Lagerverwaltungssoftware, -anbieter & -systeme im Vergleich

Lagerverwaltungssoftware-Definition: Was ist Warehouse-Software?

Lagerverwaltungssysteme (LVS) werden im englischen und ebenso im deutschen Business-Umfeld gemeinhin als Warehouse-Software oder Warehouse-Management-Software bezeichnet (kurz WMS oder auch WMS-Software). Derartige Programme bringen vielfältige Tools mit, um Lagerbestände allgemein einfacher zu organisieren. Bewegungen innerhalb von Lagern sowie zwischen Standorten sind damit zu planen, durchzuführen und zu erfassen. Im Großen und Ganzen unterstützt WMS-Software Euch bei der Abwicklung spezifischer Prozesse des Wareneingangs, der Einlagerung, der Umlagerung, der Auslagerung und des Versands. Im Zuge dessen geht es primär darum, entsprechende Waren- oder Materialflüsse anzustoßen und abzubilden. Darüber hinaus überwacht ein Lagerverwaltungssystem betreffende Vorgänge und lässt sie so eindeutig nachverfolgen. Das sorgt für eine erhöhte Prozesstransparenz.

Weshalb sollten Unternehmen auf Lagerverwaltungssysteme-Software setzen?

Die Lagerverwaltung ist für Firmen, die mit Waren handeln, ein elementarer Aspekt für eine erfolgreiche Logistik. Letztere hängt wiederum eng mit der Gewährleistung der Wettbewerbsfähigkeit eines jeden solchen Betriebs zusammen. Ganz an der Basis ist es für reibungslose Prozesse wichtig, zu wissen, wie viele Waren, wo im Bestand sind. Besteht keine Kenntnis darüber, kommt es zu Leerständen, der Nichteinhaltung von Lieferzusagen und anderen schädlichen Konsequenzen. Generell kann bei einer nicht gut organisierten Lagerverwaltung viel Geld verbrannt werden. Das betrifft insbesondere Aufwendungen für die folgenden Gegebenheiten:

• Zu hohe Kosten für den Lagerort
• Überflüssige Warentransportkosten (Verpackung und Versicherung eingeschlossen)
• Zu hohe Aufwände für innerbetriebliche Transport- bzw. Regalsysteme
• Kosten durch Vertragsbrüche bei zu späten Lieferungen
• Entsprechende Personalkosten sowie Kosten für Büromaterial

Um effizient wirtschaften zu können, solltet Ihr genaue Kenntnisse über Lagerkapazitäten, Warenbestände sowie sämtliche damit zusammenhängende Kostenfaktoren und Bewegungen haben. Diese sind idealerweise von zentraler Stelle zu organisieren bzw. anzustoßen und zu überwachen. Bei all dem kann eine Warehouse-Software enorme Unterstützung verschaffen. Gerade für große (E-Commerce-)Betriebe mit einer umfangreichen Produktpalette und diversen Lagern ist die Nutzung eines solchen Systems ein absolutes Muss.

Wie funktioniert Lager- und Logistik-Software?

Lagerverwaltungssoftware wird in größeren Unternehmen, die viele Waren über vielleicht mehrere Standorte hinweg organisieren müssen, häufig vor Ort in ein entsprechendes IT-Umfeld integriert und dort vernetzt. Für kleine und mittlere Firmen gibt es jedoch auch Lagerverwaltungssoftware online (SaaS). Diese ist dann über einen Provider zu beziehen und (bestenfalls) mit jedem internetfähigen Gerät einfach per Browser oder spezieller App nutzbar.

Wie ein Lagerverwaltungssystem funktioniert, hängt immer davon ab, welche Funktionen es mitbringt und welche Unterstützung das jeweilige Unternehmen durch diese erhalten möchte. Im Allgemeinen fungieren derartige Programme aber als zentrale Einheit zur Organisation eines oder mehrerer Lager. Ihr bekommt damit einen Überblick aller lagerrelevanten Daten und Prozesse. Die Warehouse-Software nimmt vom ERP- oder Warenwirtschaftssystem Aufträge entgegen. Es verwaltet und plant diese in einer Datenbank.

