Setze dein Facility-Management mit CAFM Software instand

Heutzutage ist jede*r Manager*in. So wird sich oft darüber lustig gemacht, dass viele – auch altbewährte – Jobs eine neue, meist englische Bezeichnung bekommen. Aber wer jetzt etwa bei einem Facility-Manager keine Vorstellung von dem Beruf hat und ihn sich möglicherweise noch banal vorstellt, soll hier eines Besseren belehrt werden: Die Anwendungsbereiche sind vielseitig, komplex und überhaupt nicht naheliegend. 

Hinter dem Begriff Facility-Management verstecken sich mehrere verwaltungs- und betriebswirtschaftliche Berufsgruppen und sogar ein akademisches Studienfach. Das weißt sicherlich auch du, wenn du mit Gebäudemanagement oder mit Liegenschaftsverwaltung zu tun hast. Und dann wiederum ist dieser Artikel wichtiger Lesestoff. Denn hier erfährst du, welche Software dich in der anfallenden Arbeit unterstützt und wie du auf diese Weise Zeit und Geld sparst.

Was bedeutet Facility-Management?

Das englische Wort Facility kann übersetzt viele Dinge bedeuten: neben „Einrichtung“, „Werk“, „Betriebsstätte“ und „Gebäude“ auch „Gewandtheit“, „Einfachheit“, „Möglichkeit“, „Hilfe“ oder „Mühelosigkeit“. Im Bankwesen sprechen wir gar von „Krediten“. Zusammen mit Management ist jedoch die Verwaltung von Gebäuden und Liegenschaften gemeint. Somit ist das Facility-Management grob gesagt die Verwaltung gewerblicher Anlagen, die dann wiederum Facilitys heißen. 

Hinter dieser Verwaltung verbergen sich wiederum mehrere Vorgänge. Sie alle haben zum Ziel, Gebäude sauber und instand zu halten und ihre Nutzung effizient und kostengünstig zu planen: 

• Asset-Management: Verwaltung von physischen Ressourcen in Gebäuden wie Equipment, Möbel usw. 
• Raumverwaltung: Disposition von Räumen in einem Gebäude. Dies kann die Verwaltung von Konferenzräumen, Büros oder anderen Arbeitsstätten umfassen.
• Ressourcenverwaltung: Management von Verbrauchsmaterialien, Services und anderen Arbeitsmitteln, die für den täglichen Betrieb nötig sind.
• Wartungsmanagement: Planung, Dokumentation und Rückverfolgung von Reparaturen an Anlagen und Einrichtungen. Dies umfasst ebenfalls die vorbeugende Instandsetzung der Facilitys.
• Energieverwaltung: Monitoring und Steuerung des Energieverbrauchs inklusive der Energieeffizienz von Gebäuden, um Kosten zu senken und umweltschonend zu arbeiten.
• Compliance-Management: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Sicherheitsstandards und anderer Regulierungen, um Schutz von Arbeitenden und Einrichtungen zu gewährleisten.

Wenn wir also beim Facility-Management zuerst an den operativen Teil denken, ist das nicht falsch, nur etwas einseitig. Neben Reinigungs- und Handwerkspersonal sind auch strategische Berufsgruppen involviert, die disponieren und die wirtschaftliche Komponente von Betriebsanlagen verantworten. 

Besonders bei diesem administrativen Teil können Tools dabei helfen, sparsam und effizient, umweltbewusst und nachhaltig zu haushalten. Nur so kann ein Unternehmen, eine Wohnanlage oder ein anderer Gebäudekomplex profitabel für die Eigentümer*innen bleiben. Außerdem erleichterst du deinen Fachkräften mit dem Einsatz geeigneter Programme die tägliche Arbeit. Und das ist auf dem derzeitigen Arbeitsmarkt samt Fachkräftemangel wichtiger denn je.

Wobei kann CAFM Software helfen und wie findest du die beste?

Systeme, die Facility-Manager*innen helfen, heißen CAFM Software. Das steht für „Computer-aided Facility Management Software“, also einfach: „computergestützte Gebäudeverwaltungs-Software“. Und so unterschiedlich wie die Anwendungsbereiche der betroffenen Teams sind, so unterschiedlich sind auch Aufgabenfelder und Funktionen der unterstützenden Programme. 

Alle CAFM-Systeme sollten dir nach Möglichkeit Folgendes bieten:

• Workflow-Bearbeitung der gelisteten To-dos
• Berichterstattung über geplante und durchgeführte Projekte
• Reportings / Dashboards zur Analyse messbarer Daten
• Überwachung von Dateien wie Verträge, Budgetplanungen etc.
• Nutzersupport durch Ticketsystem oder Feedback-Funktion
• Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen

Je nach Branche, Aufgabenbereich und genauem Fall können andere Systeme in CAFM Software integriert werden: 

• (Spezialisierte) Gebäudeverwaltungssysteme
• BIM (Building Information Modeling)
• CAD-Software (Computer-Aided Design)
• ERP-Systeme (Enterprise-Ressource-Planning)
• GIS-Lösungen (Geografische Informationssysteme)

Als Anwendungsbeispiel nehmen wir einen Bürokomplex mit einem großen Konzern als Mieter. Eine CAFM Software kann HR dabei helfen, Schreibtische oder Konferenzräume zu vergeben, sodass sich die Mitarbeitenden diese online buchen können. Auf der anderen Seite kann ein Tool fürs Facility-Management Reparaturen oder Reinigungspläne verwalten. Durch die erhobenen Daten wissen dann Geschäftsführer*innen, Investor*innen und Besitzer*innen über die Ausgaben für Instandhaltung, Wartung und eventuellen Ersatz für Facilitys Bescheid. 

Da das Facility-Management ein breites Feld möglicher To-dos abdeckt, gibt es viele unterschiedliche CAFM Tools, die dir bei den anfallenden Aufgaben helfen können:

ARC Facilities

Corrigo

IBM TRIRIGA Application Suite

iManSys

MaintainX

ML Work Orders

Oracle Primavera

PAZO

Planon

RepairFix

Rent Manager

Seatti

Silvertrac Software

wave Facilities

Wooqer

Yardi Breeze

CAFM als Geheimtipp für Gebäudemanagement und Liegenschaftsverwaltung

CAFM Softwares übernehmen also digitale Hausmeister-, Liegenschaftsverwalter-, Energieberater- sowie Dispositionsaufgaben. Zwar natürlich nicht die operativen Maßnahmen, um ein Gebäude oder eine Anlage instand zu setzen bzw. instand zu halten. Sondern vielmehr aber die organisatorischen, administrativen und performanceorientierten Aufgaben, um Fachpersonal dann mit den Aufträgen zu versorgen. 

Bei der Auswahl eines Programms musst du immer alle Beteiligten im Auge behalten und auf deren Bedürfnisse eingehen: Während die jeweiligen Werksleitungen und Eigentümer*innen Wert auf Einsatzkosten, Effizienz und Umweltfreundlichkeit setzen, achten die Anwender*innen der Software logischerweise auf Funktionsweise und Nutzerfreundlichkeit. Mit einer passenden CAFM Software kannst du deine Mitarbeiterzufriedenheit steigern, Arbeitsprozesse vereinfachen und Transparenz für alle Beteiligten schaffen.

Angefangen bei Datenbanken, über ein Projektmanagement- oder Ticketsystem bis zu Budgetplanungen und wirtschaftlichen Auswertungen, bieten Tools mit Facility-Management-Fokus eine vielseitige Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten. Und so wären wir bei zwei weiteren Übersetzungen von Facility, nämlich „Hilfe“ und „Einfachheit“.