MRM-Software & -Systeme (Marketing-Resource-Management)

Marketing-Resource-Management-Software-Definition (MRM): Was ist MRM?

Marketing-Resource-Management-Systeme, kurz MRM, helfen Verantwortlichen in Unternehmen vornehmlich dabei, Marketing-Mittel zu organisieren und hilft Unternehmen, die ihre Marketingaktivitäten optimieren möchten. Dies betrifft unter anderem entsprechendes Budget, Personal, Materialien bzw. digitale Assets, Hardware, Software und Compliance-Angelegenheiten.

Genauer laufen in einer solchen Anwendung alle Marketing-Vorgänge eines Betriebs zusammen. Sie bündelt sämtliche Daten, Prozesse und kreativen Ideen. So kann alles, was für erfolgreiches Marketing benötigt wird, von einem zentralen Ort aus gemeinsam genutzt werden.

Die Spanne der Verwaltungsmöglichkeiten, die MRM bietet, beginnt bei der Planung und Budgetierung einzelner Marketing-Aktion und reicht über deren praktische Umsetzung bis hin zum langfristigen Monitoring. Je nach Marketing-Resource-Management-Anbieter sind auch kreative To-dos und das dazu benötigte Digital-Asset-Management (DAM) über eine solche Lösung abzuwickeln.

Kurzum, ermöglicht ein MRM Tool Marketingteams, ihre Prozesse zu automatisieren und damit sowohl die Effizienz als auch die Effektivität zu steigern. In einer Marketingabteilung, in der viele Aufgaben parallel laufen, erleichtert MRM die Koordination und Freigabe von Marketingmaterialien. Durch Automatisierung werden Routineaufgaben reduziert, was den Teams mehr Raum gibt, sich auf die Kreation und strategische Planung zu konzentrieren.

Weshalb sollten Unternehmen Marketing-Resource-Management-Software einsetzen?

Das moderne Marketing bietet eine enorme Masse an Methoden, die ihre Wirkung über viele unterschiedliche digitale oder analoge Kanäle entfalten können. Alleine die absoluten Must-haves, wie beispielsweise der Betrieb einer Unternehmens-Website oder der marketing-basierte Push des Brandings, bedeuten eine Menge Arbeit.

Egal, ob bei kleineren Unternehmen oder großen Konzernen: Alle Marketing-Ressourcen sowie betreffende Aktivitäten unter einen Hut zu bekommen und sie maximal zweckdienlich durchzuführen, kann eine besondere Herausforderung sein. Je mehr Personengruppen, Kanäle und Technologien im Marketing involviert sind, desto schwieriger wird es. Weiterhin können unterschiedliche Zielkund:innen, die jeweils extra angesprochen werden müssen, und das Vorhandensein mehrerer Unternehmensstandorte einen erheblichen Einfluss auf den Aufwand des Marketings haben.

Eine Marketing-Resource-Management-Software kann hier eine erhebliche Erleichterung verschaffen. Schon die Tatsache, dass sie alle Marketing-Aktivitäten bündelt, bringt ein deutliches Plus an Effizienz. Verantwortliche bekommen somit eine umfassende Übersicht, es besteht weniger Risiko für Doppelbearbeitungen und die Fehlerquote sinkt. Sämtliche Beteiligten erhalten die Chance, gemeinsam, an einem zentralen Ort am bestmöglichen Marketing-Erfolg zu arbeiten. Die automatisierte, integrierte Natur von MRM-Softwarelösungen erleichtert es, strategische Entscheidungen zu treffen und die Ausrichtung der Marketingprozesse mit den übergeordneten Geschäftszielen abzustimmen. Marketingabteilungen, die MRM nutzen, berichten von einer verbesserten Transparenz und Kontrolle über ihre Marketingaktivitäten, was letztendlich zur Stärkung der Marke und zum Geschäftserfolg beiträgt.

Wie funktioniert Marketing-Resource-Management?

