Effiziente Meetings dank KI-Assistent: So automatisierst du deine Besprechungsnotizen

1. Was ist ein KI-Assistent für Meetings?
2. Vorteile von KI-Assistenten in Meetings
3. Herausforderungen bei KI-Tools für Meetings
4. Sind KI-Assistenten DSGVO-konform?
5. Mit Bliro automatisch und sicher Meeting-Notizen erstellen
6. So hilft dir Bliro im Alltag
7. Fazit: KI-Assistenten in Meetings richtig einsetzen

Stell dir vor, du bist Sales-Mitarbeiter*in in einem schnell wachsenden B2B-Start-up. Dein Terminkalender ist vollgepackt mit Meetings und Kundengesprächen. Oft bist du hin- und hergerissen: Einerseits möchtest du dich ganz auf das Gespräch konzentrieren und die Chemie mit potenziellen Kund*innen aufrechterhalten, andererseits musst du gleichzeitig wichtige Notizen machen, um später alles nachvollziehen zu können. Diese Zwickmühle kann sowohl die Effektivität der Gespräche als auch deren Nachbearbeitung erheblich beeinträchtigen.

Hier kommen KI-Assistenten ins Spiel. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie dich künstliche Intelligenz in Meetings unterstützt, indem sie automatische Aufzeichnungen, Follow-ups und andere Action Items generiert. Dadurch kannst du dich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren, während die KI im Hintergrund die gesamte Dokumentation übernimmt.

Was ist ein KI-Assistent für Meetings?

KI-Assistenten gibt es inzwischen gefühlt wie Sand am Meer. In der Regel handelt es sich dabei um Softwares, die maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung nutzen, um verschiedene Aufgaben zu automatisieren und die Benutzer*innen in ihrem Alltag zu unterstützen. Diese Art der künstlichen Intelligenz findet in vielen Bereichen Anwendung, von Sprachassistenten wie Siri oder Alexa auf Smartphones, über automatische Chatbots auf Webseiten, die Kundenanfragen beantworten, bis hin zu smarten Haushaltsgeräten.

In diesem Artikel fokussieren wir uns speziell auf KI-Assistenten für Meetings. Diese Tools helfen dir zum Beispiel dabei, in Video-Meetings via Google Meet, Microsoft Teams, Slack und Co. automatisch Notizen zu erstellen. Hier sind die zentralen Aufgaben, die ein solcher KI-Assistent in Meetings übernimmt:

• Automatische Mitschrift: Erstellt auf Basis des Gesprächs Transkriptionen.
• Zusammenfassungen: Generiert präzise Zusammenfassungen der besprochenen Themen und Erkenntnisse.
• Action Items: Identifiziert und listet Aufgaben auf, die aus dem Meeting hervorgehen.
• Follow-up-Aufgaben: Automatisiert Follow-up-Aktionen wie E-Mails, Abfragen und CRM-Updates.

Bot- vs. Non-Bot-Lösungen

Grundsätzlich kann man zwei Arten von KI-Assistenten für Meetings unterscheiden: Bot-Lösungen und Non-Bot-Lösungen.

Bot-Lösungen: Diese KI-Assistenten treten als sichtbare Teilnehmende im Meeting auf – in Video Calls beispielsweise als weitere Kachel mit einem Platzhalter-Bild. Diese Bots sind für alle Anwesenden erkennbar, was einige Nachteile mit sich bringt. Welche das sind, erläutern wir weiter unten im Artikel.

Non-Bot-Lösungen: Diese Assistenten arbeiten im Hintergrund und sind für die anderen Teilnehmer*innen unsichtbar. Sie führen ihre Aufgaben im Hintergrund durch, ohne die Dynamik des Gesprächs zu stören. 