Schließlich werden nach entsprechender Optimierung Anweisungen an das zuständige Personal und die angebundene Fördertechnik weitergegeben. Mitarbeiter und Regalsysteme, automatisierte Transporttechniken etc. sorgen dafür, dass die betreffenden Waren im Sinne der jeweils angepeilten Vorgänge behandelt werden. Sie lagern Produkte um, verpacken und versenden sie oder lagern neue Güter ein.

Eine WMS-Software bietet Unternehmen demnach sehr viel mehr Unterstützung, als „nur“ die Lagerposition von Artikeln in Hochregallagern oder ähnlichen Logistiksystemen abzubilden. Sie kann dabei helfen, die gesamte Strecke vom Wareneingang bis zum Warenausgang samt Kommissionierung zu versandfertigen Positionen zu realisieren.

Dabei sind die nachfolgenden Features häufig entscheidend für die Funktion und Zweckmäßigkeit von Warehouse-Software.

• Warenkontrolle und -planung: Mit Funktionen zur Warenkontrolle können Lagerverwalter:innen Produkte (in Echtzeit) überwachen. Auf diese Weise sind die Manager:innen in der Lage, zu sehen, ob ihre Bestände über- oder unterbestückt sind. Das kann unter anderem darauf hinweisen, ob das Unternehmen Geld für bestimmte Produkte verschwenden, die nicht gekauft werden. Des Weiteren sind praktisch alle Prozesse vom Wareneingang bis zum –ausgang zentral zu steuern.

• Layout-Optimierung des Lagers: Durch Lager-Layout-Features können Benutzer:innen Produkte gemäß Nachfrage, Gewicht oder Größe identifizieren. So lassen sich Artikel an Orten lagern, die eine effizientere Bewegung ermöglichen. Wenn etwa Verkaufsdaten darauf hindeuten, dass ein bestimmtes Produkt sehr stark verlangt wird, können die Lagerverwalter:innen per Software-Planung sicherstellen, dass diese Ware an einem idealen Ort verstaut werden, um die Versandzeiten zu verkürzen.

• Überwachung der Auftragsabwicklung: Mit Funktionen für das Fulfillment können Benutzer:innen die Auftragsabwicklung der gelagerten bzw. zu versendenden Produkte tracken, verwalten und analysieren. Durch die Synchronisierung von speziellen Etiketten, die sich an jedem Produkt befinden, besteht die Möglichkeit, jeden einzelnen Artikel auch nach dem Verlassen der eigenen Räumlichkeiten zu verfolgen und zu lokalisieren.

• Arbeitsverwaltung: Mit Tools zur Arbeitsverwaltung können Lagerleiter:innen die Leistung ihrer Mitarbeiter:innen innerhalb der Software überwachen. Über die Tools lassen sich personelle Ressourcen planen und erfassen, ob die Beteiligten ihre To-dos erfüllen oder ob an gewissen Stellen Verbesserungspotenzial besteht.

• Lagermodellierung: Bei der Lagermodellierung können Benutzer:innen von Warehouse-Software Lagerarbeitsabläufe simulieren. Anhand dieser Modelle ist die Effizienz unter realen Bedingungen zu optimieren. Diese Features verschaffen eine hervorragende Möglichkeit, Änderungen zu testen, bevor sie überhaupt implementiert werden. Innerhalb der Funktion empfiehlt die Lagermodellierung sogar proaktiv Anpassungen, damit die Lagerleiter:innen wissen, wie sie die Arbeitsabläufe ändern müssen, um die Effizienz zu maximieren.