Eine MRM-Software bietet normalerweise vielfältige Features. Wie sie genau funktioniert, hängt insbesondere davon ab, was sie kann. Die Softwarelösungen, die im Rahmen von MRM angeboten werden, unterstützen die Marketingteams bei der Kampagnenplanung, sodass Marketingmaßnahmen präzise ausgeführt werden können. Mit integrierten Funktionen für Kampagnenmanagement kann jede Aktion im Rahmen einer Marketingstrategie geplant und nachverfolgt werden, was eine kohärente und zielgerichtete Durchführung von Marketingkampagnen sicherstellt. Werbemittel und Marketingmaterialien können zentral verwaltet und optimiert werden, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Konsistenz über verschiedene Kanäle hinweg gewährleistet. Mitarbeiter:innen und Partner:innen bekommen Gelegenheit, über ein einziges System auf sämtliche relevanten Informationen und Abläufe zuzugreifen. Dabei sind Features aus folgenden Bereichen typisch:

• Planung: MRM-Plattformen bieten oft wirksame Planungs-Tools, die Marketing-Teams bei der Entwicklung von Strategien für anstehende Kampagnen helfen. Sie können eine zentrale Drehscheibe sein, über die Fachleute Ideen, Arbeitsabläufe und Inhalte austauschen. Das ist bei vielen Lösungen auch remote bzw. von dezentralen Arbeitsplätzen aus möglich.

• Zeitplanung: Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen eines jeden Marketing-Teams. MRM-Lösungen können Marketer:innen dabei helfen, ihre Zeit optimal zu nutzen. So ermöglichen sie es, spezifische Zeitpläne und Zeitleisten für jedes Segment einzelner Kampagnen zu erstellen und mit Kolleg:innen zu teilen.

• Budgetierung: Geld ist eine weitere wertvolle Ressource für Marketing-Experten:innen. Verantwortliche definieren in aller Regel ein Basisbudget, bevor sie neue Marketing-Maßnahmen starten. Mit einem MRM können sie die Budgets für ihre Projekte relativ einfach (gemeinsam) festlegen und den Ressourcenverbrauch im Verlauf einer Kampagne effizient verfolgen.

• Verwaltung von Arbeitsabläufen: Viele MRM-Plattformen bieten ihren Nutzer:innen die Möglichkeit, optimierte Arbeitsabläufe zu gestalten und bestimmte wiederholbare Aufgaben zu automatisieren. Mit entsprechenden Tools können Manager:innen ebenfalls Aufgaben zuweisen, den Fortschritt ihres Teams überprüfen und jede Phase ihrer Kampagnen überwachen.

• Monitoring und Analysen: Marketer:innen verlassen sich heute in hohem Maße auf Metriken und KPIs, die ihnen wichtige Einblicke in die Wirksamkeit ihrer Kampagnen geben. MRM-Tools enthalten häufig Analysefunktionen, die automatisch wichtige Daten sammeln und auswerten. Über spezifische Analyse-Dashboards werden schließlich leicht verwertbare Erkenntnisse geliefert.

• Entwicklung der Marken-Compliance: Ein einheitliches Corporate-Image und eine einheitliche Marken-Botschaft sind für Marketing-Teams, die normalerweise immer an mehreren Kampagnen arbeiten, von größter Bedeutung. MRM-Software kann Unternehmen und betreffenden Marketing-Verantwortlichen dabei helfen, ein solches Erscheinungsbild bzw. ein konsistentes Messaging zu erreichen. Dies kann dann in unterschiedlichsten Marketing-Maßnahmen und über alle relevanten Kanäle hinweg übereinstimmend vermittelt werden.

• Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit: Remote-Arbeit ist für Marketing-Expert:innen alleine durch die Corona-Pandemie immer verbreiteter geworden. MRM-Software kann die Kollaboration von verschiedenen Arbeitsstandorten erheblich vereinfachen. So ermöglichen es Software-as-a-Service-Lösungen allen Beteiligten, schnell und unkompliziert über einen beliebigen Browser auf das jeweilige Marketing-Resource-Management-Tool zuzugreifen. Sie erhalten damit die Chance, mit praktisch jedem internetfähigen Gerät Ressourcen zu planen, neuste To-dos zu checken oder auch ganze Kampagnen zu starten.

