Dies sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren beim Versenden von Massenmails

Viel hilft viel – so lautet oft die Devise, wenn es um den Versand von Werbung geht. Die Hoffnung hinter dem Versand von Massenmails ist meist, durch den Kontakt zu einer breiten Masse Eurer Kund:innen, Eure Verkaufszahlen zu steigern. Obwohl die Erstellung einer solchen Werbemail zwar auf den ersten Blick einfach und kostensparend wirkt, ist die „Masse statt Klasse“-Variante sehr ineffizient. Um Euer Ziel der Mehrumsätze zu erreichen, solltet Ihr stattdessen auf ein segmentiertes E-Mail-Marketing setzen, wenn Ihr Massenmails versenden wollt. Durch diese könnt Ihr Eure Kosten deutlich reduzieren und die Response-Wahrscheinlichkeit erhöhen, was sich wiederum in Euren Verkaufszahlen niederschlagen kann.

Aber was ist eigentlich eine Massenmail? Grundsätzlich bezeichnet dieser Begriff die Verbreitung Eurer Informationen und Werbebotschaften per E-Mail – und dies an möglichst viele Kund:innen gleichzeitig. In dieser verzichtet Ihr auf Personalisierungen, um möglichst viele Empfänger:innen gleichzeitig ansprechen zu können. Diese Art der Kommunikation gelingt Euch am schnellsten, indem Ihr ein entsprechendes E-Mail-Tool verwendet. Wie sinnvoll eine Werbelösung für alle Eure Kund:innen ist, erfahrt Ihr in den folgenden Abschnitten.

Diese Ziele erfüllt der Versand von Massenmails

Unternehmen nutzen das Medium der Massenmail in der Regel dafür, um möglichst viele Kund:innen gleichzeitig und schnell von bestimmten Produkten, Sonderaktionen oder auch Kursen zu überzeugen. Indem Ihr mit einer gut verfassten E-Mail bei Euren Empfänger:innen Begeisterung erzeugt, sollen diese zu einer Handlung bewegt werden. Dies kann beispielsweise die Teilnahme an einem Event, der Kauf eines Produktes oder der Abschluss eines Abonnements für Eure Software sein. Die Zielsetzung für Eure Massenmail-Strategie kann also verschieden sein. Zum einen könnt Ihr Bestandskund:innen an Euer Unternehmen binden, neue Kund:innen hinzugewinnen oder den Umsatz Eurer Firma steigern, indem Ihr mehr Produkte und Dienstleistungen verkauft. Des Weiteren könnt Ihr, wenn Ihr Massenmails versenden wollt, ehemalige Kund:innen reaktivieren und Eure Bekanntheit und Euren Expertenstatus bei Eurer Zielgruppe ausbauen.

Online-Tools eignen sich ideal für den Massenmail-Versand

Um Eure Angebote und Informationen an die von Euch definierten Zielgruppen zu verteilen, bedarf es einer effizienten Lösung. Massenmail-Softwares ermöglichen Euch diesen schnellen und unkomplizierten Versand. Theoretisch eignet sich fast jedes Mailing-Tool, welches es derzeit auf dem Softwaremarkt gibt, um Massenmails zu senden – so zum Beispiel auch vom E-Mail-Marketingexperten rapidmail. Durch kostenlose Mailing-Templates könnt Ihr große Empfängergruppen ohne großen Aufwand erreichen und mit nur wenigen Klicks einen Newsletter in Eurem Unternehmensdesign erstellen. Weiterhin bietet Euch ein Massenmail-Tool die Möglichkeit, A/B-Test durchzuführen, um zu erfahren, welche Variante Eures Mailings besser den Geschmack Eurer Kund:innen trifft. Zusätzlich könnt Ihr Personalisierungsmöglichkeiten und Betreffzeilen-Checks nutzen, um Euer Marketing zu verbessern. Wenn Ihr damit fertig seid und die Empfängerliste korrekt angelegt habt, könnt Ihr Euer Mailing innerhalb weniger Minuten auf die Reise durch das World Wide Web schicken.