• Monitoring und Reporting: Lagerverwaltungssoftware ist häufig mit spezifischem Monitoring oder mit Tracking-Tools ausgestattet. Mithilfe dieser Werkzeuge können entsprechende Prozesse verfolgt und ausgewertet werden. So bekommt Ihr die Möglichkeit, datenbasiert Optimierungen anzustoßen.

Welche Vor- und Nachteile bieten Warehouse-Management-Solutions?

Software für das Warehouse kann die Effizienz der Warenorganisation und -verfolgung drastisch verbessern. Durch eine optimierte Nachverfolgung und Bestandsplanung können Benutzer:innen Prozesse rund um den Wareneingang, die Kommissionierung, die Lagerung sowie den Versand von Produkten schneller und genauer gestalten. Dies führt schließlich dazu, dass das Budget ideal eingesetzt wird, mehr Sendungen pünktlich zu den Kund:innen gelangen und sogar der Absatz zu steigern ist. Im Zusammenhang mit diesen klaren Benefits sprechen vor allem folgende Argumente für die Nutzung einer Warehouse-Management-Software.

• Erfüllung der Kundenwünsche: Die Versandzeit ist für durchschnittliche Online-Käufer:innen essenziell. Da große E-Commerce-Websites mit Versandzeiten von zwei Tagen oder weniger die Messlatte vorgeben, müssen andere Shops das Gleiche anbieten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Maximierung der Effizienz des Lagerbestands mit einem Lagerverwaltungssystem ermöglicht es auch kleineren Firmen, mehr Sendungen rechtzeitig rauszuschicken und die wachsende Kundennachfrage zu erfüllen. Ähnliches gilt natürlich für B2B-Geschäfte.

• Geld sparen: Lagerverwaltungssysteme helfen Unternehmen bei der Bedarfsprognose. Durch die Überwachung des Lagerbestands eines bestimmten Produkts könnt Ihr feststellen, ob sie die Produktion oder den Ankauf drosseln bzw. erhöhen müssen. Die Verwendung historischer Daten zur Entwicklung einer Schätzung der erwarteten Kundennachfrage spart Unternehmen letztendlich viel Geld oder pusht andersherum sogar den Absatz.

• Besseres Personal-Management: WMS-Software kann Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeiter:innen sowie die Effizienz von altgedienten Lagerkräften drastisch verbessern. Zu den typischen Funktionen eines Lagersystems gehören eine Leistungsüberwachung, Arbeitsprognosen, KPI-Management und eine Zeitplan-Optimierung. Es gibt Features, die es Unternehmen ermöglichen, ihren Mitarbeiter:innen Ziele zu setzen, die jene anhand bestimmter Kennzahlen erreichen müssen. Dies kann für die Entlohnung auf der Grundlage von Leistung von großem Nutzen sein und zudem ein Plus an Motivation verschaffen. Umgekehrt gibt es großartige Funktionen zur Zeitplan-Optimierung, die den Lagermitarbeiter:innen tägliche Zeitpläne und Aufgaben vorgeben. So bleiben sie immer auf dem Laufenden und sind nicht untätig im Lager.

Das sind zweifelsohne sehr schlagkräftige Argumente für die Nutzung einer Warehouse-Management-Solution. Die Frage ist dabei: Spricht überhaupt etwas gegen solche Programme? Eigentlich nicht, es kann aber immerhin zu gewissen Herausforderungen bei der Nutzung eines Lagerverwaltungssystems kommen. Diese solltet Ihr vor der Anschaffung bedenken. Die folgenden Schwierigkeiten sind typisch.

• Implementierung: Die größte Herausforderung bei WMS-Software betrifft deren Implementierung. Der Grund dafür ist, dass es kaum Standardisierungen bei der Nutzung eines Lagerverwaltungssystems gibt. Während ein Online-E-Commerce-Unternehmen sein Inventar auf eine bestimmte Art und Weise verwaltet, kann ein Autohaus oder ein Betrieb der verarbeitenden Industrie dies auf eine völlig andere Weise tun. Diese Unternehmen haben unterschiedliche Prozesse in den Bereichen Vertrieb, Einhaltung von Lager- sowie Versandvorschriften und weiteren die Logistik betreffenden Bereichen. Daher müssen viele Firmen auf eine individuelle, zumindest aber modular aufgebaute bzw. stark individualisierbare WMS zurückgreifen.