• Vereinfachung von Organisation und Speicherung: Die meisten Marketing-Teams verfügen über eine umfangreiche Sammlung an digitalen Inhalten. Diese sind nicht selten an verschiedenen Orten gespeichert. Das wiederum kann zu Problemen beim Auffinden der passenden Versionen führen, Mehrfachbearbeitung begünstigen und ist generell kaum effizient. Ein MRM-Tool behebt diese Schwierigkeiten. Es bildet einen zentralen Knotenpunkt für sämtliche digitalen Inhalte. Es besitzt entweder selbst ein entsprechendes Asset-Management oder lässt sich mit einem solchen Tool verbinden. Teams wird die Organisation von Inhalten somit enorm erleichtert.

• Zugriffsbeschränkungen: Auch im Marketing kommen häufig sensible Dokumente und Daten zum Einsatz. Beim Umgang mit solchen Ressourcen ist es wichtig, genau kontrollieren zu können, wer Zugang hat und wer nicht. MRM-Software-Plattformen enthalten oft eine Reihe von Tools, die Verantwortlichen helfen, den Zugriff auf bestimmte Informationen kleinteilig zu managen. Den Teammitgliedern werden Rollen zugewiesen, die dann festlegen, worauf zugegriffen werden darf und worauf nicht.

• Verwaltung von Rechten: Einige MRM-Plattformen enthalten Tools zur Rechteverwaltung. Diese Funktionen ermöglichen es, Markenmaterial, betreffende digitale Assets und andere Unternehmensdaten vor Verletzungen des geistigen Eigentums durch Konkurrenzfirmen oder andere externe Akteure zu schützen.

Welche Vor- und Nachteile bieten Marketing-Resource-Management-Systems?

Marketing-Teams nutzen MRM (Marketing-Resource-Management), um ihre Abläufe zu rationalisieren und mehrere Aufgaben von einer einfachen, zentralisierten Plattform zu erledigen. Der Einsatz von Marketing-Resource-Management-Software kann für Unternehmen eine ganze Reihe zusätzlicher Vorteile mit sich bringen – darunter folgende:

• Maximierte Effizienz: MRM-Plattformen enthalten häufig Automatisierungsfunktionen, die eine effektive Möglichkeit darstellen, sich wiederholende manuelle Aufgaben zu reduzieren und Zeit zu sparen. Workflow-Management-Funktionen können Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu straffen. Teams erhalten mit Planungsfunktionen die Chance, sich selbst zu kontrollieren.

• Verbesserte Ressourcenplanung: MRM-Plattformen wurden ursprünglich entwickelt, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Marketing-Ressourcen zu unterstützen. Diese Kernfunktionalität haben sie auch heute noch. Sie können Marketing-Teams insbesondere dabei helfen, Finanzen, Arbeitskraft, Material bzw. Assets und Zeit während einer Kampagne zuzuordnen und zu verfolgen.

• Höhere Produktivität: MRM-Plattformen können ein wirksames Instrument sein, um sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren, Arbeitsabläufe zu planen, Fortschritte zu verfolgen und Tasks zuzuweisen. Jeder dieser Faktoren trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter:innen als Team besser zusammenarbeiten und idealerweise produktiver sind.

• Verbesserte Skalierbarkeit: Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit schnell ausweiten wollen, stoßen bei der Skalierung ihrer Marketing-Aktivitäten häufig auf Schwierigkeiten. Die meisten MRM-Plattformen sind zum einen so konzipiert, dass sie an sich leicht skalierbar sind. Zum anderen ermöglichen sie es Marketer:innen, falls nötig, relativ schnell mehr Marketing-Projekte zu verwalten, ohne dabei Ressourcen- und/oder Abwicklungsprobleme zu bekommen.

