen von rabbit dreht sich alles um die relevantesten Themen des digitalen Marketings. Erfahrene Expertinnen und Experten sowie namhafte Speaker*innen teilen ihr Knowhow mit dir.

E-Mail und Social Media

Selbstverständlich bietet rabbit selbst einen E-Mail-Newsletter an! Registriere dich einfach über eMarketing News und/oder folge rabbit auf LinkedIn.

Use Case: E-Mail-Design Templates von rabbit

Bei der Adam Hall Group wurde es Zeit für einen Neuanstrich: ihre E-Mail-Vorlage war sowohl optisch als auch technisch veraltet. Außerdem wollte das Unternehmen aufs Versandsystem Microsoft Dynamics umsteigen. rabbit begleitete das Unternehmen bei diesem Prozess. 

Zunächst wurde das alte Design analysiert: Im Kick-Off-Meeting ging es primär um die bestehenden Mail-Vorlagen und deren Ziele. Es folgte eine detaillierte Analyse von 21 Newslettern. Im anschließenden Workshop präsentierte rabbit den Teilnehmer*innen die Analyse-Ergebnisse und ausgewählte Best-Practices. Dann konnte es mit dem Grobkonzept fürs neue E-Mail-Template losgehen.

Basierend auf dem Workshop entstanden zwei E-Mail-Design Templates:

• ein freies Design mit 16 Modulen, individuell für Microsoft Dynamics programmiert
• ein Design mit Standardmodulen von Microsoft Dynamics

In einem detaillierten Anforderungsprofil wurden alle Funktionen der entsprechenden Module beschrieben. Bei der Programmierung des E-Mail-Design Templates standen die technischen Anforderungen von Microsoft Dynamics im Mittelpunkt. Damit das Template auch sicher korrekt angezeigt wird, wurden abschließend umfangreiche Tests für Desktop- und Mobile-Clients durchgeführt.

Fazit: E-Mail-Design Templates sind im E-Mail-Marketing (fast) unverzichtbar

Wenn dein Unternehmen erfolgreich E-Mail-Marketing betreiben möchte, wird es früher oder später nicht um Design Templates herumkommen. Es funktioniert zwar prinzipiell auch ohne E-Mail-Design Templates, die Frage ist aber, ob du dir diesen Aufwand wirklich leisten kannst bzw. willst. Templates erleichtern deinen Prozess erheblich und sorgen für ein professionelleres Erscheinungsbild bei den Empfänger*innen.