Vorteile von KI-Assistenten in Meetings

Bist du immer noch nicht sicher, ob ein KI-Assistent das Richtige für dich ist? Dann wirf doch mal einen Blick auf die Vorteile, die dir eine solche Software bieten kann:

Zeitersparnis

KI-Meeting-Assistenten automatisieren wiederkehrende Aufgaben wie die Planung von Meetings, das Versenden von Erinnerungen und das Erstellen von Tagesordnungen. Dies ermöglicht es dir und deinem Team, euch auf strategische Aufgaben zu konzentrieren und wertvolle Zeit zu sparen. Stell dir vor, wie viel mehr du erledigen könntest, wenn Routineaufgaben im Hintergrund laufen würden.

Erhöhte Produktivität

Da KI-Assistenten die Dokumentation eines Meetings übernehmen, kannst du dich besser auf die eigentlichen Ziele konzentrieren. Das führt zu konstruktiveren Diskussionen und schnelleren Entscheidungen. Ohne die Ablenkung durch Notizen oder organisatorische Aufgaben kannst du deinen Fokus vollständig auf deine Gesprächspartner*innen legen.

Verbesserte Genauigkeit

KI-Assistenten helfen bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen und der Transkription von Gesprächen während virtueller Meetings. Dies verringert das Risiko von Missverständnissen und sorgt für eine konsistente Aufgabenzuweisung. Mit genauen Zusammenfassungen sind alle Teilnehmer*innen auch im Nachhinein immer auf dem gleichen Stand, was die gemeinsame Arbeit erleichtert.

Umfassende Nachverfolgung

KI-Meeting-Assistenten helfen dir nicht nur, während des Meetings Zeit zu sparen, sondern auch hinterher weiterführende Aufgaben zu delegieren. Die künstliche Intelligenz erstellt die sogenannten Action Items, also Aufgaben wie das Erstellen von Follow-up-E-Mails, das Aktualisieren von CRM-Daten, die Zuweisung spezifischer Aufgaben an Teammitglieder und die Erstellung sowie Verteilung von Meeting-Protokollen. Durch diese Automatisierungen wird sichergestellt, dass nichts Wichtiges vergessen wird und alle Teammitglieder stets auf dem aktuellen Stand sind.

Herausforderungen bei KI-Tools für Meetings

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an KI-Softwares, die für Meetings entwickelt wurden. Die meisten dieser Tools sind sogenannte Bot-Lösungen, die als Teilnehmende im Meeting auftreten. Sie sind für alle Anwesenden erkennbar und übernehmen verschiedene Aufgaben wie das Erstellen von Meeting-Notizen, das Verfolgen von Action Items oder das Beantworten von Fragen während des Treffens. Doch wie bei jeder Technologie gibt es auch hier Einschränkungen und Nachteile, die du nicht übersehen solltest:

Einschränkungen und Nachteile von sichtbaren Meeting-Bots

• Negativer Einfluss auf den Ablauf des Meetings: Ein sichtbarer Bot kann den natürlichen Ablauf eines Meetings stören. Teilnehmer*innen könnten sich unwohl oder beobachtet fühlen, was die Offenheit und Ehrlichkeit in Diskussionen beeinträchtigen kann. Besonders in Terminen mit Kund*innen kann das schnell die Vertrauenswürdigkeit untergraben. 
• Datenschutzbedenken und Compliance-Probleme: Ein großes Thema bei der Nutzung von Meeting-Bots und KI ist der Datenschutz. Da diese Bots in der Regel Audio und Video aufzeichnen und speichern, können sie Datenschutzprobleme und Compliance-Fragen aufwerfen. Besonders in Europa, wo die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden muss, sorgt dies für zusätzliche Herausforderungen. 
• Bedenken hinsichtlich der Arbeitskultur und Führungsstils: Der Einsatz von Meeting-Bots kann sich auch auf die Arbeitskultur und den Führungsstil eines Unternehmens auswirken. Wenn Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, ständig überwacht zu werden, könnte dies das Vertrauen und die Offenheit im Team verringern. Zudem stellt sich die Frage, wie die Führungsebene den Einsatz dieser Technologie vermittelt und akzeptiert. Ein sensibler Umgang und klare Kommunikation sind hier unerlässlich, um die Akzeptanz im Team zu fördern und Missverständnisse zu vermeiden.