Massenmails versenden – hierauf solltet Ihr achten

Allerdings gibt es einige Do’s and Don‘ts, die Ihr beachten solltet, bevor Ihr Massenmails versendet. In vielen Unternehmen existiert der Irrglaube, dass es effektiver sei, die eigenen Werbebotschaften ohne eine Personalisierung zu versenden. Allerdings sind Eure Kund:innen von so viel Werbung umgeben, dass sie zwangsläufig selektieren müssen, um den Überblick zu behalten. Eine E-Mail mit einer personalisierten Ansprache oder Angeboten, die sich auf die letzten Einkäufe Eurer Kund:innen beziehen, wird ihnen deutlich positiver auffallen als eine 0815-Mail. Eine E-Mail ist letztendlich ein Verkaufsinstrument, demnach gelten für sie auch dieselben Regeln wie für ein gutes Verkaufsgespräch – zuhören, wiederholen und daraufhin das passende Angebot erstellen. Indem Ihr persönliche Bestandteile in Eure Massenmails einbaut, werden sich Eure Kund:innen wertgeschätzt fühlen und empfänglicher für Eure Angebote sein, da Ihr ihre Customers Journey berücksichtigt.

In Euer Massenmail-Programm solltet Ihr ausschließlich E-Mailadressen importieren, die Euch Eure Kund:innen freiwillig gegeben haben. Greift nicht auf gekaufte E-Mailadressen zurück – dies würde sich schlecht auf die Reputation Eures Unternehmens auswirken. Obwohl der Kauf und Verkauf von Mailadressen nicht rechtswidrig sind, ist es die Nutzung gekaufter E-Mailadressen hingegen schon, da Ihr Euren Nicht-Kund:innen E-Mails ohne deren Einverständnis zuschickt. Wenn dieses nicht vorliegt, wird Euer Mailingprogramm die Adresse sperren. Dies kann eine generelle Verschlechterung der Zustellbarkeit nachfolgender E-Mails mit sich bringen. Holt Euch also im Vorfeld einer Massenmailkampagne unbedingt die ausdrückliche Einwilligung Eurer Empfänger:innen für Eure Werbemails ein. Am einfachsten gelingt Euch dies zum Beispiel bei der Anmeldung zu Eurem Newsletter oder im Rahmen des Kaufprozesses. Bei manchen E-Mail-Marketing-Tools könnt Ihr das Einwilligungsfeld für den Erhalt von E-Mail-Werbung bereits in das Newsletter-Anmeldeformular integriert werden. Über das Double-Opt-in Verfahren bestätigen Eure Kund:innen dann noch einmal, dass sie Eure Nachrichten wirklich erhalten wollen. Diese Einwilligung wird von Eurem Mailingtool elektronisch dokumentiert und Ihr könnt Eure elektronische Post rechtssicher versenden.

Diese Nachteile bergen Massenmails

Der Versand von Massenmails bringt allerdings noch einige weitere Fallstricke mit sich, die Ihr nicht außer Acht lassen solltet.

• Schlechte Zustellbarkeit: Wenn Ihr Massenmails versendet, kann es passieren, dass Ihr nicht in den Posteingängen, sondern in den Spam-Ordnern Eurer Empfänger:innen landet. Ein Grund hierfür kann beispielsweise sein, dass Ihr inaktive Emailadressen anschreibt. Hierdurch verschlechtert sich die Zustellbarkeit Eurer Mails, da sie nicht geöffnet und die Links nicht angeklickt werden. Im Worst Case kann dies zur Konsequenz haben, dass Ihr vom E-Mail-Provider komplett blockiert werden, da dieser Eure E-Mails dauerhaft als unangemessene Werbung deklariert.
• Fehlende Segmentierung: Nicht jedes Eurer Themen ist für alle Eure Kund:innen interessant. Achtet daher darauf, Euren Kontakten stets relevanten und interessanten Content zu bieten, damit diese Eure Mailings lesen. Denn wenn Eure E-Mails nicht gelesen oder im schlimmsten Fall als Spam markiert werden, können Eure Newsletter langfristig nicht mehr an Eure Zielgruppe zugestellt werden. Eine Segmentierung im E-Mail-Marketing wirkt sich demnach direkt auf den Erfolg Eurer Massenmails aus.
• Fehlende Personalisierung: Wie bereits erwähnt, können Eure Kund:innen Massenmails meist sehr schnell identifizieren, wenn Ihr allgemeine Formulierungen nutzt und nicht die Möglichkeit der Personalisierung nutzt. Hierdurch entfällt der Anreiz, Eure Mail zu lesen. Durch die direkte Ansprache mit dem Vor- oder Nachnamen erhöht Ihr die Lesewahrscheinlichkeit und könnt durch individuell abgestimmten Content dazu beitragen, dass eine Vielzahl der Empfänger:innen den Newsletter gespannt lesen wird.
• Geringe Chance auf langfristige Kundenbindung: Da Ihr über Eure Massenmails keinen direkten Kontakt zu Eurer Zielgruppe aufbaut und mit Ihr nicht in den Austausch geht, kann es mit der Zeit schwierig werden herauszufinden, welche Inhalte und Themen für sie wirklich relevant sind. Hierdurch kann der dauerhafte Versand von Massenmails auch für Euch und Eure Kolleg:innen uninteressant werden.
• Mehrkosten: Wenn Ihr anstatt einer klar definierten Zielgruppe alle Empfänger:innen, deren E-Mailadressen Ihr besitzt, anschreibt, entstehen hierdurch deutlich höhere Kosten und Streuverluste für Euren Massenmailversand. Durch eine klare Segmentierung könnt Ihr diese Kosten reduzieren.