• Optimierte Brand-Compliance: Eine MRM-Plattform kann Marketing-Teams eine zentrale Anlaufstelle bieten, um Ideen auszutauschen, zusammenzuarbeiten und Strategien zu entwickeln. Dabei ist es durch spezifische Compliance-Daten und direkte Absprachen möglich, die Konformität mit der richtigen Markenbotschaft und -darstellung über alle relevanten Kanäle hinweg sicher aufrechtzuerhalten.

• Zentralisierung: Gerade dann, wenn ein Team dezentral arbeitet, kann es eine Herausforderung sein, effizient und effektiv zu kooperieren. MRM-Tools lassen flüssige Kollaborationsprozesse höchst zielsicher erreichen. Sämtliche Daten, Inhalte, Vorgänge, Management-Tools und alles, was noch für das Marketing relevant ist, laufen hier an einem zentralen Ort zusammen. Das sorgt nicht nur bei Remote-Teams für mehr Klarheit und eine bessere Organisation.

• Bessere Insights: MRM-Software umfasst häufig eine Reihe von Tools zur Datenerfassung und –analyse. Mit diesen lassen sich unter anderem die Effektivität von Arbeitsabläufen und der Fortschritt bei den verschiedenen Marketing-Maßnahmen kleinteilig nachverfolgen. Marketing-Resource-Management-Software bietet also die Möglichkeit für gründliche Analysen, die Verantwortliche schließlich zur Verbesserung ihrer Prozesse auf unterschiedlichen Ebenen nutzen können.

• Vereinfachter Zugang: Vor allem dann, wenn Teammitglieder in einer dezentralen oder hybriden Arbeitsumgebung agieren, kann der Einsatz einer MRM-Software den Zugang zu elementaren Marketing-Prozessen erheblich erleichtern. Unternehmen holen hier häufig das Maximum heraus, indem sie alle ihre Daten, Dokumente, Vorgänge etc. auf einer cloud-basierten Plattform organisieren. Innerhalb dieser können die Beteiligten besonders flexibel und einfach Zugriff erhalten.

Wie sieht es mit Nachteilen von MRM aus – gibt es überhaupt welche? Bei der Wahl eines passenden MRM-Tools und dessen richtigem Einsatz sollten Unternehmen tatsächlich keinerlei Beeinträchtigungen erfahren.

Aus dem letzten Satz geht schon hervor, dass natürlich das Risiko besteht, eine unpassende Lösung zu wählen. Diese Gefahr ist dank einer Unterstützung durch die Marketing-Resource-Management-Anbieter allerdings gering. Deutlich wahrscheinlicher ist es leider, dass die gewählte Lösung nicht richtig oder nicht umfassend eingesetzt wird.

Die vielfältigen, teilweise wahrscheinlich komplett neuen Tools eines MRM-Systems können Marketing-Teams schnell überfordern. Fehlen eine entsprechende Übersicht und spezifisches Anwendungs-Know-how, kann auch die mächtigste Lösung ihre Stärken niemals komplett ausspielen. So wird womöglich viel Geld verschwendet. Weiterhin ist eine erhebliche Behinderung der Marketing-Prozesse möglich. Daher ist es sehr wichtig, betreffende Mitarbeiter:innen schon bei der Recherche einer passenden MRM-Software ins Boot zu holen und jene schließlich eingehend am System zu schulen.

Wie wählt man den passenden Marketing-Resource-Management-Anbieter aus?

Worauf sollte man besonders achten, um die richtige Management-Plattform für die Marketing-Ressourcen im eigenen Unternehmen zu finden? Es empfiehlt sich dafür, primär die nachfolgenden drei Schritte zu vollziehen bzw. entsprechende Fragen zu beantworten.