Das klingt jetzt erst einmal nicht besonders verlockend, oder? Dass du künstliche Intelligenz aber auch anders in Meetings integrieren kannst, zeigen wir dir weiter unten im Artikel!

Sind KI-Assistenten DSGVO-konform?

Wie bei jeder Software, die personenbezogene Daten verarbeitet, müssen auch KI-Assistenten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Doch genau hier lauern bei vielen Anbietern Herausforderungen:

Herausforderungen bei der Nutzung von KI-Assistenten

Wie wir oben beschrieben haben, zeichnen sichtbare Bot-Lösungen, die als Teilnehmende im Meeting auftreten, oft personenbezogene Daten auf. Dies führt zu möglichen Datenschutzproblemen, da die gespeicherten Informationen sensibel und anfällig für Missbrauch sein können.

Um DSGVO-konform zu agieren, müssten diese Bots so konfiguriert werden, dass sie keine personenbezogenen Daten speichern – was ihre Funktionalität stark einschränken würde – oder du müsstest vor der Nutzung die explizite Einwilligung aller Teilnehmer*innen einholen. Dies kann Meetings unnötig verkomplizieren und Bürokratie verursachen, die eher hinderlich als hilfreich ist. Aus all diesen Gründen lehnen viele größere Organisationen die Verwendung von sichtbaren Bot-Lösungen für Meetings ab.

Zurück also zur händischen Dokumentation deiner Meetings? Da können wir dich beruhigen: Im Folgenden stellen wir dir eine KI vor, bei der die Einhaltung der DSGVO von vornherein sichergestellt ist und somit keine unnötigen Komplikationen entstehen. Diese Lösung bietet nicht nur die Vorteile und Funktionen eines modernen KI-Assistenten, sondern garantiert auch Datenschutz und Sicherheit nach höchsten Standards.

Mit Bliro automatisch und sicher Meeting-Notizen erstellen

Bliro auf OMR Reviews

Bei Bliro handelt sich um einen anpassbaren KI-Assistenten, der dir dabei hilft, Gesprächsnotizen zu erstellen und Follow-up-Aufgaben aus Meetings zu automatisieren. Diese können so vielfältig sein wie das Erstellen von Meeting-Notizen, das Schreiben von Follow-up-E-Mails oder die Pflege von Datenbanken wie deinem CRM-System. Was Bliro einzigartig macht, ist seine DSGVO-Konformität sowohl für Online- als auch Vor-Ort-Meetings und das gänzliche Fehlen sichtbarer Meeting Bots. Die Software speichert lediglich die Notizen auf europäischen Servern gespeichert – die Meetings an sich werden nicht aufgezeichnet. Tausende Nutzer*innen aus mehr als 700 Unternehmen weltweit sparen mit der KI von Bliro wöchentlich vier bis acht Stunden manuellen Aufwand ein und optimieren ihre Vertriebsorganisationen mithilfe der generierten Daten.

Zentrale Features von Bliro

• Volle Datenkontrolle: Bliro transkribiert oder speichert nichts ohne deine Zustimmung.
• Funktioniert für ALLE Gespräche: Egal, ob Google Meet, Microsoft Teams oder ein anderes Meeting Tool: Bliro ist überall einsetzbar – auch offline.
• Keine Meeting Bots: Bliro tritt nicht als sichtbarer Bot im Meeting auf. Es arbeitet dezent im Hintergrund und stört dabei nicht die Dynamik des Gesprächs.
• Durchsuchung aller Gesprächsnotizen: Alle gespeicherten Gesprächsnotizen und -transkripte können zentral durchsucht werden. So behältst du stets den Überblick und vergisst nichts mehr.
• Unterstützung für 15+ verschiedene Sprachen: Bliro unterstützt mehr als 15 Sprachen, darunter Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch und viele weitere.
• Integrationsmöglichkeiten: Daten und Notizen lassen sich bequem in deine anderen Tools wie CRM-Systeme, Slack, E-Mail-Programme oder in dein Task Management Tool exportieren.
• 100 % DSGVO-konform: Bliro zeichnet weder Audio noch Video auf. Deine Daten werden zudem ausschließlich auf sicheren Servern in Europa gespeichert. 