Die Erstellung von Massenmails mag deutlich schneller sein als der Versand eines zielgruppenorientierten Newsletters. Dafür müsst Ihr bei dieser Variante mit geringeren Öffnungsraten, Spam-Einstufungen und unter Umständen rechtswidrigem Verhalten bei fehlender Werbeeinwilligung rechnen.

Eure Alternative zu Massenmails: Warum segmentiertes E-Mail-Marketing effizienter ist

Welche Alternative zu anonymen Massenmails gibt es also? Die Antwort lautet: Werbebotschaften, die individuell auf Eure Interessent:innen und Empfänger:innen angepasst sind. Diese Art der Werbung bezeichnet man dann nicht mehr als Massenmailversand, sondern als zielgerichtetes Direktmarketing. Der entscheidende Vorteil dieses E-Mail-Marketings ist, dass Ihr diese Mailings persönlich gestalten und somit an die individuellen Interessen Eurer Zielgruppe anpassen könnt. Dies macht Direktmarketing in Form von E-Mail-Marketing zu einem der effizientesten Marketingkanäle und zur besseren Alternative gegenüber Massenmails.

Der einfachste Weg, um Euren Kund:innen passende und für sie relevante Inhalte zukommen zu lassen, ist der segmentierte Newsletter-Versand. Dabei teilt Ihr Eure Empfänger:innen in verschiedene Gruppen ein. Hierdurch steigert Ihr die Wahrscheinlichkeit, Ihre Interessen zu treffen und ihnen relevanten Content zu liefern. Das wiederum führt zu mehr Öffnungen des Newsletters und unterstützt Euch dabei, Euren E-Mail-Marketingzielen näher zu kommen. Für die Unterteilung Eurer Kontakte könnt Ihr beispielsweise folgende Kategorien nutzen:

• Standort: Wenn Ihr verschiedene Unternehmensstandorte habt, könnt Ihr zum Beispiel Sonderaktionen für diese starten. Ein Angebot für den Berliner Standort ist für Kund:innen aus Hamburg oder Düsseldorf uninteressant. Diesen könnt ihr hingegen spezielle Angebote an ihrem Wohnort anbieten.
• Branche: Die Branche Eurer Kund:innen kann als ein weiteres Segmentierungsmerkmal dienen. Auch wenn ihr allgemein relevante Informationen versendet, solltet Ihr dennoch verschiedene Marketing-Mails versenden, die speziell auf eine bestimmte Branche ausgerichtet sind.
• Geschlecht: Wenn Euer Unternehmen genderspezifische Produkte, wie Kleidung oder Kosmetik, verkauft, ist der segmentierte Versand von Werbemails ein sinnvolles Marketinginstrument. Hierdurch erhalten zukünftig nur solche Kontakte Newsletter über Frauenkleidung, die diese auch wirklich erhalten möchten, was sich positiv in der Öffnungsrate zeigen wird.
• Alter: Es kann sein, dass bestimmte Produkte aus Eurem Sortiment, wie beispielsweise Anti-Aging-Cremes, lediglich für bestimmte Altersgruppen interessant sind. Aus diesem Grund kann auch das Alter Eurer Kund:innen ein sinnvolles Segmentierungskriterium darstellen.
• Sprache: Für den Fall, dass Ihr Kund:innen auf der ganzen Welt habt, solltet Ihr Eure Newsletter sprachlich auf die jeweiligen Länder ausrichten, um sicherzustellen, dass die richtigen Botschaften vermittelt werden und Eure E-Mails somit für die Empfänger:innen relevant bleiben.

Zielgruppenorientierte Werbung bietet Euch viele Vorteile

Klasse statt Masse: So versendet Ihr segmentierte Newsletter mit rapidmail

Um segmentierte und personalisierte Newsletter zu versenden, müsst Ihr keine Technik-Profis sein. Denn mit der E-Mail-Marketing-Software rapidmail erstellt Ihr Euer erstes Mailing ganz intuitiv innerhalb weniger Minuten.