• Integration: Eine weitere Herausforderung, die auch im Kontext der Implementierung eines Lagerverwaltungssystems aufkommt, ist die Integration der Anwendung in die gesamte Lieferkette. Je nach Grad der Anbindung müssen einige Unternehmen ihre Warehouse-Management-System-Software zusammen mit weiteren Logistik-Software-Anbietern nutzen. Die Anbindung an ein ERP ist in den allermeisten Fällen erforderlich. Leider arbeitet aber nicht jedes Warehouse-System perfekt mit allen anderen relevanten Programmen zusammen. Um entsprechende Schwierigkeiten zu vermeiden, sollte von Anfang an auf die Kompatibilität zur übrigen Software-Architektur geachtet werden.

Den besten Lagerverwaltungssystem-Anbieter finden: Wie wählt man einen passenden WMS-Anbieter aus?

Um herauszufinden, welcher Anbieter aus dem Lagerverwaltungssoftware-Vergleich, der beste für das eigene Unternehmen ist, solltet Ihr spezifische Merkmale und mögliche Vorteile berücksichtigen. Die nachfolgenden Faktoren sind gerade am Anfang der Recherche zentral zu beachten. Durch sie lässt sich die Auswahl normalerweise effektiv auf den jeweiligen Bedarf einschränken.

Nahtlose Integration Um maximale Vorteile zu verschaffen, muss die WMS im Normalfall zumindest mit dem genutzten ERP-System Hand in Hand arbeiten. Häufig sind allerdings noch weitere wichtige Programme an typischen Prozessen der Lagerverwaltung beteiligt. Demzufolge solltet Ihr darauf achten, ausschließlich Systeme in die engere Wahl zu nehmen, die sich nahtlos mit den wichtigsten im Unternehmen etablierten Programmen integrieren lassen.

Maximale Funktionalität Bevor Ihr Euch im WMS-Vergleich umseht, solltet Ihr Euch fragen, was eine Lagerverwaltungssoftware können muss, um möglichst alle kritischen Lagerprozesse zu rationalisieren. Auf Basis der Antwort lassen sich dann zielgenau die richtigen Funktionen bestimmen.

Ein gutes bzw. umfassendes WMS unterstützt Unternehmen bei der kompletten Lagerverwaltung und verringert gleichzeitig die für die Auftragserfüllung benötigten Ressourcen. Im Zuge dessen steigt (bestenfalls) obendrein die Produktivität. Ihr seid gut beraten darauf zu achten, dass die WMS ihrer Wahl den Bestand verfolgen, Liefervorgänge unterstützen und Berichte erstellen kann.

Innerhalb einer umfassenden Lagerverwaltungssoftware können Bestands- und Lagerprozesse lückenlos kontrolliert bzw. geplant sowie angestoßen werden. Währenddessen laufen detaillierte Informationen über die Produktion, einschließlich des Standorts, sowie über Bestände, Packlisten, Sendungen, Cycle-Counting und viele weitere, im System zusammen.

Flexibilität Eine gute WMS zeichnet sich durch Skalierbarkeit und Flexibilität aus. Die Einführung einer umfangreichen WMS-Lösung ist normalerweise eine langfristige Verpflichtung. Dementsprechend sollte das System mit dem jeweiligen Unternehmen wachsen können. 

Selbst dann, wenn in nächster Zeit kein drastischer Absatzanstieg zu erwarten ist, solltet Ihr Euch alle wahrscheinlich zukünftig relevanten Türen offenhalten. Idealerweise garantiert der Systemanbieter, auf lange Sicht mit kommenden Betriebssystemen, integrierten Anwendungen und Hardware kompatibel zu sein.