So hilft dir Bliro im Alltag

Schauen wir uns die Features und die daraus resultierenden Vorteile noch einmal genauer an. Ob im Sales-Team, in hybriden Arbeitsumgebungen, in mehrsprachigen Teams oder bei der Automatisierung von Follow-up-Aufgaben – Bliro bietet in vielen Bereichen nützliche Unterstützung:

Mehr Effizienz im Sales-Team

Gerade für Sales-Teams kann der administrative Aufwand in Meetings herausfordernd sein. Mit Bliro kannst du dich ganz auf die Kundeninteraktion konzentrieren, ohne dir Sorgen um die Dokumentation machen zu müssen. Während du dich auf die Verhandlungen konzentrierst, erstellt Bliro automatisch Meeting-Notizen. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird. Nach dem Meeting kannst du die Notizen ins CRM-System importieren und hast alle Informationen zentral und übersichtlich gespeichert.

So sehen automatisch generierte Notizen in Bliro aus.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Wie beschrieben, lässt sich Bliro mit nahezu jeder anderen Software verknüpfen, die du benutzt: Die Integration in bestehende (CRM-)Systeme wie HubSpot, Salesforce und Slack erleichtert deine Arbeitsabläufe erheblich. So bleiben alle relevanten Informationen stets aktualisiert und zugänglich, was die Zusammenarbeit im Team und die Nachverfolgung von Aufgaben verbessert.

Unterstützung für hybride Arbeitsmodelle

In heutigen Arbeitsumgebungen, die oft hybrid sind – also eine Mischung aus Remote- und Vor-Ort-Arbeit – bietet Bliro die nötige Flexibilität. Egal ob das Meeting online oder in einem physischen Besprechungsraum stattfindet, das Tool kann überall eingesetzt werden. 

Mehrsprachige Teams

Wenn dein Team international aufgestellt ist, kommt dir die Unterstützung von mehr als 15 verschiedenen Sprachen durch Bliro zugute. Ob Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch oder Portugiesisch – Bliro kann die Transkriptionen in der jeweiligen Sprache des Meetings erstellen und erleichtert so die Zusammenarbeit in multilingualen Teams.

Automatisierte Follow-ups

Einer der größten Vorteile von Bliro ist die Automatisierung von Follow-up-Aufgaben. Nach jedem Meeting erstellt die Software nicht nur Zusammenfassungen und aktualisiert basierend darauf Daten in deinem CRM-System. Sie kann auch genutzt werden, um Follow-Up Emails an die Kund\*innen zu schreiben und To-dos mit dem Team zu teilen. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit und eine schnellere Umsetzung der besprochenen Aufgaben.

Alle Gespräche und Notizen lassen sich hinterher durchsuchen und nachverfolgen.

Fazit: KI-Assistenten in Meetings richtig einsetzen

Du siehst: KI-Assistenten bieten zahlreiche Möglichkeiten, um Meetings effizienter und Sales-Gespräche zielgerichteter zu gestalten. Sie helfen dir, wiederkehrende Aufgaben wie die Planung und Nachbereitung von Meetings zu automatisieren, was wertvolle Zeit spart und die Produktivität steigert. Durch die automatische Erstellung von Meeting-Notizen und präzisen Transkriptionen wird die Genauigkeit erhöht und es kommt seltener zu Missverständnissen.

Trotz all dieser Vorteile solltest du dir aber auch immer bewusst machen, dass der Datenschutz eine gewisse Herausforderung darstellen kann. Deshalb solltest du bei der Auswahl deines KI-Assistenten darauf achten, ob er wie im Falle von Bliro auch wirklich DSGVO-konform ist. Dann steht produktiven und nahtlos dokumentierten Meetings nichts mehr im Wege.

Wenn du neugierig geworden bist und erfahren möchtest, wie Bliro dir und deinem Team helfen kann, deine Meetings zu optimieren, schau doch mal auf der Produktseite des Tools auf OMR Reviews oder direkt bei Bliro selbst vorbei!