1. Welche Tasks und Prozesse soll das Marketing-Resource-Management-Tool unterstützen? Interessierte sollten sich zuerst fragen, welche Bereiche und Vorgänge ihres Marketings am meisten Unterstützung benötigen? Wichtig ist zudem, klarzustellen, was die Gründe dafür sind, dass überhaupt in ein solches Tool investiert werden muss? Es gilt, die wichtigsten Aufgaben sowie Prozesse klar zu identifizieren. Schließlich muss die Unterstützung dieser Schritte priorisiert werden. Das macht die Findung einer passenden Software nicht nur sehr viel zielgenauer. Verantwortliche können durch die Eingrenzung zudem vielleicht noch sehr viel Geld sparen.

2. Welche Funktionen braucht die MRM-Software unbedingt? Im zweiten Schritt sollten Interessierte genau darüber nachdenken, welche zentralen Prozessvorteile sie aus dem Einsatz einer Marketing-Ressourcen-Software ziehen möchten. In Kombination mit den Erkenntnissen aus Schritt eins gilt es zu schauen, welche wesentlichen Funktionen entsprechende Anforderungen bedienen können. Nicht alle MRM-Tools bieten dieselben Features. Somit können die Optionen hier noch einmal stark eingeschränkt werden. Verantwortliche sollten auch mögliche künftige To-dos (Skalierbarkeit der Lösung) und generell eine hohe Flexibilität bei der Zusammenstellung des Funktionsumfangs fokussieren.

3. Welche MRM-Systeme bleiben für einen abschließenden Vergleich übrig? Sobald die Optionen auf wenige Favoriten reduziert wurden, gilt es diese präzise aufzulisten. Die Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen der einzelnen Lösungen kann für die letztendliche Entscheidungsfindung überaus hilfreich sein. Verantwortliche können aber auch andere zentrale Features innerhalb einer solchen Dokumentation direkt miteinander vergleichen. Dabei sollten selbstverständlich stets die besonderen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens im Blick behalten werden.

Was kostet Marketing-Resource-Management-Software?

Die Preisgestaltung bei Marketing-Resource-Management-Software richtet sich insbesondere nach der Anzahl der Nutzer:innen und nach dem Umfang der angebotenen Funktionen. Darüber hinaus ist der benötigte Datenspeicher oft ausschlaggebend. Viele MRM-Anwendungen beinhalten schließlich Tools zur Speicherung und Organisation von Assets.

Dabei sind heute die meisten Marketing-Ressourcen-Management-Systeme webbasiert. Sie werden also im Allgemeinen nicht mehr auf einzelnen Rechnern bzw. Servern im Unternehmen installiert. Das Hosting übernimmt der jeweilige Marketing-Resource-Management-Anbieter. Zugriff gibt es über einen herkömmlichen Browser oder über eine App. Bezahlt wird normalerweise in einem Abonnementmodell, wobei entweder eine monatliche oder eine jährliche Gebühr anfällt.

Die Preisspanne breitgefächert. Interessierte können MRM im Marketing teilweise komplett kostenlos nutzen. Die Funktionsumfänge sind bei solchen Lösungen allerdings relativ schmal. Andere Anbieter stellen für einen bestimmten Zeitraum eine Gratis-Trial-Version bereit.

Nach dem Ablauf der Testphase beginnen umfangreichere Pakete bei rund 100 Euro pro Monat. Je nach Ausstattung bzw. Anforderungen können MRM-Systeme aber auch lediglich um die 20 Euro monatlich kosten. Größere Suiten schlagen andererseits nicht selten mit mehreren hundert oder sogar über 1.000 Euro im Monat zu Buche.

Da MRM-Lösungen häufig sehr individuelle Bedarfe bedienen müssen und durch spezielle Features schnell teuer werden können, sind sie oftmals modular aufgebaut. Entwickler:innen solcher Programme bieten dann meistens keine Standardpreislisten an. Die Kosten werden hier im Regelfall genau an den jeweiligen Leistungsanforderungen bemessen und individuell kalkuliert.