Analytics und Datenpräsentation Der Detailgrad an Daten, die ein Programm zur Lagerverwaltung sammeln, analysieren und in Berichten darstellen kann, sollte entsprechend der Komplexität der damit zusammenhängenden firmeninternen Prozesse ausfallen. Je mehr Produkte und verschiedene Standorte zu verwalten sind, desto relevanter ist es, die Vorgänge nicht blind laufen zu lassen. Es können sich enorm viele Fehler einschleichen und riesige unentdeckte Potenziale ergeben.

Daher ist ein ausreichendes Portfolio an Analytics- und Reporting-Features bedeutungsvoll. Wer nicht genau weiß, welche Daten für den eigenen Betrieb relevant sind, sollte auf eine Lösung mit passenden Automatisierungen oder Zusatzservices setzen.

Ein gutes Lagerverwaltungssystem bietet leicht verständliche Berichte, Diagramme und andere Kennzahlen, die schnell für Verantwortliche bereitstehen. Die damit verbundenen Erkenntnisse helfen, effizient für die Zukunft zu planen, sodass Verzögerungen, Ausfallzeiten und andere Defizite sicher auszuschließen sind.

Lagerverwaltungssoftware Kosten: Was kosten Lagerveraltungssysteme im Vergleich?

Bei WMS gibt es im Allgemeinen zwei verschiedene Preismodelle: Entweder werden diese Systeme mit einer unbefristeten Lizenz oder in einem Abonnementmodell angeboten. Im Folgenden werden die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Bereitstellungsarten und deren Preisen erläutert.

On-Premise-Lösungen Bei einer unbefristeten Lizenz handelt es sich häufig um eine einmalige Zahlung für eine On-Premise-Lösung. Diese Art von WMS wird tatsächlich nur noch relativ selten angeboten. Abonnementmodelle setzen sich zunehmend durch. Aber für manche Unternehmen – gerade größere - kann eine Vor-Ort-Lösung durchaus sinnvoll sein.

Sie erfordert im Allgemeinen keine Internetverbindung. Weiterhin haben die Benutzer:innen einer lokalen Lösung die volle Kontrolle über alle Daten, die darin enthalten sind. Dazu gehören vertrauliche Mitarbeiterinformationen und andere sensible Facts.

Ein weiterer sehr wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit der Produktanpassung. Wenn eine WMS einmalig gekauft wird, erfolgt in der Regel eine sehr genaue Abstimmung des Produkts auf die jeweiligen Bedarfe. Dies ist bei Cloud-Softwares zwar ebenfalls möglich, aber nicht so detailliert.

Dementsprechend kosten On-Premise-Lösungen meistens auch einiges. Nicht selten bewegen sich die Anschaffungskosten im fünfstelligen Bereich.

Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Cloud-Lösungen Cloud-Produkte arbeiten oft nach einem SaaS-Modell und werden über das Internet (in der Cloud) betrieben. Sie werden in der Regel als Abonnement verkauft und erfordern eine wiederkehrende Zahlung - meist in Form monatlicher oder jährlicher Transaktionen. 

Einer der größten Vorteile von Cloud-Systemen besteht darin, dass sie mehr laufende technologische Innovationen bieten. Sobald das Produkt verkauft ist, profitieren Unternehmen von den ständigen Verbesserungen durch den jeweiligen Anbieter. Ein weiterer gewichtiger Vorteil liegt in den praktisch nicht vorhandenen Wartungsaufwänden. Das System wird komplett vom Provider aktuell und generell optimal funktionsfähig gehalten.

Dabei sind derartige Logistik-Softwares im Vergleich sogar recht günstig. Sie können ab monatlich ca. zehn Euro aufwärts erworben werden. Mit stark eingeschränkten Funktionsumfängen sind sie sogar als Warehouse-Management-Freeware erhältlich.