So erstellt Ihr segmentierte Marketing-E-Mails

Teilt Eure Empfängerlisten in verschiedene Segmente ein. Hierfür eignen sich demografische Merkmale wie Alter, Wohnort oder Beruf am besten. Ihr könnt aber auch nach dem Kaufverhalten Eurer Kund:innen segmentieren. Dies können zum Beispiel Kund:innen sein, die in Eurem letzten Mailing auf einen Link geklickt oder in den vergangenen Monaten ein bestimmtes Produkt gekauft haben. Anhand der so erstellten Empfängerliste seht Ihr auf einen Blick, an wie viele Interessent:innen Euer Newsletter zugestellt wird.

Mit dem E-Mail-Marketing-Tool rapidmail könnt Ihr Eure Empfängerlisten in verschiedene Segmente nach demografischen Merkmalen oder vorherigem Empfängerverhalten einteilen. Ein segmentierter Versand basierend auf "hat in einem Mailing geklickt" ist z. B. sinnvoll, wenn
im ersten Mailing ein E-Book zum Downloaden integriert ist. Haben Abonnent:innen auf den
Download-Button geklickt, so könntet Ihr Euch im Folge-Mailing basierend darauf bei Euren
Kontakten bedanken und nachfragen, wie ihnen das E-Book gefallen hat.

Wenn Ihr Eure Kontakte im Bereich Empfängerlisten in unterschiedliche Segmente eingeteilt haben, seht Ihr in der Übersicht, wie viele Empfänger:innen aus Eurer Liste jedes Segment umfasst. Mit rapidmail könnt Ihr das fertig erstelltes Mailing dann an ausgewählte, segmentierte Empfängergruppen dieser Liste schicken.

Weist Euren Kontakten anschließend Stichworte, sogenannte Tags, zu, um Euer E-Mailmarketing noch besser auf sie ausrichten zu können. Dies können zum Beispiel Interessen (Damenmode/Herrenmode) oder Käufergruppen (Bestands-/Neukund:in) sein. Durch diese beiden Funktionen könnt Ihr Eure Zielgruppen immer weiter untergliedern und diese dann für Euren zielgerichteten Newsletter-Versand mit passgenauem Content nutzen.

Mit der Tagging-Funktion von rapidmail könnt Ihr Euren Kontakten verschiedene Stichworte zuweisen. Das sogenannte „Tagging” zielt auf die unterschiedlichen Interessen (z. B. Damen- vs. Herrenmode) oder dem Kaufaverhalten (z. B. Budgethöhe) Eurer Kontakte ab.

Möchten Ihr ein Mailing mit rapidmail versenden, könnt Ihr dann nicht nur ganze Empfängerlisten auswählen, sondern den Versand auf ausgewählte Segmente und / oder
Stichwortgruppen beschränken. Dadurch steigert Ihr die Wahrscheinlichkeit, dass die
Empfänger:innen auch langfristig zu interessierten Leser:innen werden.

In der Praxis könnte das Ganze zum Beispiel so aussehen: Ihr
wollt eine Kampagne für Eure neue Q10-Gesichtscreme starten. Hierfür legt Ihr
zunächst das Empfängersegment „Alter >40 Jahre“ fest. Innerhalb dieses Kundensegments
versendet Ihr ein Mailing an die Stichwortgruppe “Bestandskund:innen” mit der
Information, dass es eine neue Creme in Eurem Sortiment gibt, was diese Creme
kann und welche Inhaltsstoffe sie hat. Ein weiteres Mailing könnt Ihr für die
Kontakte vorbereiten, die Ihr mit dem Tag „ehemalige Kund:innen“ versehen habt.
Dieser Newsletter enthält neben denselben Informationen zu Eurer
Q10-Gesichtscreme einen 20 % Rabattgutschein, um die Kund:innen zu
reaktivieren.

Mit rapidmail erstellt Ihr nicht nur professionelle Newsletter, sondern könnt auch direkt individuelle und DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare gestalten. In diesen könnt Ihr bereits bei der Anmeldung die Präferenzen Eurer Kund:innen abfragen. 

In einer solchen Anmeldemaske könnt Ihr auch direkt die Einwilligung zu Eurem Newsletter einholen.

Hierdurch werden Euren neuen Kontakten diese Interessen von Anfang als Stichworte zugewiesen, wodurch sich Euer segmentierter Newsletter-Versand von Beginn an einfach gestaltet und einen echten Mehrwert für Eure Kund:innen bietet.

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